Własna działalność gospodarcza szczególnie początkującym freelancerom jawi się jako obowiązkowy warunek, bez którego nie sposób wykonywać zleceń. Zanim zaczniesz zdobywać pierwszych klientów własna firma może ci się kojarzyć z fakturami, wrzucaniem w koszty wydatków firmowych… no i z prestiżem, bo jednak jesteś swoim własnym CEO.
Zanim jednak założysz własną działalność gospodarczą i przejdziesz na samozatrudnienie, przemyśl, czy opłaca ci się zakładać firmę. Freelancing to elastyczna forma pracy, którą możesz wykonywać zarówno jako osoba fizyczna, jak i jako firma. W tym pierwszym przypadku podstawą do współpracy z klientem będzie dla Ciebie umowa o dzieło lub umowa zlecenia, które w razie potrzeby uzupełni faktura VAT w Useme. Jako firma wystawisz fakturę samodzielnie, jednak ten „przywilej” niesie ze sobą określone obowiązki.
Oto pięć rzeczy o prowadzeniu własnej firmy, które musi wiedzieć każdy freelancer.
Własna działalność gospodarcza fakt #1: stałe opłaty i składki ZUS
Początkujący przedsiębiorca może mieć naprawdę poważny problem w odnalezieniu się w gąszczu zawiłości związanych z należnymi, stałymi opłatami. Osoby posiadające działalność gospodarczą w Polsce zobowiązane są do uiszczania określonych, comiesięcznych opłat. Oznacza to, że w każdym miesiącu, bez względu na to, czy zarabiasz, czy nie — ponosisz pewne koszty.
Na koszty ubezpieczenia w ZUS składa się m.in. ubezpieczenie zdrowotne i społeczne. Przez pierwsze 6 miesięcy przedsiębiorcy przysługuje tzw. ulga na start, która polega na tym, że w tym czasie zapłacisz wyłącznie składkę zdrowotną. Okres ulgi na start liczony jest od dnia założenia działalności gospodarczej. Ulga zwalnia z opłat na:
- na ubezpieczenia społeczne, czyli ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe
- na Fundusz Pracy
- na Fundusz Solidarnościowy
Po upływie pół roku osobom rozpoczynającym własną działalność gospodarczą przysługuje również tzw. preferencyjna składka ZUS, którą można płacić przez pierwsze 24 miesiące działalności. Dla początkujących freelancerów ważną kwestią może być fakt, że ulgi nie będą im przysługiwać w przypadku, gdy zamierzają świadczyć usługi dla swojego dotychczasowego pracodawcy. Jest to szczególnie ważna informacja dla osób, które w założeniu działalności upatrują szansy na zwiększenie swoich dochodów. Bardzo często ich celem jest wtedy wykonywanie tych samych zadań dla dotychczasowego pracodawcy, jednak w formie B2B. Płacenie niższych składek ZUS przysługuje osobom, które:
- są osobami fizycznymi, czyli prowadzą działalność jednoosobową albo są wspólnikami spółek cywilnych
- podejmują działalność gospodarczą po raz pierwszy albo podejmują ją ponownie, po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia
- nie wykonują działalności na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym pracowali na etacie i wykonywali czynności wchodzące w zakres obecnie wykonywanej działalności.
Ponadto od 2019 roku przedsiębiorcy, których roczny przychód nie przekroczył 120 000 zł, również mogą skorzystać z tzw. małego ZUS-u Plus.
Z ulgi może skorzystać przedsiębiorca, który spełni dwa kluczowe warunki:
- Jego przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej prowadzonej przez cały poprzedni rok kalendarzowy nie przekroczyły 120 000 zł.
- Prowadził działalność gospodarczą w poprzednim roku kalendarzowym przez nie mniej niż 60 dni kalendarzowych.
Z ulgi Mały ZUS Plus nie można jednak skorzystać w pierwszym roku prowadzenia działalności, a także w przypadku, gdy przedsiębiorca spełnia warunki do opłacania obniżonych składek na ubezpieczenia społeczne, od podstawy wynoszącej 30% minimalnego wynagrodzenia.
Stałe opłaty na własnej działalności gospodarczej: składka na ubezpieczenie zdrowotne
W związku z wprowadzeniem Nowego Ładu zmianie uległ też sposób naliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne. Do końca 2021 roku wysokość składki zdrowotnej dla osób prowadzących działalność ustalano w formie zryczałtowanej – podstawę stanowiło 75% kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku. Od podstawy tej naliczane było 9% składki.
Minimalna wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne w roku 2021 wynosiła 381,81 zł. Składka zdrowotna przed Nowym Ładem mogła też być odliczana od podatku. Od 1 lipca 2022 roku przedsiębiorcom przywrócono tę możliwość, jednak zmieniono zasady jej obliczania. Wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne jest uzależniona od formy opodatkowania, jaką wybierze dla siebie przedsiębiorca.
Obliczanie należności za ubezpieczenie zdrowotne w Polsce jest obecnie bardzo skomplikowane. Przedsiębiorcy jeszcze dobrze nie zdążyli przyzwyczaić się do zmian, a już nadeszły kolejne. To stały element rzeczywistości polskiego przedsiębiorcy: przepisy zmieniają się często, a raz do roku zmienia się także wysokość opłacanych składek ZUS. W roku 2023 czeka nas rekordowa podwyżka ZUS o 17%.
Własna działalność gospodarcza fakt #2: wysokość składek a wysokość emerytury
W młodym wieku emerytura to pojęcie abstrakcyjne. Początkujący przedsiębiorcy, którzy nie posiadają jeszcze dużej płynności finansowej, szukają przede wszystkim oszczędności, dlatego z ich perspektywy ważne jest, aby płacić jak najniższe składki. Z jednej strony podejście to wydaje się całkowicie naturalne – stałe opłaty, które co miesiąc ponosi polski przedsiębiorca, są naprawdę wysokie. Większość z nich pokłada w swojej firmie duże nadzieje i wierzy, że będzie ona źródłem sukcesu. W związku z tym większość młodych ludzi zakłada, że na emeryturę odłoży na własną rękę.
Fakty są jednak takie, że nie każdy przedsiębiorca odniesie spektakularny sukces finansowy i dlatego warto pomyśleć o emeryturze wcześniej. Wszystkie kwoty, jakie wpłacamy na rzecz ZUS, przełożą się w przyszłości na wysokość naszej emerytury.
Średnia emerytura przedsiębiorcy w Polsce bardzo często jest niższa niż średnia emerytura z ZUS w przypadku etatowego pracownika. Wynika to przede wszystkim ze słabej edukacji finansowej i faktu, że przedsiębiorca odprowadza składkę emerytalną liczoną od wynagrodzenia minimalnego, podczas gdy w przypadku etatowego pracownika jest to jego rzeczywiste wynagrodzenie. Tylko nieliczni opłacają dobrowolnie wyższe składki ZUS, a to prowadzi do bardzo niskich emerytur przedsiębiorców.
Własna działalność gospodarcza fakt #3: wystawiania faktur bez firmy
Jedną z motywacji dla osób zakładających działalność gospodarczą jest możliwość wystawiania faktur. Czynnik ten jest atrakcyjny również dla osób, które chcą przejść na freelancing.
Jest to o tyle ważne, że klientom przeważnie zależy, aby oszczędzić czas i pieniądze, więc przy wyborze zleceniobiorcy często decyduje to, czy dana osoba ma możliwość wystawiania faktur. Dzięki temu zleceniodawca nie traci czasu na podpisywanie umów, a także nie musi martwić się o późniejsze rozliczenie podatkowe z freelancerem. Samo przygotowywanie umów o dzieło jest czasochłonne, a dodatkowa odpowiedzialność za prawidłowe zakwalifikowanie pracy, formalności i konieczność rozliczenia PIT za osobę wykonującą zlecenie może być problematyczna.
Pamiętaj jednak, że na fakturowanie pozwalają również inne rozwiązania, nie tylko własna firma. Jedną z najważniejszych i najbardziej cenionych przez freelancerów funkcją dostępną w serwisie Useme jest właśnie możliwość wystawienia faktury VAT dla klienta, również zagranicznego.
Z portalu możesz skorzystać jedynie na potrzeby pozyskania faktury, ale możesz też szukać na nim zleceń. W każdym z tych przypadków Useme przejmuje na siebie obowiązki zleceniodawcy. Pamiętaj, że klientowi jest obojętne, przez kogo dana faktura zostanie wystawiona. Zależy mu jedynie na tej formie rozliczenia.
Własna działalność gospodarcza fakt #4: podatki na działalności gospodarczej
Prowadząc działalność gospodarczą mamy do wyboru cztery formy opodatkowania:
- zasady ogólne (skala podatkowa)
- podatek liniowy
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
- karta podatkowa
Skala podatkowa w firmie
Najpopularniejszą formą opodatkowania jest rozliczenie na zasadach ogólnych. W tej formie opodatkowaniu podlega dochód pomniejszony o koszty prowadzenia działalności. Na zasadach ogólnych mamy obowiązek obliczać i odprowadzać podatek dochodowy do urzędu skarbowego. Rozliczenie może być miesięczne lub kwartalne.
Podatek liniowy w firmie
Kolejną formą opodatkowania jest podatek liniowy. Jego kwota nie jest uzależniona od wysokości dochodów: jest stała i wynosi 19%. Forma ta jest szczególnie powszechna wśród przedsiębiorców, którzy osiągają wysokie dochody. Podatek liniowy nakłada również na przedsiębiorcę spore ograniczenia w kwestii odliczeń podatkowych. Podobnie jak w przypadku skali podatkowej, tak również przy podatku liniowy przedsiębiorcy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji przychodów oraz kosztów.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Rozwiązaniem popularnym w przypadku małych przedsiębiorców jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Aby móc skorzystać z tej formy opodatkowania, przedsiębiorca musi spełnić określone warunki:
- w roku poprzedzającym rok podatkowy uzyskuje przychody z działalności prowadzonej samodzielnie w wysokości nieprzekraczającej 250 tysięcy euro lub
- uzyskuje przychody wyłącznie z działalności prowadzonej w formie spółki, a suma przychodów wspólników spółki z tej działalności nie przekroczyła kwoty 250 tysięcy euro,
- rozpoczyna działalność gospodarczą i nie korzysta z opodatkowania w formie karty podatkowej – bez względu na wysokość przychodów.
Karta podatkowa w firmie
Istnieje również opodatkowanie na podstawie karty podatkowej, lecz jest ono stopniowo wygaszane. Karta podatkowa polega na comiesięcznym odprowadzaniu zryczałtowanej stawki podatku, która nie zależy ani od obrotów, ani od dochodu firmy. Jest ona ustalona odgórnie przez naczelnika właściwego urzędu skarbowego, przy czym podstawą jej naliczenia jest przede wszystkim charakter prowadzonej działalności.
Zakładając własną firmę weź pod uwagę, że aby prawidłowo rozliczyć podatki poświęcisz sporo czasu i energii na zgłębienie polskiego systemu podatkowego i podstaw rachunkowości, albo skorzystasz z usług zewnętrznych księgowych.
Własna działalność gospodarcza fakt #5: dodatkowe koszty prowadzenia działalności gospodarczej
Prowadzenie własnej działalności gospodarczej związane jest też z dodatkowymi kosztami, z których nie zawsze zdajemy sobie sprawę przy jej zakładaniu. Zaliczyć do nich możemy chociażby opłacenie prowadzenia biura rachunkowego. Na początku z pewnością lepiej powierzyć rozliczanie działalności profesjonalistom.
Własna działalność gospodarcza wiąże się też z wieloma obowiązkami. “Na swoim” to my jesteśmy odpowiedzialni za marketing naszej firmy, pozyskiwanie nowych klientów czy negocjacje stawek. Jeśli ponadto zdecydujemy się samodzielnie prowadzić nasze rozliczenia, ilość zadań może być przytłaczająca.
Na własnej działalności nie mamy też prawa do płatnego urlopu, a w przypadku L4 dla przedsiębiorcy otrzymywany zasiłek również wyliczany jest od najniższej krajowej, co w praktyce oznacza, że musimy samodzielnie przygotować się na różnego rodzaju sytuacje losowe. Podstawą będzie tu konieczność stworzenia zaplecza finansowego i oszczędności firmowych, z których będziemy mogli skorzystać w okresach, w których nie będziemy pracować.
Musisz również pamiętać, że jako przedsiębiorca samodzielnie opłacasz wszelkie dostępy do programów potrzebnych do pracy, abonamenty, szkolenia czy ewentualnie miejsce do pracy w przestrzeni coworkingowej. Są to aspekty, o których nie zawsze pamiętamy rozpoczynając działalność gospodarczą, mają one jednak znaczący wpływ na wysokość naszego budżetu. Jeśli zsumujemy ze sobą te wszystkie niepozorne wydatki, w perspektywie miesiąca uzyskamy całkiem dużą kwotę.
Kiedy doliczysz do tego obowiązkowe składki ZUS, na które musisz zarobić, zanim zaczniesz zarabiać na siebie, własna firma nie zawsze będzie opłacalna, szczególnie dla początkujących freelancerów.
Czy freelancer potrzebuje firmy?
Odpowiedź na to pytanie będzie zależała od wielu czynników: Twojego doświadczenia w branży, bazy stałych klientów, miesięcznych dochodów i wreszcie tego, jak traktujesz freelancing. Jeśli zlecenia planujesz wykonywać jako pracę dodatkową lub traktujesz je jako sposób na rozwijanie hobby, własna firma – szczególnie po ustaniu ulg – może być dla ciebie zbędnym obciążeniem fiskalnym.
W takiej sytuacji postaw na rozwiązania dla profesjonalistów bez firmy, takich jak Useme, inkubatory przedsiębiorczości czy nawet działalność nierejestrowaną, które umożliwiają wystawianie faktury przez osoby fizyczne. Nie zaniedbuj jednak kwestii finansowych: wybierz ubezpieczenie emerytalne bardziej efektywnie niż ZUS oraz ubezpieczenie zdrowotne.
O własnej firmie warto pomyśleć, kiedy Twoja działalność wymaga dokonywania częstych zakupów firmowych lub materiałów i narzędzi potrzebnych do wykonania zlecenia. Wyznacznikiem będzie też to, czy Twoja baza stałych klientów daje Ci pewność, że utrzymasz płynność finansową.
Przede wszystkim pamiętaj jednak, że bycie swoim własnym szefem w swojej własnej firmie – czyli samozatrudnienie – to nie tylko przywilej fakturowania, ale również szereg obowiązków fiskalnych, których należy dopełniać.
