Wystawianie faktur bez firmy – jak rozliczać się bez działalności gospodarczej?

4 stycznia 2026

Czy można legalnie wystawić fakturę bez zakładania firmy? To jedno z najczęstszych pytań freelancerów, studentów i osób dorabiających po godzinach. Klienci oczekują faktury, a Ty nie chcesz rejestrować działalności gospodarczej i ponosić stałych kosztów. W tym artykule krok po kroku wyjaśniamy, kiedy wystawianie faktur bez firmy jest możliwe, jakie masz opcje rozliczeń i na co musisz uważać, żeby działać zgodnie z przepisami.

Freelancerka sprawdza na czym polega wystawianie faktury bez firmy

Spis treści

Wykonujesz usługi, za które chcesz dostawać legalne wynagrodzenie, ale nie uśmiecha Ci się zakładanie własnej firmy? Nic dziwnego – prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wydatkami i często stresującymi formalnościami. W wielu przypadkach wystawianie faktury bez firmy jest możliwe. Masz kilka opcji: działalność nierejestrowana, rachunek, platforma pośrednicząca.

Najważniejsze wnioski w skrócie

Możesz legalnie wystawić fakturę bez firmy, ale musisz wiedzieć, jak zrobić to zgodnie z przepisami.
Działalność nierejestrowana pozwala na wystawienie faktury, o ile nie przekraczasz limitu przychodów.
Umowy zlecenia i o dzieło nie dają prawa do wystawienia faktury VAT.
Platformy takie jak Useme umożliwiają wystawianie faktur VAT bez zakładania działalności.

Co oznacza wystawianie faktury bez firmy?

Wystawianie faktury bez firmy to potoczne określenie sytuacji, w której osoba fizyczna nieposiadająca zarejestrowanej działalności gospodarczej dokumentuje sprzedaż swoich usług lub towarów w sposób zgodny z prawem. Może się to odbywać m.in. w ramach działalności nierejestrowanej, przez wystawienie rachunku lub za pośrednictwem platformy pośredniczącej.

Freelancerzy często słyszą od klientów: „Potrzebuję faktury VAT”. I wtedy pojawia się pytanie: czy muszę zakładać firmę? Odpowiedź brzmi: nie zawsze.

W praktyce osoba bez firmy ma trzy główne sposoby legalnego rozliczania się z klientami:

działalność nierejestrowana,
umowa cywilnoprawna (zlecenie lub dzieło) i opcjonalnie rachunek do tej umowy,
faktyczne wystawienie faktury przez platformę pośredniczącą (np. Useme).

Każde z tych rozwiązań ma inne zalety i ograniczenia, które omówimy w artykule.

Forma rozliczenia	Czy potrzebna firma?	Czy można wystawić fakturę?	Limity przychodów	Dla kogo najlepsza
Działalność nierejestrowana	Nie	Tak – faktura/rachunek bez VAT	do 75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie	osoby początkujące, drobne usługi
Umowa zlecenia / o dzieło	Nie	Nie – rozliczenie na podstawie umowy	brak	studenci, jednorazowe lub krótkie zlecenia
Platforma pośrednicząca	Nie	Tak – faktura VAT wystawiana przez platformę	brak	freelancerzy współpracujący z firmami

Uważaj na słownictwo: W wielu internetowych źródłach terminy „faktura bez firmy” i „faktura od osoby fizycznej” są przeplatane. Wymaga to jednak doprecyzowania – osobą fizyczną może być:

osoba, która ma zarejestrowaną jednoosobową działalność gospodarczą (JDG),
osoba, która nie ma JDG, czasem potocznie nazywana osobą prywatną.

My skupiamy się dziś na osobach fizycznych bez JDG, czyli bez firmy.

CZY JDG CI SIĘ OPŁACA? Sprawdź, ile zarobisz jako firma Porównaj firmę i alternatywy dla własnej działalności! {{ include_custom_fonts({"Nexa":["Bardzo pogrubiona","Bardzo pogrubiona pochylona","Pogrubienie","Regularne"]}) }}

Czym różni się faktura VAT od faktury bez VAT?

Na początek rozróżnijmy te dwa rodzaje faktur – to przyda nam się w kolejnych częściach artykułu.

VAT, czyli Value Added Tax w Polsce funkcjonuje jako podatek od towarów i usług i jest regulowany przez Ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (w skrócie – ustawę o VAT).

Prawo do wystawiania faktur mają tylko podatnicy VAT – zarówno czynni, jak i zwolnieni z VAT. Korzystając ze zwolnienia z VAT, na Twoich fakturach nie uwzględniasz podatku od towarów i usług – w miejscu na stawkę VAT wpisujesz „zw.”, czyli zwolniony.

Zwolnienie z VAT jest możliwe w dwóch przypadkach:

Zwolnienie podmiotowe – dla osób, których przychody nie przekroczyły 240 tys. zł w poprzednim roku, czyli m.in. osób prowadzących nierejestrowaną działalność gospodarczą. Są jednak rodzaje usług i towarów, które nie pozwalają skorzystać ze zwolnienia podmiotowego, nawet mimo niskich dochodów, np. sprzedaż metali szlachetnych czy usługi prawnicze.
Zwolnienie przedmiotowe – dla osób, które świadczą usługi lub sprzedają towary wymienione w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT, niezależnie od wysokości przychodów (np. usługi nauczania języków obcych, finansowe czy medyczne).

Żeby zostać czynnym podatnikiem VAT, trzeba złożyć wniosek VAT-R w urzędzie skarbowym – stacjonarnie lub online. Możesz zarejestrować się jako czynny płatnik VAT dobrowolnie – mimo opcji skorzystania ze zwolnienia.

Dlaczego temat VAT jest ważny? Bo może się zdarzyć, że nie masz firmy, a i tak musisz wystawić fakturę VAT w ramach działalności nierejestrowanej. Więcej o tym w kolejnych częściach artykułu.

Uważaj na słownictwo: Czasem terminem „faktura VAT” potocznie określa się zarówno fakturę VAT, jak i fakturę bez doliczonego VAT. Jeśli Twój klient jest przedsiębiorcą, to korzystniejsza podatkowo będzie dla niego faktura z faktycznie doliczonym VAT.

Czy działalność nierejestrowana pozwala wystawić fakturę?

Do wystawienia faktury nie zawsze jest Ci potrzebna jednoosobowa działalność gospodarcza w rozumieniu przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców – czyli własna firma, którą rejestruje się w CEIDG. Jeśli Twój dochód nie przekracza 225% minimalnego wynagrodzenia w ciągu kwartału, możesz świadczyć usługi freelancerskie w ramach działalności nierejestrowanej. W praktyce ten limit to 10 813,50 zł brutto na kwartał.

Działalność nierejestrowana też jest działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT – wiemy z niej, że działalnością gospodarczą jest wszelka działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych (art. 15 ust. 2 ustawy o VAT).

Na działalności nierejestrowanej nie musisz:

zakładać działalności gospodarczej w CEIDG,
płacić składek ZUS,
składać miesięcznych/kwartalnych deklaracji podatkowych,

Na działalności nierejestrowanej musisz:

odprowadzać podatek od dochodów w rozliczeniu rocznym PIT (bez składania deklaracji miesięcznych i kwartalnych),
dokumentować sprzedaż,

Na działalności nierejestrowanej możesz:

odliczać koszty związane z prowadzeniem działalności od opodatkowanego przychodu.

Kiedy mam obowiązek wystawienia faktury na działalności nierejestrowanej?

W większości przypadków na działalności nierejestrowanej nie masz obowiązku wystawiania faktur. Są jednak dwa wyjątki. Pierwszy: jeśli Twój klient tego zażąda.

Klient może zażądać faktury lub rachunku w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostał towar lub usługę lub za nie zapłacił. Przepisy dają Ci czas na wystawienie faktury lub rachunku, ale najlepiej zrobić to od razu, żeby ułatwić sobie pilnowanie terminów i formalności.

Czas na wystawienie faktury:

Jeśli klient prosi o fakturę w miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż – musisz wystawiać ją do 15 dnia kolejnego miesiąca.
Jeśli klient prosi o fakturę w ciągu kolejnych 3 miesięcy – musisz wystawić ją w ciągu 15 dni od jego zgłoszenia.

Czas na wystawienie rachunku:

Jeśli klient prosi o rachunek przed sprzedażą – musisz wystawić go w ciągu 7 dni.
Jeśli klient prosi o rachunek w ciągu kolejnych 3 miesięcy – musisz wystawić go w ciągu 7 dni od jego zgłoszenia.

Obowiązek wystawiania faktur dla vatowców

Drugi wyjątek to sytuacja, w której masz działalność gospodarczą i jesteś czynnym podatnikiem VAT. Wtedy masz obowiązek wystawienia faktury VAT do 15 dnia miesiąca, licząc od końca miesiąca, w którym wykonano usługę lub wydano towar. O tym, kiedy musisz zarejestrować się jako czynny podatnik VAT, pisaliśmy wyżej.

Jak wystawić dokument sprzedaży w działalności nierejestrowanej – krok po kroku:

Wykonujesz usługę lub sprzedajesz towar.
Zapisujesz transakcję w prostej ewidencji sprzedaży (np. w excelu).
Na żądanie klienta wystawiasz fakturę lub rachunek w odpowiednim terminie.
Rozliczasz dochód w rocznym zeznaniu PIT.

Czy mogę wystawić fakturę do umowy o dzieło lub zlecenia?

Jeśli pracujesz na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, nie jesteś podatnikiem VAT w rozumieniu ustawy, więc nie masz prawa wystawić faktury VAT. Według przepisów te umowy nie są samodzielną działalnością gospodarczą – ktoś Ci zleca pracę, kontroluje wynik, a Ty nie działasz jak przedsiębiorca.

Możesz natomiast wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży towarów lub wykonanie usług. Rachunek od osoby fizycznej, niezależnie od tego, czy prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, czy nie, jest dokumentem podobnym do faktury. Mają tę samą funkcję – dokumentują sprzedaż – ale nieco inne elementy.

Rachunek od osoby fizycznej musi wskazywać:

dane sprzedawcy i nabywcy,
datę wystawienia i numer rachunku,
ilość towarów lub usług,
ceny jednostkowe towarów lub usług,
sumę do zapłacenia zapisaną liczbowo i słownie.

Dlaczego klienci wolą faktury VAT?

Dlaczego wielu klientów chce współpracować tylko z freelancerami, którzy wystawią im fakturę VAT? Taka faktura przede wszystkim umożliwia odliczenie podatku VAT oraz zaliczenie wydatku (Twojej usługi czy towaru) do kosztów uzyskania przychodu – o ile to, co od Ciebie zamówi, ma związek z działalnością jego firmy.

W praktyce oznacza to, że:

kwota netto z faktury może zostać ujęta w kosztach firmy i obniżyć podstawę opodatkowania;
podatek VAT wykazany na fakturze może zostać odliczony w deklaracji VAT, co zmniejsza kwotę podatku do zapłaty.

Na przykład: Firma zleca freelancerowi wykonanie strony internetowej – koszt usługi trafia do kosztów uzyskania przychodu, a VAT z faktury podlega odliczeniu

W porównaniu z fakturą VAT, dokumentowanie wydatku rachunkiem wypada mniej korzystnie podatkowo, bo nie daje prawa do odliczenia VAT.

Jak wystawić fakturę bez firmy przez platformę pośredniczącą?

Co zrobić, jeśli Twój klient oczekuje faktury VAT, Ty nie masz własnej firmy, a Twój przychód przekracza limit działalności nierejestrowanej? Rozwiązaniem jest wystawienie faktury bez firmy za pośrednictwem Useme – serwisu rozliczającego freelancerów.

Kiedy freelancer rozlicza się ze swoim klientem za pośrednictwem Useme, równolegle powstają dwie umowy:

między freelancerem i Useme,
między Useme i klientem freelancera.

Dzięki temu oba te rozliczenia można traktować niezależnie i każdemu zapewnić najkorzystniejsze warunki pod kątem podatków i zarobków. To w pełni legalne, co potwierdzają coroczne deklaracje PIT wysyłane do freelancerów.

Umowy z wykonawcami mogą mieć trzy formy:

Umowy o dzieło

Umowa o dzieło to popularna forma rozliczeń do projektów, które mają przynieść określony efekt. Freelancer może, ale nie musi przekazywać klientowi praw autorskich. Od tego, czy to zrobi, zależy wysokość podatku od umowy o dzieło.

1. Umowa o dzieło z przekazaniem praw autorskich:

obniża podatek;
wszystkie prawa majątkowe są przekazywane klientowi;
wykonawca nie można powtórnie sprzedać tego dzieła innemu klientowi

2. Umowa o dzieło bez przekazania praw autorskich

wyższy podatek;
prawa majątkowe zachowuje wykonawca;
można odsprzedać dzieło innym osobom.

Umowy zlecenia

Umowa zlecenia to inaczej umowa starannego działania, w której najważniejszy jest czas i zaangażowanie zleceniobiorcy. W Useme umowy te są dostępne dla:

studentów,
osoby pracujące na etacie z minimalnym wynagrodzeniem,
osoby pracujące na umowę zlecenia z minimalnym wynagrodzeniem.

E-faktury w KSeF – obowiązkowy system wystawiania faktur od 2026

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowa platforma do wystawiania faktur elektronicznych. KSeF jest przeznaczony dla transakcji B2B, czyli kiedy podatnik wystawia fakturę innemu przedsiębiorcy. Nie trzeba wystawiać faktur w KSeF dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

E-faktura, inaczej faktura ustrukturyzowana ma ujednolicony, cyfrowy format XML ze ściśle określonymi polami i specjalnym numerem nadawanym po przesłaniu jej do KSeF. Zamiast wysyłać klientowi PDF-a z fakturą, będziesz przesyłać fakturę do systemu rządowego, który nada jej unikalny numer (KSeF ID). Klient pobierze ją stamtąd.

Obowiązek przeniesienia się do KSeF wchodzi stopniowo i obejmie kolejne grupy:

1 lutego 2026: duże firmy (obrót powyżej 200 mln zł w 2024 r.)
1 kwietnia 2026: pozostali przedsiębiorcy oprócz mikrofirm
1 stycznia 2027: Mikrofirmy (dochody do 10 tys. miesięcznie)

Jak wystawić fakturę w KSeF? Możesz to robić za pomocą darmowej aplikacji przygotowanej przez Ministerstwo Finansów albo przez komercyjne programy księgowe – jeśli są zintegrowane z KSeF. Twój klient będzie mógł ją odebrać, logując się do swojego konta w KSeF.

Więcej o KSeF dowiesz się z naszych artykułów:

Jeśli wystawiasz faktury przez Useme, KSeF nic dla Ciebie nie zmienia. W praktyce to Useme wystawia za Ciebie e-faktury Twoim klientom, więc to Useme przesyła je do KSeF. Klient będzie mógł odebrać fakturę zarówno z tego systemu, jak i ze swojego maila.

Działalność nierejestrowana a KSeF

Obowiązek korzystania z KSeF obejmie również osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, które chcą wystawić fakturę innemu przedsiębiorcy. Od kiedy? To zależy od wartości sprzedaży w ramach tej działalności:

Do 10 tys. zł miesięcznie – musisz zacząć korzystać z e-faktur w KSeF od 1 stycznia 2027.
Powyżej 10 tys. zł miesięcznie (a z nowymi limitami od 2026 jest to możliwe) – musisz zacząć korzystać z e-faktur w KSeF już od 1 kwietnia 2026.

Żeby wystawić fakturę w KSeF, potrzebujesz NIP. Możesz go sobie załatwić, składając wniosek NIP-7 w urzędzie skarbowym.

Wprowadzenie KSeF nie zmienia wyżej opisanych zasad wystawiania faktur na działalności nierejestrowanej. Czyli nie musisz jej wystawiać, jeśli nabywca Twoich usług czy towarów o to nie poprosi. Chyba że jesteś czynnym płatnikiem VAT – wtedy zawsze musisz ją wystawić nawet bez żądania klienta.

Czy muszę przechowywać faktury i rachunki?

Krótka odpowiedź to: tak. Nawet osoby prowadzące działalność nierejestrowaną muszą trzymać dokumenty związane ze swoimi transakcjami.

Można przechowywać faktury albo w formie papierowej (czyli je drukować) albo elektronicznej, np. w folderze na dysku. Obowiązek przechowywania faktur (w tym faktur sprzedaży, zakupu, korygujących, zaliczkowych) to 5 lat.

Dla wielu osób przechowywanie faktur będzie łatwiejsze po wprowadzeniu KSeF. Wszystkie faktury wystawiane w KSeF są automatycznie archiwizowane w systemie przez 10 lat po przesłaniu ich do systemu. Nie będzie trzeba już tworzyć własnych archiwów.

Jeśli rozliczasz się przez Useme, nie musisz przechowywać żadnych dokumentów, bo to my wystawiamy faktury Twojemu klientowi za Ciebie. Chcesz wiedzieć, jak to wygląda od strony prawnej? Przeczytaj wywiad z prawnikiem.

FAQ

Czy mogę wystawiać faktury na działalności nierejestrowanej?

Tak, ale nie musisz, chyba że poprosi o to Twój klient lub jesteś czynnym podatnikiem VAT. W tych dwóch przypadkach musisz wystawić fakturę. Pamiętaj, że działalność nierejestrowana ma limit przychodu – możesz zarobić maks. 10 813,50 zł brutto na kwartał.

Czy mogę wystawić fakturę VAT bez firmy?

Tak. Najprościej zrobić to na platformie do rozliczeń freelancerów. Wtedy to platforma pośredniczy w Waszym rozliczeniu, czyli wystawia fakturę VAT Twojemu klientowi i przekazuje Ci wypłatę.

Czy KSeF zastąpi całkowicie tradycyjne faktury PDF?

Tak, ale chodzi tu o faktury dla przedsiębiorców. Faktury dla osób fizycznych bez działalności gospodarczej będą mogły być dalej wystawiane poza KSeF.

Czy muszę przechowywać faktury i rachunki?

Tak, przez 5 lat. Natomiast faktury wystawione w KSeF będą automatycznie przechowywane w rządowym systemie – nie musisz ich dodatkowo zapisywać. Jeśli rozliczasz się przez Useme, nie musisz przechowywać faktur.

Polskie przepisy podatkowe są skomplikowane i zmieniają się. Ten artykuł podaje stan prawny na styczeń 2026. W razie wątpliwości zawsze konsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.