Wykonujesz usługi, za które chciałbyś dostawać legalne wynagrodzenie, ale nie uśmiecha Ci się zakładanie własnej firmy? Nic dziwnego – prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wydatkami i często stresującymi formalnościami. Ale czy wystawianie faktury bez firmy jest możliwe? Wyjaśniamy, czy osoba prywatna może wystawić fakturę.
Czy osoba fizyczna może wystawić fakturę VAT? Kim jest osoba fizyczna?
Wystawianie faktur bez firmy łączy się z zagadnieniami działalności gospodarczej i podatku VAT, które wielu freelancerów przyprawiają o ból głowy. To skomplikowane tematy, jednak pomożemy Ci się z nimi zmierzyć – zanim przejdziemy do wystawienia faktury bez firmy, doedukujemy Cię w kwestiach„okołofakturowych”.
Osoby zastanawiające się, czy można wystawić fakturę bez firmy, często łączą to z terminem „faktura od osoby fizycznej”. Wymaga to jednak doprecyzowania – trzeba mieć świadomość, że osoby wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą to również osoby fizyczne. Zarejestrowanie działalności nie czyni z jej właściciela osoby prawnej.
Faktura od osoby fizycznej może więc dotyczyć zarówno ludzi bez własnej firmy, jak i tych, którzy zarejestrowani jednoosobową działalność gospodarczą – to nadal osoby fizyczne. Nasze rady kierujemy głównie do tej pierwszej grupy, czyli osób, które zadają sobie pytanie – czy mogę wystawić fakturę bez firmy.
Faktura VAT a faktura bez VAT – kto może je wystawić?
Faktura VAT dla osoby fizycznej jest często mglistym terminem. Nic dziwnego – zawiłości podatkowe są właśnie jednym z „odstraszaczy” od założenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Niemniej, warto wiedzieć, czym jest ta faktura VAT oraz kto może, a kto musi ją wystawić.
Jeśli wykonujesz usługi lub sprzedajesz towary, możesz wystawić rachunek (który omawiamy poniżej) lub fakturę. W praktyce oraz w wielu internetowych źródłach terminem „faktura VAT” określa się zarówno faktyczną fakturę VAT, jak i fakturę bez VAT. Dla jasności warto zaznaczyć, że VAT, czyli Value Added Tax w Polsce funkcjonuje jako podatek od towarów i usług i jest regulowany przez Ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (w skrócie – ustawę o VAT).
Żeby móc wystawiać faktury VAT, nie trzeba rejestrować firmy w CEIDG. Trzeba natomiast złożyć wniosek VAT-R w urzędzie skarbowym.
Faktura – osoba fizyczna zwolniona z VAT
Fakturę bez VAT może wystawić osoba, która nie jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Czynnym podatnikiem VAT według polskiego prawa nie musi być osoba, która w poprzednim roku nie przekroczyła limitu przychodów w wysokości 200 tys. zł. Możesz jednak dobrowolnie zarejestrować się jako czynny podatnik VAT, ale nie musisz.
Czynnym podatnikiem VAT nie będzie przedsiębiorca, który wykonuje działalność zwolnioną z podatku VAT na podstawie art. 43 Ustawy o VAT (zwolnieniu nie podlegają m.in. usługi prawnicze, jubilerskie czy faktoringu).
Korzystając ze zwolnienia z VAT, na Twoich fakturach nie uwzględniasz podatku od towarów i usług – w miejscu na stawkę VAT wpisujesz „zw.”, czyli zwolniony.
Czy osoba fizyczna może wystawić rachunek – alternatywa dla faktury VAT
Wiesz już, że jeśli freelancer nie ma statusu czynnego podatnika podatku VAT, to z przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury VAT. Zamiast niej może rozliczyć klienta albo na podstawie faktury zwolnionej z VAT, albo wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży towarów lub wykonanie usług.
Czy osoba prywatna może wystawić rachunek? Tak – jest to możliwe, tak samo jak wystawianie faktur bez firmy. Rachunek od osoby fizycznej, niezależnie od tego, czy prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, czy nie, jest dokumentem podobnym do faktury. Mają tę samą funkcję – dokumentują sprzedaż – ale nieco inne elementy.
Rachunek od osoby fizycznej musi wskazywać:
- imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy,
- adresy sprzedawcy i nabywcy,
- datę wystawienia i numer rachunku,
- ilość towarów lub usług,
- ceny jednostkowe towarów lub usług,
- sumę do zapłacenia zapisaną liczbowo i słownie.
W przeciwieństwie do faktur VAT, rachunki nie zawierają informacji o numerach NIP sprzedawcy i nabywcy, terminie płatności, formie zapłaty, stawce i wartości podatku VAT oraz wartości brutto towaru lub usługi.
Faktura VAT od osoby fizycznej – B2B bez firmy
Wystawianie faktur to wygodna forma rozliczenia w transakcjach między firmami, dlatego Twoi klienci szukają wykonawców, którzy mają status podatnika VAT.
Tymczasem z wystawiania faktur mogą skorzystać również osoby fizyczne – legalnie i zgodnie z prawem. Na rynku istnieje kilka rozwiązań, które umożliwiają rozliczenia B2B dla osób bez firmy.
Kto może wystawić fakturę bez firmy – działalność nierejestrowana
Do wystawienia faktury nie jest Ci potrzebna jednoosobowa działalność gospodarcza w rozumieniu przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców, czyli własna firma, którą rejestruje się w CEIDG. Możesz świadczyć usługi freelancerskie w ramach działalności nierejestrowanej, jeśli Twój miesięczny dochód nie przekracza 75% minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku i jeśli nie prowadziłeś działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy.
Działalność nierejestrowana nie zobowiązuje Cię do:
- rejestracji działalności gospodarczej w CEIDG,
- opłacania składek do ZUS-u,
- składania deklaracji podatkowych.
Zobowiązuje Cię natomiast do opodatkowania dochodów w rozliczeniu rocznym PIT (bez składania deklaracji miesięcznych i kwartalnych).
Jak natomiast odbywa się dokumentowanie sprzedaży w ramach działalności nierejestrowanej? Przepisy wskazują na następujące zasady:
- Działalność nierejestrowana jest działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT – wiemy z niej, że działalnością gospodarczą jest wszelka działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych (art. 15 ust. 2 ustawy o VAT).
- Prowadząc działalność nierejestrowaną, mamy więc status podatnika VAT, jednak w większości przypadków skorzystamy ze zwolnienia (dochód niższy niż 200 tys. zł).
- Jeśli świadczymy usługi niepodlegające zwolnieniu podmiotowemu, to stajemy się czynnymi podatnikami VAT – musimy wystawić fakturę VAT w ramach działalności nierejestrowanej. Na żądanie wystawienia faktury VAT klient ma 3 miesiące od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Po tym czasie nie musisz, ale nadal możesz mu ją wystawić.
- Jeśli przepisy zwalniają nas z wystawiania faktur VAT, możemy (lecz nie musimy) rozliczyć się za pomocą faktury bez VAT lub rachunku. Nie jest to konieczne, jeśli klient tego nie zażąda, ale pozwala na kontrolowanie zarobków i pilnowanie limitu dochodów z działalności nierejestrowanej.
- Jeśli nabywca wyrazi żądanie wystawienia rachunku lub faktury za nasze usługi lub towary sprzedawane w ramach działalności nierejestrowanej, musimy to zrobić. Fakturę wystawia się do 15. dnia kolejnego miesiąca, a jeśli klient zgłosi żądanie w późniejszym terminie (do 3 miesięcy), to mamy 15 dni na wystawienie faktury. Rachunek natomiast powinien zostać wystawiony w ciągu 7 dni od dnia wykonania usługi lub dnia wydania towaru, jeśli klient poprosi o niego wcześniej. Jeśli zaś żądanie kupującego pojawi się dopiero po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, to mamy na to 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.
Faktura bez działalności gospodarczej – platforma dla freelancerów
Prawo do wystawiania faktur VAT i bez VAT mają tylko podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT. Oznacza to, że nie można wystawić faktury na podstawie umowy cywilnoprawnej. Umowa o dzieło i umowa zlecenia nie stanowią podstawy do rozliczenia się z klientem na podstawie faktury.
Co więc zrobić, jeśli Twój klient oczekuje faktury VAT, Ty nie masz własnej firmy, a Twój przychód przekracza limit działalności nierejestrowanej? Rozwiązaniem jest wystawienie faktury bez firmy za pośrednictwem Useme – serwisu rozliczającego freelancerów.
Wystawianie faktury bez firmy to tak naprawdę termin marketingowy. W rzeczywistości na bazie regulaminu i przepisów polskiego prawa, równolegle zawieramy umowę na wykonanie usługi ze zleceniodawcą (na tej podstawie wystawiamy fakturę klientowi, przy czym sprzedawcą usługi jest administrator serwisu Useme) oraz z wykonawcą, czyli freelancerem.
Wystawianie faktury bez firmy – umowy z wykonawcami
Kiedy freelancer rozlicza się ze swoim klientem za pośrednictwem Useme, równolegle powstają dwie umowy – między freelancerem i Useme oraz między Useme i klientem freelancera. Dzięki temu oba te rozliczenia można traktować niezależnie i każdemu zapewnić najkorzystniejsze warunki pod kątem podatków i zarobków. To w pełni legalne, co potwierdzają coroczne deklaracje PIT wysyłane do freelancerów.
Umowy z wykonawcami mogą mieć trzy formy:
Umowy o dzieło
Umowa o dzieło to popularna forma rozliczeń do projektów, które mają przynieść określony efekt. Freelancer może, ale nie musi przekazywać klientowi praw autorskich. Od tego, czy to zrobi, zależy wysokość podatku od umowy o dzieło.
- Umowa o dzieło z przekazaniem praw autorskich
– obniża podatek;
– wszystkie prawa majątkowe są przekazywane klientowi;
– wykonawca nie można powtórnie sprzedać tego dzieła innemu klientowi
- Umowa o dzieło bez przekazania praw autorskich
– wyższy podatek;
– prawa majątkowe zachowuje wykonawca;
– można odsprzedać dzieło innym osobom.
Umowy zlecenia
Umowa zlecenia to inaczej umowa starannego działania, w której najważniejszy jest czas i zaangażowanie zleceniobiorcy. W Useme umowy te są dostępne dla:
- studentów,
- osoby pracujące na etacie z minimalnym wynagrodzeniem,
- osoby pracujące na umowę zlecenia z minimalnym wynagrodzeniem.
Przepisy prawa określają, że jeśli osoba jest zatrudniona za przynajmniej minimalne wynagrodzenie, kolejne umowy nie wymagają opłacania składek ZUS. Odprowadza się tylko składkę zdrowotną. Useme nie obsługuje umów w pełni oskładkowanych – ich automatyzacja jest niemożliwa.
Umowy na wykonanie usługi z firmami i osobami prowadzącymi działalność gospodarczą
Po co wystawianie faktury bez firmy osobom, które już prowadzą firmę? Przenosząc transakcję na grunt platformy, freelancer zabezpiecza swoją płatność. Kiedy zawiązuje się umowa, klient ma obowiązek zapłacić za zlecenie, nie czekając na efekt prac freelancera. Z kolei freelancer ma obowiązek wykonać zlecenie w terminie i wgrać je do serwisu.
W tym czasie Useme przechowuje jego zapłatę i wypłaca ją niezwłocznie po tym, jak klient zaakceptuje dzieło. Klient zyskuje dostęp do dzieła dopiero po wniesieniu opłaty, co jest doskonałym „alibi” dla umów z niepewnymi zleceniodawcami.
Miałeś kiedyś klienta, który wymaga faktury VAT albo chcesz pracować z firmą zagraniczną? Administrator Useme jest płatnikiem podatku VAT, również europejskiego, dlatego może wystawiać zarówno zwykłe faktury VAT jak i faktury dla firm zagranicznych (Useme posiada NIP EU).
Pamiętaj, że wystawianie faktury bez firmy w Useme to przede wszystkim bezpieczeństwo płatności za wykonane zlecenia. Klient otrzymuje dostęp do efektu prac dopiero po opłaceniu faktury. Zleceniodawca zyskuje pewność, że jeśli praca nie jest zgodna z opisem albo zostanie dostarczona po terminie, może odzyskać wpłacone pieniądze. Wykonawca zaś ma pewność, że jego praca zostanie opłacona.
Faktura VAT na osobę fizyczną
Faktury są szczególnie ważne i korzystne dla podatnika podatku VAT – a tymi zazwyczaj są firmy. Kiedy firma dokonuje sprzedaży towaru lub usługi osobie fizycznej, czyli transakcji B2C, dokumentuje ją na ogół za pomocą kasy fiskalnej.
Na żądanie kupującego będącego osobą fizyczną sprzedawca powinien wystawić fakturę – nawet jeśli kupujący otrzymał już paragon. Jeśli klient zgłosił potrzebę faktury przed dniem wydania towaru lub wykonania usługi, wystaw dokument maksymalnie do 15. dnia kolejnego miesiąca po transakcji.
Jakie dane zawiera faktura VAT na osobę fizyczną?
Jeśli Twoim klientem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, nie musisz wystawiać faktury na jej numer NIP lub PESEL.
Na fakturze dla osoby fizycznej powinny znaleźć się takie same elementy, jak na dokumencie dla firm, które mają status podatnika vat:
- numer i datę wystawienia faktury
- dane sprzedawcy i nabywcy – w tym wypadku imię, nazwisko i adres
- nazwę towaru bądź usługi
- datę wykonania usługi lub wydania towaru
- datę płatności (jeśli została wykonana)
- jednostkę miary i ilość sprzedanych produktów
- cenę jednostkową netto oraz wartość netto
- wartość brutto
- rabaty i zniżki (jeśli zostały udzielone)
- stawkę i wartość VAT.
Osoby fizyczne nieprowadzące działalności a faktura VAT – podsumowanie
Nabywcy towarów lub usług od freelancerów często chcą rozliczać się z nimi na podstawie faktury, a najlepiej faktury VAT. Okazuje się, że wcale nie jest Ci do tego potrzebna własna firma.
Jak wystawić fakturę bez firmy? Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej mogą wysyłać faktury swoim klientom przez Useme. Wystawianie faktury bez firmy jest nie tylko możliwe, legalne i proste – przyniesie Ci również korzyści podatkowe i zarobkowe, a także zabezpieczy Twoje płatności.
Tak właśnie działa rozliczanie freelancerów w Useme – za pośrednictwem naszej platformy wystawisz fakturę VAT swojemu klientowi bez zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej, ani bez limitu zarobków działalności nierejestrowanej.
