Forma rozliczenia to ramy prawno-podatkowe, które pozwalają Ci legalnie zarabiać na Twoich usługach. Jeśli chcesz pracować jako freelancer, czyli angażować się w różne projekty zamiast lub oprócz etatu, masz kilka form rozliczenia do wyboru:
- umowa o dzieło,
- umowa zlecenia,
- działalność nierejestrowana,
- jednoosobowa działalność gospodarcza,
- Useme lub inna platforma zastępująca działalność,
- inkubator przedsiębiorczości.
To, którą z nich wybierzesz, wpłynie na wiele rzeczy.
Od kosztów – bo nie zawsze musisz płacić składki ZUS, a podatek czasem da się obniżyć.
Przez wygodę – bo wyklikanie faktury jest dużo prostsze niż samodzielnie spisanie umowy.
Aż po relację z klientem – bo proponowana forma rozliczenia wpływa na to, jak widzi Cię zleceniodawca. To część Twojej oferty. W raporcie Useme „Freelancing 2025. Między stabilnością a adaptacją” czytamy, że:
W najbliższych latach kluczowe będą kompetencje związane z samodzielnym zarządzaniem sobą i biznesem, czyli: strategiczne myślenie, zarządzanie czasem i priorytetami, umiejętność budowania marki osobistej oraz świadomość finansowa. Coraz większe znaczenie będą miały również umiejętności komunikacyjne – zwłaszcza zdolność do tworzenia relacji z klientami opartych na zaufaniu i partnerstwie.
Agnieszka Ciećwierz – specjalistka w dziedzinie rekrutacji i rozwoju zawodowego, CEO Sigmund Polska
Wybór odpowiedniej formy rozliczenia to Twój pierwszy krok w stronę świadomego zarządzania swoimi finansami i relacjami z klientami. Zatem – do konkretów!
Skrót informacji – jakie formy rozliczeń masz do wyboru?
W tabelce widzisz zestawienie najpopularniejszych sposobów na rozliczenie na freelansie. Szczegóły na temat podatków, składek, obowiązków i formalności znajdziesz w kolejnych częściach artykułu.
Do mniej popularnych form rozliczeń należy np. inkubator przedsiębiorczości.
| Umowa o dzieło | Umowa zlecenia | Działalność nierejestrowana | JDG | Useme | |
| Kiedy się sprawdzi? |
|
|
|
|
|
| Podatek | 12% lub 32%*, można odliczyć 20 lub 50% kosztów uzyskania przychodu przy przeniesieniu praw autorskich. | Do 26 r.ż. brak podatku, potem 12% lub 32%, można odliczyć 50% kosztów uzyskania przychodu przy przeniesieniu praw autorskich. | 12% lub 32%, można odliczyć koszty od podatku. | Bardzo zróżnicowane zasady, zależą od wybranej formy opodatkowania. | 12% lub 32%, od razu pomniejszone o 20 lub 50% kosztów uzyskania przychodu. |
| Składki | Brak ZUS i NFZ. | Są składki z wyjątkami, np. student <26. | Brak składek, chyba że praca ma charakter umowy zlecenia – wtedy składki jak z umowy zlecenia. | Obowiązkowe, ale można skorzystać z ulg. | W Useme brak składek, w Useme Plus możliwa składka na ubezpieczenie zdrowotne. |
* Tam, gdzie jest napisane 12% lub 32%, chodzi o I lub II próg podatkowy. To, w którym progu jesteś, zależy od Twoich dochodów ze wszystkich źródeł w danym roku.
💡 To początek Twojej ścieżki freelancera? Sprawdź artykuł przygotowany specjalnie dla twórców, którzy startują z własnymi projektami: Ścieżka kariery freelancera. Jak przejść od juniora do seniora i nie utknąć po drodze?
Umowa o dzieło
| 🔎 Co warto wiedzieć na start: |
|
Przedmiot umowy o dzieło
To umowa cywilnoprawna, którą zawierasz, jeśli w Twojej pracy ma powstać coś nowego. Umawiasz się z klientem na konkretny efekt, który trzeba opisać w umowie – i to za niego klient płaci. Ten efekt – np. aplikacja, tekst, grafika, koncepcja – to przedmiot umowy o dzieło.
Podatek dochodowy na umowie o dzieło
Ogólna zasada jest taka jak na etacie, czyli tzw. skala podatkowa. Podatek to 12% od dochodu (I próg podatkowy), a od dochodów ponad kwotę 120.000 zł rocznie – 32% (II próg podatkowy).
Nawet jeśli nie masz 26 lat, zapłacisz podatek – na umowie o dzieło nie obowiązuje ulga dla młodych.
W każdej umowie o dzieło na kwotę ponad 200 zł można zastosować koszty uzyskania przychodu (KUP) w wysokości 20% lub 50%. To obniży podatek.
KUP 50% można zastosować, jeśli spełnisz te dwa warunki:
- w wyniku Twojej pracy powstaje „utwór”, czyli coś autorskiego, oryginalnego – takim dziełem może być np. nowa strona internetowa, film, projekt graficzny czy zdjęcia,
- przeniesiesz autorskie prawa majątkowe do tego utworu na swojego klienta.
Ważne:
- Po przeniesieniu praw autorskich nie możesz ponownie sprzedać utworu.
- Przeniesienie autorskich praw majątkowych musi być uregulowane w umowie. Można po prostu zawrzeć taki paragraf w umowie o dzieło.
Porównaj wysokość podatku z przeniesieniem i bez przenoszenia praw autorskich. Załóżmy, że wynagrodzenie to 1000 zł.
| Przedmiot umowy | Można przenieść prawa autorskie? | Koszty uzyskania przychodu | Wysokość podatku |
| Tłumaczenie symultaniczne | Nie | 20% → podstawa opodatkowania zmniejsza się z 1000 do 800 zł. | 12% z 800 zł = 96 zł
(w uproszczeniu można powiedzieć, że podatek to 8, a nie 12%) |
| Wideo na social media | Tak* | 50% → podstawa opodatkowania zmniejsza się z 1000 do 500 zł. | 12% z 500 zł = 60 zł
(w uproszczeniu można powiedzieć, że podatek to 6, a nie 12%) |
* Jeśli ich nie przeniesiesz, podatek będzie liczony tak jak w przykładzie z tłumaczeniami symultanicznymi.
ZUS i NFZ na umowie o dzieło
Umowa o dzieło nie jest oskładkowana. To oznacza, że nie ani Ty, ani klient nie musicie odprowadzać żadnych składek na ZUS i NFZ. Co za tym idzie – z tytułu umowy o dzieło nie odkłada Ci się nic na emeryturę i inne świadczenia. Nie daje Ci to też dostępu do NFZ.
Umowa o dzieło w oczach klienta
Wielu klientom odpowiada taka forma współpracy, bo wiedzą, za co płacą. Np. za tekst – a nie interesuje ich, ile czasu zajmie Ci napisanie go. Nie mają zbyt wielu formalności, ale jednak – w większości przypadków muszą odprowadzić za Ciebie podatek w odpowiedniej wysokości i zgłosić umowę do ZUS-u, mimo że składek się nie płaci.
Klienci współpracujący z freelancerami często mają wzór umowy o dzieło. Jeśli nie, to może okazać się Twoim zadaniem – zwłaszcza jeśli zależy Ci na takiej formie rozliczenia.
💡Dowiedz się więcej o umowie o dzieło z naszego bloga:
- Umowa o dzieło: jakie prace rozliczysz?
- Umowa o dzieło a kwota wolna od podatku 2026
- Stawka godzinowa a umowa o dzieło dla freelancerów
| 🔎 Co warto wiedzieć na start: |
|
Przedmiot umowy zlecenia
To umowa cywilnoprawna, którą zawierasz, gdy w Twojej pracy bardziej liczy się działanie niż konkretny, namacalny efekt. Klient płaci za Twój czas, poświęcony na ustalone czynności, które według przepisów musisz starannie wykonywać. Może to być np. utrzymanie i aktualizacja strony internetowej, prowadzenie profili w social mediach czy redakcja tekstów.
Podatek dochodowy na umowie zlecenia
Osoby do 26 roku życia nie płacą podatku od umów zlecenia – obowiązuje ich ulga dla młodych, tak jak na umowie o pracę.
Po 26 urodzinach obowiązują takie same zasady jak na umowie o dzieło: skala podatkowa, czyli podatek w wysokości 12% lub 32% po przekroczeniu II progu podatkowego (120 000 zł dochodu rocznie).
Podobnie jak przy umowie o dzieło, także przy umowie zlecenia można zastosować 50% kosztów uzyskania przychodu – ale tylko do tej części wynagrodzenia, która dotyczy korzystania z praw autorskich lub ich przeniesienia i pod warunkiem że powstaje utwór w rozumieniu prawa autorskiego. Jeśli zlecenie obejmuje również zadania nietwórcze, wynagrodzenie powinno być wyraźnie podzielone – osobno za przeniesienie praw autorskich, osobno za pozostałe czynności. 50% KUP stosuje się wyłącznie do części autorskiej.
ZUS i NFZ na umowie zlecenia
Na umowie zlecenia Twoje wynagrodzenie może pomniejszone być o składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. W praktyce Ty nie musisz nic robić – odprowadzenie składek do urzędów to obowiązek Twojego zleceniodawcy, a Ty dostajesz już kwotę na rękę.
Standardowo potrącane składki to składka emerytalna, rentowa, zdrowotna, a dobrowolnie również chorobowa. Koszt składki zdrowotnej i chorobowej ponosisz samodzielnie, a koszt składki emerytalnej i rentowej rozkłada się między Ciebie i zleceniobiorcę. Sprawdź dokładną wysokość składek.
Nie musicie płacić wszystkich składek za Twoją umowę zlecenia, jeśli masz inny tytuł do ubezpieczenia. Takim tytułem może być:
- inna umowa zlecenia albo umowa o pracę z wynagrodzeniem minimalnym lub wyższym (wtedy płacicie tylko składkę zdrowotną),
- status studenta lub ucznia do 26 roku życia (żadnych składek).
Jeśli natomiast masz np. dwie umowy zlecenia i na obu zarabiasz mniej niż stawka minimalna, to odprowadzasz składki społeczne z obu umów.
Zawsze musisz poinformować zleceniodawcę o swoich innych tytułach do ubezpieczeń i zgłaszać ewentualne zmiany, np. jak skończysz studia albo rozwiążesz inną umowę zlecenia.
💡Porównaj umowę zlecenia i umowę o dzieło
Umowa zlecenia w oczach klienta
Umowa zlecenia jest dobrym rozwiązaniem dla klientów, którzy potrzebują Twojej dostępności przez daną ilość czasu. Chcą płacić Ci stawkę godzinową, a nie jedną cenę za projekt.
Ich formalności są jednak większe niż na umowie o dzieło. Przy umowie zlecenia przede wszystkim muszą zebrać dane do ustalenia wysokości składek ZUS i podatku, ponosząc odpowiedzialność za ewentualne błędy i zaklasyfikowanie Waszej współpracy do tego konkretnego rodzaju umowy.
Umowa zlecenia może oznaczać też większe koszty niż umowa o dzieło czy rozliczenie przez Useme. O ile nie masz innego tytułu do ubezpieczeń, to część składek idzie z kieszeni klienta. Dochodzą mu też koszty księgowości, bo to zwykle osoba z działu księgowości zajmuje się wyżej wymienionymi formalnościami.
Działalność nierejestrowana
| 🔎 Co warto wiedzieć na start: |
|
Czym jest działalność nierejestrowana?
Działalność nierejestrowana to mała namiastka własnej firmy. Pozwala legalnie zarabiać na drobnych usługach i sprzedaży produktów bez rejestrowania działalności gospodarczej. Co ważne – działalność nierejestrowaną może założyć tylko osoba, która nie prowadziła działalności gospodarczej przez ostatnie 5 lat.
Zakres prac możliwych do rozliczenia w na działalności nierejestrowanej jest bardzo szeroki – od sprzedaży rękodzieła i produktów na Allegro, przez korepetycje, tworzenie grafik i treningi personalne, aż po montaż urządzeń, sprzątanie i stylizację paznokci.
Na działalności nierejestrowanej nie musisz podpisywać umów z klientami, ale możesz.
Masz natomiast szereg innych obowiązków:
- prowadzisz uproszczoną ewidencję sprzedaży,
- wystawiasz faktury lub rachunki na żądanie klienta,
- obliczasz i płacisz podatek raz do roku.
Mogą dotyczyć Cię też inne obowiązki wynikające z przepisów, np. uzyskanie zgody sanepidu (np. jeśli chcesz robić i sprzedawać torty), zakup kasy fiskalnej (jeśli sprzedasz „osobom prywatnym” produkty za ponad 20 000 zł rocznie) czy rejestracja jako czynny podatnik VAT (jeśli twoje usługi lub produkty nie podlegają zwolnieniu z VAT).
Limit zarobków na działalności nierejestrowanej
Przychód z działalności nierejestrowanej w 2026 roku nie może przekroczyć 10813,50 zł brutto na kwartał kalendarzowy (225% aktualnego minimalnego wynagrodzenia brutto). Możesz więc w jednym miesiącu zarobić 1000 zł, a w drugim 9000 zł i nadal mieścisz się w limicie.
Sprawdź, jak obliczyć limit przychodów z działalności nierejestrowanej.
Jeśli przekroczysz limit, musisz zarejestrować działalność w CEIDG w ciągu 7 dni.
Podatek dochodowy na działalności nierejestrowanej
Wysokość podatku to standardowe 12% (skala podatkowa) od dochodu. Dochód to przychód po odliczeniu kosztów – na działalności nierejestrowanej możesz odliczać koszty tak jak na działalności gospodarczej. To zmniejszy Twój podatek.
Na działalności nierejestrowanej nie płacisz podatku co miesiąc, tylko raz na rok. Wtedy w rozliczeniu PIT wskażesz zarówno przychody, jak i koszty. Żeby to zrobić, musisz obowiązkowo dokumentować:
- każdą sprzedaż, czyli prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży,
- koszty, czyli zbierać faktury i rachunki z Twoim imieniem i nazwiskiem oraz adresem.
Nie możesz skorzystać z ulgi dla młodych na działalności nierejestrowanej. Nie możesz też zwiększyć kosztów uzyskania przychodu przez przeniesienie autorskich praw majątkowych.
Faktury na działalności nierejestrowanej
Jeśli Twój klienci nie poprosi o fakturę lub rachunek, nie musisz ich wystawiać, ale możesz.
Klient może o to poprosić w ciągu 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Wtedy obowiązkowo wystawiasz dokument sprzedaży. Sprawdź terminy wystawienia faktury i rachunku na działalności nierejestrowanej.
| Działalność nierejestrowana a VAT |
| Sprawdź, czy to, co robisz w ramach działalności, jest na liście usług lub towarów, które nie podlegają zwolnieniu przedmiotowemu z VAT. Jeśli tak, to oznacza, że musisz zarejestrować się jako czynny podatnik VAT i wystawiać faktury VAT klientom, mimo że nie masz zarejestrowanej działalności gospodarczej. |
ZUS i NFZ na działalności nierejestrowanej
Działalność nierejestrowana nie daje Ci prawa do ubezpieczeń społecznych ani do ubezpieczenia zdrowotnego. Odprowadzasz jedynie podatek – składek nie.
I taka sytuacja jest jasna, jeśli sprzedajesz towary, lecz niestety mniej oczywista, jeśli na działalności nierejestrowanej świadczysz usługi tak jak na umowie zlecenia – np. przez dłuższy czas masz powtarzalne zadania dla jednego klienta w ustalonych godzinach za cykliczne wynagrodzenie.
Jak czytamy na stronie biznes.gov.pl:
Jeśli w ramach działalności nierejestrowanej chcesz świadczyć usługi, czyli wykonujesz umowę o świadczenie usług albo umowę zlecenia, to podlegasz ubezpieczeniom jako zleceniobiorca. Zleceniodawca […] ma obowiązek w ciągu 7 dni zgłosić cię do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego i opłacać składki ZUS.
Jeśli masz wątpliwości, czy Twoja praca może być zaliczona do umowy o świadczenie usług, poproś o poradę specjalistę – np. prawnika specjalizującego się w prawie cywilnym i gospodarczym.
💡Dowiedz się więcej o działalności nierejestrowanej z naszego bloga:
- Działalność nierejestrowana – pierwsze w Polsce kompleksowe badanie
- Działalność nierejestrowana – jak działa i ile wynosi limit przychodów?
- Jak prowadzić działalność nierejestrowaną: podatek dochodowy i rozliczenie PIT
- Działalność nierejestrowana 2026 – co musisz o niej wiedzieć?
Działalność nierejestrowana w oczach klienta
Klient freelancera prowadzącego działalność nierejestrowaną zwykle nie ma zbyt wielu formalności. Co więcej – może dostać fakturę, którą odliczy sobie od podatku. W większości przypadków nie będzie to jednak faktura VAT, więc nie odliczy sobie VAT-u.
Klienci mogą być niepewni co do należnych składek ZUS – to oni muszą je zapłacić, jeśli Wasza współpraca ma charakter umowy o świadczenie usług czy umowy zlecenia.
Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)
| 🔎 Co warto wiedzieć na start: |
|
Czym jest jednoosobowa działalność gospodarcza?
Jednoosobowa działalność gospodarcza, w skrócie JDG, to najprostsza forma prowadzenia własnej firmy. Rejestrujesz ją w CEiDG, nadajesz jej nazwę, deklarujesz wykonywane usługi, odprowadzasz podatki i składki ZUS. Masz pełną odpowiedzialność i pełną swobodę – na JDG możesz zarabiać bez limitu i zajmować się dowolnym rodzajem działalności, oczywiście według odpowiednich przepisów.
Działalność zarejestrowana to opcja dla specjalistów, którzy są pewni swojej zawodowej przyszłości. Mają już bazę (często stałych) klientów, wiedzą, w jakim kierunku chcą się rozwijać i przeliczyli, że koszty jednoosobowej działalności nie będą ich za mocno obciążać.
Podatek dochodowy i koszty uzyskania przychodu na JDG
Masz trzy formy opodatkowania do wyboru (możesz zmieniać formę raz na rok):
- skala podatkowa – 12% i 32% dochodu po przekroczeniu II progu podatkowego,
- podatek liniowy – stałe 19% niezależnie od dochodu,
- ryczałt – od 2 do 17% w zależności od rodzaju działalności (branży), liczony od przychodu.
Zauważ, że w przypadku skali i podatku liniowego mowa o dochodzie, a w przypadku ryczałtu – o przychodzie. Bo w dwóch pierwszych formach opodatkowania możesz odliczać koszty uzyskania przychodu, a na ryczałcie nie.
Obowiązki właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej
Osoba prowadząca JDG ma szereg obowiązków i musi je wykonywać zgodnie z przepisami:
- Prowadzenie księgowości, czyli rejestrowanie przychodów i kosztów, obliczanie dochodu i podatku, gromadzenie dokumentów, kontrola poprawności danych.
- Opłacanie zaliczki na podatek dochodowy w odpowiedniej wysokości i terminie. Samodzielnie robisz przelew do urzędu skarbowego z firmowego konta bankowego. Dodatkowo raz w roku rozliczasz PIT.
- Opłacanie składek ZUS. Tu również liczy się odpowiednia suma i dotrzymanie terminu. Samodzielnie robisz przelew do ZUS-u z firmowego konta bankowego.
- Wystawianie faktur (z VAT lub ze zwolnieniem z VAT) klientom i wprowadzanie ich do ewidencji sprzedaży.
- Składanie deklaracji podatkowych i rozliczeniowych, czyli informowanie urzędów o dochodzie i należnym podatku dochodowym, rozliczeniu podatku VAT (jeśli jesteś VAT-owcem), wysokości składek ZUS.
- Przechowywanie dokumentów księgowych przez 5 lat. Po wprowadzeniu KSeF jest to znacznie łatwiejsze, bo faktury są automatycznie trzymane w systemie przez 10 lat.
- Aktualizacja danych w CEIDG za każdym razem, kiedy coś się zmieni, np. adres firmy, numer kontaktowy, a przede wszystkim rodzaj wykonywanej działalności, czyli kod PKD.
- Przestrzeganie przepisów, czyli śledzenie zmian w prawie i dostosowywanie się do nich.
Fragment raportu „Freelancing w Polsce 2025. Między stabilnością a adaptacją”, Useme.
Usługi księgowe vs samodzielna księgowość
W praktyce większość osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą nie robi większości opisanych wyżej rzeczy, tylko oddaje je w ręce księgowej lub księgowego. Taka osoba prowadzi całą ewidencję sprzedaży i kosztów, oblicza podatki i składki ZUS, wysyła deklaracje do urzędów, rozlicza VAT i więcej, w zależności od Twojego pakietu usług. Tobie zostaje wtedy tylko przelać zaliczkę na podatek i na składki do urzędów.
Jednak odpowiedzialność przed urzędami nadal spoczywa na Tobie. To Ty odpowiadasz za ewentualne błędy w kwotach przelewanych do urzędu skarbowego i ZUS-u.
Koszt usług księgowych rozpoczyna się od ok. 200 zł miesięcznie. Ryczałtowcy z reguły płacą mniej, bo nie mają faktur kosztowych do księgowania (na ryczałcie nie można odliczać kosztów od przychodu). Im więcej masz klientów, tym droższa może być Twoja księgowość.
Faktury na JDG
Masz obowiązek wystawienia faktury, jeśli sprzedajesz swoje usługi firmom, również jednoosobowym. Jeśli osoba bez firmy o nią poprosi – też musisz ją wystawić.
Na przestrzeni 2026 i 2027 roku właściciele jednoosobowych działalności przechodzą na wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF, czyli e-faktur. Zgodnie z tym systemem każda faktura musi mieć odpowiednie dane stron transakcji (informacje o wszystkich stronach faktury, np. sprzedawcy, nabywcy, faktorze, jednostce samorządu terytorialnego czy komorniku) i dane faktury (wartości, stawki podatku, adnotacje, a także dane o płatności i transporcie).
| Jednoosobowa działalność gospodarcza a VAT |
| Musisz zarejestrować się jako płatnik VAT, jeśli spełnisz choć jeden z tych warunków:
– zarabiasz ponad 240 tys. zł rocznie (przychód), – Twoja działalność jest na liście usług lub towarów, które nie podlegają zwolnieniu przedmiotowemu z VAT. Jeśli nie spełniasz żadnego warunku, nie musisz płacić VAT-u, ale możesz. Jako czynny płatnik VAT możesz odliczać VAT od kosztów, a Twoi klienci-firmy mogą odliczać VAT z Twojej faktury, bo to ich koszt. Masz też obowiązek prowadzić ewidencję VAT i składać plik JPK do urzędu skarbowego. |
ZUS i NFZ na jednoosobowej działalności gospodarczej
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, musisz opłacać składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Ta ostatnia jest obowiązkowa zawsze, ale składki społeczne mogą być mniejsze albo nawet zerowe w pierwszych miesiącach prowadzenia firmy, jeśli korzystasz z ulg:
- Ulga na start – nie płacisz składek społecznych przez 6 miesięcy od założenia firmy,
- Mały ZUS, Mały ZUS Plus – płacisz niższe składki społeczne przez określony czas.
Z ulg można korzystać tylko, jeśli pierwszy raz zakładasz JDG lub jeśli robisz to po co najmniej 5 latach od zakończenia poprzedniej.
Pamiętaj, że niższe składki to niższe świadczenia. Mniej odkładasz na emeryturę, rentę i zasiłki.
Składka chorobowa jest dobrowolna. Możesz ją opłacać, jeśli chcesz mieć prawo do zasiłku chorobowego.
Nawet jeśli nic nie zarobisz w danym miesiącu, to i tak musisz opłacać składki według wyżej opisanych zasad. Mimo że korzystasz z ulg, to składka zdrowotna jest zawsze obowiązkowa, również przy 0 zł dochodu.
JDG w oczach klienta
Dla większości klientów faktura za Twoje usługi to bardzo dobra wiadomość. Klienci-firmy korzystają z usług księgowej, więc przekazują jej fakturę od Ciebie i nie przejmują się formalnościami.
Jeśli chcecie, możecie i tak podpisać umowę, ale nie jest to koniecznie. Jeśli Twoi klienci mają swoje firmy, to Twoje usługi są dla nich „kosztem” – dzięki fakturze odliczą ten koszt od podatku. A jeśli będzie to faktura VAT, to obniżą również swój VAT.
Dla niektórych klientów faktura od firmy jest też oznaką Twojego profesjonalizmu.
Useme
| 🔎 Co warto wiedzieć na start: |
|
Czym jest Useme?
Useme to platforma, która pośredniczy w Twoich rozliczeniach z klientami i pozwala Ci wystawiać faktury bez posiadania firmy i bez limitu przychodu. To „pośredniczenie” odbywa się na podstawie umowy cywilnoprawnej, zwykle o dzieło – Useme zawiera z Tobą umowę online i odsprzedaje Twoją pracę klientowi. Dzięki temu Ty masz wypłatę jak z umowy o dzieło, a klient ma fakturę VAT za Twoją pracę.
Jak działa Useme?
W Useme masz dostęp do kilku funkcji, lecz najważniejszą jest „wystawianie faktury” bez firmy. Rozliczenie z klientem wygląda następująco:
- Wypełniasz formularz ze szczegółami pracy wykonanej dla Twojego klienta.
- Wysyłamy klientowi maila z linkiem do płatności. Może zapłacić kartą, blikiem, tradycyjnym przelewem – jak mu wygodnie. Ma na to określony termin, o którym mu przypominamy.
- Jak dostaniemy przelew klienta, odprowadzamy od Twojej wypłaty podatek.
- Wysyłamy Ci wypłatę, a Twojemu klientowi fakturę VAT.
Możesz przetestować formularz opisany w punkcie 1. w trybie demo – bez logowania i bez podawania danych:
👉 Przetestuj wystawianie faktury w Useme
Useme a podatek
W większości przypadków w Useme obowiązują takie same zasady jak przy umowie o dzieło, czyli podatek 12%, który jest obniżany o 20% uzyskania przychodu lub 50%, jeśli przenosisz prawa autorskie na klienta. W praktyce wysokość podatku wynosi więc od 6 do 8%.
Co do praw autorskich – w Useme przenosisz je jednym kliknięciem. A jeśli chcesz wielokrotnie sprzedawać swoją pracę, to możesz zamiast tego udzielić licencji na korzystanie z efektów Twojej pracy.
Jak pamiętasz z rozdziału o umowie o dzieło, używa się jej, gdy rozliczasz się z klientem za efekt. Useme świetnie sprawdzi się więc u grafików, copywriterów, marketerów, programistów i innych specjalistów, którzy wyznaczają stawki za cały projekt, a nie za godziny.
ZUS i NFZ w Useme
W standardowej usłudze Useme nie masz opłacanych składek społecznych ani składki zdrowotnej – bo podstawą są umowy o dzieło. Jeśli jednak chcesz mieć dostęp do NFZ, to możesz skorzystać z opcji Useme Plus.
| Useme Plus a NFZ |
| Każdy z uczestników Useme Plus dostaje zaproszenie do współpracy na rzecz rozwoju naszej platformy. Będzie to drobne, proste zadanie co miesiąc, np. wypełnienie ankiety na temat naszych funkcji czy uzupełnienie danej sekcji na Twoim profilu. Ta współpraca jest formalnie uregulowana umową zlecenia zawieraną na czas nieokreślony. To zgodna z przepisami forma współpracy, która stanowi podstawę do zgłoszenia Cię do ubezpieczenia zdrowotnego.
Zgłoszenie do ubezpieczenia odbywa się standardową ścieżką przez ZUS. Dzięki temu zyskujesz pełny dostęp do publicznej opieki medycznej w ramach NFZ. |
Dodatkowo w Useme Plus dostaniesz co miesiąc 138 zł premii do wykorzystania na zakupy, rozrywkę, kulturę lub MultiSport.
Useme w oczach klienta
Jeśli rozliczasz się z klientem przez Useme, to dla niego działa to tak samo jakbyś miał własną firmę i był vatowcem. Są tylko dwie różnice:
- faktury nie wystawiasz mu Ty, tylko Useme,
- nie przelewa wypłaty bezpośrednio Tobie, tylko do Useme.
Klient dostaje fakturę VAT, którą może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów. Można więc powiedzieć, że dla klienta Useme daje te same plusy co freelancer z własną firmą, a dla Ciebie te same plusy co umowa o dzieło. Tylko bez formalności, bo my się nimi zajmujemy – dbamy o zgodność Waszej współpracy z przepisami, zgłaszamy umowę do ZUS-u, odprowadzamy podatek, wystawiamy Ci PIT raz do roku, regulujemy prawa autorskie itd.
👉 Dowiedz się więcej o rozliczeniach w Useme.
Koszty Useme
Założenie konta jest darmowe. Opłata serwisowa pojawia się, dopiero gdy faktycznie rozliczysz się z klientem – wtedy pobieramy procent od wystawionej faktury. Twoje opłaty serwisowe sumują się w ciągu miesiąca. Gdy osiągną 349 zł, przestajemy je naliczać w danym miesiącu.
Z kolei wariant Useme Plus działa jak subskrypcja – płacisz 499 zł raz na miesiąc i możesz wystawiać faktury bez dodatkowych opłat.
Podsumowanie: jak wybrać formę rozliczenia z klientem?
Freelancer, niezależny specjalista, wykonawca – to tylko słowa, a pod każdym z nich kryją się przeróżne historie. Dlatego nie ma jednej odpowiedzi na pytanie: jaką formę rozliczenia wybrać. Podpowiemy Ci jednak, co może być korzystne w najczęstszych scenariuszach freelancerów.
Mam etat i dodatkowe projekty
Jeśli masz umowę o pracę i chcesz dorobić, rozwinąć usługi lub sprzedaż „na boku” albo porobić dodatkowe zlecenia, zanim zmienisz etat na freelancing, to nie musisz przejmować się składkami. Wybierz formę rozliczenia, w której nie będziesz ich opłacać, np. umowę o dzieło lub Useme.
Jeśli Twoje zarobki nie przekroczą limitu, to dobrym pomysłem może być też działalność nierejestrowana. Polecamy ją osobom sumiennym, bo wymaga samodzielnego prowadzenia ewidencji sprzedaży i regulowania podatku raz w roku.
Dane pochodzą z raportu „Freelancing w Polsce 2025. Między stabilnością a adaptacją”, Useme.
Utrzymuję się z freelancingu
Jeśli freelancing ma być Twoją jedyną formą zarabiania, to dobrze, żeby dawał Ci bezpieczeństwo. Wtedy możesz pomyśleć nad Useme Plus, czyli taką formą rozliczenia, która da Ci ubezpieczenie zdrowotne.
Jeśli zależy Ci też na składkach społecznych, to rozważ umowę zlecenia lub działalność gospodarczą – z tym że ta ostatnia wiąże się z największymi formalnościami, kosztami i odpowiedzialnością. Polecamy ją osobom, które mają wysokie zarobki i pewny kierunek rozwoju.
Sprawdź, ile zleceń na freelansie potrzebujesz, żeby zarobić 10 000 zł w miesiącu.
Ponoszę duże koszty
Jeśli Twoje zlecenia wymagają zakupu materiałów, bo np. robisz rękodzieło albo wymaga drogiego sprzętu, np. u fotografów, to dobrym pomysłem będzie odliczanie kosztów od podatku. Dzięki temu trochę go zmniejszysz i więcej zarobisz.
Koszty można odliczyć na działalności gospodarczej, ale też na działalności nierejestrowanej – tyle że na tej drugiej trzeba trzymać się limitu zarobków.
Studiuję i pracuję
Jeśli nie masz jeszcze 26 lat, to umowa zlecenia jest dla Ciebie idealna pod kątem zarobków. Dostajesz całą wypłatę na rękę, bo nie płacisz podatku (ulga dla młodych) i składek (uczelnia Cię ubezpiecza). Pamiętaj jednak, że w umowie zlecenia klient płaci za Twój czas. Jeśli chcecie rozliczyć się za efekt, np. konkretne materiały graficzne, tekstowe, marketingowe itp., to ten typ umowy nie będzie odpowiedni.
Jako student z umowy zlecenia możesz skorzystać również w Useme. Masz wtedy wszystkie zalety umowy zlecenia (brak podatku i składek), a Twój klient dostaje fakturę VAT. Nie musicie dogrywać tej umowy samodzielnie – Useme zawiera z Tobą umowę online. Dowiedz się więcej.
Pracuję projektowo i nie chcę żadnych formalności
Jeśli rozliczasz się za konkretne efekty (np. teksty, grafiki, projekty) i nie chcesz zajmować się formalnościami, wybierz umowę o dzieło lub Useme. Obie opcje są proste i dobrze pasują do pracy „od projektu do projektu”, niezależnie od tego, czy robisz to obok etatu, czy jako jedyne źródło dochodu.
Pamiętaj jednak, że jeśli podpisujesz umowę o dzieło, to Twój klient musi zgłosić ją do ZUS-u. To dodatkowe formalności i odpowiedzialność. Jeśli chcesz mu tego oszczędzić i tym samym być bardziej atrakcyjnym kandydatem, wybierz Useme – wtedy Ty masz te same korzyści co w umowie o dzieło (przeniesienie praw autorskich, które obniża podatek, brak obowiązkowych składek), a Twój klient dostaje fakturę VAT z wiarygodnego źródła.
Chcę wystawiać faktury
Oczywistym rozwiązaniem wydaje się własna działalność, tym bardziej, jeśli zależy Ci, żeby na fakturze były dane Twojej firmy. Dokładnie zapoznaj się ze wszystkimi formalnościami, które muszą spełniać właściciele firm (pisaliśmy o nich wyżej w artykule, ale mnóstwo informacji znajdziesz też w portalu gov.pl, np. w tym artykule).
Faktury możesz wystawiać też na działalności nierejestrowanej. Tak – Twój klient może uwzględnić je w kosztach uzyskania przychodu, mimo że nie są wystawione przez firmę. Zwykle nie będą to jednak faktury VAT – a wielu klientów właśnie takich dokumentów oczekuje. Plus jak zawsze, pamiętaj o limicie zarobków na działalności nierejestrowanej.
Jeśli natomiast chcesz zarabiać bez ograniczeń i wystawiać faktury bez formalności, to możesz robić to przez Useme. Efekt dla klienta podobny, jak byś prowadził(a) firmę, a dużo mniej urzędowych obowiązków dla Ciebie.
Na razie nie wiem, czego mi trzeba
Daj sobie czas i skup się na swoich projektach, a nie na formalnościach. Wybierz formę rozliczenia, która Cię nie ogranicza i wyręcza w procedurach wokół rozliczenia z klientem. Taką funkcję spełnia Useme. To dobra opcja też dlatego, że nie musisz nic płacić, jeśli nie zarabiasz. Możesz mieć konto i używać go tylko wtedy gdy masz fakturę do wystawienia.
Trzymamy kciuki! 🤞
![[Raport] Freelancing w Polsce 2025](https://useme.com/pl/blog/wp-content/uploads/2026/01/raport-freelancing-w-polsce-2025-400x250.png)
