Kiedy pracujesz zdalnie jako freelancer, nie ogranicza cię miejsce, z jakiego wykonasz zlecenie. Technicznie Twoim klientem może więc zostać każda firma z dowolnego kraju na świecie.
Wolni strzelcy decydujący się na współpracę z zagranicznym klientem stają jednak przed pytaniem, jak rozliczyć zagraniczne przychody freelancera i jak zapłacić podatek? Czym różni się rozliczenie przychodów uzyskanych w Polsce od klienta zagranicznego od rozliczenia zagranicznych zarobków?
Dostępne formy rozliczenia z klientem zagranicznym
Podobnie jak w przypadku freelancingu w Polsce, na rynku międzynarodowym również obowiązuje podział na umowy zawierane między firmami i osobami fizycznymi oraz rozliczenia B2B, oparte na fakturach.
Jeśli wykonujesz pracę dla zagranicznego klienta pozostając przy tym w Polsce, podlegasz polskiemu prawu podatkowemu. Oznacza to, że z firmą zagraniczną powinieneś podpisać umowę możliwie najbardziej zbliżoną do umowy, jaką podpisałbyś w Polsce z polskim zleceniodawcą na taką samą pracę.
W przypadku rozliczenia między firmami sprawa jest dużo prostsza – możecie spisać dowolną umowę lub kontrakt regulujący zakres pracy, a podstawą rozliczenia będzie faktura lub rachunek.
B2B z zagranicznym klientem: faktura VAT i z VATem odwróconym
Zagraniczne firmy bardzo rzadko decydują się na współpracę, jeśli podstawą rozliczenia ma być rachunek, czyli uproszczona faktura. Przyczyna jest dokładnie taka sama, jak w przypadku polskich przedsiębiorców, którzy potrzebują rozliczenia na fakturę: rachunek nie zawiera rozróżnienia na wartość usługi i podatek VAT. W praktyce oznacza to, że klient nie może odliczyć tego podatku w swoim rozliczeniu.
To sprawia, że podstawą w rozliczeniach B2B z klientami zagranicznymi jest zwykle faktura. Zagraniczny klient może również przyjąć „polską” fakturę, jednak oznacza to, że będzie musiał zapłacić podatek VAT w Polsce i według polskiej stawki – na ogół 23%.
Dlatego właśnie klienci preferują faktury międzynarodowe, zwolnione z VAT. Na takiej fakturze podana jest tylko wartość netto usługi, a klient odprowadza VAT w swoim kraju według obowiązującej tam stawki. Często takie rozwiązanie jest po prostu korzystniejsze finansowo.
Aby wystawić fakturę bez VAT dla zagranicznego kontrahenta musisz mieć zarejestrowaną działalność gospodarczą i status płatnika europejskiego VAT ID – albo skorzystać z Useme.
Jaką umowę zawiązuje freelancer z klientem zagranicznym?
Jeśli jesteś freelancerem i nie prowadzisz firmy, ze swoim zagranicznym klientem podpisz umowę analogiczną do tej, którą zawarłbyś z polskim klientem na ten sam zakres prac.
Przyjmijmy, że otrzymujesz zlecenie na napisanie 14 opisów produktów do sklepu internetowego dla francuskiego klienta. Taki zakres prac odpowiada w pełni umowie o dzieło i taką umowę zwarłbyś również z polskim klientem. Pamiętaj, że w umowie o dzieło ważny jest efekt i stworzenie zupełnie nowej pracy.
Z kolei jeśli klient zamawia u Ciebie opiekę nad graficzną stroną działania firmy w sieci i wynagradza cię za godzinę pracy, a nie za ilość stworzonych grafik, będzie to umowa zlecenia.
Pamiętaj, że umowy z zagranicznymi klientami nie muszą być zawarte w formie papierowego dokumentu z podpisami. Ustalenia między stronami są wiążące, nawet jeśli umowa zostanie zawarta ustnie, telefonicznie, elektronicznie i na odległość.
Jak zapłacić podatek od zagranicznych przychodów?
To, jak zapłacić podatek od zagranicznych przychodów freelancera i jakiej powinien być wysokości, zależy od źródła przychodu.
Wśród źródeł przychodu freelancerów możemy wyróżnić:
- działalność osobistą, w ramach której zawierasz umowy o dzieło i zlecenia
- przychody z praw majątkowych, które dotyczą przekazania praw autorskich lub udzielenia licencji i związanych z nimi ulg podatkowych
- działalność gospodarczą u osób, które prowadzą firmy
- inne źródła, do których można zaklasyfikować zlecenia o mieszanym charakterze, które np. częściowo klasyfikują się do kilku umów (np. umowa zlecenia i umowa agencyjna).
Mieszkając w Polsce podlegasz nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. W praktyce oznacza to, że niezależnie od tego, z jakiego kraju otrzymałeś wynagrodzenie, musisz opodatkować je w Polsce.
Każde źródło przychodu rozlicza się jednak nieco inaczej.
Jak zapłacić podatek od umowy o dzieło z zagranicznym klientem?
Odpowiednik umowy o dzieło zawartej z klientem spoza Polski rozliczysz w ramach działalności osobistej. Inaczej niż w przypadku umowy z polskim zleceniodawcą zagraniczny klient nie ma obowiązku opłacenia za Ciebie zaliczki na podatek dochodowy.
Zaliczkę na PIT od umowy z zagranicznym klientem musisz więc odprowadzić samodzielnie po tym, jak otrzymasz wynagrodzenie. Zrób to do 20. dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego.
Wysokość podatku obliczysz w kalkulatorach wynagrodzeń dostępnych online, ale jeśli chcesz zrobić to samodzielnie, najpierw musisz poznać swoją podstawę. W tym celu odejmij od kwoty wynagrodzenia 20% jego wartości – to Twój koszt uzyskania przychodu, czyli kwota ustawowo zwolniona z podatku.
Następnie od uzyskanej kwoty oblicz 12% (lub, jeśli przekroczyłeś II próg podatkowy, 32%). W ten sposób uzyskasz wysokość kwoty, jaką należy odprowadzić do urzędu skarbowego.
Jak zapłacić podatek od zagranicznych przychodów z praw majątkowych?
Freelancerzy nie tylko wykonują nowe projekty na zamówienie, ale również udostępniają gotowe produkty, udzielając licencji na ich wykorzystywanie. Dotyczy to np. udzielenie licencji na program komputerowy lub wykorzystanie zdjęć w określonym kontekście, bez utraty praw majątkowych.
Umowa o dzieło z przekazaniem praw autorskich i umowa na udzielnie licencji dają przychód z praw majątkowych. Podobnie jak umowa o dzieło, opodatkowany jest on według skali – czyli na 12% lub na 32%.
Jego wysokość obliczasz na podstawie połowy uzyskanego wynagrodzenia, ponieważ Twój koszt uzyskania przychodu wynosi 50%.
Samej zaliczki nie musisz odprowadzać w ciągu roku – wystarczy zrobić to przy okazji składania zeznania na koniec roku, kiedy wykażesz swoje zarobki z tytułu takich umów. Warto jednak od razu zapisywać sobie te umowy wraz z ich wartością w złotówkach i wysokością podatku, aby usprawnić późniejsze rozliczenie.
Jak zapłacić podatek od umowy zlecenia zawartej z zagranicznym klientem?
Rozliczenie takiej umowy nie odbiega niczym od rozliczenia umowy o dzieło bez przekazania praw autorskich: koszt uzyskania przychodu również wynosi to 20%, a stawka podatku 12% lub 32%. W umowie zlecenia ze zleceniodawcą z zagranicy również musisz regularnie odprowadzać zaliczkę na PIT.
Jak zapłacić podatek od innych umów z zagranicznymi zleceniodawcami?
Przychody z innych umów, które nie są skodyfikowane w polskim prawie cywilnym, kwalifikuje się jako przychód z innego źródła. Nie przewiduje on zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodu, jakie nasz z umów o dzieło i zlecenia – od podatku odliczysz tylko faktycznie poniesione koszty.
Stawka podatku to tradycyjnie 12% lub 32%, jednak zapłacisz ją dopiero wraz ze złożeniem deklaracji podatkowej.
Jak rozliczyć zagraniczne przychody samozatrudnionego freelancera?
Kiedy zawierasz umowę z zagranicznym klientem w ramach działalności gospodarczej, jaką prowadzisz, odprowadzasz podatek według wybranej formy opodatkowania: liniowo, według skali lub ryczałtem. Pamiętaj, że podatki musisz zapłacić do 20. dnia kolejnego miesiąca tak, jak w przypadku transakcji krajowych. Odliczysz od niego faktycznie poniesione koszty.
Jak odprowadzić podatek i jaki PIT wypełnić do zagranicznych przychodów?
Należny podatek dochodowy najwygodniej jest opłacić za pomocą przelewu podatkowego w Twoim banku. Symbol formularza to PIT. Numer rachunku, na jaki dokonać wpłaty, generowany jest dla każdego podatnika osobno – to tak zwany mikrorachunek podatkowy. Aby uzyskać swój, skorzystaj z tego generatora.
Właściwy PIT, jaki osoba fizyczna powinna złożyć w ramach deklaracji podatkowej, to znany Ci zapewne PIT 36, ale z załącznikiem PIT/ZG. Jeśli prowadzisz firmę, właściwy PIT to również PIT 36, ale z załącznikiem PIT/B i PIT/ZG.
Czy freelancer musi płacić ZUS od zagranicznych umów?
Dla freelancerów umowa zlecenia kojarzy się głównie ze składką na ubezpieczenie społeczne. Zgodnie z prawem odprowadza się ją wraz podatkiem i dotyczy to również umów z zagranicznymi zleceniodawcami. Jeśli Twój klient nie ma siedziby w Polsce, może za pomocą stosownej umowy przenieść na Ciebie obowiązek opłacenia tej składki.
ZUSu od zagranicznych umów nie zapłacisz tylko wtedy, gdy umowa zawarta z klientem odpowiada polskiej umowie o dzieło.
Jak przeliczyć wynagrodzenie z umowy zagranicznej?
Wiesz już, na jakich zasadach oblicza się podatki, dlatego teraz zajmijmy się walutą i przeliczeniami.
Kiedy zawiązujesz współpracę z zagranicznym klientem, prawdopodobnie odbierzesz wynagrodzenie w obcej walucie. Jeśli nie masz konta walutowego lub nie korzystasz z elektronicznych portmonetek, bank zaksięguje wpłatę obcej waluty na Twoje konto złotówkowe po swoim kursie – na ogół mniej korzystnym niż kurs w kantorze.
W tym wypadku nie masz problemu: przewalutowanie nastąpiło „automatycznie”, dlatego obliczysz podatek od kwoty, która pojawiła się na koncie złotówkowym.
W nieco bardziej skomplikowanej sytuacji znajdują się freelancerzy, prowadzący dwa konta. Jeśli otrzymujesz wynagrodzenie w obcej walucie na konto walutowe, podatek obliczysz od równowartości w złotówkach i odprowadzisz go urzędu również w PLN.
Aby rozliczyć przychód zagraniczny w obcej walucie, przelicz otrzymaną kwotę na złotówki według średniego kursu bankowego NBP z dnia roboczego, który poprzedza dzień zaksięgowania wynagrodzenia na Twoim koncie.
Przeliczenie wynagrodzenia zagranicznego dla samozatrudnionych freelancerów
Kiedy prowadzisz własną działalność i wykonujesz zagraniczne zlecenie, musisz pamiętać, że Twój przychód powstaje w momencie wykonania usługi, a nie zaksięgowania płatności za fakturę. Po ukończeniu pracy przelicz należne Ci wynagrodzenie na złotówki w opisany wyżej sposób.
Kiedy odnotujesz wpływ wynagrodzenia, przelicz ponownie otrzymaną sumę. Różnica między kursem poprzedzającym dzień wykonania usługi a dniem poprzedzającym wpływ wynagrodzenia to różnica kursowa. Jeśli wynik jest ujemny, zaksięgujesz to jako koszy, a jeśli dodani – będzie to Twój przychód.
Umowy z zagranicznymi klientami – jak zrobić to łatwiej?
Umowy zagraniczne kuszą freelancerów zarobkami w obcych walutach i jednocześnie odstraszają ze względu na konieczność samodzielnego rozliczenia. Jeśli chcesz zdobywać zlecenia z całego świata, a jednocześnie mieć pewność w kwestiach podatkowych, skorzystaj z rozliczenia przez Useme.
Jest to rozwiązanie zarówno dla osób fizycznych, jak i dla freelancerów, którzy prowadzą swoją firmę, ale nie mają uprawień do wystawiania faktur międzynarodowych dla zagranicznych klientów.
Pisaliśmy już o tym, jak Useme rozlicza zagraniczne umowy freelancerów. Niezależnie od Twojego statusu prawnego jako freelancera, Useme wystawi Twojemu klientowi międzynarodową fakturę zwolnioną z VAT. Ty z kolei zawiążesz z serwisem umowę o dzieło (jako osoba fizyczna) lub rozliczysz się na podstawie swojej faktury (jako firma z Polski).
W przypadku osób fizycznych Useme dokonał całego rozliczenia, wypłacając kwotę netto, a wraz z końcem roku wyśle podsumowanie odprowadzonego podatku w PIT 11. Z samozatrudnionym freelancerem Useme rozliczy się jako B2B.
Cyfrowy nomada: praca zdalna zagranicą dla zagranicznego klienta
Praca zdalna oznacza, że nie tylko możesz przyjąć zamówienie od klienta z innego kraju, ale również zrealizować je w dowolnym miejscu na świecie – przynajmniej w teorii.
W praktyce jeśli chcesz na stałe zmienić miejsce zamieszkania, wewnętrzne przepisy Twojego docelowego kraju ustalają, na jaki warunkach możesz zyskać dostęp do rynku pracy oraz prawo do płacenia podatków, czyli uzyskania rezydencji podatkowej. Praca bez pozwolenia lub wykonywanie zleceń dla klientów z kraju, w którym przebywasz na wizie turystycznej, może oznaczać poważne konsekwencje prawne, dlatego upewnij się, czy spełniasz wszystkie warunki, zanim podejmiesz pierwsze zlecenia.
Jeśli w ciągu roku uzyskujesz przychody tylko zagranicą, a w Polsce nie zarabiasz w ogóle, nie musisz składać deklaracji podatkowy. Każdy, nawet najmniejszy przychód uzyskany w kraju automatycznie zobowiązuje Cię do złożenia deklaracji podatkowej PIT 36 i obliczenia podatku na zasadzie zwolnienia z progresją (ulga abolicyjna).
Praca zdalna zagranicą: jak uniknąć podwójnego opodatkowania
Jak pamiętasz, polscy rezydencji podatkowi, czyli osoby zameldowane i zamieszkujące w Polsce, na ogół podlegają nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Oznacza on, że wszystkie uzyskane zarobki powinny być opodatkowane w kraju – również te uzyskane zagranicą. Jeśli przebywasz w kraju mniej 183 dni w roku, dotyczy Cię ograniczony obowiązek podatkowy, zgodnie z którym w Polsce opodatkowane są Twoje polskie przychody, a zagranicą – zagraniczne.
Aby jednak uniknąć podwójnego opodatkowania w kraju rezydencji podatkowej oraz w kraju uzyskania przychodu, Polska zawarła liczne umowy międzynarodowe, regulujące takie kwestie. Warto zajrzeć do umowy z krajem, w którym zarabiasz i upewnić się, na jakich warunkach odbywa się rozliczenie.
Zasadniczo istnieją trzy modele rozliczenia zagranicznego zarobku:
- przychód podlega opodatkowaniu tylko w jednym państwie, a w drugim jest zwolniony z podatku
- przychód jest opodatkowany w obu państwach, ale jedno z państw pobiera podatek tylko do określonego limitu
- przychód jest opodatkowany w obu państwach, ale podatnik może uniknąć podwójnego opodatkowania korzystając ze zwolnienia z progresją lub proporcjonalnego odliczenia.
Jak zapłacić podatek od pracy wykonanej zagranicą? Zasada odliczenia proporcjonalnego
Proporcjonalnie odliczenie jest najbardziej powszechną formą: stosuje się ją wszędzie tam, gdzie umowa międzynarodowa nie wskazuje konkretnej metody lub taka umowa w ogóle nie została zwarta z danym państwem. Warto zaznaczyć, że na ogół jest ona mniej korzystna dla podatnika niż zwolnienie z progresją, które omawiamy niżej.
Polega na tym, że podobnie jak w przypadku rozliczenia z zagranicznym klientem wypełniasz deklarację PIT 36 i załącznik PIT/ZG, ale w rubryce „Podatki” podajesz również wartość podatku zapłaconego zagranicą (tzw. podatek u źródła).
Podatek zapłacony w tym kraju, w którym uzyskałeś przychód, proporcjonalnie odliczasz od podatku do zapłacenia w Polsce. W tym celu najpierw musisz obliczyć pełną wartość wynagrodzenia, sumując przychody z Polski i zagranicy. Następnie odejmujesz istniejące ulgi, np. wynikające z przekazania praw autorskich.
Kolejny krok to obliczenie górnego limitu odliczenia według wzoru
Przychód zagraniczny/przychód polski i zagraniczny x podatek od całości przychodów
Od łącznego przychodu możesz odliczyć tę część podatku, która przypada na dochód zagraniczny.
Jak zapłacić podatek od pracy wykonanej zagranicą? Zasada zwolnienia z progresją
Zasada ta jest korzystniejsza dla podatnika, ponieważ zwalnia z podatku w Polsce wszystkie zagraniczne przychody. Uwaga – ponieważ wynagrodzenie zagraniczne przelicza się na złotówki, korzystając z tej zasady możesz łatwo przekroczyć próg podatkowy i zamiast 12% podatku zapłacić 32%.
Zagraniczne przychody freelancera – podsumowanie
Freelancing sprawia, że praca dla zagranicznego klienta nie musi już oznaczać konieczności wyjazdu lub zawierania zagranicznego kontraktu. W przypadku usług cyfrowych wykonywanych zdalnie, które w Polsce klasyfikują się do rozliczenia jako umowy o dzieło, możesz swobodnie skorzystać z rozliczenia na Useme. Twój klient otrzyma międzynarodową fakturę bez VAT, a serwis bez żadnych dodatkowych komplikacji rozliczy Twoje przychody, również w obcych walutach.
