Podatki w umowie o dzieło – zasady, jak obliczyć, kiedy zapłacić?

Umowa o dzieło to obok umowy zlecenia najpopularniejsza forma rozliczeń wybierana przez freelancerów, którzy nie prowadzą własnej działalności gospodarczej. Chociaż jest jednocześnie najłatwiejsza do zawarcia i najprostsza do rozliczenia, ma kilka zasad, o których warto pamiętać.

To, co w umowach o dzieło jest dla freelancera najważniejsze, to właściwe zakwalifikowanie pracy, koszty uzyskania przychodu i prawa autorskie. Wszystkie mają wpływ na to, jaki podatek dochodowy i jakiej wartości zapłacimy.

Umowa o dzieło: co to jest i czym się różni od umowy zlecenia?

Umowa o dzieło nazywana jest także umową rezultatu. Jej przedmiotem jest bowiem wykonanie określonego produktu lub usługi. To właśnie różni umowę o dzieło od umowy zlecenia. W przypadku umowy zlecenia, nazywanej również umową starannego działania, przedmiotem jest czas, zaangażowanie i staranność wykonawcy, nawet jeśli podjęte przez niego działania nie przyniosą zakładanego rezultatu.

Różnicę tą można zilustrować również takim przykładem. Stworzenie strony internetowej, która będzie zawierała forum i blog, będzie przedmiotem umowy o dzieło, ponieważ wymaga powstania nowego, w pełni sprawnego produktu. Z kolei zarządzanie tą stroną, moderacja komentarzy i odpowiadanie na pytania użytkowników codziennie w określonych godzinach kwalifikuje się jako umowa zlecenia: nie możemy przewidzieć, ile komentarzy i pytań pojawi się danego dnia.

Różnica w przedmiocie powoduje inne rozliczenie umowy i opodatkowanie. Od umowy o dzieło nie odprowadza się bowiem składki na ZUS, które są obowiązkowe dla umów zlecenia.

Jak przebiega zawarcie umowy o dzieło?

W wyniku zawarcia umowy wykonawca dzieła zobowiązany jest do wykonania oznaczonego dzieła zgodnie z zamówieniem, a wykonanie dzieła musi nastąpić w terminie określonym umową. Wykonane dzieło musi być też sprawne i wolne od wad.

W przypadku wykonania dzieła niezgodnie z zamówieniem lub poza terminem, wykonawca dzieła traci prawo do wynagrodzenia. Nie ma znaczenia ani czas poświęcony na realizację projektu, ani zaangażowanie wykonawcy: jeśli zlecony rezultat (produkt, utwór, dzieło) nie został osiągnięty, wykonawca nie otrzyma zapłaty z tytułu umowy.

Zleceniodawca z kolei ma obowiązek terminowej zapłaty wynagrodzenia za wykonaną umowę, a jeśli kwota wynagrodzenia określonego w umowie jest wyższa niż 200 zł, ma również obowiązek pobrania zaliczki na podatek dochodowy. Kwotę podatku wynikającą z zawartej umowy odprowadza następnie do urzędu skarbowego. Nie można również zapomnieć o spoczywającym na kliencie obowiązku wystawienia freelancerowi PIT 11.

Jakie są podatki w umowie o dzieło?

Jak od wszystkich zarobków, od przychodów uzyskanych na podstawie umów o dzieło odprowadza się podatek dochodowy. Ponieważ umowy o dzieło nie są obłożone składkami na ubezpieczenie społeczne, freelancer płaci tylko podatek dochodowy od zarobionej kwoty.

Jednocześnie na wysokość podatku w umowie o dzieło wpływają koszty uzyskania przychodu, które obniżają go o 20% lub o 50%. Dzięki temu umowy o dzieło dają freelancerom najwyższe kwoty netto zarobku przy relatywnie niewielkich obowiązkach po ich stronie. To sprawia, że umowy o dzieło są dla freelancerów atrakcyjną alternatywą dla kosztownego prowadzenia działalności gospodarczej – ze względu na wysoki KUP w wielu wypadkach umowy o dzieło są bardziej opłacalne niż własna firma.

Warto również przypomnieć, że od umowy o dzieło nie odprowadza się składek ZUS. To oznacza, że możesz zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego w NFZ lub społecznego, ale bez wyraźnej deklaracji ZUS nie potrąci żadnej części Twojego wynagrodzenia na poczet składek.

Ile wynosi podatek dochodowy w umowie o dzieło?

Inaczej niż w przypadku firm, freelancerzy, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej, mają tylko jeden sposób opodatkowania. Dochody uzyskane na podstawie umowy są więc opodatkowane według skali podatkowej. W imieniu wykonawcy dzieła PIT do urzędu odprowadza jego klient, freelancer zaś ma obowiązek uwzględnienia osiągniętych zarobków w rocznym zeznaniu podatkowym PIT.

To oznacza, że Twój podatek dochodowy wynosi 17%. Jeśli jednak w danym roku zarobiłeś więcej niż 120 000 zł, wchodzisz na drugi próg podatkowy i Twój podatek rośnie do 32%. Jeśli już wiesz, że przekroczyłeś tę granicę, zgłoś ten fakt zleceniodawcy, zanim podpiszecie umowę – dzięki temu odprowadzi podatek właściwej wysokości, a Ty unikniesz dopłaty.

Nieco inaczej oblicza się podatek w umowach i wartości poniżej 200 zł: stosuje się w niej tak zwany zryczałtowany podatek. Wynosi on wtedy 17%, ale bez uwzględnienia kosztów uzyskania przychodu.

Osoby do 26 roku życia nie są zwolnione z płacenia podatku dochodowego od umów o dzieło – ten przywilej dotyczy tylko umów zlecenia i umów o pracę.

Podatki w umowie o dzieło a koszty uzyskania przychodu

Może się zdarzyć, że do wykonania zamówionego dzieła, produktu lub usługi będziesz potrzebował materiałów, narzędzi czy programów. To właśnie koszt, jaki ponosisz, żeby zrealizować zleconą pracę. W takiej sytuacji freelancer prowadzący firmę może odliczyć od podatku wydatki poniesione w celu wykonania umowy. Warto jednak pamiętać, że z podobnego przywileju korzystają freelancerzy bez firmy.

Ten przywilej to właśnie koszt uzyskania przychodu (KUP), który ma pokrywać poniesione koszty wykonania zleconej pracy. Dla freelancerów bez firmy koszt uzyskania przychodu jest stały i wynosi 20% lub 50% wartości umowy. Co ważne – KUP nalicza się do prawie każdej zawartej umowy, niezależnie od tego, czy rzeczywiście musiałeś nabyć dodatkowe materiału lub narzędzia do wykonania pracy. Aby go uzyskać, nie musisz również gromadzić faktur i rachunków dokumentujących zakupy. Tak wysoki koszt uzyskania przychodu jest praktycznie niedostępny dla firm.

Koszt uzyskania przychodu wysokości 20% jest „automatycznie” naliczany przy wszystkich umowach o dzieło o wartości powyżej 200 zł. Oznacza to, że Twój podatek dochodowy zawsze jest liczony od 80% wartości zlecenia – 20% wynagrodzenia jest zwolnione z podatku.

Koszt uzyskania przychodu możesz zwiększyć aż do połowy wartości zlecenia – w takiej sytuacji 50% Twojego wynagrodzenia jest zwolnione z podatku. Aby uzyskać taką ulgę, musisz przekazać majątkowe prawa autorskie do wykonanej pracy lub udzielić licencji na jej używanie.

Przekazanie praw autorskich w umowach o dzieło

Kiedy w wyniku Twojej pracy powstaje nowe, oryginalne dzieło (utwór, produkt) o autorskim charakterze, automatycznie zyskujesz do niego prawa autorskie. Dzielą się one na osobiste, które określają Twoje autorstwo, oraz majątkowe, które z kolei dają Ci możliwość czerpania korzyści finansowych z dzieła.

Jeśli zatem tworzysz aplikację mobilną, automatycznie jako wykonawcy dzieła przysługują Ci do niej prawa autorskie. Twój klient może z niej korzystać i używać jej w sposób określony w zamówieniu, ale nie może sprzedać jej nikomu innemu. Ty z kolei masz prawo nie tylko sprzedać ten sam projekt innemu chętnemu, ale również odpłatnie udzielać licencji na korzystanie z tej samej aplikacji.

To sprawia, że klienci często upominają się o przekazanie autorskich praw majątkowych do zamówionej pracy. W ten sposób zyskują pewność, że ten sam projekt nie pojawi się u ich konkurencji w niezmienionej formie. Otrzymują też prawo do kopiowania, modyfikowania i rozpowszechniania zamówionej pracy – ma to znaczenie zwłaszcza przy zamówieniach na teksty, grafiki i zdjęcia.

Czy freelancerowi opłaca się przekazać prawa autorskie majątkowe?

Na ogół zamówienia składane u freelancerów są unikalne: wielu klientów może zamawiać u Ciebie logo, ale żadne z nich nie składa się z tych samych słów i nie występuje w tych samych kolorach firmowych. To sprawia, że praktyka sprzedawania tych samych prac w takich dziedzinach, jak copywriting, tłumaczenia, grafika, fotografia i video w zasadzie nie występuje.

Freelancerom bardzo często opłaca się więc przekazać prawa autorskie do wykonanego zlecenia. Wraz z przeniesieniem praw autorskich zyskujesz obniżenie podatku dochodowego o połowę, a tym samym wyższą kwotę netto. Jednocześnie do maksimum wykorzystujesz korzyści z wykonanego zlecenia, którego nie sprzedasz innemu klientowi.

Nieco inaczej mają się sprawy w przypadku rozwiązań technicznych z dziedzin IT i programowania – tu korzystniejsze jest udzielenie licencji. Daje ona takie same korzyści podatkowe, jak przekazanie praw autorskich, jednak pozostawia Ci możliwość dalszego udzielania licencji innym klientom. Takie rozwiązanie możesz zastosować między innymi rozliczając się za pomocą serwisu Useme.

Do jakich prac można przekazać prawa autorskie i zyskać większy KUP?

Przekazanie praw autorskich lub udzielenie licencji nie we wszystkich pracach będzie skutkowało obniżeniem podatku dzięki większym kosztom uzyskania przychodu.

Katalog prac, które obejmuje ta ulga, zawiera Ustawa o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 roku z późniejszymi zmianami (tekst jednolity dostępny tutaj) w artykule 22, ustęp 9b.

Zgodnie z jego treścią 50% kosztów uzyskania przychodu nie można uzyskać do takich prac, jak copywriting, tłumaczenie dokumentów, prace SEO czy prace biurowe i administracyjne, takie jak tworzenie baz danych czy wirtualna asystentura. W przypadku copywritingu 50% KUP uzyskują tylko teksty publicystyczne lub dziennikarskie, to znaczy opublikowane w tytułach posiadających numer ISSN.

Kiedy płacimy podatek od umów o dzieło?

Obliczenie wysokości zaliczki na podatek dochodowy lub zryczałtowany podatek dochodowy (dla umów o wartości poniżej 200 zł) z tytułu umowy i odprowadzenie jej do rzędu skarbowego właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania, należy do obowiązków Twojego zleceniodawcy. On również jest odpowiedzialny za zarejestrowanie umowy z Tobą w ZUS – pamiętaj, że nie oznacza to odprowadzania składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Od zleceniodawcy otrzymasz zatem kwotę wynagrodzenia netto. Do końca lutego kolejnego roku po tym, w którym wykonano dzieło, otrzymasz również PIT 11, na którym uwzględnione będą wszystkie wasze umowy o wartości powyżej 200 zł (chyba że umowy na mniejsze sumy miały przekazanie praw autorskich) oraz informacja o pobranych zaliczkach. Za umowy o wartości mniejszej niż 200 zł i bez PPA klient nie ma obowiązku wystawienia Ci PIT 11.

Zdarza się jednak, że klienci niechętnie zawiązują umowy o dzieło, właśnie ze względu na związaną z nimi biurokrację. Dla Twojego klienta, który prowadzi firmę i jest płatnikiem VAT, najwygodniejszą formą rozliczenia z Tobą jest faktura VAT.

Nie oznacza to, że musisz zakładać działalność gospodarczą, aby sprostać wymaganiom zleceniodawców. Fakturę VAT bez firmy wystawisz w Useme, największym polskim portalu dla freelancerów.

Kiedy freelancer musi sam zapłacić swoją zaliczkę na PIT w umowie o dzieło?

Istnieją tylko dwa przypadki, w których wykonawca musi samodzielnie odprowadzić za siebie zaliczkę na PIT do urzędu skarbowego. Pierwsza dotyczy umów o dzieło zawieranych pomiędzy osobą fizyczną a freelancerem, który również nie prowadzi działalności gospodarczej. Druga dotyczy umów o dzieło zawartych z zagranicznym klientem. Jeśli nie rozliczasz takiej współpracy przez Useme, jesteś zobowiązany do samodzielnego obliczenia i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy.

Jeśli zatem Twój klient nie ma firmy ani nie jest samozatrudniony, zawieracie ze sobą umowę o dzieło jako dwie osoby fizyczne. W takiej sytuacji musisz samodzielnie obliczyć wysokość zaliczki i wpłacić na konto urzędu skarbowego zaliczkę na PIT.

Pamiętasz pewnie, że umowa o dzieło o wartości poniżej 200 zł bez przekazania praw autorskich jest traktowana trochę inaczej. Dotyczy to również współpracy z osobami fizycznymi: przychodu opodatkowanego w formie ryczałtu wykonawca dzieła nie musi wykazywać jej w swoim zeznaniu rocznym.

Jak zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy od umowy o dzieło?

W większości wypadków umowy o dzieło jako freelancer będziesz zawiązywał z firmami, a więc obowiązek obliczenia i odprowadzenia zaliczki na PIT będzie leżała po ich stronie. Ty otrzymasz wynagrodzenie w kwocie netto oraz PIT 11, potwierdzający rozliczenie określonych umów.

Jeśli jako freelancer chcesz zawiązać umowę o dzieło z osobą fizyczną masz dwie możliwości uregulowania należności wobec skarbówki.
Pierwsza polega na tym, że podczas wypełniania rocznej deklaracji PIT (PIT-36) uwzględniasz w niej dochód uzyskany z umowy o dzieło z osobą fizyczną. Wartość podajesz w rubryce pozostałymi przychodami (dochodami) rozliczanymi na zasadach ogólnych.

Druga możliwość polega na obliczaniu podatku od każdej takiej umowy osobno i wpłacanie zaliczki na PIT do urzędu skarbowego. Zaliczki należne opłaca się do 20. dnia kolejnego miesiąca. Pieniądze możesz przesłać za pomocą przekazu pocztowego „Podatki” lub przelewu podatkowego w Twoim banku. Numer rachunku do przelewu jest generowany osobno dla każdego podatnika – to mikrorachunek podatkowy, którego numer pobierzesz tutaj.

Na czym polega różnica? Jeśli w ciągu roku zawiążesz tylko jedną umowę o dzieło z osobą fizyczną, możesz śmiało skorzystać z pierwszej metody.
Kiedy jednak Twoja współpraca z klientem bez działalności gospodarczej ma charakter stały, należność wobec skarbówki może urosnąć do znacznych kwot, które będziesz musiał dopłacić urzędowi w momencie składania deklaracji PIT– w takiej sytuacji mniej dotkliwe będzie regularne odprowadzanie zaliczek na konto urzędu. Podobnie jeśli nie składasz zeznania podatkowego samodzielnie, zostawiając rozliczenie fiskusowi, wybierz drugi sposób rozliczenia.

Jak obliczyć podatek w umowie o dzieło?

Obliczenie tego, ile zarobisz netto w umowie o dzieło należy do najprostszych ze wszystkich umów cywilnoprawnych. Wystarczą Ci do tego dwa działania: pomożenie kwoty brutto przez koszt uzyskania przychodu i opodatkowanie umowy, a następnie odjęcie uzyskanej sumy.

kwota brutto x koszt uzyskania przychodu (0,20 lub 0,50) = podstawa opodatkowania
podstawa opodatkowania x podatek (0,17) = wysokość podatku
kwota brutto – podatek = Twoje wynagrodzenie netto

Możesz również skorzystać z kalkulatorów wynagrodzeń, np. tutaj.

Podatki w umowie o dzieło a Useme

Alternatywą dla samodzielnego zawierania umów o dzieło jest rozliczenie w Useme, największym polskim serwisie pracy zdalnej.

W przypadku rozliczeń z firmą zastąpisz umowę o dzieło fakturą VAT dla klienta, zachowując jednocześnie wszystkie korzyści, jakie dają umowy o dzieło freelancerom. Useme elektronicznie zawiąże taką umowę z Tobą, Twojemu klientowi wystawiając fakturę VAT. Rozliczenia możesz dokonać i kiedy masz już gotowe dzieło, i przed rozpoczęciem pracy – wtedy Useme zabezpieczy Twoje wynagrodzenie z tytułu umowy i gotowe pliki z dziełem.

Faktury w Useme wystawisz zarówno firmom z Polski i ze świata, jak i osobom fizycznym. Jest to rozwiązanie dla tych freelancerów, którzy współpracują z osobami fizycznymi, ale chcą oszczędzić sobie samodzielnego rozliczania podatków i towarzyszących mu formalności. Ponieważ to Useme staje się Twoim zleceniodawcą, przejmuje również wszystkie związane z tym obowiązki.

Podsumowanie

Popularność umów o dzieło wśród freelancerów w branży kreatywnej wynika z tego, że wykonawca dzieła uzyskuje w nich najwyższą kwotę netto, ponieważ w umowie o dzieło stosowane są zryczałtowane koszty uzyskania przychodu. Jednocześnie umowy o dzieło są najłatwiejsze do rozliczenia spośród wszystkich dostępnych form współpracy z klientem.

Dodatkowo zleceniodawca w umowie o dzieło bierze na siebie wszystkie obowiązki związane z podatkami: do niego należy obliczenie podatku PIT i to on wpłaci na konto urzędu skarbowego podatek freelancera, wypłacając mu kwotę netto. Do wyjątków należy sytuacja, w której freelancer zawiera umowę z inną osobą fizyczną lub z klientem zagranicznym. Do obowiązków freelancera należy jedynie wykonanie dzieła i uwzględnienie zawartych umów w zeznaniu rocznym.

Umowy o dzieło połączysz także z działalnością gospodarczą: w oparciu o nią możesz wykonywać prace, których nie masz w PKD swojej firmy.

Jeśli cenisz sobie wygodę, jaką dają umowy o dzieło i ich relatywnie niskie opodatkowanie, a jednocześnie chcesz wystawiać faktury VAT jak firma, rozwiązaniem dla Ciebie będzie rozliczenie przez Useme. Dzięki tej formie zachowasz wszystkie korzyści umów o dzieło, a jednocześnie zyskasz możliwość współpracy B2B.