To artykuł gościnny – powstał we współpracy z firmove.pl. A oto kilka słów o nich:
Firmove.pl to serwis, który wspiera przyszłych i obecnych przedsiębiorców na każdym etapie prowadzenia działalności gospodarczej. Firmove.pl dostarcza mnóstwo biznesowej wiedzy i praktycznych wskazówek dotyczących m.in. pomysłów na biznes, działalności nierejestrowanej oraz zakładania firmy i zarządzania własnym biznesem. Serwis oferuje bezpłatne, eksperckie materiały z zakresu finansowania, księgowości, kadr i płac, sprzedaży oraz promocji. Przewodniki krok po kroku wyjaśniają poszczególne kwestie, a przydatne kalkulatory i baza wzorów dokumentów pomaga w podejmowaniu świadomych decyzji i prowadzeniu firmy.
Zarządzanie finansami w przedsiębiorstwie – co to oznacza w praktyce?
Bez względu na to, czy zamierzasz otworzyć własną firmę, czy może usprawnić funkcjonowanie już istniejącego biznesu, jedną z najistotniejszych umiejętności jest przemyślane kierowanie przepływami pieniędzy. Po Twojej stronie leży kontrolowanie wydatków i przychodów, a także decydowanie o inwestycjach. Jeśli dobrze odrobisz tę lekcję, zapewnisz swojej firmie płynność finansową, zrealizujesz cele i osiągniesz sukces na rynku.
Dotyczy to zarówno osób prowadzących firmę, jak i freelancerów bez zarejestrowanej działalności. Freelancerzy mają często większą elastyczność w wielu aspektach, takich jak godziny pracy czy dobór klientów, ale to także oznacza, że powinni być jeszcze bardziej świadomi swoich przychodów i wydatków w zmieniających się okolicznościach.
Już na początku działalności warto sobie uświadomić, że zarządzanie finansami przedsiębiorstwa nie jest tym samym, co prowadzenie księgowości. Wielu przedsiębiorcom – zwłaszcza początkującym – wydaje się, że zatrudnienie księgowego albo firmy zajmującej się rachunkowością zamyka temat finansów. To duży błąd. O ile księgowy może pomóc Ci przy podstawowych formalnościach wynikających z tytułu zobowiązań na rzecz ZUS-u czy urzędu skarbowego, o tyle nad stanem finansów musisz czuwać samodzielnie. Co nie oznacza, że zarządzanie finansami i rachunkowość nie idą w parze, wręcz przeciwnie – są jak dwie idealnie pasujące do siebie połówki jabłka.
Odpowiednie zarządzanie finansami w przedsiębiorstwie – dlaczego jest ważne?
Zastanawiasz się, dlaczego odpowiednie zarządzanie finansami w przedsiębiorstwie ma tak duże znaczenie? W pewnym sensie jest to oczywiste i mówiąc wprost: żeby interes mógł się kręcić. W końcu biznes, który nie idzie naprzód, ostatecznie zostaje w tyle za konkurencją.
Właściwe zarządzanie finansami nie tylko umożliwia, ale też przyspiesza rozwój firmy. Im lepiej zaplanujesz wydatki i im lepiej będziesz zarządzać przychodami, tym silniejszą pozycję na rynku zyska Twój biznes. Dobra sytuacja finansowa firmy wpłynie też pozytywnie na jej wizerunek – m.in. dlatego, że będziesz terminowo spłacać zobowiązania, realizować dostawy produktów na czas i świadczyć usługi w terminie.
Właściwe gospodarowanie pieniędzmi w firmie umożliwi ponadto stworzenie poduszki finansowej. Może ona okazać się kołem ratunkowym, kiedy przydarzy się nieprzewidziana sytuacja. Mówiąc obrazowo: pozwala płynąć naprzód, nawet kiedy na morzu rozpęta się sztorm.
Zarządzanie finansami w firmie – od czego zacząć?
Wiesz już, że odpowiedzialność za gospodarowanie finansami w Twojej firmie spoczywa na Tobie. Pamiętaj, że prowadzenie biznesu to nieustanne uczenie się nowych rzeczy – również w zakresie finansów i zarządzania. Na szczęście dziś masz do dyspozycji rozmaite serwisy, które pomagają znaleźć odpowiedzi na różne strategiczne pytania dotyczące prowadzenia działalności. Jednym z takich miejsc, gdzie eksperci dzielą się wiedzą o zarządzaniu finansami w firmie i nie tylko, jest serwis Firmove.pl.
Od czego zacząć efektywne zarządzanie finansami w firmie? Od ustalenia trzech filarów:
- budżetu firmy,
- planu finansowego,
- systemu monitorowania.
Pierwszy z nich powinien uwzględniać wszystkie przychody i wydatki, a także nieprzewidziane zdarzenia. Przypomina trochę pole bitwy, ale spokojnie – od czego masz plan finansowy, będący po prostu strategią walki prowadzącą do wygranej, czyli do realizacji zamierzonych planów biznesowych. Jeśli je określisz, będziesz wiedzieć, w którym kierunku podążać. Zyskasz wiedzę na temat planowanych inwestycji i tego, kiedy trzeba zacisnąć pasa i trochę zaoszczędzić.
Dobry przywódca nie tylko walczy, ale też na bieżąco monitoruje i analizuje sytuację oraz wyciąga wnioski. System monitorowania w firmie to trzeci ważny filar zarządzania finansami w biznesie. Na pierwszy rzut oka śledzenie tabel może wydawać się nudne i żmudne. Uspokajamy jednak: do tego celu możesz wykorzystać wiele różnych narzędzi, które większość pracy wykonają za Ciebie. Programy do księgowości, dashboardy finansowe czy aplikacje do zarządzania pieniędzmi z pewnością ułatwią Ci zadanie.
Kontrolowanie budżetu w zarządzaniu finansami w firmie – na czym polega?
W zarządzaniu finansami kluczową rolę odgrywa kontrolowanie budżetu. To nic innego jak trzymanie ręki na finansowym pulsie Twojego biznesu. Ważne jest, żeby już od samego początku kontrolować zarówno wydatki, jak i przychody oraz zweryfikować, w jakim stopniu odpowiadają bądź nie odpowiadają temu, co zostało zaplanowane. Pomogą Ci w tym rozmaite programy księgowe, a nawet stary, dobry i sprawdzony arkusz kalkulacyjny Excel.
Dlaczego jest to tak ważne? Ponieważ jeśli zauważysz pewne odchylenia, zyskasz możliwość reakcji. W praktyce będzie to oznaczać rezygnację z niepotrzebnych wydatków, identyfikowanie obszarów, które nic nie wnoszą do Twojego biznesu albo wręcz przeciwnie – tych, które mają duży potencjał i w które warto zainwestować więcej środków.
Pamiętaj także o tym, że gospodarowanie budżetem jest tą gałęzią zarządzania finansami, która pozwala zachować równowagę między inwestycjami i oszczędnościami. Pierwsze są potrzebne, jeśli chcesz rozwijać firmę, ale zbyt pochopne decyzje mogą prowadzić do wyczerpania się rezerw pieniężnych, co oczywiście nie jest wskazane.
Chcesz dobrze zarządzać finansami w firmie? Optymalizuj koszty!
W parze z kontrolowaniem budżetu w firmie idzie optymalizacja kosztów, czyli analiza, które wydatki warto zredukować, żeby zyskać środki na inwestycje. Wiele firm wydaje pieniądze na usługi, z których korzysta rzadko albo wcale, co generuje koszty i w żaden sposób nie przyczynia się do wypracowania zysku.
Do formy optymalizacji kosztów można też zaliczyć negocjacje. Pamiętaj, że jako przedsiębiorca masz prawo negocjować lepsze warunki z dostawcami surowców, usług czy z kontrahentami. Nie przyjmuj ich oferty za pewnik, tylko zawsze staraj się wypracować lepsze warunki z punktu widzenia Twojego biznesu. I miej na uwadze, że dobry przedsiębiorca to oszczędny przedsiębiorca. Zanim więc wydasz złotówkę, zastanów się, czy jest to potrzebne. Bo jak zwykło się mawiać w branży: bez tej złotówki nie ma miliona.
Kontrola przepływu pieniędzy w firmie – jak zapewnić płynność finansową firmy?
Sprawne zarządzanie finansami w firmie obejmuje także przepływy pieniędzy. Ważne jest, by zachować równowagę między wydatkami i przychodami. Dzięki temu zawsze będziesz mieć środki na pokrycie rozmaitych potrzeb biznesowych – nawet tych, które pojawią się znienacka.
Jedną z metod pozwalających kontrolować przepływ finansów jest wykonywanie prognoz. Rzecz w tym, by potrafić przewidzieć, kiedy nastąpią wydatki i kiedy można liczyć na przychód. To z kolei ułatwia planowanie finansowe.
Nie bez znaczenia jest też sprawne wystawianie faktur, by szybciej otrzymywać pieniądze od klientów. Do przyspieszenia tego procesu możesz posłużyć się ogólnodostępnymi narzędziami, w tym elektronicznymi fakturami (które stają się standardem) oraz systemami płatności online. Możesz też sięgnąć po faktoring. To narzędzie finansowe, dzięki któremu błyskawicznie uwolnisz pieniądze zamrożone w fakturach i w ten sposób zapewnisz firmie płynność finansową.
W zarządzaniu płynnością finansową ważne jest także posiadanie rezerwy finansowej. W końcu nigdy nie wiesz, kiedy pojawią się nieprzewidziane wydatki. Posiadanie zapasu pieniędzy pozwoli Twojej firmie utrzymać się na powierzchni i wyjść bez szwanku z trudnych sytuacji. Pamiętaj, że niektórych komplikacji nie można uniknąć, ale można skutecznie sobie z nimi radzić.
Mierzenie i analizowanie wyników firmy – działanie niezbędne w odpowiednim gospodarowaniu finansami
Wiesz już, które kwestie są najistotniejsze w zakresie zarządzania budżetem, czas więc przyjrzeć się mierzeniu i analizowaniu wyników finansowych firmy. To proces, który pokazuje, w jakim stopniu założone przez Ciebie cele biznesowe zostały zrealizowane. Pozwala też szybko wykryć problemy i odpowiednio na nie reagować. Wbrew pozorom nie polega wyłącznie na śledzeniu tego, czy Twój biznes jest na plusie, czy generuje straty. To dogłębna analiza wielu czynników. Najważniejsze z nich to:
- Płynność finansowa – analiza płynności finansowej pokaże Ci, w jaki sposób środki finansowe wędrują w Twojej firmie.
- Rentowność – wskaźnik rentowności sprzedaży zobrazuje, jaka część finansów zostaje w biznesie jako zysk.
- Efektywność operacyjna – uświadomi Ci, czy potrafisz dostarczać produkty albo usługi przy minimalnych kosztach i z zachowaniem ich wysokiej jakości.
T. Harv Eker zwykł mawiać, że nawyk zarządzania pieniędzmi jest ważniejszy niż posiadanie pieniędzy. My dodajemy, że chodzi o nawyk właściwego zarządzania pieniędzmi. Im szybciej go opanujesz, tym lepsze perspektywy zarysują się dla Twojej firmy. Działaj mądrze – krok po kroku – i pamiętaj, że czas, który zainwestujesz w zdobycie nowej wiedzy, jest najlepszą inwestycją w rozwój Twojego biznesu.
