Prowadzenie własnej firmy to nie tylko przywilej odliczania kosztów i profesjonalnych rozliczeń B2B, ale również szereg obowiązków prawnych oraz dodatkowych opłat. Najbardziej dotkliwie przedsiębiorcy odczuwają wysokość składek na ubezpieczenie społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne.
Kiedy Twoje zarobki rosną wolniej niż wysokość składek, naturalnie pojawia się pytanie o alternatywę dla własnej firmy oraz możliwość obniżenia kosztów utrzymania firmy. Czym się różni zawieszenie i zamknięcie firmy, co oznacza w praktyce i na jakich zasadach działa obecnie?
Zawieszenie firmy – co to znaczy?
Zawieszenie firmy oznacza, że czasowo przestajesz wypełniać obowiązki przedsiębiorcy. Nie zmienia się Twój status prawny: nadal jesteś jednoosobową działalnością gospodarczą lub posiadasz inny status prawny niż osoba fizyczna.
Przez okres zawieszenia firmy nie musisz odprowadzać składek ZUS ani na ubezpieczenie zdrowotne. Nie masz też obowiązku wpłacania zaliczek na podatek dochodowy ani składania deklaracji VAT.
Do Twoich obowiązków w czasie zawieszenia firmy należą natomiast te nakazane prawem:
- musisz uczestniczyć w ewentualnych postępowaniach (administracyjnych, sądowych, podatkowych) dotyczących firmy,
- uczestniczyć w kontrolach,
- prowadzić księgowość
- i składać zeznania podatkowe.
Kiedy możesz zawiesić firmę?
Specjaliści często korzystają z możliwości zawieszenia firmy, kiedy w ich branży panuje wysoka sezonowość zleceń. Rozwiązanie to sprawdzi się również, kiedy przez jakiś czas nie będziesz zarabiać. np. z powodu urlopu.
Firmę możesz zawiesić z dowolnego powodu, pod warunkiem, że nie zatrudniasz pracowników na umowę o pracę lub spółdzielczą umowę o pracę, a także kiedy działacie na zasadzie wyboru, mianowania lub powołania.
Działalność gospodarczą możesz więc zawiesić na dowolny czas (nie krótszy niż 30 dni), dowolną ilość razy i z dowolnego powodu.
Zawieszenie firmy a współpraca z klientami
W czasie zawieszenia firmy nie możesz osiągać żadnych bieżących przychodów z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej. Możesz jedynie zabezpieczyć sobie źródło dochodów i rozliczyć koszty ich uzyskania, a także przyjąć zapłatę od klienta za zlecenie wykonane jeszcze przed zawieszeniem firmy.
Jeśli więc w okresie zawieszenia firmy klient zaproponuje Ci współpracę, musisz przywrócić firmę, aby rozliczyć zlecenie i wystawić fakturę.
Wraz z odwieszeniem firmy powracają wszystkie Twoje obowiązki finansowe związane z jej utrzymaniem: opłacanie składek ZUS i zdrowotnych. Po wznowieniu firmy musisz także opłacić wszystkie zaległe należności w ZUS. Nietrudno się domyślić, że kiedy odwiedzasz działalność po okresie, w którym nie uzyskiwałeś przychodów, najczęściej nie jest to łatwe zadanie.
Czym się różni zawieszenie i zamknięcie firmy?
Zamknięcie i zawieszenie firmy różnią przede wszystkim konsekwencje prawne. Kiedy zawieszasz firmę, w świetle prawa wciąż jesteś przedsiębiorcą, choć czasowo zwolnionym z niektórych obowiązków.
Zamknięcie firmy sprawia, że stajesz się osobą fizyczną i całkowicie pozbywasz się obowiązków związanych z prowadzeniem księgowości oraz opłacaniem swoich składek ZUS i zdrowotnej. Przestajesz być także czynnym płatnikiem VAT, a więc nie wystawiasz już faktury VAT z NIPem.
Dzięki alternatywom dla działalności gospodarczej nawet po zamknięciu firmy możesz jednak rozliczać się na B2B.
Zawieszenie i zamknięcie firmy – jak przywrócić działalność?
Zamknięcie i zawieszenie działalności rożni też to, w jaki sposób możesz powrócić do prowadzenia firmy.
Zawieszoną firmę otworzysz ponownie bez dodatkowych formalności. Firmę zamkniętą należy ponownie zarejestrować we właściwym organie — CEIDG lub Krajowym Rejestrze Sądowym. Szczegółowe zasady dotyczące zawieszenia i zamknięcia firmy znajdziesz w ustawie „Prawo przedsiębiorców” z 6 marca 2018 roku.
Zawieszenie i zamknięcie firmy – co się opłaca?
Decyzję o tym, czy zamknąć, czy zawiesić firmę, warto podjąć w oparciu o analizę swojej sytuacji.
Jeśli w Twojej branży ilość zleceń jest uzależniona od pory roku (np. obsługa eventów, działania promocyjne w sieci), zawieszenie działalności w mniej dochodowych miesiącach pozwoli Ci zaoszczędzić dodatkowe pieniądze na składkach ubezpieczeniowych.
Podobnie jeśli Twoją jedyną motywacją do utrzymania firmy jest możliwość wystawiania faktur i rozliczeń B2B, korzystniejszym rozwiązaniem może być przejście na alternatywne rozliczenie również w oparciu o fakturę. Opłaca Ci się to szczególnie jeśli Twoje koszty są niskie i jeśli chcesz mieć większą kontrolę nad tym, w jaki sposób oszczędzasz na emeryturę.
Zawieszenie działalności gospodarczej krok po kroku
Potrzebujesz przerwy w prowadzeniu firmy? Wystarczy, że złożysz wniosek do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
CIDG prześle informację o zawieszeniu działalności do ZUS lub KRUS, właściwego Urzędu Skarbowego oraz do Głównego Urzędu Statystycznego.
Wniosek o zawieszenie działalności złożysz:
- podczas wizyty w urzędzie gminy lub miasta,
- online na stronie CIDG
- wysyłając wniosek listem poleconym.
Twoja działalność zostanie wstrzymana od dnia wskazanego we wniosku. Przez czas zawieszenia firmy nie musisz składać deklaracji VAT ani opłacać składek ZUS, ale nie korzystasz również z ubezpieczenia zdrowotnego.
Jak wystawiać faktury na zawieszonej działalności?
Warto pamiętać, że zawieszenie firmy nie daje możliwości czerpania dochodów z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej, ale nie zabrania Ci zarabiania na podstawie umów umowów cywilnoprawnych. Musisz jedynie upewnić się, że zakres PKD Twojej firmy nie pokrywa się z przedmiotem zawieranej umowy.
Jeśli Twoje PKD i zakres obowiązków na umowie o dzieło lub zlecenia są różne, z łatwością połączysz taką umowę z rozliczeniem B2B w Useme.
Zamknięcie działalności gospodarczej krok po kroku
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną, jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG. O tym, że zamykasz firmę poinformuj właśnie tę instytucję – wystarczy, że złożysz stosowny wniosek online, pocztą lub w urzędzie gminy. Na złożenie wniosku masz 7 dni od faktycznego zakończenia prowadzenia działalności. Pamiętaj, że po oznaczonym terminie zamknięcia firmy nie możesz zawierać umów i wystawiać firmy jako firma!
Twoja firma zostanie wykreślona z ewidencji CIDG najpóźniej jeden dzień roboczy po otrzymaniu wniosku.
Zamknięcie firmy – wyrejestrowanie z ZUS i US
jeśli w ramach prowadzenia byłeś płatnikiem VAT, wypełnij również formularz VAT-Z i złóż go w urzędzie skarbowym.
Następnie wyrejestruj się jako płatnik składek w ZUS. W tym celu złóż w ZUS następujące formularze:
- formularz ZUS ZWPA, który reguluje wyrejestrowanie płatnika składek
- formularz ZUS ZWUA, który odpowiada za wyrejestrowanie z ubezpieczeń
- formularz ZUS ZCNA, który wyrejestrowuje z ubezpieczeń członków Twojej rodziny.
Ostatni krok na drodze do zamknięcia firmy to sporządzeniu spisu z natury. Będzie to:
- spis z natury dla celów PIT
- spis z natury oraz wykaz składników majątku dla celów podatku VAT, jeśli jesteś jego płatnikiem.
W tym szczególnie pomocne będzie wsparcie Twojej księgowości.
Zamknięcie firmy – i co dalej?
Kiedy dokonasz tych formalności, Twoja firma przestanie funkcjonować, a Ty staniesz się osobą fizyczną.
Jako osoba fizyczna możesz rozliczać się z klientami na podstawie:
- umowy o dzieło
- umowy zlecenia
- umowy o pracę
oraz innych umów, które nie zostały określone w Kodeksie cywilnym, a które regulują warunki współpracy, np. umowa o świadczenie usług.
Twoją jedyną formą opodatkowania będzie podatek na zasadach ogólnych (według skali). Twój podatek będzie więc wynosił 12% od wszystkich kwot do 120 000 (pierwszy próg podatkowy).
Będziesz także korzystać z kwoty wolnej oraz kosztów uzyskania przychodu wysokości 20% na umowie zlecenia oraz 20% lub 50% na umowie o dzieło. W ten sposób zamiast odliczać od podatku tylko faktycznie poniesione koszty, w każdej umowie zapłacisz podatek tylko od połowy lub 80% wartości zlecenia.
Jednocześnie jako osoba fizyczna wciąż możesz legalnie wystawiać faktury i korzystać z rozliczenia B2B. Umożliwiają Ci to takie rozwiązania, jak Useme, działalność nierejestrowana lub inkubatory przedsiębiorczości. Te dwie ostatnie opcje mają pewne ograniczenia jeśli chodzi o byłych przedsiębiorców. W ten sposób możesz zamknąć firmę, nie tracąc przy tym klientów przywiązanych do rozliczeń B2B.
W Useme z kolei nie ma takich ograniczeń, ani co do Twojego “stażu” jako specjalisty bez firmy, ani co do wartości rozlicznych prac. W ramach rozliczenia legalnie zawiążesz bazową umowę o dzieło lub zlecenia z serwisem, który wystawi fakturę Twojemu klientowi z Polski lub dowolnego innego kraju na świecie.
Podsumowanie
Nie wszyscy przedsiębiorcy godzą się z tym, że składki ZUS zapewniają im emeryturę jedynie na najniższym krajowym poziomie. Podobnie wprowadzony w 2022 roku brak możliwości odliczenia od podatku składki zdrowotnej wydatnie zwiększył obciążenia fiskalne przedsiębiorców, utrudniając prowadzenie działalności gospodarczej.
Zawieszenie lub zamknięcie firmy nie jest wyznacznikiem Twojego sukcesu jako przedsiębiorcy, ale często stanowi decyzję, która daje Ci większe dochody netto, większą elastyczność w sposobie wynagrodzenia i większą swobodę decyzji w zakresie tego, jak się ubezpieczać i jak oszczędzać.
Jednocześnie nowoczesne rozwiązania biznesowe sprawiają, że nawet specjaliści, którzy zamknęli działalność gospodarczą, mogą legalnie wystawiać faktury VAT, a tym samym nie tracić klientów, którzy preferują taką formę rozliczenia.
