Jak zamknąć firmę i nie stracić klientów?

·

17 kwietnia 2020
Jak zamknąć firmę, ale zachować rozliczenie B2B i klientów? Sprawdź, jak rozliczać się bez firmy i jakie są alternatywy dla prowadzenia działalności gospodarczej.

Koszty prowadzenia firmy w Polsce, takie jak składki na ZUS i ubezpieczenie zdrowotne, co roku rosną o blisko 10%. Dodatkowo ulga w postaci preferencyjnych składek ZUS nie obejmuje wszystkich przedsiębiorców. Nie tylko samozatrudnieni i freelancerzy stają więc przed pytaniem: jak zamknąć firmę, aby zaoszczędzić na kosztach, ale nie stracić przy tym klientów?

Dlaczego klienci szukają wykonawców z firmą?

Kiedy specjaliści decydują się “przejść na swoje” lub zacząć pracę jako freelancer, często wpadają w pułapkę myślenia, że B2B to jedyna forma współpracy z klientami.

Rozliczenie na fakturę jest rzeczywiście najwygodniejsze dla Twojego klienta. Oznacza przede wszystkim mniej formalności: zleceniodawca nie musi zawierać żadnej umowy, zgłaszać jej do ZUS, obliczać i odprowadzać Twoich podatków ani wysyłać Ci PIT 11.

Dodatkowo, na B2B dla klienta Twoja praca jest tańsza: nie musi ponosić żadnych kosztów pracodawcy, a wykonaną usługę może ująć w kosztach jako niezbędną do uzyskania przychodu.

Część formalności związanych z zamawianiem i wykonywaniem projektów jest jednak obowiązkowa. Zaliczają się do nich kwestie podatkowe i ubezpieczeniowe. Jeśli więc Twój klient nie musi regulować Twoich podatków ani rozliczać Twoich składek, będzie to obowiązek Twój lub Twojej księgowości, którą musisz opłacić.

Nie zawsze jednak rozwiązanie korzystne dla klienta jest tak samo korzystne dla Ciebie.

Kiedy zamknąć działalność gospodarczą?

Na niższy ZUS możemy liczyć przez dwa lata od otwarcia firmy. W zamyśle ustawodawcy to okres, w którym firma ma stać się na tyle konkurencyjna, aby wypracować dochody dość wysokie, aby udźwignąć wysoki ZUS. Praktyka pokazuje jednak, że co roku z powodu wysokiego ZUSu z prowadzenia firmy rezygnuje aż 30% specjalistów.

Obecnie nawet doświadczeni specjaliści, którzy nie narzekają na stałość zleceń i płynność finansową, odczuwają rosnące koszty prowadzenia firmy. Kolejny w tym roku wzrost płacy minimalnej do poziomu 3600 zł miesięcznie pociąga za sobą automatyczny wzrost składek ZUS.

Jeśli dodatkowo w wyniku inflacji Twoja baza klientów uległa zmniejszeniu, składki ZUS wynoszące między 340 zł a 1418,48 zł w połączeniu ze składką zdrowotną (9% lub 4,5% od dochodu w przypadku opodatkowania według skali i liniowego, oraz o 376,16 zł do 1128,48 zł na ryczałcie) mogą być trudne do udźwignięcia.

Zamknięcie firmy – kiedy się opłaca?

Warto więc przemyśleć, czy posiadanie firmy nadal Ci się opłaca. Własna firma to rozwiązanie korzystne tylko dla tych specjalistów, którzy mają wysokie koszty własne, związane np. z zakupem materiałów lub usług niezbędnych do obsługi klientów. Działalność gospodarcza pozwala bowiem na ich odliczenie od podstawy opodatkowania – pod warunkiem, że firma opodatkowana jest według skali lub liniowo.

Zamknięcie działalności gospodarczej opłaca Ci się, kiedy łączna wartość poniesionych kosztów jest mniejsza niż 50% Twojego przychodu brutto, a suma składek na ZUS i ubezpieczenie zdrowotne przewyższa koszty dobrowolnych ubezpieczeń, na jakie chcesz zamienić składki “państwowe”.

Zawieszenie a zamknięcie działalności – czym się różnią?

Największa różnica między zamknięciem a zawieszeniem firmy polega na obowiązkach dotyczących opłacania składek oraz zmianie Twojego statusu prawnego.

Kiedy decydujesz się na zawieszenie firmy, Twój obowiązek opłacania składek ZUS i na ubezpieczenie społeczne również zostaje zawieszony. Przez okres, kiedy firma nie działa, nie opłacasz składek, ale… musisz uregulować zaległości za ten okres, kiedy przywracasz działalność.

To rozwiązanie jest zatem korzystne dla tych specjalistów, którzy doświadczają dużych wahań w ilości zleceń w różnych okresach roku. Na przykład jeśli specjalizujesz się w tworzeniu ozdób świątecznych, letnie miesiące mogą dla Ciebie oznaczać spadek liczby zamówień – a tym samym utrzymywanie firmy przestaje się wtedy opłacać.

Kiedy zamykasz firmę, ustają wszystkie Twoje “firmowe” obowiązku wobec ZUS i urzędu skarbowego. Możesz samodzielnie zdecydować o formie swojego ubezpieczenia i nie masz obowiązku korzystania tylko z “państwowych” opcji.

Wraz z zamknięciem firmy zmienia się również Twój status. Stajesz się znowu osobą fizyczną, a nie osobą fizyczną prowadzącą działalność, zatem podatek dochodowy będziesz opłacać według skali, bez innych opcji do wyboru. Chociaż nie odliczysz już kosztów tak, jak firma, skorzystasz z innych, podobnych ulg – zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodu oraz kwoty wolnej.

Jak zamknąć firmę?

Jako samozatrudniony specjalista potrzebujesz tylko dwóch kroków, aby zamknąć firmę i wrócić do rozliczeń jako osoba fizyczna.

Wyrejestruj firmę z CIDG

Pierwszy krok do nowych rozliczeń to wyrejestrowanie firmy z CIDG – zrobisz to online lub w urzędzie gminy. Informacja o tym trafi do stosownych urzędów.

Zamknięcie działalności gospodarczej oznacza, że jesteś zwolniony z obowiązku składania deklaracji i opłacania składek ZUS. Aby wyrejestrować się jako płatnik składek, złóż w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych druk ZUS ZWUA.

Rozlicz się z urzędem skarbowym

Kiedy zamykasz działalność gospodarczą, musisz rozliczyć się ze sprzętów i urządzeń, z których korzystałeś w trakcie jej prowadzenia. Do wyliczenia wysokości należnego podatku konieczne będzie przygotowaniu spisu z natury i majątku. W tej kwestii najlepiej skorzystać ze wsparcia biura rachunkowego.

Zamknięcie firmy a zatrudnienie

Jeśli Twoja firma zatrudniała pracowników, to o decyzji zamknięcia firmy musisz poinformować osoby zatrudnione. Należy rozwiązać zawarte umowy, a pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę wystawić świadectwa pracy.
Pamiętaj, że po zamknięciu działalności gospodarczej w dalszym ciągu będziesz zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Jak zachować klientów bez firmy?

Dla Twoich kontrahentów posiadanie firmy może kojarzyć się z pewnością, zaufaniem i bezpieczeństwem. Jeśli jednak działasz w swojej branży na tyle długo, aby zbudować bazę stałych zleceniodawców, zdążyłeś też zbudować zaufanie do marki, jaką reprezentujesz, niezależnie od stanu prawnego.

Dla doświadczonych wykonawców stali klienci to źródło poleceń i rekomendacji, które zapewniają stały dopływ nowych zleceniodawców. Twoja jakość, terminowość i kwalifikacje są więc lepszym zabezpieczeniem niż posiadanie numeru NIP.

Two zleceniodawcy mogą również obawiać się formalności związanych z zawieraniem z Tobą umów. Tu jednak rozwiązanie jest bardzo proste, ponieważ osoby fizyczne również mogą wystawiać faktury VAT – całkowicie legalnie i zgodnie z przepisami.

Jak wystawić fakturę VAT bez firmy?

Nawet po zamknięciu firmy możesz wciąż wystawiać faktury VAT. Do wyboru masz kilka opcji komercyjnych oraz jedną darmową, która pozwala na wystawianie faktur uproszczonych (nie VAT).

Alternatywa dla własnej firmy – Useme

Kiedy decydujesz się zamknąć firmę, skorzystaj z alternatywy, jaką daje Useme. Bez stałych miesięcznych opłat i abonamentów możesz wystawiać faktury dla klientów polskich i zagranicznych tak, jak prowadząc własną działalność.

Useme zadba o legalność rozliczenia, ponieważ w imieniu Twojego klienta zawiąże z Tobą umowę o dzieło lub zlecenia. Jednocześnie zgodnie z prawem serwis zadba o rozliczenie Twoich podatków. Na koniec roku otrzymasz zestawienie transakcji w postaci PIT 11, który urząd skarbowy uwzględni w Twoim rocznym zeznaniu podatkowym. Zewnętrzna księgowość nie będzie więc potrzebna.

 

Dodatkowo dzięki kosztom uzyskania przychodu, które wynoszą od 20% do 50%, Twoje wynagrodzenie netto może być wyższe niż dochody uzyskiwane z prowadzenia działalności. Ponieważ umowy o dzieło nie są oskładkowane, zyskujesz też możliwość samodzielnego wyboru formy ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego.

Inkubatory przedsiębiorczości

Inkubatory przedsiębiorczości pozwalają na korzystanie z ich osobowości prawnej, co pozwala np. na dokonywanie zakupów firmowych. Freelancer opłaca miesięczny abonament kosztowo porównywalny z małym ZUSem, a jednocześnie może wystawiać faktury VAT jak firma.
Zanim zamkniesz firmę i przeniesiesz się do inkubatora, upewnij się, że wybrana fundacja obsługuje byłych przedsiębiorców.

Działalność nierejestrowana

Działalność nierejestrowana pozwala z kolei na wystawianie faktur uproszczonych, a więc takich, które nie zawierają pozycji podatku VAT.

W działalności nierejestrowanej obowiązują jednak pewne limity: przychód nie może przekraczać 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę, a osoba wykonująca prace w ramach działalności nierejestrowanej jest zobowiązana do prowadzenia uproszczonej księgowości.

Opcja ta nie jest również dostępna dla przedsiębiorców, którzy prowadzili swoją firmę w okresie 5 lat przed rozpoczęciem działalności nierejestrowanej.

Zamknięcie firmy a klienci zagraniczni

Zakończenie działalności gospodarczej nie oznacza wcale utrudnień w rozliczaniu kontrahentów zagranicznych.

Twoi zleceniodawcy spoza Polski mogą preferować rozliczenie B2B jako znacznie prostsze niż regulowanie formalności zgodnie z polskimi przepisami. W tym przypadku również warto skorzystać z alternatywy dla własnej firmy, jaką oferuje Useme.

W serwisie wystawisz legalną fakturę bez VAT (z VATem odwróconym, based on reverse charge) w taki sam sposób i według takich samych stawek, jak faktury dla polskich klientów.

Useme obsługuje płatności międzynarodowe w euro, dolarach i funtach, a Twoją zapłatę w obcych walutach przelewa na wybrane konto walutowe, polskie lub zagraniczne.

Jak zamknąć działalność gospodarczą i jak rozliczać się bez firmy

Rozliczenia B2B między osobą fizyczną a firmą są możliwe – dzięki nowoczesnym systemom obsługi transakcji. Zamknięcie firmy nie oznacza więc, że stracisz klientów, którzy chcą rozliczać się w oparciu o faktury VAT i cenią sobie współpracę B2B. Zanim podejmiesz decyzję o rezygnacji z prowadzenia firmy, przelicz, czy prowadzenie działalności gospodarczej jeszcze Ci się opłaca – przy rosnących składkach i wyższej inflacji utrzymywanie działalności przestaje być opłacalne, jeśli Twoje koszty są niewielkie, a więc nie zmniejszasz swojej podstawy opodatkowania.

Jako osoba fizyczna obliczasz swoje podatki według skali, ale korzystasz z kwoty wolnej od podatku oraz regularnie zmniejszasz podstawę opodatkowania o 20% lub 50% w każdej umowie dzięki kosztom uzyskania przychodu, analogicznym do kosztów, jakie znasz z prowadzenia firmy. To rozwiązanie dla tych, którzy cenią sobie niezależność i elastyczność nie tylko w wyborze projektów, nad którymi pracują, ale również tego, jak chcą zabezpieczać swoją przyszłość i na jakich zasadach korzystać z ubezpieczenia zdrowotnego.

Także na blogu

Dobrowolne ubezpieczenie emerytalne i rentowe dla freelancera

Dobrowolne ubezpieczenie emerytalne i rentowe dla freelancera

Na czym polega dobrowolne ubezpieczenie emerytalne i rentowe i kiedy możesz z niego skorzystać? Freelancerzy, którzy nie pracują na etacie i nie prowadzą własnej firmy, mogą samodzielnie ubezpieczyć się w ZUS i odkładać na emeryturę. Jakie są wady i zalety takiego rozwiązania?