Wiesz już jak zatrudnić freelancera, wybrałeś rodzaj umowy, zadbałeś o zadania administracyjne, ale w Twojej głowie pozostaje pytanie: jak zapłacić freelancerowi? W tym artykule wyjaśniamy te zagadnienia, aby Twoja współpraca z freelancerem zawsze przebiegała pomyślnie.
Co należy wziąć pod uwagę, aby płatność była legalna?
Jeśli zastanawiasz się jak zapłacić freelancerowi, pierwszym ważnym krokiem jest sporządzenie umowy. Jej zawarcie pełni funkcję zabezpieczającą interesy obu stron. Pozwala na określenie jej przedmiotu (jaki zakres zadań obejmuje), sprecyzowanie przebiegu i charakteru współpracy, przewidywanego wynagrodzenia, sposobów rozliczenia, płatności itp. We współpracy z freelancerami najczęściej stosuje się umowy cywilnoprawne (umowy o dzieło, umowy zlecenia, umowy B2B) w formie pisemnej bądź elektronicznej. Każdy zleceniodawca musi samodzielnie porównać, które rozwiązanie jest najbardziej opłacalna dla jego biznesu.
Nie wszyscy przedsiębiorcy wiedzą, ale istnieje również opcja zamiany umów o dzieło na fakturę VAT.
Taka opcja jest możliwa, gdy rozliczasz freelancera za pośrednictwem takich platform jak Useme. Wtedy to Useme staje w roli pracodawcy, który zatrudnia Twoich freelancerom i bierze na siebie zadania administracyjne związane z jego zatrudnieniem. Tobie natomiast odsprzedaje jego pracę w ramach transakcji kupna – sprzedaży. W praktyce freelancer wgrywa do systemu zamówioną przez Ciebie pracę, a Ty opłacasz pro formę. Po zakończonej współpracy otrzymujesz fakturę VAT – bez względu na to, czy Twój freelancer posiada firmę, czy nie. Pomimo tego, ze portal pobiera opłatą serwisową za taką transakcje, to sumarycznie koszty dla pracodawcy są mniejsze niż w przypadku zawierania umów o dzieło.
Jeśli chcesz zacząć rozliczać freelancerów przez Useme wystarczy, że klikniesz w poniższy przycisk Rozlicz freelancera. Twoje pierwsze rozliczenie z freelancerem będzie całkowicie pozbawione opłaty serwisowej.
Poświęcenie uwagi na dokładne ustalenie kwestii związanych ze sposobem rozliczenia czy wypłatą wynagrodzenia uchroni Cię przed wystąpieniem nieścisłości, opóźnień, błędów itd. W zależności od specyfiki dzieła, projektu, którego dotyczy umowa oraz indywidualnych wymagań stron, należy określić warunki płatności, które decydować będą o harmonogramie wypłaty wynagrodzenia.
Jak zapłacić freelancerowi – możliwe opcje
- Płatność po dostarczeniu i akceptacji dzieła/zakończeniu projektu – wypłata wynagrodzenia następuje po przekazaniu przez freelancera wykonanego dzieła do zleceniodawcy i jego akceptacji;
- Określenie stawki godzinowej – suma wynagrodzenia jest uzależniona od czasu poświęconego przez freelancera na realizację danego projektu;
- Płatność zaliczkowa – to wniesienie określonej sumy pieniężnej przed realizacją przedmiotu umowy, po wykonaniu dzieła uiszczana jest reszta ustalonej kwoty;
- Płatność po osiągnięciu danego etapu projektu – jeżeli zawarta umowa dotyczy większego, bardziej złożonego projektu, możliwe jest dokonywanie określonej części płatności po osiągnięciu i zaakceptowaniu poszczególnych faz projektu.
Podatki
Kolejną ważną kwestią, którą należy mieć na uwadze, jest uwzględnienie przepisów podatkowych – w szczególności, jeśli zatrudniamy freelancerów z zagranicy. W każdym kraju przepisy prawne i podatkowe mogą różnić się od siebie, a ich nieprzestrzeganie może skutkować nieprzyjemnymi konsekwencjami, karami finansowymi itd. Pracodawcy czy zleceniodawcy muszą dostosować się do ustawodawstwa w kraju, w którym pracują freelancerzy. Warto przechowywać przez kilka lat wszelką dokumentację związaną z zatrudnieniem i współpracą z wykonawcami, aby w razie wystąpienia nieścisłości, móc przedstawić ją organom podatkowym i szybko wyjaśnić sprawę.
Współpracując z zagranicznymi freelancerami, zwracaj uwagę na walutę, w której będziesz wypłacać im wynagrodzenie. Należy zawsze przeliczać kurs danej waluty na dzień wykonania płatności oraz pamiętać o opłatach transakcyjnych, które stanowią niewielki procent płatności.
Metody płatności
Istnieje kilka dostępnych możliwości na rynku w celu rozliczeń finansowych ze zleceniobiorcami. Są to np.:
- Przelew bankowy – to jeden z najpowszechniejszych rozwiązań, wybierany ze względu na bezpieczeństwo i uniwersalność. Jednak niekiedy wiążą się z koniecznością ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z przewalutowaniem czy określonymi transakcjami. Aby wykonać płatność za wykonane dzieło, niezbędne jest uzyskanie kodu BIC/SWIFT oraz IBAN.
- PayPal – to jedna z popularnych platform płatniczych, pozwalająca na dokonywanie płatności online za produkty i usługi. Po dokonaniu rejestracji zleceniodawca może połączyć konto PayPal ze swoim kontem bankowym lub kartą kredytową, co umożliwi realizację płatności. Chcąc przekazać środki pieniężne freelancerowi, wystarczy wprowadzić odpowiednią kwotę oraz dane PayPal wykonawcy dzieła, aby następnie pojawiły się na jego koncie Paypal. Jeśli zastanawiasz się jak zapłacić freelancerowi zagranicznemu, to ta platforma automatycznie dokonuje przelewu w odpowiedniej walucie. Takie rozwiązanie zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa transakcji, gdyż system posiada narzędzia monitorujące, służące do wykrywania możliwych oszustw. Warto jednak pamiętać o możliwych dodatkowych opłatach transakcyjnych.
- Payoneer – to kolejna platforma obsługująca płatności międzynarodowe. Jest to swego rodzaju konto biznesowe (dedykowane w szczególności freelancerom lub małym i średnim przedsiębiorcom) umożliwiające transfer środków pieniężnych w różnych walutach. Warto jednak pamiętać, że w Payoneer nie oferuje kont w polskich złotych oraz wymaga uiszczania opłat, których wysokość jest uzależniona od rodzaju przeprowadzanych transakcji.
- Skrill – jeśli mowa o tym jak zapłacić freelancerowi, ciekawym rozwiązaniem może być również wybranie usługi Skrill, którą można porównać do wirtualnego portfela. Jest to coraz częściej wybierana opcja wraz z rosnącą popularnością płatności kryptowalutami. Korzystanie z platformy pozwala na wykonywanie międzynarodowych transakcji bez konieczności udostępniania numeru rachunku bankowego.
Jak zapobiegać oszustwom?
Pytanie jak zapłacić freelancerowi to jedno. Należy mieć również świadomość, że na każdym kroku jesteśmy w pewnym stopniu narażeni na próbę oszustwa, wyłudzeń – nie inaczej jest w przypadku współpracy z freelancerami. W jaki sposób możesz uchronić się przed nieuczciwymi praktykami? Jedną z możliwości jest korzystanie z rozliczenia Escrow oferowanego przez platformę Useme, która ułatwia rozliczenia między zleceniodawcami i freelancerami.
Jak zapłacić freelancerowi, korzystając z Escrow?
Jest to transakcja chroniona, w której wynagrodzenie z tytułu dostarczenia dzieła, usługi jest w pierwszej kolejności kierowane na konto Useme.com i przechowywane w depozycie. Po zaakceptowaniu oferty przez zleceniodawcę Useme sporządza umowę i zajmuje się wszystkimi formalnościami związanymi z zatrudnieniem Twoich freelancerów. Dopiero po dostarczeniu przedmiotu zawartej umowy oraz akceptacji odbioru przez zleceniodawcę, wypłacane są środki pieniężne na rachunek bankowy freelancera. W sytuacji niewywiązania się z umowy przez wykonawcę, wpłacone środki są zwracane zleceniodawcy oraz sporządzana jest faktura korygująca.
Jak zapłacić freelancerowi – podsumowanie
W relacjach między zleceniodawcami a freelancerami kwestie związane z prawidłowym zakwalifikowaniem pracy i zarządzaniem płatnościami są jednymi z najważniejszych. Jeśli zastanawiasz się jak zapłacić freelancerowi to pamiętaj: warto zadbać m.in. o kwestie prawne, aby uniknąć możliwych nieporozumień w przyszłości oraz korzystać z oferowanych, gotowych rozwiązań, zwiększających bezpieczeństwo takich transakcji.
