5 sposobów na negocjacje bez obniżania stawek – poradnik dla freelancerów

Kiedy rozmawiamy z naszymi użytkownikami o ich podejściu do negocjacji, opinie są różne:

„Nieraz tak miałem, że dałem jakąś propozycję ceny, a klient proponuje: zrób trochę mniej za mniej. I dla mnie to jest konkretna rozmowa – mam do czynienia z kimś poważnym”.

„Nie negocjuję stawki. Klient mówi okej, dajesz mi pewną jakość za taką cenę i tyle.”

„Ja zawsze jestem skłonna do negocjacji i do rozmowy, ale mam swoje stawki i raczej poniżej jakiegoś pułapu już nie schodzę”.

„Wolę, jak to klient proponuje cenę. Lubię znać czyjś budżet i wiedzieć, czy ja się w ten budżet wklejam, czy nie.”

Jednak jedno jest pewne: spotkasz na swojej drodze klientów, którzy będą chcieli z Tobą współpracować, ale nie za kwotę, którą im proponujesz. Jak czytamy w ostatnim raporcie Useme „Freelancing 2025. Między stabilnością a adaptacją”:

Im większe dochody, tym częściej trzeba negocjować stawki. Rozmowy o cenie zwykle pojawiają się przy zleceniach o wyższej wartości (grupy od 5 do 10 tys. i powyżej 10 tys. zł). To właśnie w większych projektach negocjacje dotyczą zarówno stawki, jak i zakresu prac. 

Jak radzić sobie z taką presją? Nie zawsze musisz obniżać kwotę – możesz „grać” czasem, zakresem, licencją, a także opracować pakiety cenowe dla różnych typów klientów.

Ale po kolei – czytaj dalej, a przeprowadzimy Cię przez 5 sposobów na negocjowanie stawek:

• Opisuj swoje usługi szczegółowo – nie zamykaj się w krótkich nazwach, jasno określ zakres i wartość, jaką przyniesie biznesowi klienta.

• Dbaj o wiarygodność – przygotuj solidne portfolio, opinie zadowolonych klientów i inne dowody swoich kompetencji.

• Buduj dobrą relację – od początku pracuj nad zaufaniem, empatią i poczuciem, że można na Tobie polegać, żeby mieć lepszy start w rozmowie o cenie.

• Negocjuj inne warunki, nie stawkę – proponuj alternatywy (np. mniejszy zakres, krótszy czas realizacji, prawa autorskie, więcej rund poprawek, usługi gratis, płatność w etapach) w tej samej cenie.

• Stwórz pakiety cenowe – dzięki nim wyjdziesz naprzeciw klientom z różnym budżetem już na początku rozmowy.

Zanim podasz cenę – 3 pytania, które pomogą w lepszej komunikacji z klientem

Twoje stawki nie działają w próżni. Ustalanie ich jest częścią Twojej rozmowy, a właściwie całej relacji z klientem. Dlatego zanim przejdziesz do negocjowania warunków, przemyśl, jak zaprezentować siebie i swoją ofertę, żeby była trampoliną do wyższych stawek. Zbuduj sobie „podkład” pod negocjacje.

Jak wynika z zeszłorocznego raportu Useme, dla większości specjalistów negocjacje kończą się sukcesem – zostają przy swoich pierwotnych stawkach.

Jak wynika z zeszłorocznego raportu Useme, dla większości specjalistów negocjacje kończą się sukcesem – zostają przy swoich pierwotnych stawkach.

Co zawiera Twoja usługa?

Porównaj te dwa rodzaje ofert:

• „Zaprojektuję dla Ciebie logo” vs. „Zaprojektuje dla Ciebie logo w trzech wariantach kolorystycznych z wersją na social media + księga znaku”.
• „Napiszę 5 postów na Instagram” vs. „Stworzę listę pomysłów, zlecę zaprojektowanie grafik i napiszę teksty do 5 postów na Instagram dla Twojej grupy odbiorców”.

Żeby klient miał poczucie „wiem, za co płacę”, musisz powiedzieć mu… za co ma zapłacić. Nie oczekuj od niego, że zna tajniki Twojej branży – nie każdy wie, że np. pod tworzeniem aplikacji mobilnej kryje się wersja na Android, wersja na iOS, panel administracyjny, testy i instrukcja obsługi. Dlatego zastanów się, co tak naprawdę składa się na Twoją pracę i efekt, który prezentujesz jako gotowy produkt.

Ponadto AI obniża stawki głównie za proste, powtarzalne zadania, dlatego pokaż, że Ty robisz dużo bardziej skomplikowane rzeczy, bo znasz się na swojej specjalizacji – więcej o tym w sekcji Dlaczego warto Ci zaufać.

💡Obawiasz się, że „AI zabierze Ci pracę”? Zamiast się stresować, lepiej popracować nad odpowiednią ofertą i komunikowaniem wartości. Pomoże Ci ten artykuł: Jak zarabiać jako freelancer w branżach zagrożonych przez AI

Co daje klientowi Twoja usługa?

Znowu czas na porównanie. Wyobraź sobie, że prowadzisz sklep zoologiczny. Komu chętniej zlecisz projekt sklepu internetowego: 

Wykonawca A: „Zaprojektuję i wykonam Twój sklep internetowy. Wykorzystam WordPress, dodam wtyczkę do płatności i zoptymalizuję stronę pod urządzenia mobilne”.

Wykonawca B: „Zaprojektuję sklep, w którym klienci zapłacą za karmę dla swojego zwierzaka np. blikiem, a Ty łatwo dodasz nowe produkty bez pomocy programisty. Strona będzie się szybko wczytywać na telefonie, więc nie stracisz klientów, którzy przeglądają ofertę w drodze do pracy”.

Ten sam zakres pracy, dwa różne przekazy. Obaj mogą robić dokładnie to samo, ale wykonawca B podkreśla efekt dla biznesu i zmiany w codzienności klienta. Żeby pracować nad podobnym przekazem w swojej ofercie, przy każdej usłudze zadaj sobie pytanie „i co z tego ma klient?”

Potrzebujesz konkretnych szablonów maili z ofertą dla klienta? Pobierz darmowy e-book, uzupełnij templatki i wysyłaj!

👉 [PDF] Jak napisać ofertę, która zdobywa zlecenia: checklista + templatki

Dlaczego warto Ci zaufać?

O tym, czy klient wybierze Cię do zlecenia (i będzie gotowy zapłacić tyle, ile chcesz), decyduje w dużej mierze Twoja wiarygodność. Wiadomo – nie każdy ma na koncie 20 opinii od zadowolonych klientów i dane liczbowe o tym, jak współpraca z Tobą podniosła ich sprzedaż. Ale każdy może zadbać o choć niektóre elementy z tej listy:

• Portfolio – powinno nie tylko opisywać Twoje zadania w ramach projektu, ale też problemy, które udało się rozwiązać i efekty. Dziś każdy może samodzielnie zaprogramować swoje portfolio z pomocą AI – podążając za wskazówkami z naszego artykułu o vibe codingu. A jeśli stawiasz swoje pierwsze kroki w branży, koniecznie sprawdź pomysły na 3 projekty w portfolio bez doświadczenia.
• Opinie – Twoje twarde skille to jedno, ale warto też potwierdzić Twoją terminowość, dobrą komunikację czy problem-solving. Dlatego po każdym udanym projekcie poproś o opinię na temat współpracy z Tobą. Opinie można zbierać m.in. na swoim profilu w Useme. 
• Certyfikaty – jeśli się doszkalasz, uczysz nowych technologii i jesteś na bieżąco z trendami, umieść to w swoim CV lub portfolio. W niektórych branżach certyfikaty znaczą naprawdę dużo, np. Kurs Akademii Dobrej Treści dla UX writerów.

Ważne, żeby powyższe „dowody” pokazać klientowi przed rozmową o stawce, a nie po niej – żeby nie wyglądały jak obrona.

💡 O sile poleceń więcej dowiesz się z artykułu: Jak zdobyć klienta? 8 skutecznych strategii na sukces w sprzedaży usług.

Buduj relację od początku

Tak jak wspomnieliśmy – rozmowa o pieniądzach to część większej interakcji. Relacja, którą budujesz z klientem, musi mieć dobre fundamenty, żeby na nich budować warunki satysfakcjonujące dla obu stron. Jakie to fundamenty?

• Mów o kliencie, nie tylko o sobie – słuchaj jego potrzeb i odnoś się do nich, pytaj o problemy i proponuj rozwiązania, pokaż, że znasz jego firmę, branżę czy produkt.
• Bądź partnerem, nie sprzedawcą – „Mam dla Ciebie ofertę” brzmi inaczej niż „widzę, z czym się borykasz i wiem, jak to poprawić”. Zapytaj, co się nie udało wcześniej, czego klient próbował, co go najbardziej martwi w tym projekcie. 
• Pamiętaj o szczegółach – drobne gesty jak szybka odpowiedź, wysłanie podsumowania po spotkaniu, jasne wytłumaczenie kroków czy otwartość na zmiany w ustaleniach budują porozumienie.

💡 Więcej o budowaniu dobrych relacji (i naprawianiu tych gorszych) z klientami dowiesz się z tych poradników:

• Jak zdobyć lojalność klientów? Strategia budowania bazy stałych klientów w 5 krokach

• Trudny klient – 6 typów klientów, których warto unikać

• Jak znaleźć lepszych klientów jako doświadczony freelancer

• Nisza rynkowa freelancera – jak ją znaleźć i wykorzystać do zdobywania klientów?

Dolna granica – policz stawkę, poniżej której nie schodzisz

Każdy specjalista łapiący zdalne zlecenia powinien mieć swoje nieprzekraczalne minimum, poniżej którego nie zgodzi się wykonać pracy. Chodzi tu zarówno o Twoje koszty, jak i o wiarygodność – gdy coś jest „za tanie”, tracisz wiarygodność w oczach poważnych klientów i zdobywasz tych, którzy kierują się tylko ceną. 

To minimum może iść w górę wraz z Twoim doświadczeniem – na początku wiele osób godzi się pracować za mniej, żeby to doświadczenie zdobyć.

💡 Jak policzyć swoją stawkę minimalną? Wszystkie potrzebne informacje znajdziesz w artykule Stawka freelancera: jak obliczyć minimalne zarobki?

I pamiętaj – dolny pułap to nie to samo, co stawka wyjściowa. Stawkę wyjściową warto ustawić wyżej niż realne minimum, żeby mieć miejsce na ustępstwa bez przekraczania granicy.

Negocjacje to nie zawsze niższa stawka

– Zrobię to za 2000 zł.

– To za dużo, mogę dać 1500.

– A jeśli zostaniemy przy 2000, ale…

No właśnie. Kwota wypłaty nie jest Twoją jedyną kartą w grę o dobre zarobki. Możesz zaproponować klientowi szereg innych zmian, które mogą skłonić go do pozostania przy wyższej stawce. To kompromis – sprawdź, czy któraś z poniższych opcji Ci odpowiada.

Zakres pracy

Zestaw dwie wersje zakresu Twoich zadań: mniejszy za tę cenę, większy za wyższą. Klient dostaje wtedy wybór, nie obniżkę. Ty nie schodzisz z wartości swojej pracy, on dopasowuje zakres do budżetu.

Tutaj ważne jest odpowiednie rozpisanie swoich usług – wracamy więc do punktu Co zawiera Twoja usługa? 

Przykład dla marketera, który ma stworzyć 5 postów na Instagram:

• Za 2000 zł zrobię koncepcję treści, zaprojektuję grafiki, dopasuję teksty do grupy odbiorców.
• Za 1000 zł przygotuję szkic grafik i teksty według dostarczonej mi koncepcji.
• Za 300 zł napiszę 5 podpisów pod zdjęcia, które musisz mi dostarczyć.

💡Jak dojść do etapu, na którym możesz wybierać tylko ambitne i ciekawe projekty, bez godzenia się na te niskobudżetowe? Zobacz case study Mateusza – twórcy filmów AI, który ma 4 sposoby na zarabianie coraz więcej: Nauka narzędzi AI to rozwój, który się nie kończy | Case study Mateusza Adamowicza 

Czas realizacji

Ta opcja nie sprawdzi się u każdego, bo de facto pracy masz tyle samo, ale rozkładasz ją w czasie. Ale może chcesz przeplatać projekty i taka elastyczność to dla Ciebie wygrana? Wtedy warto rozważyć negocjowanie deadlinem – zgadzasz się na niższą cenę, ale pod warunkiem dłuższego czasu pracy. Na przykład programista może:

• za 3800 zł dostarczyć stronę w 2 tygodnie,
• za 3000 zł dostarczyć stronę w miesiąc.

Jeśli klient będzie dociekał, dlaczego dłuższy termin, to mniejsza stawka, skoro efekt będzie ten sam, możesz powiedzieć, że musisz poprzestawiać grafik i zrezygnować z innych zleceń na ten czas.

Prawa autorskie

Jeśli klient chce zapłacić mniej, możesz zaproponować mu współpracę bez przenoszenia praw autorskich czy udzielania licencji. Wtedy godzi się na to, że możesz sprzedać projekt też innym klientom, albo odwrotnie – że możesz mu sprzedać to, co już kiedyś kupił od Ciebie ktoś inny. Jeśli klient chce mieć pełne prawa do Twojego utworu (np. tekstu, grafiki, kodu, aplikacji), musi zapłacić więcej.

Jeśli zdecydujecie się na przeniesienie praw autorskich, to trzeba spisać osobną umowę lub uwzględnić odpowiednie zapisy w umowie o dzieło lub umowie zlecenia. Wyjątek: rozliczacie się przez Useme. Wtedy wystawiasz klientowi fakturę (nie musisz mieć działalności), a przeniesienie praw lub udzielenie licencji jest automatyczne i nie wymaga żadnych podpisów.

Liczba poprawek

Klienci często nie wiedzą, czego chcą – ale potem wiedzą, czego nie chcą. Dlatego poprawki zawsze warto uwzględnić w cenniku freelancera. Liczba rund poprawek w cenie może skłaniać do zapłacenia wyższej kwoty, zwłaszcza jeśli uzasadnisz, dlaczego akurat w tym projekcie to się przyda. 

Przykładowo artykuł od copywritera może kosztować:

• 400 zł – 1 runda poprawek, bez dużych zmian koncepcyjnych jak ton komunikacji,
• 600 zł – 3 rundy poprawek, w tym 1 po zebraniu danych o konwersji z artykułu.

Ważne: Jasno zdefiniuj, co jest poprawką, a co nowym zakresem (więc powinno być osobno wycenione) – inaczej wracają spory o „to było w cenie”.

Gratisy

Możesz sprytnie obudować ofertę z wyższą ceną w dodatki, które nie będą kosztować Cię bardzo dużo wysiłku i czasu, ale stanowią wartość dla klienta. W przypadku tłumacza to mogłoby być np.:

• glosariusz terminów branżowych do kolejnych tekstów (niezależnie, kto je będzie tworzył),
• priorytetowy termin przy kolejnym zleceniu,
• dodatkowa runda korekty po publikacji (na wypadek, gdyby jakiś fragment tekstu nie wyglądał dobrze na stronie).

Rabaty przy większych zamówieniach

Wszyscy znamy to z rocznych subskrypcji: jeśli zobowiążesz się na dłużej, zapłacisz mniej. To samo możesz rozważyć przy negocjowaniu ceny. Czasem lepsze może okazać się zarobienie trochę mniej w skali miesiąca, ale pewność stałego dochodu przez długi okres. Plus oszczędzisz czas, bo często przy powtarzalnych zleceniach nie trzeba ciągle robić od nowa researchu.

Dlatego możesz proponować klientom, że obniżysz stawkę od zlecenia, jeśli zobowiąże się np. do półrocznej współpracy. Przykładowo grafik może zaoferować:

• 800 zł za pojedynczy projekt,
• 650 zł za pojedynczy projekt, jeśli podpiszesz ze mną umowę na minimum 1 projekt miesięcznie przez pół roku.

Rabaty przy kolejnych zleceniach

Żeby zdobyć klienta, musisz poświęcić czas – poznać jego biznes, porozmawiać z nim, przygotować ofertę. Przy następnym zleceniu wiele z tych rzeczy odpada – dlatego możesz zaproponować niższą stawkę, ale dopiero przy kolejnej współpracy. Dla klienta to też może być duży plus – sprawdzi, jak się z Tobą pracuje. A jeśli dobrze, to zyska nie tylko sprawdzonego specjalistę, ale też oszczędności.

Ważne: Możesz umówić się na niższą stawkę na kilka zleceń naprzód, ale pamiętaj, że przy stałych klientach warto podnosić ceny. Naturalnym momentem na rozmowę o podwyżce jest np. początek roku, kiedy wiele firm planuje swoje budżety, a freelancerzy swoje wydatki. Zawsze uzasadnij swoją propozycję, nie tylko inflacją, ale też wzrostem kompetencji, zadowolonych klientów czy popytu na Twoje usługi.

Etapy

Łatwiej zapłacić za coś, co już wiesz, że będzie dobre. Dlatego, jeśli klient nieprzychylnie patrzy na Twoje stawki, możesz zaproponować mu podzielenie projektu na mniejsze części. Najpierw zapłaci za pierwszą i – jeśli wszystko będzie w porządku – ruszysz z kolejną. Sumarycznie możecie wyjść na to samo, a klientowi będzie łatwiej wydać więcej, jeśli przekona się, że warto. 

Zamiast się targować, stwórz gotowe pakiety

Klienci mają różne budżety – często dużo mniejsze niż Twoja wymarzona wypłata. Dlatego wielu freelancerów przygotowuje swój cennik tak, żeby móc zaproponować współpracę klientom na każdym poziomie finansowym. Już na start wychodzą z gotowymi pakietami z różnymi cenami i zakresami – gdzie każda różnica w kosztach jest uzasadniona brakiem lub obecnością jakiejś usługi. 

To nie tylko pozwala klientowi na świadomy wybór (widzi, co traci, jeśli nie zapłaci więcej), ale stawia Cię w świetle elastycznego profesjonalisty, który zna potrzeby rynku.

Zobacz pomysły na przykładowe pakiety dla ekspertów z różnych branż:

Odwróć kota ogonem – zapytaj o budżet

Kiedy przychodzi do rozmowy o płatności, nie zawsze musicie zaczynać od Twojej stawki. Możesz najpierw zapytać, jaki jest budżet klienta. Wtedy możesz naturalnie przejść do rozmowy o Twoich pakietach i zaproponować usługi, które mieszczą się w budżecie – wraz z informacją, co jest w wyższych opcjach.

💡O elastyczności cenowej i braku sztywnego cennika przeczytasz w case study Przemka – twórcy treści cyfrowych, który z powodzeniem rozwija swój freelancerski projekt PEEKY.produkcja: O systematyczności we freelancingu w branży wideo | Case study projektu PEEKY.produkcja

Kiedy warto rozważyć obniżenie ceny?

Są sytuacje, w których freelancerzy po prostu godzą się zrobić to samo za mniej, niż początkowo planowali. Często dlatego, że praca nad danym projektem przynosi im jeszcze inne korzyści oprócz tych finansowych. Kiedy zgoda na niższą stawkę może Ci się opłacić?

• Na starcie kariery, kiedy budowanie portfolio i doświadczenia jest dla Ciebie dużo ważniejsze niż stawka.
• Masz inne źródło dochody, np. etat, a freelancing to głównie rozwój pasji.
• Robisz projekt w zamian za case study albo referencję o dużej wartości.
• Projekt ma dla Ciebie osobistą wartość, np. przez poczucie misji.

Powyższe punkty powinny jednak wynikać ze świadomej decyzji, a nie presji klienta.

Jak pokonać psychologiczną barierę w negocjacjach

Stres przy negocjacjach i rozmowach o podwyżce jest powszechny i nie ma w nim nic złego. Ważne jest tylko, żeby go opanować – bo inaczej odbierze nam motywację do udowodnienia swojej wartości i utrudni merytoryczną dyskusję z klientem. Dlatego łap kilka porad, żeby pokonać psychologiczną barierę w argumentowaniu wyższej stawki:

• Przygotuj się do negocjacji. 

Przygotowanie merytoryczne doda Ci skrzydeł. Analiza rynku i konkurencji przed rozmową pozwoli Ci poznać stawki i zwiększy pewność siebie, bo wiesz, że nie proponujesz liczb z kosmosu. Spisz też kluczowe punkty, które chcesz poruszyć (np. pakiety, zakres, prawa autorskie) i odpowiedzi na typowe obiekcje klienta (np. inny freelancer powiedział, że zrobi to taniej).

• Poćwicz scenariusze negocjacji.

Stres nie sprzyja improwizacji. Opracuj różne wariaty rozmowy (AI może Ci w tym pomóc) – np. klient odmawia, negocjuje zakres, pyta o rabat – i przemyśl przebieg każdego z nich. Możesz nawet je spisać, żeby lepiej artykułować swoje odpowiedzi w prawdziwej dyskusji. 

• Myśl pozytywnie.

Banał, ale działa. Traktuj negocjacje jak partnerską rozmowę, a nie walkę o godność. Wiadomo – klient nie musi podzielać Twojego pozytywnego nastawienia, ale czasem wystarczy odrobina empatii z jednej strony, żeby druga była skłonna do kompromisu. Ważne, żeby patrzeć na negocjacje jak naturalny element pracy freelancera – tak jak odpisywanie na maile czy naukę nowych programów.

💡Trzymamy kciuki za owocne negocjacje i zostawiamy Cię z kolejną lekturą – w tych artykułach znajdziesz więcej finansowych wskazówek:

• Jak nie wpaść w pułapkę jednego klienta?

• Jak przejść od juniora do seniora i nie utknąć po drodze?

• Ile zleceń na freelansie potrzebujesz, żeby zarobić 10 000 zł w miesiącu?

• Jak wybrać branżę i klientów, żeby zwiększyć dochody na freelansie?

Najczęściej zadawane pytania

Co zrobić, gdy klient mówi „inny freelancer zrobi to taniej”?

Zapytaj, co konkretnie obejmuje ta tańsza oferta – często to inny zakres pracy, nie ta sama usługa za mniej. Jeśli zakres jest identyczny, pokaż, co dostaje za Twoją stawkę: doświadczenie, terminowość, dodatkowe usługi, rabat przy kolejnych zleceniach. Wskaż efekty, jakie Wasza współpraca mu przyniesie. Odwołaj się do dobrych opinii byłych klientów.

Czy lepiej podawać stawkę godzinową, czy za projekt?

To zależy, co dla Ciebie lepiej działa i na ile jesteś już w stanie kalkulować długość pracy nad danym rodzajem projektu. Stawka za projekt sprawdza się przy jasno określonym zakresie. Stawka godzinowa działa lepiej, gdy zakres może się zmieniać w trakcie – np. przy stałej opiece nad kontem czy konsultacjach.

Jak odmówić obniżki bez zrywania relacji z klientem?

Warto zaproponować alternatywę, np. mniejszy zakres za mniejszą kwotę lub szczegółowo opisać, co składa się na usługę z wyższą ceną. Klient powinien dokładnie wiedzieć, za co płaci i co straci, jeśli zapłaci mniej.

Czy warto negocjować z klientem, który od razu narzuca bardzo niski budżet?

To zależy, czy ten budżet nie schodzi poniżej Twojego ustalonego minimum. Jeśli tak, to warto od razu o tym powiedzieć, żeby nie tracić czasu.

Czy mogę zmienić swój cennik już w trakcie współpracy z klientem?

Tak, ale zapowiedz to z wyprzedzeniem i uzasadnić konkretnymi powodami, np. wzrostem kompetencji, większym popytem na Twoje usługi czy rosnącymi kosztami życia. Nie wprowadzaj zmian bez ostrzeżenia, „bo jest inflacja”.