Stan prawny na 16 października 2026.
Fakturę VAT za Twoje zlecenie może wystawić platforma pośrednicząca. Prowadząc działalność nierejestrowaną, też możesz wystawić fakturę, ale tylko jeśli mieścisz się w limicie przychodów. Z kolei umowa o dzieło lub zlecenia zwykle dają Ci tylko możliwość wystawienia rachunku.
Wszystkie te trzy opcje pozwalają legalnie udokumentować sprzedaż odpowiednim dokumentem, ale mają też pewne ograniczenia. Nie wiesz, co wybrać? Właśnie w tym pomoże Ci ten artykuł.
| O Useme
Useme to polska platforma założona w 2013 roku. Umożliwia zdalnym specjalistom wystawianie faktur bez działalności gospodarczej. Useme zajmuje się odprowadzeniem podatku, zgłoszeniem umowy do ZUS-u oraz wystawieniem i wysyłką faktury do klienta, więc freelancerzy mogą rozliczać zdalne zlecenia bez formalności. Możesz korzystać z Useme do jednorazowego wystawiania faktur lub aktywować miesięczną subskrypcję, jeśli masz regularne zlecenia. |
Najważniejsze wnioski w skrócie
- Fakturę bez firmy wystawisz w działalności nierejestrowanej albo przez platformę pośredniczącą, np. Useme.
- Działalność nierejestrowana pozwala wystawić fakturę, jeśli Twój przychód nie przekracza 10 813,50 zł na kwartał.
- Umowy zlecenia i o dzieło zwykle nie dają Ci prawa do wystawiania faktur VAT, ale możesz wystawić rachunek.
- Useme to polska platforma, która umożliwia freelancerom wystawianie faktur bez działalności gospodarczej i odprowadza za nich podatek dochodowy.
Co oznacza wystawianie faktury bez firmy?
Klienci często proszą freelancerów o fakturę VAT, a faktura kojarzy się z własną firmą, czyli jednoosobową działalnością gospodarczą (JDG) w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców:
Działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły.
Wystawianie faktury bez firmy jest jednak możliwe. Osoba bez JDG ma trzy główne sposoby legalnego rozliczania się z klientami:
- działalność nierejestrowana,
- umowa o dzieło lub zlecenia i opcjonalnie rachunek do tej umowy,
- wystawienie faktury przez Useme – platformę pośredniczącą.
Uważaj na słownictwo: W internecie terminy „faktura bez firmy” i „faktura od osoby fizycznej” często są błędnie przeplatane. Osobą fizyczną jest:
- osoba, która ma jednoosobową działalność gospodarczą,
- osoba, która nie ma JDG, często potocznie nazywana osobą prywatną.
Ten artykuł dotyczy osób prywatnych, czyli osób fizycznych bez firmy.
Dlaczego klienci wolą faktury VAT?
Klienci potrzebują faktury VAT za Twoją usługę, żeby odliczyć z niej VAT i zaliczyć firmowy wydatek do kosztów uzyskania przychodu. Dlatego część firm współpracuje tylko z freelancerami, którzy wystawiają fakturę VAT.
W praktyce oznacza to, że klient:
- wpisuje kwotę netto z faktury do kosztów firmy i obniża podstawę opodatkowania,
- odlicza VAT z faktury w deklaracji VAT i płaci mniej podatku.
Na przykład: Firma zleca freelancerowi wykonanie strony internetowej – koszt usługi trafia do kosztów uzyskania przychodu, a VAT z faktury podlega odliczeniu.
Rachunek również może być podstawą do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu, ale nie daje klientowi prawa do odliczenia VAT, więc podatkowo wypada mniej korzystnie niż faktura VAT.
Czy mogę wystawić fakturę na działalności nierejestrowanej?
Tak, w działalności nierejestrowanej możesz wystawić fakturę, bo osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest podatnikiem VAT. Faktury wystawiają zarówno czynni, jak i zwolnieni podatnicy VAT.
| Działalność nierejestrowana też jest działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT. Jak podaje ustawa: „Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.” (art. 15 ust. 2 ustawy o VAT) |
Jaki jest limit przychodów w działalności nierejestrowanej?
Możesz świadczyć usługi freelancerskie w ramach działalności nierejestrowanej, jeśli Twój przychód nie przekracza 225% minimalnego wynagrodzenia brutto w ciągu kwartału. W 2026 roku limit na działalności nierejestrowanej to 10 813,50 zł na kwartał. Do limitu wliczasz przychody należne z danego kwartału. To wszystkie kwoty, które klienci mają Ci zapłacić za towary i usługi, w tym te jeszcze nieopłacone.
Jakie są formalności na działalności nierejestrowanej?
Działalności nierejestrowanej nie zgłaszasz w CEIDG, czyli rejestrze przedsiębiorców prowadzących w Polsce jednoosobową działalność gospodarczą. Nie płacisz też składek ZUS, więc nie masz ubezpieczenia z tytułu tej działalności. Dzienny przychód musisz zapisywać w uproszczonej ewidencji sprzedaży. Możesz też dokumentować koszty związane z działalnością. Na tej podstawie raz w roku obliczasz i odprowadzasz podatek w zeznaniu PIT-36 według skali podatkowej.
💡 Tworzysz własnoręczną biżuterię, ceramikę lub dekoracje? Sprawdź, czy działalność nierejestrowana sprawdzi się do sprzedaży rękodzieła.
Kiedy mam obowiązek wystawienia faktury na działalności nierejestrowanej?
Masz obowiązek wystawienia faktury na działalności nierejestrowanej w dwóch przypadkach: jeśli Twój klient tego zażąda lub jeśli nie przysługuje Ci zwolnienie z VAT.
1. Jeśli Twój klient tego zażąda
Klient może zażądać faktury w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostał towar lub usługę bądź zapłacił za nie.
Czas na wystawienie faktury:
- Jeśli klient poprosi o fakturę przed sprzedażą albo w tym samym miesiącu, co sprzedaż – musisz wystawić ją do 15 dnia kolejnego miesiąca.
- Jeśli klient poprosi o fakturę w ciągu kolejnych 3 miesięcy – musisz wystawić ją w ciągu 15 dni od jego zgłoszenia.
2. Jeśli nie przysługuje Ci zwolnienie z VAT
Zwykle możesz skorzystać ze zwolnienia z VAT, bo na działalności nierejestrowanej Twoja wartość sprzedaży nie przekroczy 240 tys. zł rocznie. Tę zasadę nazywa się zwolnieniem podmiotowym z VAT. Korzystając ze zwolnienia z VAT, na swoich fakturach nie uwzględniasz podatku od towarów i usług – w miejscu na stawkę VAT wpisujesz „zw.”
Zwolnienie podmiotowe z VAT nie obejmuje części towarów i usług. Wymienia je art. 113 ust. 13 ustawy o VAT. To np. usługi prawnicze, jubilerskie, factoringu i doradztwa (oprócz doradztwa rolniczego). Jeśli sprzedajesz takie towary lub usługi, musisz zarejestrować się jako czynny podatnik VAT i wystawiać fakturę VAT każdemu klientowi, który jest przedsiębiorcą lub instytucją (np. fundacją). Nie musisz wystawiać faktury osobie prywatnej, chyba że o nią poprosi.
Na wystawienie faktury jako czynny podatnik VAT masz czas do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonasz usługę lub wydasz towar. Jeśli na przykład wykonasz usługę w marcu, masz czas na fakturę do 15 kwietnia.
Jak wystawić fakturę w działalności nierejestrowanej
- Wykonujesz usługę lub sprzedajesz towar.
- Zapisujesz transakcję w uproszczonej ewidencji sprzedaży (np. w Excelu).
- Na żądanie klienta wystawiasz fakturę w odpowiednim terminie.
Czy na działalności nierejestrowanej muszę wystawiać faktury w KSeF?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF (Krajowym Systemie e-Faktur) zależy od tego, kto jest Twoim klientem i ile wynosi miesięczna suma Twoich faktur. Fakturę dla osoby prywatnej wystawiasz poza KSeF, ale jeśli Twoim klientem jest firma, to:
- Do końca 2026 roku możesz wystawiać faktury poza KSeF, jeśli suma Twoich faktur w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto.
- Jeśli przekroczysz ten próg, musisz już korzystać z KSeF.
- Od 1 stycznia 2027 roku każdą fakturę dla firmy wystawiasz w KSeF, niezależnie od kwoty.
Jak wystawić fakturę w KSeF?
Fakturę w KSeF wystawisz w bezpłatnej aplikacji Ministerstwa Finansów albo w programie księgowym zintegrowanym z KSeF. Klient odbierze fakturę na swoim koncie w KSeF.
Żeby wystawić fakturę w KSeF, potrzebujesz NIP. Osoba z działalnością nierejestrowanż dostanie NIP, jeśli razem z wnioskiem NIP-7 złoży zgłoszenie VAT-R. Potwierdziło to Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na interpelację nr 13519:
W obecnym stanie prawnym, jak również po wdrożeniu KSeF (po 1 lutego 2026 r.) osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrową, które będą zobligowane do wystawienia faktury, będą mogły uzyskać NIP pod warunkiem, że wraz z wnioskiem o nadanie NIP dokonają zgłoszenia VAT-R, tj. podatnik nierejestrowy po złożeniu VAT-R wraz z NIP-7 otrzyma NIP.
Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, w formularzu VAT-R zaznaczasz status „VAT zwolniony”. Złożenie VAT-R nie oznacza więc, że automatycznie stajesz się czynnym podatnikiem VAT.
KSeF nie zmienia zasad wystawiania faktur na działalności nierejestrowanej. Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, fakturę wystawiasz tylko wtedy, gdy klient o nią poprosi. Jeśli Twoja działalność wpisuje się w 113 ust. 13 ustawy o VAT, fakturę dla firmy musisz wystawić zawsze, a dla osoby prywatnej – tylko na jej prośbę.
| Jeśli wystawiasz faktury przez Useme, KSeF nic dla Ciebie nie zmienia. W praktyce to Useme wystawia za Ciebie e-faktury Twoim klientom, więc to Useme przesyła je do KSeF. Klient odbierze fakturę z KSeF albo ze swojej skrzynki mailowej. |
Czy mogę wystawić fakturę do umowy o dzieło lub zlecenia?
W większości przypadków* nie możesz wystawić faktury do umowy o dzieło lub zlecenia. Według ustawy o VAT praca na umowie o dzieło lub zlecenia nie jest samodzielną działalnością gospodarczą. Dlatego w takiej umowie nie jesteś podatnikiem VAT, więc nie możesz wystawić faktury VAT.
Możesz natomiast wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży towarów lub wykonanie usług. Rachunek i faktura mają tę samą funkcję – dokumentują sprzedaż. Różnią się elementami, które muszą zawierać.
Rachunek od osoby fizycznej zwykle zawiera:
- nazwę towaru lub usługi,
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- datę wystawienia i numer rachunku,
- ilość towarów lub usług,
- ceny jednostkowe towarów lub usług,
- sumę do zapłacenia zapisaną liczbowo i słownie.
* Umowa zlecenia i umowa o dzieło zawarte prywatnie zwykle nie podlegają VAT, więc nie wystawiasz do nich faktury. Wyjątek to sytuacja, w której za efekt Twojej pracy wobec innych osób (np. klientów Twojego zleceniodawcy) odpowiadasz Ty, a nie zleceniodawca. Wtedy w tej umowie stajesz się podatnikiem VAT. Przy typowych zleceniach freelancerskich zdarza się to rzadko.
Jak wystawić fakturę bez firmy przez platformę pośredniczącą?
Useme to polska platforma, która umożliwia specjalistom z dziesiątek branż wystawianie faktur bez działalności gospodarczej i bez limitu przychodów. W praktyce to działa tak:
- Wypełniasz formularz Wystaw fakturę.
- Useme wysyła klientowi link do płatności.
- Klient przelewa płatność Useme, a Useme zawiera z Tobą umowę o dzieło lub zlecenia.
- Useme odprowadza podatek i przelewa Ci wypłatę netto na wybrane konto.
- Klient dostaje fakturę VAT mailem. Prawa autorskie przenosisz jednym kliknięciem.
Ten sprawdzony schemat sprawia, że Twoje rozliczenie z klientem jest z jednej strony proste i szybkie, a z drugiej – korzystne dla obu stron i zgodne z przepisami.
Chcesz wiedzieć, jak to wygląda od strony prawnej? Przeczytaj wywiad z prawnikiem o fakturze od freelancera bez firmy.
Podsumowanie: Która forma rozliczenia bez firmy pozwala wystawić fakturę VAT?
| Forma rozliczenia bez firmy | Czy można wystawić fakturę? | Kto wystawia fakturę | Limit przychodów | Dla kogo najlepsza |
| Działalność nierejestrowana | tak – zwykle fakturę bez VAT | freelancer | maks. 10 813,50 zł na kwartał | osoby, które dopiero zaczynają i mają małe przychody |
| Umowa o dzieło lub zlecenia | w większości przypadków nie – możliwy tylko rachunek | nie dotyczy | brak | studenci, jednorazowe zlecenia |
| Platforma pośrednicząca (Useme) | tak – fakturę VAT | Useme | brak | freelancerzy pracujący z firmami |
Fakturę VAT bez firmy najłatwiej wystawić przez platformę pośredniczącą, np. Useme. Działalność nierejestrowana pozwala wystawić fakturę, zwykle bez VAT, ale ma limit przychodów: 225% minimalnego wynagrodzenia brutto na kwartał, czyli 10 813,50 zł. Umowa zlecenia i umowa o dzieło nie mają limitu, ale w większości przypadków nie pozwalają wystawić faktury.
FAQ
Czy mogę wystawić fakturę VAT bez firmy?
Tak. Fakturę VAT bez firmy wystawisz przez Useme – platformę do rozliczeń freelancerów. Useme wystawia fakturę VAT Twojemu klientowi i przelewa Ci wypłatę po odprowadzeniu podatku.
Czy mogę wystawiać faktury na działalności nierejestrowanej?
Tak. W działalności nierejestrowanej musisz wystawić fakturę, jeśli klient o nią poprosi. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, fakturę dla firmy wystawiasz zawsze, nawet bez prośby.
Jaki jest limit przychodów w działalności nierejestrowanej w 2026 roku?
Twój przychód nie może przekroczyć 225% minimalnego wynagrodzenia brutto w ciągu kwartału. W 2026 roku limit na działalności nierejestrowanej to 10 813,50 zł na kwartał.
Czy muszę przechowywać faktury i rachunki?
Tak, przez 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Nawet osoby prowadzące działalność nierejestrowaną muszą trzymać dokumenty związane ze swoimi transakcjami. Można drukować faktury albo przechowywać je w formie elektronicznej.
Natomiast wszystkie faktury wystawiane w KSeF są automatycznie archiwizowane w systemie przez 10 lat i nie trzeba ich dodatkowo przechowywać u siebie.
Jeśli rozliczasz się przez Useme, nie musisz przechowywać żadnych dokumentów, bo to Useme wystawia faktury Twojemu klientowi za Ciebie.
Ile kosztuje wystawienie faktury bez firmy w Useme?
Masz wybór:
- Jeśli to jednorazowe zlecenie, wybierz prowizję od faktury, czyli plan Useme Flex.
- Jeśli wolisz stałe koszty, niezależnie od liczby wystawionych faktur – wybierz miesięczną subskrypcję Useme Comfort.
- Jeśli oprócz stałych kosztów chcesz mieć dostęp do NFZ – wybierz miesięczną subskrypcję Useme Plus.
Czy mogę wystawić fakturę bez firmy klientowi z zagranicy?
Tak – z Useme zrobisz to na tych samych zasadach, co dla klientów z Polski. Platforma odprowadzi za Ciebie podatek i zajmie się wystawieniem faktury w europejskim standardzie dla Twojego klienta.
Kiedy dostanę wypłatę po rozliczeniu w Useme?
Klient najpierw przelewa wypłatę do Useme, a następnie Useme – już po dopełnieniu podatkowo-urzędowych formalności – przekazuje ją Tobie. Od zaksięgowania przelewu klienta w Useme do wysłania wypłaty na Twoje konto mija od 1 do kilku dni roboczych (zależy to np. od waluty).
ℹ️ Informacje zawarte w tym artykule to edukacyjne wskazówki, a nie porady prawne, finansowe czy podatkowe. Wybór formy rozliczenia z klientem to Twoja odpowiedzialność. W decyzji może pomóc Ci np. konsultacja z księgowym lub doradcą podatkowym.
