Podatki w umowie o dzieło – zasady, jak obliczyć, kiedy zapłacić?

Umowa o dzieło to obok umowy zlecenia najpopularniejsza forma rozliczeń wśród freelancerów, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej. To umowa najłatwiejsza do zawarcia i najprostsza do rozliczenia, ma jednak kilka zasad, o których musisz pamiętać, jeśli chcesz z niej korzystać.

W umowie o dzieło najważniejsze jest to, aby właściwie zakwalifikować pracę, wybrać koszty uzyskania przychodu oraz obliczyć należny podatek. Na ogół te obowiązki będą leżały po stronie Twojego klienta. Aby wykorzystać wszystkie możliwości, jakie daje umowa o dzieło, zacznijmy od podstaw.

Umowa o dzieło: co to jest i czym się różni od umowy zlecenia?

Umowa o dzieło to inaczej umowa rezultatu i już jej nazwa wskazuje, czego dotyczy. Jej przedmiotem jest wykonanie określonego produktu lub usługi. To właśnie główna różnica między umową o dzieło a umową zlecenia. Ta druga nazywana jest także umową starannego działania, ponieważ jej przedmiotem jest czas, zaangażowanie i staranność wykonawcy, nawet jeśli podjęte przez niego działania nie przyniosą zakładanego rezultatu.

Różnicę tą można zilustrować również takim przykładem. Stworzenie strony internetowej będzie przedmiotem umowy o dzieło, ponieważ wymaga powstania nowego, w pełni sprawnego produktu. Z kolei zarządzanie tą stroną, moderacja komentarzy i odpowiadanie na pytania użytkowników w określonych godzinach to umowa zlecenia: nie możemy przewidzieć, ile komentarzy i pytań pojawi się danego dnia.

Rodzaj pracy, jaką wykonujesz, wpływa na to, jaką umowę podpiszesz, a to z kolei ma wpływ na podatek.

Na czym polega zawarcie umowy o dzieło?

W wyniku zawarcia umowy jako wykonawca dzieła jesteś zobowiązany do wykonania oznaczonego dzieła zgodnie z zamówieniem i w terminie określonym umową. Wykonane dzieło musi być też sprawne i wolne od wad. Jak zawrzeć umowę? Możesz zrobić to pisemnie, ustnie lub drogą elektroniczną, np. przez portal Useme.

Jeśli wykonasz dzieła niezgodnie z zamówieniem lub poza terminem, tracisz prawo do wynagrodzenia. Nie ma znaczenia ani czas poświęcony na realizację projektu, ani zaangażowanie wykonawcy: jeśli zlecony rezultat (produkt, utwór, dzieło) nie został osiągnięty, wykonawca nie otrzyma zapłaty z tytułu umowy.

Zleceniodawca z kolei ma obowiązek terminowej zapłaty wynagrodzenia za wykonaną umowę, a jeśli kwota wynagrodzenia określonego w umowie jest wyższa niż 200 zł, ma również obowiązek pobrania zaliczki na podatek dochodowy. Kwotę podatku wynikającą z zawartej umowy odprowadza następnie do urzędu skarbowego. Zleceniodawca ma również obowiązek wystawienia freelancerowi PIT 11.

Jakie są podatki w umowie o dzieło?

Tak jak od wszystkich zarobków, od przychodów uzyskanych na podstawie umów o dzieło odprowadzasz podatek dochodowy. Od umowy o dzieło nie odprowadza się składki na ZUS ani na ubezpieczenie zdrowotne, które są obowiązkowe dla umów zlecenia.

Oznacza to, że umowa o dzieło daje ci najwyższy dochód netto na rękę ze wszystkich dostępnych umów.

Jeśli jednak zależy Ci na ubezpieczeniach, możesz zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego w NFZ lub społecznego, ale bez wyraźnej deklaracji ZUS nie potrąci żadnej części Twojego wynagrodzenia na poczet składek.

Na wysokość podatku w umowie o dzieło wpływają koszty uzyskania przychodu, które obniżają go o 20% lub o 50%. Dzięki temu umowy o dzieło dają freelancerom najwyższe kwoty netto zarobku przy relatywnie niewielkich obowiązkach po ich stronie. To sprawia, że w kontekście samych zarobków i odliczenia kosztów dla freelancerów umowy o dzieło są bardziej opłacalne niż własna firma.

Ile wynosi podatek dochodowy w umowie o dzieło?

Inaczej niż w przypadku firm, freelancerzy, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej, mają tylko jeden sposób opodatkowania. Każda zawarta umowa, w tym umowa o dzieło, jest opodatkowana na zasadach ogólnych (według skali).

W umowie o dzieło twój podatek dochodowy wynosi 12%. W rzeczywistości prawie zawsze opłacisz go w mniejszej wysokości – wszystko dzięki kosztom uzyskania przychodu, o których piszemy więcej w dalszej części. Od tej zasady istnieje tylko jeden wyjątek:

Jeśli zawierasz umowę o dzieło o wartości mniejszej niż 200 zł i nie przekazujesz w niej praw autorskich, zapłacisz zryczałtowany podatek dochodowy wysokości 12% bez odliczenia kosztów uzyskania przychodu.

W umowach o dzieło nie ma zastosowania ulga Zerowy PIT dla młodych. Jeśli więc nie masz jeszcze ukończonych 26 lat i rozliczasz się za pomocą umów o dzieło, zapłacisz od nich podatek dochodowy według obowiązujących przepisów. Zwolnienie z podatku dotyczy tylko umów zlecenia i umów o pracę.

Drugi próg podatkowy w umowie o dzieło

Wiesz już, że wysokość Twojego podatku zależy od tego, z jakiej umowy korzystasz oraz jakie przysługują Ci koszty uzyskania przychodu. To jednak nie wszystko: na to, ile procent podatku zapłacisz od umowy o dzieło wpływa również całkowita suma Twoich zarobków, a więc od tego, na którym progu podatkowym jesteś.

Jeśli w ciągu roku zarobisz więcej niż 120 000 zł na wszystkich umowach, jakie zawierasz, wchodzisz na drugi próg podatkowy. Oznacza to, że Twój podatek rośnie do 32%. Wyższa wartość podatku dotyczy wszystkich kwot, które zarobisz powyżej 120 000 tysięcy.

Wiesz, że przekroczysz próg 120 000 tysięcy zarobków? Zgłoś ten fakt zleceniodawcy, zanim podpiszecie umowę – dzięki temu odprowadzi podatek właściwej wysokości, a Ty unikniesz dopłaty.

Kwota wolna od podatku a umowa o dzieło

Kiedy korzystasz z umów o dzieło, przysługuje Ci jeszcze jedna ulga oprócz kosztu uzyskania przychodu. To kwota wolna od podatku: suma, jaką możesz zarobić bez konieczności płacenia PIT. Obecnie kwota wolna od podatku wynosi 30 000 zł. Jeśli więc w ciągu roku zarobisz dokładnie tyle lub mniej, nie zapłacisz podatku dochodowego. Osoby osiągające dochody wyższe od 30 000 zł zapłacą PIT od nadwyżki ponad tą kwotę.

Na ogół zleceniodawcy zakładają, że uzyskasz wyższe roczne dochody i „domyślnie” odprowadzają zaliczki na podatek dochodowy od Twoich zleceń. Jeśli przez rok co miesiąc zarobisz mniej niż 2500 zł, urząd skarbowy zwróci Ci nadpłacone zaliczki na PIT.

Umowa o dzieło a PIT: koszty uzyskania przychodu

Może się zdarzyć, że do wykonania zamówionego dzieła, produktu lub usługi będą Ci potrzebne materiały, narzędzia czy programy. To właśnie koszt uzyskania przychodu – wydatek, jaki ponosisz, żeby zrealizować zleconą pracę. Freelancer na samozatrudnieniu odliczy taki wydatek od zarobków, od których oblicza podatek. Czy freelancer, który nie ma firmy, może skorzystać z podobnej ulgi?

Odpowiedź jest prosta: freelancerzy, którzy nie mają firmy i rozliczają się z klientami na podstawie umowy o dzieło, korzystają ze stałych kosztów uzyskania przychodu, niezależnie od wydatków faktycznie poniesionych przy realizacji zlecenia.

Dla freelancerów bez firmy koszt uzyskania przychodu jest stały i wynosi 20% lub 50% wartości umowy. Co ważne – aby go uzyskać, nie musisz gromadzić faktur i rachunków dokumentujących zakupy. Tak wysoki koszt uzyskania przychodu jest praktycznie niedostępny dla firm.

Koszt uzyskania przychodu wysokości 20% jest automatycznie naliczany przy wszystkich umowach o dzieło o wartości powyżej 200 zł. Oznacza to, że Twój podatek dochodowy zawsze jest liczony od 80% wartości zlecenia – 20% wynagrodzenia jest zwolnione z podatku.

Koszt uzyskania przychodu możesz zwiększyć aż do połowy wartości zlecenia – w takiej sytuacji 50% Twojego wynagrodzenia jest zwolnione z podatku. Aby uzyskać taką ulgę, musisz przekazać majątkowe prawa autorskie do wykonanej pracy lub udzielić licencji na jej używanie.

Umowa o dzieło a PIT: przekazanie praw autorskich

Kiedy w wyniku Twojej pracy powstaje nowe, oryginalne dzieło (utwór, produkt) o autorskim charakterze, automatycznie zyskujesz do niego prawa autorskie. Dzielą się one na osobiste, które określają Twoje autorstwo, oraz majątkowe, które z kolei dają Ci możliwość czerpania korzyści finansowych z dzieła.

Wyjaśnimy to na przykładzie. Jeśli stworzysz aplikację mobilną, automatycznie jako wykonawcy dzieła przysługują Ci do niej prawa autorskie. Twój zleceniodawca może z niej korzystać w sposób określony w zamówieniu, ale nie może sprzedać jej nikomu innemu. Ty z kolei masz prawo nie tylko sprzedać ten sam projekt innemu klientowi, ale również odpłatnie udzielać licencji na korzystanie z tej samej aplikacji.

To sprawia, że klienci często proszą o przekazanie autorskich praw majątkowych do zamówionej pracy. W ten sposób zyskują pewność, że ten sam projekt nie pojawi się u ich konkurencji w niezmienionej formie. Otrzymują też prawo do kopiowania, modyfikowania i rozpowszechniania zamówionej pracy – ma to znaczenie zwłaszcza przy zamówieniach na teksty, grafiki i zdjęcia.

Czy freelancerowi opłaca się przekazać prawa autorskie majątkowe?

Na ogół zamówienia składane u freelancerów są unikalne: wielu klientów może zamawiać u Ciebie logo, ale żadne z nich nie składa się z tych samych słów i nie występuje w tych samych kolorach firmowych. To sprawia, że praktyka sprzedawania tych samych prac w takich dziedzinach, jak copywriting, tłumaczenia, grafika, fotografia i video w zasadzie nie występuje.

Freelancerom bardzo często opłaca się więc przekazać prawa autorskie do wykonanego zlecenia. Wraz z przeniesieniem praw autorskich rośnie Twój koszt uzyskania przychodu – z 20% do 50%. Zyskujesz więc obniżenie podatku dochodowego o połowę, a tym samym wyższą kwotę netto. Jednocześnie do maksimum wykorzystujesz unikalne dzieło, którego ponowna sprzedaż jest mało prawdopodobna.

Nieco inaczej mają się sprawy w przypadku rozwiązań technicznych z dziedzin IT i programowania – tu korzystniejsze jest udzielenie licencji. Daje ona takie same korzyści podatkowe, jak przekazanie praw autorskich, jednak pozostawia Ci możliwość dalszego udzielania licencji innym klientom. Takie rozwiązanie możesz zastosować między innymi rozliczając się za pomocą serwisu Useme.

Do jakich prac można przekazać prawa autorskie i zyskać większy KUP?

Przekazanie praw autorskich lub udzielenie licencji nie we wszystkich pracach będzie skutkowało obniżeniem podatku dzięki większym kosztom uzyskania przychodu.

Katalog prac, które obejmuje ta ulga, zawiera Ustawa o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 roku z późniejszymi zmianami (tekst jednolity dostępny tutaj) w artykule 22, ustęp 9b.

Zgodnie z jego treścią 50% kosztów uzyskania przychodu nie można uzyskać do takich prac, jak copywriting, tłumaczenie dokumentów, prace SEO czy prace biurowe i administracyjne, w tym tworzenie baz danych czy wirtualna asystentura. W przypadku copywritingu 50% KUP uzyskują tylko teksty publicystyczne lub dziennikarskie, to znaczy opublikowane w tytułach posiadających numer ISSN lub ISBN.

Kiedy zapłacić podatek od umów o dzieło?

Zasadniczo to zleceniodawca odpowiada za to, aby obliczyć wysokość zaliczki na PIT w umowie o dzieło i wpłacić ją do rzędu skarbowego właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania. Twój klient jest również odpowiedzialny za rejestrację umowy z Tobą w ZUS – pamiętaj, że nie oznacza to odprowadzania składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Zleceniodawca wypłaci Ci zatem kwotę netto. Do końca lutego kolejnego roku po tym, w którym wykonasz dzieło, otrzymasz również PIT-11, na którym uwzględnione będą wszystkie wasze umowy o wartości powyżej 200 zł (chyba że umowy na mniejsze sumy miały przekazanie praw autorskich) oraz informacja o pobranych zaliczkach na PIT. Za umowy o wartości mniejszej niż 200 zł i bez PPA klient nie ma obowiązku wystawienia Ci PIT 11.

Jeśli Twój klient nie chce zawiązać z Tobą umowy o dzieło ze względu na związane z nią formalności podatkowe, zaproponuj rozliczenie na fakturę VAT w Useme. Dla Twojego klienta, który prowadzi firmę i jest płatnikiem VAT, będzie to najwygodniejsza i najtańsza forma rozliczenia. 

Kiedy freelancer musi sam zapłacić swoją zaliczkę na PIT w umowie o dzieło?

Istnieją tylko dwa przypadki, w których wykonawca musi samodzielnie odprowadzić za siebie zaliczkę na PIT do urzędu skarbowego. Pierwsza dotyczy umów o dzieło zawieranych pomiędzy freelancerem a klientem, który również nie prowadzi działalności gospodarczej. Druga dotyczy umów o dzieło zawartych z zagranicznym klientem. Jeśli nie rozliczasz takiej współpracy przez Useme, jesteś zobowiązany do samodzielnego obliczenia i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy.

Jeśli zatem Twój klient nie ma firmy ani nie jest samozatrudniony, zawieracie ze sobą umowę o dzieło jako dwie osoby fizyczne. W takiej sytuacji musisz samodzielnie obliczyć wysokość zaliczki i wpłacić na konto urzędu skarbowego zaliczkę na PIT.

Pamiętasz pewnie, że umowa o dzieło o wartości poniżej 200 zł bez przekazania praw autorskich jest traktowana trochę inaczej. Dotyczy to również współpracy z osobami fizycznymi: przychodu opodatkowanego w formie ryczałtu nie musisz wykazywać w swoim zeznaniu rocznym.

Jak obliczyć podatek w umowie o dzieło?

Jak obliczyć swoje netto w umowie o dzieło i należny od niej podatek? Wystarczą Ci do tego dwa działania: najpierw pomnóż kwotę brutto przez koszt uzyskania przychodu i opodatkowanie umowy, a następnie odejmij uzyskaną sumę.

kwota brutto x koszt uzyskania przychodu (0,20 lub 0,50) = podstawa opodatkowania
podstawa opodatkowania x podatek (0,17) = wysokość podatku
kwota brutto – podatek = Twoje wynagrodzenie netto

Możesz również skorzystać z kalkulatorów wynagrodzeń, np. tutaj.

Jak zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy od umowy o dzieło?

W większości wypadków umowy o dzieło jako freelancer zawiążesz z firmami, a więc obowiązek obliczenia i odprowadzenia zaliczki na PIT będzie leżała po ich stronie. Ty otrzymasz wynagrodzenie w kwocie netto oraz PIT-11, potwierdzający rozliczenie określonych umów.

Jeśli jako freelancer chcesz zawiązać umowę o dzieło z osobą fizyczną masz dwie możliwości uregulowania należności wobec skarbówki.
Pierwsza polega na tym, że podczas wypełniania rocznej deklaracji PIT (PIT-36) uwzględniasz w niej dochód uzyskany z umowy o dzieło z osobą fizyczną. Wartość podajesz w rubryce pozostałymi przychodami (dochodami) rozliczanymi na zasadach ogólnych.

Druga możliwość polega na obliczaniu podatku od każdej takiej umowy osobno i wpłacanie zaliczki na PIT do urzędu skarbowego. Zaliczki należne opłaca się do 20. dnia kolejnego miesiąca. Pieniądze możesz przesłać za pomocą przekazu pocztowego „Podatki” lub przelewu podatkowego w Twoim banku. Numer rachunku do przelewu jest generowany osobno dla każdego podatnika – to mikrorachunek podatkowy, którego numer pobierzesz tutaj.

Na czym polega różnica? Jeśli w ciągu roku zawiążesz tylko jedną umowę o dzieło z osobą fizyczną, możesz śmiało skorzystać z pierwszej metody.
Kiedy jednak Twoja współpraca z klientem bez działalności gospodarczej ma charakter stały, należność wobec skarbówki może urosnąć do znacznych kwot, które będziesz musiał dopłacić urzędowi w momencie składania deklaracji PIT. W takiej sytuacji mniej dotkliwe będzie regularne odprowadzanie zaliczek na konto urzędu.

Jeśli nie składasz zeznania podatkowego samodzielnie, zostawiając rozliczenie fiskusowi, wybierz drugi sposób rozliczenia.

Podatki w umowie o dzieło a Useme

Alternatywą dla samodzielnego zawierania umów o dzieło jest rozliczenie w Useme, największym polskim serwisie pracy zdalnej.

W przypadku rozliczeń z firmą zastąpisz umowę o dzieło fakturą VAT dla klienta, zachowując jednocześnie wszystkie korzyści, jakie dają umowy o dzieło freelancerom. Useme elektronicznie zawiąże taką umowę z Tobą, Twojemu klientowi wystawiając fakturę VAT.

Faktury w Useme wystawisz zarówno firmom z Polski i ze świata, jak i osobom fizycznym. Jest to rozwiązanie dla tych freelancerów, którzy współpracują z osobami fizycznymi, ale chcą oszczędzić sobie samodzielnego rozliczania podatków i towarzyszących mu formalności. Ponieważ to Useme staje się Twoim zleceniodawcą, przejmuje również wszystkie związane z tym obowiązki.

Podsumowanie

Popularność umów o dzieło wśród freelancerów w branży kreatywnej wynika z tego, że wykonawca dzieła uzyskuje w nich najwyższą kwotę netto, ponieważ w umowie o dzieło stosowane są zryczałtowane koszty uzyskania przychodu. Jednocześnie umowy o dzieło są najłatwiejsze do rozliczenia spośród wszystkich dostępnych form współpracy z klientem.

W umowie o dzieło zleceniodawca w bierze na siebie wszystkie obowiązki związane z podatkami: do niego należy obliczenie podatku PIT i to on wpłaci na konto urzędu skarbowego podatek freelancera, wypłacając mu kwotę netto. Do wyjątków należy sytuacja, w której freelancer zawiera umowę z inną osobą fizyczną lub z klientem zagranicznym. Do obowiązków freelancera należy jedynie wykonanie dzieła i uwzględnienie zawartych umów w zeznaniu rocznym.

Umowy o dzieło połączysz także z działalnością gospodarczą: w oparciu o nią możesz wykonywać prace, których nie masz w PKD swojej firmy.

Jeśli cenisz sobie wygodę, jaką dają umowy o dzieło i ich relatywnie niskie opodatkowanie, a jednocześnie chcesz wystawiać faktury VAT jak firma, rozwiązaniem dla Ciebie będzie rozliczenie przez Useme. Dzięki tej formie zachowasz wszystkie korzyści umów o dzieło, a jednocześnie zyskasz możliwość współpracy B2B.