Freelancing kojarzy się z elastycznością, niezależnością i swobodą wyboru, w jakim kierunku ma się rozwijać Twoja kariera i jakie zlecenia chcesz realizować. Zanim zaczniesz wykonywać pierwsze prace jako freelancer, możesz mieć jednak wiele pytań i wątpliwości dotyczących technicznej strony freelancingu: podatków, rozliczeń, opłat i samozatrudnienia.
Przygotowaliśmy zestawienie pytań, które najczęściej zadają początkujący freelancerzy. Jeśli chcesz zostać swoim własnym szefem, potrzebna Ci będzie podstawowa wiedza o tym, jak możesz rozliczać swoją pracę, jakie umowy możesz zawierać i które z nich są dla Ciebie najbardziej korzystne i co zrobić, żeby Twoje podatki były w porządku.
Dlaczego firmy zatrudniają freelancerów?
Outsourcing jest popularną formą współpracy wśród firm, ponieważ
- pozwala na szybką realizację dodatkowych zadań
- odciąża etatowych pracowników od zadań, które wykraczają poza ich kompetencje
- pozwala pracownikom skupić się na ich głównych zadaniach
- umożliwia firmom korzystanie z kompetencji najlepszych specjalistów z wąskich dziedzin
- pozwala zredukować koszty zatrudnienia
Nie zawsze firma potrzebuje lub chce tworzyć nowe stanowisko pracy – często do realizacji dodatkowych zadań i celów wygodniejsze, tańsze i szybsze jest skorzystanie z usług freelancera.
Freelancerzy to często specjaliści w wąskich dziedzinach, którzy wolą samodzielne „zarządzanie” swoją karierą od etatowej pracy, która przynosi mniej wyzwań i okazji do poszerzania swojej wiedzy. Firmy, które chcą korzystać z ich usług, dają freelancerom potrzebną swobodę, właśnie dzięki współpracy na zasadzie outsourcingu, bez stałego zatrudnienia.
Czy mogę pracować jako freelancer, kiedy mam etat?
Jeśli pozwala Ci na to czas, nic nie stoi na przeszkodzie. Zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę lub umowę zlecenia z wynagrodzeniem równym lub wyższym minimalnej płacy krajowej daje Ci więcej możliwości zawierania umów. Twój pracodawca odprowadza za Ciebie składki ZUS, co oznacza, że klienci będą mogli zawrzeć z Tobą umowę zlecenia bez dodatkowych kosztów.
Zanim rozpoczniesz realizację pierwszych zleceń od klientów, upewnij się, że Twój kontrakt lub umowa o pracę nie wymagają dodatkowej zgody pracodawcy na podejmowanie przez Ciebie dodatkowego zatrudnienia (umowa NDA, na wyłączność).
Więcej o takim połączeniu przeczytasz na naszym blogu: Freelancing i praca na etacie.
Czy mogę pracować jako freelancer, kiedy jestem na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym?
Urlop wychowawczy nie odbiera Ci prawa do posiadania źródeł dochodu, na przykład umów cywilnoprawnych, jakie najczęściej stosują freelancerzy.
Na urlopie macierzyńskim możesz rozliczać umowy o dzieło i zlecenia, jeśli wysokość Twojego zasiłku macierzyńskiego jest równa lub wyższa niż minimalna płaca krajowa.
Z kolei na urlopie wychowawczym możesz zawierać tylko umowy o dzieło, ponieważ inaczej stracisz prawo do zasiłku. Pamiętaj, że zgodnie z przepisami podjęta praca nie może utrudniać opieki nad dzieckiem.
Czy mogę pracować jako freelancer, kiedy studiuję?
Tak, jak najbardziej. Szkoła wyższa opłaca za Ciebie składki ubezpieczeniowe, więc podobnie jak pracownicy etatowi możesz realizować umowy zlecenia, za które Twój zleceniodawca nie poniesie dodatkowych opłat.
Ponadto jeśli nie ukończyłeś 26 roku życia, jesteś zwolniony z podatku dochodowego od umów zlecenia i umowy o pracę.
Czy muszę mieć firmę, aby być freelancerem?
Nie, własna działalność nie jest obowiązkowa ani – w wielu przypadkach – niezbędna do realizowania zleceń jako freelancer.
Jeśli nie zdecydujesz się na własną firmę, możesz rozliczać się jako osoba fizyczna w oparciu o umowę o dzieło lub umowę zlecenia.
Więcej o alternatywach dla własnej firmy na freelancingu przeczytasz tutaj.
Czy wszyscy freelancerzy mają działalność gospodarczą?
Nie i wbrew pozorom nie jest to częste rozwiązanie. Własna firma oznacza bowiem konieczność opłacenia wysokich składek ZUS. Musisz odprowadzać je co miesiąc, niezależnie od tego wysokości Twoich przychodów.
Przedsiębiorca ma również obowiązek prowadzić księgowość. Mało który freelancer jest w tej dziedzinie biegły – oraz ma czas na prowadzenie rachunkowości – należy też zapłacić za opiekę biura rachunkowego.
Wszystko to sprawia, że szczególnie dla początkujących freelancerów zakładanie działalności gospodarczej jest na ogół nieopłacalne. Dzięki istnieniu takich serwisów jak Useme osoba fizyczna może zgodnie z prawem wystawić fakturę, nie ponosząc przy tym kosztów prowadzenia własnej firmy.
Czy freelancer ma obowiązek prowadzenia działalności gospodarczej?
Nie, nie ma przepisu, który nakazuje założenie firmy np. po osiągnięciu określonego przychodu lub obsłużenia określonej ilości klientów. Jako freelancer możesz realizować umowy cywilnoprawne dowolnie długo.
Czy freelancerowi opłaca się zakładać firmę?
Prowadzenie własnej działalności gospodarczej oznacza, że niektóre wydatki możesz odliczyć od podatku dochodowego (wrzucić w koszty). Posiadanie własnej firmy jest opłacalne dla osób, które ponoszą duże wydatki np. na materiały potrzebne do realizacji zlecenia lub mają wysokie koszty utrzymania firmy (np. najem biura, regularny zakup nowego sprzętu). Działalność pozwala również na dokonywanie zakupów „na firmę”.
Jako freelancer do wykonania zleceń będziesz potrzebował prądu, dostępu do internetu, komputera i ewentualnie cyfrowych narzędzi pracy. Przy tak niskich kosztach otwieranie działalności może nie być opłacalne. Dokładne wyliczenia i symulacje znajdziesz w tym tekście.
Jakie są formy rozliczenia dla freelancerów?
Freelancerzy rozliczają się w zależności od swojej osobowości prawnej – tego, czy poradzą firmę, czy są osobami fizycznymi.
Freelancerzy-osoby fizyczne mogą rozliczać się na podstawie
Freelancerzy samozatrudnieni, którzy prowadzą własne firmy, mogą rozliczać się w oparciu o
- rachunek
- fakturę VAT
Rozwiązaniem pośrednim jest dla freelancera skorzystanie z Useme, które polega na tym, że serwis zawiera z freelancerem umowę o dzieło jak z osobą fizyczną, ale klientowi wystawia fakturę VAT w jego imieniu, co daje rozliczenie typu firma-firma.
Czym się różni umowa o dzieło od umowy zlecenia?
Obie umowy to umowy cywilnoprawne, a różni je zakres prac.
Umowa o dzieło służy do rozliczania prac, w wyniku których powstaje zupełnie nowy, charakterystyczny, autorski utwór.
Umowa zlecenia to umowa starannego działania, w której mniej ważny jest efekt pracy niż poświęcony na nią czas, staranie i gotowość do pełnienia obowiązków. Podstawą rozliczenia jest stawka godzinowa, która nie może być niższa niż przewidziana w ustawie.
Dobrym przykładem będzie tu prowadzenie bloga firmowego. Napisanie 4 tekstów na blog to umowa o dzieło, ale prowadzenie bloga przez miesiąc wraz z moderacją komentarzy i promocją w mediach społecznościowych to już umowa o zlecenia.
Więcej o różnicach między umową o dzieło a umową zlecenia przeczytasz tutaj.
Czym się różni rachunek od faktury VAT?
Rachunek może wystawić firma, która nie jest płatnikiem VAT. Zawiera on wartość wykonanej usługi bez podziału na wartość netto i wartość z VAT.
Fakturę VAT może z kolei wystawić tylko taka firma, która jest płatnikiem VAT. Na fakturze wyszczególniona jest wartość netto usługi oraz VAT – płatnicy otrzymują jego zwrot z Urzędu Skarbowego, co sprawia, że faktyczny koszt zamówionej usługi maleje.
Dlaczego przedsiębiorcy wolą rozliczać się z freelancerami na podstawie faktur (B2B)?
Dla klienta freelancera faktury VAT są wygodniejszą formą rozliczenia, ponieważ:
- nie wymagają dodatkowych prac księgowych
- nie wymagają od klienta, aby zawierał z Tobą odrębną umowę
- nie wymagają związanych z tym formalności (odprowadzenie za Ciebie podatku, wysłanie do Ciebie PIT 11)
- obniżają koszty zatrudnienia, ponoszone przez zleceniodawcę
- umożliwiają odliczenie VAT
Dlaczego freelancerzy wolą umowy o dzieło?
Umowa o dzieło jest najkorzystniejszą finansowo formą rozliczenia dla freelancerów. Dzięki kosztom uzyskania przychodu freelancer płaci w niej najniższy podatek ze wszystkich dostępnych umów, otrzymując najwyższą kwotę na rękę.
Sprawdź, jak legalnie uzyskać niższy podatek dochodowy dla freelancerów.
Co to są koszty uzyskania przychodu?
Często aby wykonać jakąś usługę, musisz najpierw ponieść pewne koszty – zakupu materiału, sprzętu, licencji. To właśnie Twój koszt.
Firmy wszystkie te wydatki mogą odliczyć od swojego podatku dochodowego. Podobnie jest w przypadku freelancerów, którzy pracują w oparciu o umowę o dzieło. Freelancerzy nie odliczają jednak od podatku każdego wydatku według jego wartości, ale jest on określony na stałym poziomie 20%. Kiedy przekazujesz prawa autorskie majątkowe do wykonanej pracy swojemu klientowi, korzystasz z 50% kosztów uzyskania przychodu, czyli Twój podatek maleje o połowę.
W praktyce oznacza to, że niezależnie od tego, ile kosztowało Cię wykonanie zlecenia, podatek dochodowy w umowie o dzieło zawsze będzie niższy o 20% lub o 50%.
Dowiedz się więcej o tym, co to są koszty uzyskania przychodu..
Na czym polega przeniesienie praw autorskich w umowie o dzieło i jak się ma do kosztów uzyskania przychodu?
W wyniku umowy o dzieło powstaje nowy, autorski utwór, do którego masz prawo jako twórca. To właśnie prawo autorskie. Osobiste prawa autorskie są niezbywalne i podkreślają Twój związek z wykonaną pracą, z kolei prawa autorskie majątkowe dają Ci prawo do powielania, kopiowania i sprzedawania utworu – to znaczy czerpania z niego korzyści majątkowych.
Prawa autorskie majątkowe możesz przenieść na zamawiającego pracę. Zrzekasz się wtedy zysków z eksploatowania Twojego utworu, ale w zamian za to zyskujesz ulgę podatkową wysokości 50%.
Przeczytaj więcej o tym, jak działają prawa autorskie.
Co oznacza rejestrowanie umów o dzieło w ZUS?
Od 1 stycznia 2021 wszedł w życie obowiązek rejestrowania w ZUS umów o dzieło. Nie oznacza on obłożenia tych umów składkami ani nie wprowadza żadnych zmian dla korzystających z nich freelancerów.
Warto wiedzieć, że obowiązek ten dotyczy zleceniodawców i stanowi dodatkową formalność. Jeśli Twój klient z tego powodu waha się przed zawarciem z Tobą umowy o dzieło, zaproponuj mu skorzystanie z Useme. Useme przejmuje na siebie wszystkie obowiązki związane z rozliczeniami i rejestracją umowy o dzieło w ZUS wraz z jej konsekwencjami.
Więcej na temat rejestracji umów o dzieło w ZUS i o tym, jak zamienić umowę na fakturę VAT bez dodatkowych kosztów przeczytasz w tym tekście.
Jak działa Useme?
Useme to portal pracy zdalnej, który umożliwia rozliczanie zamówionych i wykonanych prac. Podstawą do rozliczenia jest umowa o dzieło lub zlecenia zawierana z freelancerem. Na tej podstawie serwis rejestruje umowę, opłaca podatki i wysyła freelancerowi PIT 11, tak że jego klient nie musi podejmować żadnych dodatkowych kroków.
Klient freelancera otrzymuje fakturę VAT za zamówioną pracę, dzięki czemu freelancer może rozliczać się jako B2B bez zakładania własnej działalności gospodarczej.
Tutaj dowiesz się, jak działa rozliczenie i transakcja chroniona w Useme.
Jakie podatki zapłacę jako freelancer?
Niezależnie od tego, czy masz firmę, czy jesteś osobą fizyczną, zawsze zapłacisz podatek dochodowy. Może się on różnić sposobem rozliczenia – osoby fizyczne płacą go według skali, o wartości 17% lub, w przypadku wyższych dochodów, 32%, podczas gdy firmy mają do wyboru również opodatkowanie liniowe, ryczałtowe lub na podstawie Karty Podatkowej.
Firmy mogą być również płatnikami dodatkowych podatków, takich jak CIT czy VAT, których nie płacą freelancerzy-osoby fizyczne.
Kiedy jako osoba fizyczna zawierasz umowę cywilnoprawną, za odprowadzenie Twojego podatku dochodowego do Urzędu Skarbowego odpowiedzialny jest zleceniodawca.
Skorzystaj z naszego poradnika o podatku dochodowym dla freelancerów.
Jakie prace mogę wykonywać jako freelancer?
Freelancing trudno jest ograniczyć do jednej branży – Twoją niszą może być każda dziedzina, w której podstawą do rozliczenia będzie umowa o dzieło.
Freelancing najpopularniejszy jest w takich branżach jak:
- strony www i sklepy internetowe
- usługi IT i programowania
- grafika komputerowa i grafika 3D
- usługi audio-video (nagrania, montaż, animacja)
- fotografia
- copywriting
- optymalizacja stron SEO
- social media
Warto wiedzieć, że zlecenia możesz jednak wykonywać również w innych branżach, na przykład plastycznej, muzycznej, rękodzielniczej, artystycznej.
Jak ustalić moją stawkę freelancera?
Freelancerzy na ogół rozliczają się w oparciu o projekt – taki sposób wyceny jest łatwiejszy i nie rodzi wątpliwości, czy praca nie powinna być zrealizowana w oparciu o umowę zlecenia.
Dobrym sposobem na obliczenie swojej stawki dziennej jest następujące równanie:
Twoje roczne dochody brutto podzielone przez ilość dni pracujących (ok. 250 dni).
Jeśli zamierzasz zrezygnować z pracy na etacie na rzecz realizacji zleceń jako freelancer, weź pod uwagę również wartość ubezpieczeń lub benefitów, jakie jej towarzyszą.
Sprawdź w tym artykule, jak ustalić stawkę freelancera.
Jak freelancer może odebrać płatność od klienta?
Najczęściej otrzymasz swoje wynagrodzenie przelewem – w przypadku pracy zdalnej to najwygodniejsze rozwiązanie. Do odbioru pieniędzy od klienta jako osoba fizyczna pracująca na zlecenie nie musisz posiadać specjalnego konta ani konta bankowego.
Jeśli pracujesz dla zagranicznego klienta, a Twoje wynagrodzenie będzie w obcej walucie, załóż konto walutowe, w innym wypadku bank przeliczy kwotę wynagrodzenia według swojego kursu.
W przypadku rozliczenia przez Useme, wypłata na Twoje konto podane w profilu następuje w maksymalnie 24 godziny po ukończeniu umowy, bez konieczności osiągania limitów wypłat.
Czy są jeszcze jakieś pytania o freelancing, które chcesz nam zadać? Napisz do nas na info@useme.com.
