Zarobki freelancera: rozliczenie za projekt czy za godzinę?

Pytanie o zarobki freelancera to jedno z najważniejszych w pracy wolnego strzelca. W zależności od tego, jaką usługę wykonujesz, możesz ustalić wynagrodzenie w oparciu o liczbę przepracowanych godzin, jak i za całość projektu. Które rozwiązanie opłaca Ci się bardziej i kiedy? Przedstawiamy wady i zalety stawki za godzinę i stawki za projekt.

Cena za projekt i stawka godzinowa: czym się różnią?

Stawka godzinowa obliguje klienta do wypłaty wynagrodzenia za czas, który freelancer spędził, realizując zlecenie. Zarobki oblicza się więc na podobnej zasadzie, co na etacie.

Wycena za projekt wymusza z kolei analizę oferty, aby oszacować wysokość zapłaty. Należy przewidzieć czas potrzebny na wykonanie projektu, koszty materiałów i… wycenić umiejętności potrzebne do realizacji zlecenia.

Freelancer podając cenę za całość projektu nie jest ograniczony co do godzin pracy. Może więc pracować nad zleceniem we własnym tempie. To, co się liczy, to wykonanie projektu zgodnie z zamówieniem i dostarczenie go w określonym terminie.

Rozliczenie godzinowe — wady i zalety

W przypadku rozliczenia godzinowego (time and material) klient płaci za godziny pracy poświęcone na wykonanie projektu. W tym modelu wykonawca nie gwarantuje, że dostarczy klientowi określony efekt prac w ustalonym przedziale czasowym.

Rozliczenie godzinowe nie zawsze jest korzystne z perspektywy klienta, ponieważ wiążący jest czas pracy, a nie deadline – stąd możliwe są opóźnienia. Aby ich uniknąć, klient może poprosić o ustalenie stawki godzinowej i zakresu prac.

Taka forma wyceny zapewnia stabilizację finansową freelancera, może jednak wpływać na motywację i jakość dostarczonej pracy. Klient, któremu bardziej zależy na niskiej stawce godzinowej i tempie pracy niż na jakości, ryzykuje, że otrzyma pracę przed terminem… ale wykonaną pospiesznie i kosztem dbałości o detale.

Rozliczanie w oparciu o stawkę godzinową to świetne rozwiązanie w przypadku dużych projektów, których zakres prac może się zmieniać. Klient może wtedy zmieniać liczbę zadań w trakcie współpracy i dowolnie wydłużać czas ich realizacji.

Kluczowe dla komfortu obu stron będą transparentne zasady zliczania czasu pracy.

Jak zliczać czas w projekcie?

Do zliczania czasu poświęconego na pracę nad projektem wykorzystaj narzędzia takie jak:

• TimeCamp,
• Toggl,
• Harvest,
• Timely,
• RescueTime.

Aplikacje do zliczania czasu pracy pomagają freelancerowi dokładniej poznać swoje możliwości pracy, a tym samym dokonywać precyzyjnych wycen. Dla klienta aplikacje do mierzenia czasu pracy to sposób na to, aby uniknąć zapłaty za niejawne bufory.

Kiedy freelancerowi opłaca się wycena w oparciu o stawkę godzinową?

Wycena za godzinę pracy sprawdzi się przede wszystkim u początkującego freelancera. Dzięki temu będą mieć pewność, że otrzymają zapłatę za faktyczny czas poświęcony na realizację zlecenia.

Dodatkowo freelancer nie musi obawiać się przedłużenia projektu o bezpłatną pracę nad poprawkami, ponieważ w każdym przypadku przysługuje mu wynagrodzenie za poświęcony czas.

Stawkę godzinową warto również podać, gdy klient oczekują świadczenia pracy o określonych porach lub kiedy zajęcie wiąże się bardziej ze starannym działaniem niż osiągnięciem konkretnego efektu. Wymienić tu można obsługę klienta czy zarządzanie mediami społecznościowymi.

Ile wynosi najniższa stawka godzinowa?

Jeśli zdecydujecie się na rozliczenie w oparciu o stawkę godzinową, warto pamiętać, że w przypadku umowy zlecenia stawka godzinowa będzie podlegała pewnym ograniczeniom.

Stawka godzinowa w umowie tego typu nie może być niższa niż ustalona w przepisach stawka minimalna. Jej wartość aktualizowana jest co roku wraz ze zmianą minimalnej krajowej.

Stawka za godzinę w 2025 roku to minimum 30,50 zł brutto. Wartość netto będzie zależała od takich czynników, jak potencjalne inne zatrudnienie freelancera, składki na ubezpieczenie społeczne i należny podatek.

Stawka godzinowa minimalna nie ma zastosowania do kontraktów B2B.

Rozliczenie projektowe – wady i zalety

Rozliczanie projektowe (fixed price) polega na tym, że freelancer otrzymuje wynagrodzenie za dany projekt niezależnie od tego, ile czasu poświęcił na jego wykonanie. W takim wypadku ustala się ogólne założenia projektowe i datę realizacji projektu.

Zaletą tego rozwiązania jest duża swoboda w trakcie realizacji projektu oraz możliwość uzyskania wysokiego wynagrodzenia np. za takie projekty graficzne, które nie wymagają dużego zaangażowania.

Jeśli obie strony potrafią dokładnie oszacować, ile czasu zajmie realizacja zadania, warto wybrać rozliczenie projektowe. Jest to również układ korzystny dla freelancera, ponieważ zamiast blokować całość czasu na realizację jednego projektu, może pracować nad kilkoma zleceniami równocześnie.

Minusem w tym rozliczeniu jest brak elastyczności. Jeśli np. freelancer założy wykonanie projektu w ciągu tygodnia, ale nie będzie w stanie dotrzymać terminu, jego zapłata pozostanie taka sama. Z tego powodu może być też mniej chętny do angażowanie się w dodatkowe poprawki.

Aby zapewnić komfort obu stronom transakcji, na początku współpracy warto ustalić zasady płatności za poprawki oraz liczbę zmian uwzględnionych w cenie.

Wycena za projekt: kiedy się opłaca?

Wycena projektu opłaca się, gdy freelancer ma już pewne doświadczenie w danej branży. Jeśli przez dłuższy czas zajmujesz się konkretną dziedziną (np. copywritingiem medycznym, digital marketingiem), łatwo będzie Ci wycenić ilość pracy i podać odpowiednią stawkę.

Zaletą tego rozwiązania jest to, że masz szansę na zwiększenie honorarium za większą efektywność. Warto jednak pamiętać, że jeśli w pośpiechu popełnisz błędy, poprawki nie będą osobno opłacane przez pracodawcę.

Rozliczenie za projekt i za godzinę a typ umowy

Jeśli chcesz wybrać wycenę projektową, właściwym narzędziem rozliczenia będzie umowa o dzieło. W umowie o dzieło należy wskazać stawkę za cały projekt oraz określić sposób naliczania wynagrodzenia, oszacować termin wykonania pracy oraz to, jak będzie wyglądał realizowany produkt. Freelancer otrzymuje zapłatę dopiero po ukończeniu projektu. Warto zaznaczyć, że w niektórych wypadkach umowa o dzieło może odwoływać się do stawki godzinowej.

Przy rozliczeniu w oparciu o stawkę godzinową najczęściej stosuje się umowę zlecenie. W umowie zlecenie mniejszy nacisk kładzie się na wykonanie projektu, a większy na to, ile czasu zajmie realizacja.

System rozliczania godzinowego wymaga również, aby klient określił minimalną stawkę godzinową, która powinna być adekwatna do umiejętności wykonawcy.

Na umowie zlecenia klient musi przestrzegać przepisów dotyczących minimalnej stawki godzinowej.

W obu przypadkach freelancer ma oczywiście obowiązek odprowadzenia podatku dochodowego. Dane z umów zostaną ujęte w formularzu PIT 11, a później w Twojej deklaracji podatkowej.

Model rozliczenia a poprawki

A jak wycenić poprawki w obu modelach? Ich liczbę trudno przewidzieć na początku współpracy, dlatego warto już na tym etapie ustalić, jaka będzie wasza polityka wobec zmian w gotowym projekcie.

Gdy obowiązuje Cię stawka godzinowa, poprawki możesz realizować w ramach ustalonego czasu pracy. Taka forma jest korzystniejsza dla freelancera niż wykonywanie poprawek po oddaniu całego projektu.

Jeśli stosujesz wycenę za projekt, niezbędne korekty uwzględnij w cenie. Zazwyczaj część poprawek wykonuje się w ramach ustalonego wynagrodzenia, a dopiero powyżej określonej liczby – zazwyczaj po dwóch – freelancer podaje wycenę dalszych poprawek.

Co wpływa na wycenę pracy freelancera?

Freelancer często wykonuje pracę twórczą – tworzy od podstaw projekty graficzne, artykuły, filmy, kursy lub programy komputerowe.

Pracę twórczą trudno jest wycenić, ponieważ jej wartość jest uzależniona nie tylko od czasu realizacji projektu, ale także od doświadczenia i wiedzy freelancera. Ten sam projekt może być inaczej wyceniony przez dwóch różnych freelancerów o odmiennym poziomie umiejętności, predyspozycjach i tempie pracy. Więcej na ten temat napisał Paweł Tkaczyk na swoim blogu.

Wartość produktu przy projektach cyfrowych jest uzależniona od takich czynników jak:

• zapotrzebowanie na dany produkt
• unikalność produktu,
• czas potrzebny na przygotowanie projektu,
• doświadczenie freelancera,
• koszty związane z realizacją projektu,
• analiza rynku,
• sposób rozliczenia.

Na wycenę projektu wpływa też jego wartość dla klienta – co wraz z plikiem cyfrowym zyskuje zleceniodawca? Możesz przyjąć, że wartość oferowanego towaru wzrasta, gdy dzięki niemu klient zaoszczędzi czas lub pieniądze.

Klienci nie zawsze są w stanie określić, jak ma wyglądać finalny efekt, ponieważ dysponują tylko koncepcją, którą freelancer będzie miał za zadanie rozwinąć na etapie realizacji projektu. Wówczas korzystne może być wynagrodzenie godzinowe.

Warto zaznaczyć, że rozliczenie godzinowe nie zawsze jest korzystne dla freelancera. Jeśli finalnym produktem jest np. zaawansowane oprogramowanie, to jego wartość może znacząco przewyższać kwotę ustaloną w rozliczeniu godzinowym.

Ostatni element, jaki wpływa na stawkę, to koszt zleceniodawcy. Chociaż freelancer nie musi mieć działalności gospodarczej, klienci chętniej rozliczają się na B2B niż w oparciu o umowy cywilnoprawne. Faktura jest bowiem tańsza do rozliczenia i skraca czas potrzebny na formalności. Jeśli nie masz swojej działalności gospodarczej, fakturę VAT wystawisz legalnie w Useme.

Model wyceny z ustaloną ceną

Pytanie o cenę produktu lub usługi to często pierwsze, jakie padnie w czasie rozmów o zleceniu. Istnieje wiele strategii ustalanie cen, dzięki którym specjalista może określić kwotę za wykonanie zlecenia. Jeśli chcesz przekonać klienta do swojej usługi, możesz zastosować:

• strategię niskich cen,
• strategię średnich cen,
• strategię wysokich cen.

Model z ustaloną ceną to dobry wybór dla freelancerów, którzy są świadomi swojej wartości i potrafią negocjować korzystne stawki z klientem.Wybór strategii w dużej mierze zależy od wymagań danej branży.

Strategia niskich ceny może przyciągnąć klientów, ale niesie ze sobą ryzyko pracy po kosztach, wypalenia zawodowego i trudności finansowych.

Strategia średnich cen wymaga starannego zbadania rynku i poznania przeciętnych stawek. W researchu warto ustalić nie tylko przykładowe ceny za podobne projekty, ale również wpływ doświadczenia, renomy i umiejętności na ceny.

Model wartościowy

W modelu wartościowym możesz podzielić poszczególne etapy pracy na zadania do zrobienia. Poszczególne etapy mogą mieć zupełnie różny charakter i podlegać osobnej wycenie.

Podając wartość zlecenia, uwzględnij system czasowy w jakim pracujesz (czy wykonujesz projekty w wolnym czasie po etacie, czy jest to jedyne źródło Twojego utrzymania), stawki godzinowe obowiązujące na rynku oraz dodatkowe wydatki związane z projektem, np. zakup materiałów, druk, dystrybucję itd.

Jeśli Twoje doświadczenie na to pozwala, weź także pod uwagę wartość projektu dla klienta. To, że dla Ciebie zlecone zadania to pół dnia pracy, nie oznacza, że są one proste, może wykonać je każdy lub że jako mniej czasochłonne są też mniej warte. Niektóre taski mogą być dla Ciebie mniej czasochłonne właśnie dlatego, że masz na koncie godziny praktyki. Kupując Twoje usługi, klient kupuje również czas, który zainwestowałeś w zdobycie swojego warsztatu.

Jaką podstawę stawki wybrać – podsumowanie

Wybór między stawką godzinową a projektową zależy od rodzaju zlecenia oraz doświadczenia freelancera.

Stawka godzinowa sprawdza się lepiej przy pracach wymagających licznych poprawek lub potencjalnego rozszerzenia zakresu, umożliwiając precyzyjne rozliczenie. Ważne jest jednak rzetelne raportowanie przepracowanego czasu.

Natomiast stawka za projekt jest korzystniejsza, gdy freelancer dzięki swojej wiedzy i doświadczeniu może wykonać zadanie szybko i efektywnie.

Odpowiedni model rozliczenia sprawia, że współpraca jest bardziej satysfakcjonująca dla obu stron i pomaga osiągnąć lepsze rezultaty projektu.