Freelancer bez firmy – jak się rozliczać? Porównanie możliwości

·

22 kwietnia 2021
Pod względem odpowiedzialności praca freelancera niewiele różni się od prowadzenia firmy, ale daje przy tym większe możliwości rozwoju. Podobnie jak przedsiębiorca musisz dbać o marketing, o markę własną czy o… opłacalność, ale to Ty decydujesz, jakie usługi będą Twoją specjalnością i jakie zlecenie przyjąć.

Pod względem odpowiedzialności praca freelancera niewiele różni się od prowadzenia firmy, ale daje przy tym większe możliwości rozwoju. Podobnie jak przedsiębiorca musisz dbać o marketing, o markę własną czy o… opłacalność, ale to Ty decydujesz, jakie usługi będą Twoją specjalnością i jakie zlecenie przyjąć.

Freelancer bez jdg

Wbrew obiegowej opinii nie musisz decydować się na własną działalność gospodarczą, aby być freelancerem. Zdalnie usługi wykonuje wielu wolnych strzelców, którzy w niczym nie ustępują przedsiębiorcom. Prowadzenie własnej działalności oznacza z kolei większe stałe opłaty i większe zależności. Nie każdy wie, że wcale nie jest ona potrzebna, aby wystawić fakturę klientowi i rozliczać się jak B2B. Freelancerzy mogą bowiem skorzystać z alternatyw, które dają możliwość wykonywania zleceń ze wszystkimi korzyściami freelancingu, ale bez zobowiązań ograniczających przedsiębiorców.

Dlatego właśnie przygotowaliśmy porównanie różnych rozwiązań, które odpowie Ci na ważne pytanie: jak się rozliczać na freelancingu i co jest dla najbardziej korzystne dla freelancera?

freelancer bez firmy jak sie rozliczac porownanie mozliwosci 01 Freelancer bez firmy - jak się rozliczać? Porównanie możliwości

Umowy o dzieło dla freelancera: co musisz wiedzieć?

Umowa o dzieło to umowa cywilnoprawna, którą mogą zawrzeć ze sobą osoba fizyczna (freelancer) i firma (klient). Zaczynamy od niej, ponieważ obok umowy zlecenia jest to najbardziej popularna forma podstawa współpracy wśród wolnych strzelców, którzy nie prowadzą firmy.

freelancer bez firmy jak sie rozliczac porownanie mozliwosci 02 Freelancer bez firmy - jak się rozliczać? Porównanie możliwości

Na podstawie umów o dzieło klient zamówi u Ciebie konkretne usługi lub pracę, w wyniku których powstaje zupełnie nowy, autorski utwór lub produkt (dzieło). Pamiętaj, że w tym przypadku liczy się efekt Twojej pracy, a nie poświęcony czas lub staranie – to odróżnia ją od umowy zlecenia. W przeciwieństwie umowy o pracę, wykonanie zamówionych usług nie odbywa się w określonym czasie, miejscu i pod nadzorem.

Dlaczego freelancerzy wybierają umowę o dzieło: koszty uzyskania przychodu

Dlaczego freelancerzy lubią tę formę współpracy? Ze wszystkich umów dostępnych dla osób fizycznych w umowie o dzieło podatek dochodowy jest najniższy.

Wszystko to dzięki KUP. KUP to koszty uzyskania przychodu, odpowiednik „wrzucania w koszty”, jakie być może kojarzysz z prowadzeniem działalności. Sprawia on, że od podatku dochodowego osoby fizycznej odejmuje się zryczałtowane wydatki, jakich wymagała realizacja pracy.
Kiedy freelancer ma firmę, są one zmienne, bo nie zawsze wykonanie pracy łączy się z ponoszeniem wydatków (np. zakupem sprzętu lub dodatkowych usług). Dla wykonawców-osób fizycznych koszt jest stały i odlicza się go w każdej umowie, niezależnie od tego, czy faktycznie freelancer go poniósł.

Umowa o dzieło: niższe podatki dla wykonawcy

Kiedy zawierasz ten typ umowy, z podatku automatycznie zostanie zwolnione 20% wartości zlecenia (czyli Twój koszt to 20%). Jeśli dodatkowo zdecydujesz się na przekazanie majątkowych praw autorskich do wykonanej pracy, Twój koszt uzyskania przychodu rośnie do 50%. To oznacza, że podatek obniża się aż o połowę – do 8,5%!

Warto też pamiętać, że w przeciwieństwie do umowy zlecenia umowa o dzieło nie jest obłożona składkami ZUS.

Porównanie umów o dzieło i Useme

Dla Ciebie umowa o dzieło nie łączy się z żadnymi formalnościami. Twój zleceniodawca musi z kolei zatroszczyć się o

  • poprawne zakwalifikowanie Twojej pracy (dzieła czy zlecenia?)
  • rejestrację umowy w ZUS
  • odprowadzenie za Ciebie zaliczki na podatek dochodowy do urzędu skarbowego
  • wysłanie Ci wszystkich niezbędnych dokumentów, takich jak PIT 11.

Te formalności sprawiają, że klienci chętnie szukają możliwości współpracy B2B, w oparciu o rachunek lub fakturę. Kiedy nie masz własnej firmy, alternatywą jest dla Ciebie rozliczenie na podstawie umowy o dzieło w Useme.

Umowa o dzieło w Useme: minimum formalności dla obu stron

W serwisie korzystamy z elektronicznych wersji dokumentów i potwierdzeń, a dzięki temu zmniejszamy formalności do absolutnego minimum i przyspieszamy cały proces.

Wynagrodzenie trafi do Ciebie nawet w 24 godziny, a do tego wszystkie dokumenty są bezpieczne w jednym miejscu i dostępne z poziomu Twojego konta!

freelancer bez firmy jak sie rozliczac porownanie mozliwosci 03 Freelancer bez firmy - jak się rozliczać? Porównanie możliwości

Ułatwienia obejmują też przekazanie praw autorskich i obniżenie podatku dochodowego. Protokół otrzymasz od nas w wygodnym pliku cyfrowym, gotowym do wydrukowania i podpisania.

Dotyczy to także PITów, które dostajesz od swoich klientów. Dzięki nam uprościsz ten proces – otrzymasz od nas jeden zbiorczy PIT 11, na którym znajdzie się każda umowa, jaką wspólnie rozliczyliśmy.

Jednocześnie dokumenty, podatki i rejestracja w ZUS przestają być obowiązkiem Twojego klienta, z którym rozliczymy się na podstawie faktury. Po jego stronie leży tylko terminowa płatność i… dobre wykorzystanie efektów Twojej pracy!

Umowy o dzieło w Useme: najważniejsze korzyści dla freelancera

Rozliczenie pracy zdalnej u nas łączy wszystkie korzyści umowy o dzieło z wygodą dla obu stron transakcji: Ty zachowujesz niskie podatki i szybkie, wygodne rozliczenie, a Twój klient ogranicza formalności do minimum. Może także szybko zlecić Ci pracę za pomocą zapytania ofertowego, zabezpieczyć wykonanie pracy w usłudze uSafe lub szybko odebrać zamówione zlecenia bez dodatkowych formalności.

A to dopiero początek. Czy wiesz, że podstawą w naszym rozliczeniu z Twoim klientem będzie faktura VAT? To sprawia, że nie musisz rejestrować działalności gospodarczej, aby rozliczać klientów jako B2B! Wystawianie faktur sprawia, że dla zleceniodawcy Twoja praca staje się tańsza, a przez to bardziej atrakcyjna.

Czy freelancer potrzebuje działalności gospodarczej?

Co przyciąga freelancerów do prowadzenia działalności gospodarczej? Najważniejszym czynnikiem jest wspomniana już możliwość rozliczania zamówionych prac na podstawie rachunku lub faktur VAT (w zależności, czy zdecydujesz się być płatnikiem tego podatku).
Drugi powód to odliczanie od podatku dodatkowych kosztów, jakie ponosisz w związku z działalnością gospodarczą. To jest właśnie „wrzucanie w koszty” – odpowiednik kosztów uzyskania przychodu, które pamiętasz z umów o dzieło.

Freelancerzy, którzy decydują się na założenie własnej działalności, wybierają najczęściej jednoosobowe działalności gospodarcze, dlatego w naszym zestawieniu skupimy się właśnie na nich.

Działalność gospodarcza i podatki

Wiesz już, że fakturę VAT bez zakładania działalności wystawisz przez Useme i że w umowie o dzieło możesz skorzystać z KUP na poziomie nieosiągalnym dla firm. A jak to jest z podatkiem dla samozatrudnionych freelancerów?

Każdy, kto w jakikolwiek sposób zarabia, płaci podatek dochodowy. Dla osoby fizycznej jego wysokość to 17%, a z uwzględnieniem kosztów uzyskania przychodu będzie to faktycznie 13,6% lub 8,5% (odpowiednio dla KUP 20% i 50%).

freelancer bez firmy jak sie rozliczac porownanie mozliwosci 04 Freelancer bez firmy - jak się rozliczać? Porównanie możliwości

Podatki u freelancera są relatywnie proste – odprowadza je za Ciebie zleceniodawca. W przypadku prowadzenia własnej firmy poziom komplikacji jest wyższy – tu rozliczenia z urzędem skarbowym lepiej zostawić księgowości. Wystarczy wspomnieć, że sam podatek dochodowy firma może zapłacić na trzy sposoby (według skali, liniowy oraz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – po zmianach wprowadzonych przez Polski Ład od 2022 roku znika możliwość opodatkowania na podstawie karty podatkowej).

Warto również pamiętać, że samo założenie firmy nie gwarantuje możliwości wystawienia faktury. Domyślną podstawą rozliczenia z klientami za wykonane zlecenia będzie dla Ciebie rachunek – przynajmniej dopóki nie zdecydujesz się na zostanie VATowcem (czynnym podatnikiem VAT).

Koszty w działalności gospodarczej

Z tematem prowadzenia firmy i podatków nieodłącznie wiążą się również koszty. Jak pisaliśmy wcześniej, w kosztach możesz ująć tylko te wydatki, które są związane z wykonaniem pracy. Programiści, graficy, copywriterzy i przedstawiciele innych branż cyfrowych (fotografia, nagrania audio, video i animacja, tłumaczenia, pozycjonowanie) na ogół mają jednak bardzo niskie koszty.

Dla freelancera większość prac wymaga posiadania komputera, dostępu do Internetu i od czasu do czasu również specjalistycznych programów. Są jednak wydatki, które ponosisz jednorazowo, bo nie wszystkie zlecenia wymagają zakupu nowego sprzętu lub materiałów.

Rozliczając się w oparciu o umowę o dzieło, za każde wykonane zlecenie automatycznie uzyskujesz aż 20% kosztów – to poziom, jaki trudno jest osiągnąć firmie, zwłaszcza jeśli (jak w przypadku freelancerów) wydatki są zwykle niewielkie lub jednorazowe. Oznacza to, że za możliwość odliczania od podatku zakupów firmowych, z której nie korzysta zawsze, samozatrudniony freelancer co miesiąc zapłaci bardzo wysokie składki.

Działalność gospodarcza i wysokość składek ZUS

Prowadzenie własnej działalności to comiesięczne stałe, nierzadko wysokie opłaty za prowadzenie księgowości i składki na ubezpieczenie społeczne.

Księgowość zewnętrzna zamyka się w kwocie pomiędzy 200 zł a 500 zł, ale możesz też spróbować prowadzić ją kosztem własnego czasu.
Składki ubezpieczeniowe są z kolei obowiązkowe dla każdego przedsiębiorcy. Zaliczają się do nich składka zdrowotna oraz składka ZUS. Musisz zapłacić je niezależnie od tego, jakie masz przychody w danym miesiącu – nawet jeśli notujesz stratę. Oznacza to, że zaczynasz zarabiać dopiero, kiedy uzyskasz przychód pozwalający je uregulować.

Składka zdrowotna liczona jest na różnych zasadach w zależności od przyjętej formy opodatkowania – dla opodatkowania progresywnego (według skali) wynosi ona 9% Twojego przychodu. Od 2022 roku i zmian wprowadzonych przez Polski Ład tego kosztu nie możesz już odpisać od podatku: to Twoje realne obciążenie.

Składki ubezpieczeniowe ZUS również liczone są od różnych podstaw: korzystając z ulgi Mały ZUS Plus zapłacisz składkę w oparciu o 30% minimalnej płacy krajowej (w 2022 roku Mały ZUS Plus wynosi 285,71 zł). Po wykorzystaniu przysługującej Ci ulgi przechodzisz na pełny ZUS, którego wartość ustalana jest w oparciu o średnie wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw – w 2022 roku składki ZUS wynoszą 1124,23 zł.

Wysokość składek zmienia się co roku i mimo pojawiających się ulg, takich jak Ulga na start czy Mały ZUS plus, wciąż pozostają niemałym obciążeniem.

Porównanie Useme i jednoosobowej działalności gospodarczej

Co zatem odstrasza od prowadzenia własnej działalności? Najważniejsze przyczyny niechęci to liczne formalności, obowiązki, mało przejrzyste i często zmieniające się przepisy prawa oraz wysokość składek ubezpieczeniowych.

Warto jednak pamiętać, że polskie prawo nie precyzuje, kiedy założyć działalność gospodarczą. Nie ma wskazanej kwoty miesięcznych przychodów uzyskanych na umowach cywilnoprawnych, po których pojawiłby się obowiązek założenia działalności. Decyzja należy do Ciebie, a zanim ją podejmiesz, warto rozważyć alternatywy dla firmy.

Własna firma i wystawianie faktur bez firmy Useme: czym się różnią?

Najważniejsza różnica polega na tym, że w Useme freelancer nie ponosi miesięcznych opłat. Za rozliczenie umowy serwis pobierze niewielką prowizję, więc za usługę płacisz tylko, kiedy jej używasz – bez zawieszania lub opłacania zaległych składek.

freelancer bez firmy jak sie rozliczac porownanie mozliwosci 05 Freelancer bez firmy - jak się rozliczać? Porównanie możliwości

W przeciwieństwie do prowadzenia własnej firmy kiedy korzystasz z Useme do wystawiania faktur, nie tracisz statusu osoby fizycznej. Ponieważ serwis nie użycza osobowości prawnej, nie wystawisz w nim faktur na zakupiony sprzęt lub narzędzia cyfrowe. Rozliczysz natomiast usługi, które z ich pomocą wykonasz dla klientów.

Łączymy więc korzyści, jakie ma freelancer z wykonywania pracy jako osoba fizyczna w oparciu o umowę o dzieło (wygoda, prostota, szybkość) z atrakcyjną dla klientów formą rozliczenia w oparciu o faktury VAT, ale bez obowiązków, jakie wynikają z prowadzenia firmy. Połączenie to uzupełniamy zabezpieczeniem, jakie gwarantujemy obu stronom, dzięki transakcji chronionej uSafe.

Czego potrzebujesz, aby zacząć działać?

Wszystko, czego potrzebujesz, to konto w serwisie. Założysz je na swój adres e-mail. Poprosimy Cię także o podanie danych osobowych – niezbędnych, aby zawiązać umowę . Nie różni się to niczym od podania danych klientowi, z którym zaczynasz współpracę. Cały proces zajmie Ci zaledwie kilka minut.

Podobnie jak w przypadku firm, faktury VAT możesz wystawić przed lub po ukończeniu pracy – wybór zależy od Ciebie. Dla tej pierwszej opcji mamy atrakcyjną formę zabezpieczenia płatności w postaci uSafe, o którym przeczytasz niżej.

freelancer bez firmy jak sie rozliczac porownanie mozliwosci 06 Freelancer bez firmy - jak się rozliczać? Porównanie możliwości

Z kolei aby założyć firmę, musisz najpierw stworzyć Profil Zaufany. Dopiero po jego weryfikacji masz możliwość rejestracji firmy online. Alternatywą jest osobiście zgłosić się do urzędu, wypełnić wnioski i poczekać na ich akceptację. Kolejny krok to założenie bankowego konta firmowego i zatrudnienie księgowości – rejestrując firmę musisz wskazać, kto będzie odpowiadał za dokumenty podatkowe. Dopiero po dopełnieniu tych formalności możesz zacząć rozglądać się za programem do fakturowania i rozliczać prace.

Useme: minimum formalności i szybka wypłata

Nieprzypadkowo z działalnością gospodarczą kojarzą się dokumenty i częste kontakty z urzędnikami, np. podczas kontroli z ZUS lub US.

Tymczasem nasza usługa to dla wykonawcy przede wszystkim swoboda i elastyczność. Przejmujemy wszystkie formalności i obowiązki, a dzięki temu freelancer może skupić się na tym, co dla niego najważniejsze i co robi najlepiej – na pracy zdalnej. Dodatkowo nie ciąży na Tobie obowiązek odprowadzania składek. Możesz skorzystać z dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego w NFZ i samodzielnie oszczędzać na emeryturę, na Twoich zasadach i w instytucji, która gwarantuje Ci większe świadczenie.

Stawiamy na szybkość rozliczeń. Kiedy prowadzisz firmę i współpracujesz z klientami jako B2B, zanim otrzymasz swoje netto, czeka Cię przeprawa z podatkami i stałymi kosztami, które ponosisz – pamiętaj, że w pierwszej kolejności pracujesz na składki, a dopiero później na siebie. U nas kwotę netto otrzymasz na konto nawet w 24 godziny po ukończeniu umowy.

Skoro mówimy o płatnościach, wspomnijmy o tym, co jednakowo niepokoi i wykonawców, i właścicieli firm: o bezpieczeństwie.

Rozliczenie uSafe w Useme zamiast własnej firmy: na czym polega i co daje freelancerom?

Praca zdalna to przede wszystkim zaufanie. Ty jako freelancer wywiązujesz się ze zleconego zadania i oczekujesz terminowej zapłaty, z kolei Twojego klienta intreresuje przede wszystkim to, żeby zlecenie zostało wykonane w podanym czasie. Kombinacja tych czynników sprawia, że współpracujący ze sobą klienci i freelancerzy korzystają z dodatkowych zabezpieczeń oprócz umowy, takich jak zadatki i zaliczki. Mają one jednak pewne wady i nie zawsze dają gwarancję, jakiej oczekują obie strony transakcji – dlatego właśnie w stworzyliśmy usługę uSafe.

Jak działa uSafe dla wykonawcy i jego klienta: transakcja krok po kroku

Bezpieczne rozliczenie uSafe proponuje zupełnie inne podejście, które minimalizuje ryzyko straty dla każdej strony. W uSafe wystawiasz fakturę, kiedy ustalisz z klientem zakres pracy, ale przed jej rozpoczęciem.

Najpierw wypełniasz formularz „Rozlicz się z klientem” ze ścieżką „Podpisz umowę online”. Na jego podstawie wysyłamy do Twojego klienta ofertę w postaci pro formy, która zawiera Twoją propozycję wykonania zlecenia. Kiedy klient ją akceptuje, opłaca pro formę i otrzymuje fakturę VAT, a wpłacona kwota trafia do nas jako depozyt. To moment, w którym zaczynasz realizację zlecenia. Kiedy ukończysz pracę, wgrywasz do serwisu gotowe pliki do oceny klienta.

freelancer bez firmy jak sie rozliczac porownanie mozliwosci 07 Freelancer bez firmy - jak się rozliczać? Porównanie możliwości

Zleceniodawca ma możliwość zgłoszenia poprawek. Jeśli ich nie ma, akceptuje pracę. Ponieważ odprowadzamy za Ciebie zaliczkę na podatek dochodowy, wynagrodzenie w kwocie netto trafi do Ciebie w maksymalnie 24 godziny od tego momentu. To oznacza, że jako freelancer nie musisz troszczyć się o podatki, ponieważ odprowadzimy je do odpowiedniego urzędu skarbowego. Na początku kolejnego roku prześlemy Ci elektroniczny PIT 11, uwzględniający wszystkie rozliczone z nami umowy.

Inne formy rozliczenia pracy zdalnej: co musisz wiedzieć?

Oprócz współpracy w oparciu o umowę o dzieło czy faktury oraz łączącego obie te formy rozliczenia w Useme freelancer ma także inne możliwości realizowania zleceń pracy zdalnej. Zaliczają się do nich między innymi inkubatory przedsiębiorczości oraz działalność nierejestrowana.

Inkubatory przedsiębiorczości

Inkubatory przedsiębiorczości są najbardziej zbliżone do prowadzenia działalności gospodarczej. Korzystanie z inkubatora wymaga opłacania abonamentu, działającego na podobnej zasadzie, co składki ZUS. Same inkubatory to „zwyczajne” firmy działające na rynku usług finansowych. To oznacza, że różnią się między sobą zasadami funkcjonowania, a to może dodatkowo utrudniać wybór.

Działalność nierejestrowana

Działalność nierejestrowana umożliwia wystawianie faktur uproszczonych (nie VAT) przez osoby fizyczne, ale… jeśli spełniasz pewne warunki. Najważniejsze jest tu kryterium przychodów: na działalności nierejestrowanej w ciągu miesiąca możesz wystawić rachunki tylko na połowę równowartości minimalnej płacy krajowej, czyli zaledwie 1300 zł brutto.

Ponieważ podstawą współpracy nie jest umowa cywilnoprawna, a formalnie nie prowadzisz własnej działalności, nie możesz również skorzystać z odliczenia kosztów. Masz natomiast obowiązek prowadzenia uproszczonej księgowości.

Alternatywne formy rozliczeń a Useme – porównanie

Rozwiązania pośrednie i alternatywny dla działalności gospodarczej odpowiadają na różne potrzeby i działają na różnych zasadach. Poniżej porównujemy najważniejsze różnice.

freelancer bez firmy jak sie rozliczac porownanie mozliwosci 08 Freelancer bez firmy - jak się rozliczać? Porównanie możliwości

Działalność nierejestrowana – kiedy przekroczysz limit przychodu

Warto podkreślić, że nie ma znaczenia, czy klient Ci zapłaci, ale sam fakt wystawienia rachunku. Jeśli przekroczysz limit o zaledwie kilka groszy, w ciągu tygodnia musisz założyć własną działalność. Nie ma również możliwości, aby po zamknięciu powstałej w ten sposób firmy wrócić do działalności nierejestrowanej – tracisz tę opcję na kolejne 4 lata!

Dlaczego Useme opłaca się freelancerom?

Wierzymy, że freelancing to elastyczność i niezależność, dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie rozwiązanie, które pozwala na pracę taką, jak lubisz, na korzystnych dla Ciebie warunkach i z gwarancją bezpieczeństwa.

Rozliczenie w Useme pozwala zachować wszystkie korzyści, jakie freelancer ma z umowy o dzieło – takie jak niskie podatki, łatwość rozliczeń i minimum formalności – i połączyć je z lubianą przez klientów fakturą VAT, bez zakładania działalności gospodarczej i ponoszenia stałych kosztów.

U nas nie spotkasz ograniczeń ani limitów: wystawiasz tyle faktur, ile chcesz rozliczyć, i nie musisz zakładać do tego firmy ani podpisywać umów. Jedyne, o czym musisz pamiętać, to aby przedmiotem Twojej pracy było stworzenie konkretnego dzieła, jakie możesz wgrać do serwisu na dowód jego wykonania. To wszystko – bez ukrytych punktów i haczyków.

Także na blogu

Freelancing dla początkujących: kiedy warto przejść na swoje?

Freelancing dla początkujących: kiedy warto przejść na swoje?

Perspektywa pracy na własny rachunek jest kusząca. Dla wielu ludzi elastyczne godziny pracy, niezależność i możliwość większych zarobków to spełnienie marzeń. Freelancing rzeczywiście wiąże się z wieloma korzyściami, jednak „przejście na swoje” zawsze powinno być dobrze przemyślane. Płynność finansowa, możliwość wystawiania faktur, budżetowanie, a także odpowiednie przygotowanie do zostania wolnym strzelcem to najważniejsze kwestie, o które należy zadbać przed podjęciem tej decyzji.