Kiedy jesteś freelancerem i decydujesz się na pracę zdalną, nie musisz decydować się przy tym na prowadzenie firmy. Alternatywą jest dla Ciebie rozliczanie wykonanych zleceń w oparciu o umowy o dzieło. Jak je zawiązywać? Z czym się to łączy, jakie dokumenty przygotować i – najważniejsze – jak i kiedy freelancer powinien zapłacić podatek od umów zawartych w ten sposób?
Dla kogo umowa o dzieło jest najlepsza?
Ten typ współpracy jest najbardziej korzystny i dla freelancera, i dla zleceniodawcy, kiedy:
- freelancer wykonuje pojedynczą usługę
- w wyniku pracy freelancera powstaje nowy utwór
- w pracy freelancera ważniejszy jest efekt niż czas, jaki zajmuje Ci wykonanie
Z umów o dzieło korzystają najczęściej:
- „pełnoetatowi” freelancerzy, którzy nie prowadzą własnej firmy i utrzymują się z realizacji zleceń
- niezależni specjaliści w swoich dziedzinach, niezwiązani na stałe umową z jednym klientem
- etatowi pracownicy, którzy poza pracą wykonują dodatkowe zadania dla innych klientów niż główny pracodawca
- firmy, które nie szukają etatowych pracowników, ale potrzebują zlecić wykonanie konkretnych usług
W tym miejscu warto wspomnieć, że inaczej niż w przypadku umowy o pracę i umowę zlecenia, umów o dzieło nie dotyczą ograniczenia minimalnej płacy krajowej – jej podstawą jest bowiem nie przepracowany czas (stawka godzinowa), ale uzyskany efekt. Nie dotyczą jej także inne ograniczenia dotyczące godzin pracy i miejsca wykonania zlecenia, jakie cechują np. umowę o pracę.
Wszystko to sprawia, że jest ona szczególnie wygodna dla freelancerów, którzy cenią sobie elastyczny grafik, jaki daje praca zdalna, a jednocześnie posiadają umiejętności na poziomie pozwalającym na szybkie wykonywanie zleceń.
Z drugiej strony cechy te przekonują również firmy, które potrzebują kompetentnych współpracowników do realizacji konkretnych zleceń, a jednocześnie dążą do ograniczenia formalności związanych z zatrudnieniem.
Dlaczego freelancerzy korzystają z umów o dzieło?
Zlecenia realizowane przez freelancerów najczęściej polegają na stworzeniu konkretnego produktu zgodnie z zamówieniem lub wykonaniu określonej usługi. Umowa o dzieło najlepiej odpowiada charakterowi pracy freelancera.
Swoją popularność wśród freelancerów zawdzięcza również kosztom uzyskania przychodu (więcej przeczytasz o nich niżej), które znacznie obniżają wysokość podatku dochodowego. Korzystając z nich, wolny strzelec uzyskuje najwyższą kwotę netto zarobków.
Ten typ umów charakteryzuje również niewielka ilość formalności i relatywnie prosty sposób obliczania podatków. To sprawia, że chętnie wybierają ją zleceniodawcy współpracujący z freelancerami, którzy nie prowadzą własnej firmy.
Z tej umowy możesz również korzystać, kiedy chcesz zostać freelancerem, ale dopiero wkraczasz na rynek pracy zdalnej i nie jesteś gotów na ryzyko zakładania działalności gospodarczej oraz związane z tym koszty składek czy prowadzenie księgowości.
Kto może zawierać umowy o dzieło?
Umowę o dzieło mogą zawrzeć ze sobą albo firma i osoba fizyczna – w naszym wypadku freelancer – albo dwie osoby fizyczne. Raczej nie skorzystają z niej dwie firmy: w przypadku rozliczenia B2B podstawą są najczęściej faktury VAT lub rachunki.
Umowy o dzieło możesz również zawierać jako osoba niepełnoletnia (między 13 a 18 rokiem życia). Ze względu na to, że osoby niepełnoletnie mają ograniczoną zdolność do czynności prawnych, rodzic lub opiekun prawny muszą ustnie lub pisemnie potwierdzić zgodę na jej realizację.
Jakie prace można rozliczyć na umowę o dzieło?
To, co może być przedmiotem umowy o dzieło i umowy zlecenia często stanowi źródło kontrowersji. Przyjmuje się, że przedmiotem umowy o dzieło mogą być wszystkie prace, w wyniku których powstaje nowy utwór lub produkt, zarówno w przypadku unikatowych prac wykonywanych ręcznie, jak i maszynowo powielanych – np. wykonanie wydruków projektu innego autora.
Na ich podstawie rozliczysz zlecenia w takich dziedzinach, jak:
- prace programistyczne – strony www, sklepy internetowe, usługi programowania, tworzenie aplikacji mobilnych
- projekty graficzne – zarówno w zakresie grafiki komputerowej (2D), jak i grafiki 3D oraz składu tekstu
- fotografię
- nagrywanie muzyki i filmów, jeśli w wyniku Twojej pracy powstał nowy utwór
- copywriting
- usługi SEO
- tłumaczenia
- rękodzieło
Na jakie prace freelancer nie może podpisać umowy o dzieło?
W polskim prawie funkcjonują dwa typy umów cywilnoprawnych: oprócz umów o dzieło są to również umowy zlecenia.
Różnią się one zakresem: podczas gdy w tej pierwszej liczy się stworzenie nowego dzieła, w umowie zlecenia ważniejszy jest czas i staranne wykonanie powierzonych obowiązków. I tak na napisanie 15 komentarzy na forum zawiążesz umowę o dzieło, ale na moderację forum w określonych godzinach jako freelancer musisz już podpisać umowę zlecenia.
Do typowych prac, które wymagają zawierania innych umów, zaliczają się między innymi:
- udzielanie korepetycji i prowadzenie zajęć dydaktycznych, np. językowych
- moderacja for i obsługa profili social media
- administracja sklepu online
- sprzedaż telefoniczna i stacjonarna, obsługa klienta w określonych godzinach
A co, jeśli jesteś freelancerem, ale prowadzisz firmę? Przepisy mówią, że w takiej sytuacji wolno Ci zawierać umowy cywilnoprawne, ale tylko na te prace, które nie są wpisane w PKD Twojej działalności.
Jakie dokumenty są potrzebne w umowie o dzieło?
Zgodnie z polskim prawem umowa o dzieło nie musi być zawarta w formie pisemnej. Kodeks cywilny nie reguluje bowiem właściwej dla niej formy, jak na przykład w przypadku umowy o pracę. To oznacza, że możesz zawrzeć ją również ustnie – tu jednak warto mieć świadków – lub elektronicznie, tak jak odbywa się to w Useme.
Co powinna zawierać umowa o dzieło?
Aby umowa była wiążąca, musisz zawrzeć w niej kilka informacji:
- dane podmiotu zamawiającego
- dane wykonawcy
- dokładnie opisany przedmiot umowy: jego charakterystykę, wymagane cechy
- czas realizacji
- termin płatności
- sposób wypłaty wynagrodzenia
Możesz również zadbać o zapis regulujący ilość poprawek uwzględnionych w cenie albo ilość wstępnych projektów, które zobowiążesz się dostarczyć.
Umowa o dzieło: inne warunki
Pamiętaj, że podstawą do wypłaty wynagrodzenia w umowach o dzieło jest dostarczenie gotowego, kompletnego utworu lub produktu, wykonanego zgodnie z zamówieniem i w terminie. Jeśli freelancer przekroczy termin lub praca nie odpowiada opisowi zamówienia, klient ma pełne prawo odmówić zapłaty.
Klientowi przysługuje również prawo do rękojmi – jeśli w toku korzystania z wykonanego przez freelancera produktu (np. strony www, aplikacji, API) pojawią się w niej usterki, freelancer ma obowiązek nieodpłatnego ich usunięcia.
Rejestracja umów o dzieło w ZUS
Umowy o dzieło od niedawna wymagają również rejestracji w ZUS. Nie oznacza to, że odprowadza się od nich składki, tylko że Twój klient ma obowiązek zgłoszenia złożonego zamówienia. Ma to na celu sprawniejsze wykrywanie nadużyć, w których zleceniodawcy zawierają umowy kierując się nie typem zlecanej pracy, ale obowiązkiem opłacania składek ZUS.
Rejestracja umów nie oznacza dla freelancera żadnych dodatkowych obowiązków ani nie wpływa na sposób rozliczenia. Przepis ten nie odstraszył również klientów od korzystania z usług freelancerów, którzy nie prowadzą własnej firmy.
Jeśli jednak chcesz, aby Twój zleceniodawca uniknął dodatkowych formalności związanych z rejestracją, zaproponuj mu rozliczenie w Useme – serwis przejmuje wszystkie obowiązki zleceniodawcy związane z rozliczeniem, w tym również zgłoszenie do ZUS.
Jak działają prawa autorskie w umowie o dzieło?
W wyniku Twojej pracy powstaje zupełnie nowe, unikatowe dzieło, do którego automatycznie zyskujesz prawa autorskie. Dzielą się one na dwa rodzaje: osobiste i majątkowe.
Osobiste regulują Twój stosunek do powstałego utworu i są niezbywalne. Oznacza to, że nikt nie może odebrać Ci autorstwa danej pracy i to od Ciebie zależy, jak i kiedy zostanie zaprezentowana po raz pierwszy – ma to znaczenie zwłaszcza w utworach scenicznych, muzycznych czy literackich.
Z kolei prawa majątkowe regulują zasady, na jakich możesz czerpać korzyści majątkowe z utworu. Zezwalają Ci one między innymi na powielanie, modyfikowanie, odtwarzanie czy wreszcie sprzedaż lub udzielnie licencji na korzystanie z utworu.
Przekazanie majątkowych praw autorskich
Majątkowe prawa autorskie możesz przekazać osobie, która zamówiła u Ciebie daną pracę. Ma to znaczenie szczególnie dla tych firm, którym zależy na wyłączności do danego utworu – np. claimu reklamowego, projektu graficznego, specjalistycznego tekstu czy rozwiązania IT.
W takich wypadkach klient poprosi Cię o przekazanie praw autorskich do utworu. Zrzekając się ich, tracisz możliwość dalszej sprzedaży wykonanej pracy, ale jednocześnie zwiększają się Twoje koszty uzyskania przychodu. To z kolei zmniejsza Twój podatek dochodowy i zwiększa wypłatę. Aby wyjaśnić, jak działa ten mechanizm, musimy wyjaśnić, czym w ogóle są koszty.
Co to są koszty uzyskania przychodu?
Ustawodawca przewidział, że aby wykonać zamówioną pracę, możesz ponieść pewne koszty, takie jak zakup materiałów czy narzędzi. Związany z tym koszt firmy odliczają od podatku.
Osoby fizyczne korzystają natomiast z kosztu uzyskania przychodu. Ma on ustaloną wartość, która nie zmienia się w zależności od tego, czy faktycznie wykonanie pracy wiązało się z nakładami ze strony freelancera.
Dla umowy zlecenia koszt wynosi zawsze 20%, natomiast w umowie o dzieło jest on różny. Standardowo również wynosi 20%, ale kiedy freelancer decyduje się na przekazanie praw autorskich rośnie do 50%. Dlaczego ma to znaczenie?
KUP to inaczej część wartości Twojej umowy, która jest zwolniona z podatku. Jeśli zatem decydujesz się na przekazanie praw autorskich i Twój KUP rośnie do 50%, Twój podatek liczy się tylko od połowy jej wartości. Jak zmieniają się kwoty netto w obu przypadkach, sprawdzisz w kalkulatorze na stronie głównej Useme.
Pamiętaj, że prawa autorskie możesz przekazać tylko do prac, w wyniku których powstał unikalny utwór o autorskim charakterze. Nie przekazuje się ich np. do tłumaczeń dokumentów i aktów prawnych, do stworzonych baz adresowych i podobnych prac.
Podatek dochodowy od umów o dzieło
Stawka podatku dochodowego od osób fizycznych wynosi 17% lub 32%, jednak – zgodnie z tym, co napisaliśmy wyżej – dzięki KUP liczone są od 80% lub od 50% wartości umowy.
Kiedy i jak zapłacić podatek dochodowy od umów o dzieło?
Kiedy wykonujesz zlecenie dla firmy, podatek dochodowy odprowadza za Ciebie zleceniodawca. Na koniec roku ma również obowiązek wysłać Ci PIT 11. Ze swojej strony jako freelancer bez działalności gospodarczej nie musisz dopełniać żadnych innych formalności podatkowych.
Urząd Skarbowy sam wypełnia Twoje zeznanie podatkowe, jeśli jednak chcesz sprawdzić poprawność wyliczenia lub przekazać 1% podatku wybranej organizacji, wypełnij właściwy formularz PIT, uwzględniając w nim wszystkie PIT 11, jakie dostałeś od klientów. Jeśli rozliczasz się przez Useme, otrzymasz tylko jeden PIT 11 za wszystkie zlecenia rozliczone przez portal.
Jeśli Twoim jedynym źródłem dochodów są umowy cywilnoprawne z klientami z Polski, właściwy formularz to dla Ciebie PIT 37.
Kiedy zawiązujesz umowę z osobą fizyczną, masz obowiązek samodzielnie obliczyć i odprowadzić za siebie podatek. Musisz zrobić to do 20. dnia kolejnego miesiąca za pomocą podatkowego przelewu bankowego lub przekazu pocztowego. Dotyczy to jednak tylko tych sytuacji, w których Twoim zleceniodawcą nie jest firma.
Składki ZUS a umowy o dzieło
Umowy o dzieło wciąż nie są obłożone składkami ubezpieczenia społecznego ani na ubezpieczenie zdrowotne. W połączeniu z korzystnym kosztem uzyskania przychodu dla freelancerów oznacza to najwyższą kwotę netto wypłaty i zostawia największą elastyczność w kwestii decyzji, gdzie i jak się ubezpieczać.
Musisz jednak pamiętać, że chociaż korzystanie z prywatnej opieki medycznej staje się coraz bardziej popularne, nie zastępuje ona w pełni ubezpieczenia zdrowotnego NFZ. Jako freelancer możesz skorzystać z dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego w NFZ, a poniesione w związku z tym koszty odliczyć od podatku.
Umowa o dzieło w Useme
Wiesz już, że w pracy zdalnej podpisywanie umów o dzieło jest powszechną i lubianą praktyką. Dla wielu freelancerów jest to wręcz alternatywa dla prowadzenia działalności gospodarczej.
Z drugiej strony firmy coraz częściej proszą freelancerów o rozliczenie na podstawie faktury VAT. Takie rozliczenie zleceń jest dla zleceniodawcy jeszcze łatwiejsze, bo nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi formalnościami. Pisaliśmy już o obowiązku rejestracji umowy – ZUS w przypadku błędnego zaklasyfikowania (dzieło i zlecenia) może nakazać zapłacenie zaległych składek wraz z odsetkami. Dla firmy jest to jeszcze jeden argument za rozliczaniem na podstawie faktury VAT.
Nie oznacza to jednak, że freelancerzy muszą zakładać własną firmę, jeśli chcą rozliczać się jak B2B. Rozwiązaniem jest zawieranie umów na pracę zdalną w Useme. Dzięki temu jako osoba fizyczna możesz wystawiać faktury jak firma, ale bez obowiązków związanych z jej prowadzeniem.
Umowy cywilnoprawne zamiast własnej działalności gospodarczej
Kiedy chcesz zostać freelancerem i pracować zdalnie, musisz wiedzieć, w jaki sposób będziesz się rozliczać i znaleźć formę, która jednocześnie da Ci zabezpieczenie, ale i będzie korzystna finansowo.
Tymczasem z prowadzeniem firmy łączą się dodatkowe koszty (składki ZUS, prowadzenie księgowości) i obowiązki. W zamian zyskujesz możliwość odliczania kosztów oraz wystawiania faktur lub rachunków.
Wbrew pozorom nie każdy freelancer musi decydować się na prowadzenie działalności gospodarczej. Polskie prawo nie podaje żadnej precyzyjnej definicji, w jakim momencie taki obowiązek powstaje i kiedy freelancer powinien założyć firmę. W praktyce oznacza to, że freelancerzy mogą swobodnie korzystać z umów cywilnoprawnych, aby rozliczać zlecenia z klientami.
Zastępując działalność gospodarczą umowami, freelancer zyskuje większą elastyczność w zakresie ubezpieczeń społecznych (nie ma obowiązku opłacania składek), a jednocześnie może korzystać z odliczania kosztów na nieosiągalnym dla firm poziomie 20%-50%, o czym pisaliśmy wyżej. Wystawienie faktury w takich rozliczeniach zapewniają serwisy dla freelancerów, takie jak Useme.
Bezpieczeństwo i umowy o dzieło
Na każdym rynku pracy, również pracy zdalnej, dla wykonawcy ważne jest bezpieczeństwo finansowe. Na pewno słyszałeś, że freelancerzy negocjują z klientami zadatki i zaliczki. Czy jednak jest to najlepsza forma zabezpieczenia?
Wbrew pozorom sama działalność gospodarcza nie gwarantuje bezpieczeństwa transakcji. Firmy dochodzą swoich należności w dokładnie taki sam sposób, jak zrobi to osoba fizyczna – na drodze sądowej. Ta, ze względu na formalności i czas, uważana jest jednak za ostateczność. Freelancerzy wolą więc zapewniać sobie chociaż część wynagrodzenia za pomocą zadatków lub zaliczek. Warto podkreślić, że te dwie formy różnią się między sobą. Inaczej niż zadatek, zaliczka podlega zwrotowi, jeśli współpraca nie dojdzie do skutku, niezależnie od tego, która ze stron ponosi za to odpowiedzialność.
W tym miejscu warto przypomnieć, że zaliczka i zadatek nie mogą być przedmiotem umów cywilnoprawnych – ich przedmiotem jest bowiem określony rezultat lub staranne działanie. To sprawia, że firmy niechętnie wypłacają zaliczki i zadatki dla freelancerów, którzy nie prowadzą działalności i nie mogą wystawić faktury VAT na taką wpłatę.
Aby zabezpieczyć swoją pracę, freelancer może skorzystać z rozliczenia w Useme za pomocą transakcji chronionej. W uproszczeniu polega ona na tym, że klient wpłaca wynagrodzenie freelancera, otrzymuje fakturę VAT i czeka na dostarczenie gotowego zlecenia.
Freelancer otrzyma wypłatę, kiedy firma potwierdzi odbiór pracy wykonanej zgodnie z zamówieniem. Useme odpowiada przy tym za wszystkie obowiązki związane z rozliczeniem i podatkami.
Podsumowanie
Kiedy chcesz zacząć wykonywać zlecenia jako freelancer, możesz zastanawiać się, czy na rynku pracy zdalnej jest miejsce dla wolnych strzelców, którzy nie mają swojej firmy. O tym, że własna działalność gospodarcza nie jest wcale standardem, świadczy popularność innych rozwiązań, które umożliwiają pracę zdalną – takich jak umowy cywilnoprawne czy rozliczenie w Useme.
Useme umożliwia osobom fizycznym korzystanie ze wszystkich zalet umów cywilnoprawnych w pracy zdalnej i podejmowanie zleceń jako freelancer z możliwością rozliczenia w oparciu o fakturę VAT, ale bez obciążeń, jakich wymaga własna firma.
