Umowa o zachowaniu poufności, której wzór jest do pobrania w dalszej części artykułu — to jeden z zawieranych i podpisywanych dokumentów, który ma chronić firmę przed niepożądanym wypływem informacji. Czym jest i co powinna zawierać umowa NDA?
Czym jest umowa o zachowaniu poufności?
Umowa o zachowaniu poufności (umowa NDA, skrót od słów non disclosure agreement) to dokument (kontrakt) zawierany pomiędzy co najmniej dwoma stronami, które zobowiązują się zachować tajemnicę dotyczącą określonych informacji, czyli nie przekazywać ich nieupoważnionym osobom.
Umowę NDA można spisać w różnych sytuacjach, np. podczas zawarcia stosunku pracy, czy partnerstwa biznesowego. W przypadku zarządzania freelancerami przedsiębiorstwa podpisują NDA, kiedy zatrudnienie ich związane jest np. z wprowadzeniem na rynek nowego produktu (usługi) lub w ramach realizowanego zlecenia, udostępniane są zleceniobiorcy poufne informacje.
Różnica między umową o zachowaniu poufności (NDA) a umową o ujawnieniu poufności (CDA)
Powszechnie NDA i CDA są stosowane zamiennie, jednak warto mieć świadomość z występującej między nimi różnicy, która dotyczy celu umowy. Umowa CDA (confidential disclosure agreement) zawierana jest przeważnie przez strony, które chcą nawiązać ze sobą współpracę (np. w ramach fuzji) i tym samym ujawnić sobie poufne informacje. Umowa NDA ma na celu natomiast chronić określone informacje i zachować je w tajemnicy przed nieupoważnionymi osobami.
Co powinno znaleźć się w umowie o zachowaniu poufności?
Przepisy prawa nie określają, jakie elementy powinna zawierać umowa o zachowaniu poufności — zawiera jednak kluczowe sekcje, których spisanie w umowie, pozwoli chronić interesy przedsiębiorstwa.
Strony umowy
W tej części dokumentu należy precyzyjnie określić i wymienić osoby, których dotyczy umowa, tak aby możliwe było ich jednoznaczne zidentyfikowanie. Zdarza się, że drugą stroną NDA nie jest jedna osoba (np. przedstawiciel firmy), a wszyscy jej pracownicy. Taka informacja również musi być ujęta w umowie. Ważne jest także to, aby przedsiębiorstwa zostały odpowiednio zdefiniowanie, czyli np. w przypadku spółek o rozbudowanej strukturze prawnej, należy konkretnie określić, który z jej podmiotów jest właścicielem poufnej informacji.
Informacje poufne
Jest to bardzo ważny element NDA, ponieważ definiuje, czego tak naprawdę dotyczy umowa. Częstym błędem jest zbyt szerokie zdefiniowanie informacji poufnych. Powinny być one określone jak najbardziej precyzyjnie, tak aby w przypadku ich ujawnienia, można było łatwo wykazać, że dane, które wyciekły, stanowiły informacje poufne.
Wyłączenia poufności
Ten element ma na celu określenie informacji, które nie są poufne, co oznacza, że nie dotyczy ich obowiązek zachowania tajemnicy. Mogą to być np. informacje powszechnie znane, lub na które ujawnienie firma wyraziła zgodę.
Odpowiednie wykorzystanie informacji
Firma, która udostępnia drugiej stronie dostęp do poufnych informacji, musi także określić, w jaki sposób te dane mogą być wykorzystane. Element ten określa więc na jakich zasadach i w jakim zakresie informacje mogą być ujawnione osobom trzecim.
Czas trwania umowy
Strony mogą ustalić, że umowa będzie obowiązywać przez określony, lub nieokreślony czas, przy czym zaleca się, aby okres ten był jednak zamknięty w konkretnych ramach czasowych. Umowę zawartą na czas nieokreślony można bowiem rozwiązać, co może być niekorzystne dla przedsiębiorstwa. Z drugiej strony bezterminowe umowy zazwyczaj są niepraktyczne, ponieważ większość informacji poufnych po czasie się dezaktualizuje.
Najkorzystniejszą opcją jest więc zawarcie umowy na określony, odpowiednio długi czas, bez możliwości jej wcześniejszego rozwiązania.
Kary umowne
Umowa o zachowaniu poufności powinna także regulować to, jakie są skutki naruszenia obowiązku zachowania tajemnicy oraz w jaki sposób będą one egzekwowane. Dzięki temu, w razie takiej sytuacji, firma w łatwiejszy sposób będzie mogła dochodzić roszczeń, od strony, która ujawniła poufne informacje.
Umowa NDA a współpraca z freelancerami
Jeżeli podejmujesz współpracę z freelancerami, warto podpisać z nimi umowę o zachowaniu poufności. Głównym powodem jest to, że podwykonawcy współpracują z wieloma firmami, dlatego dobrze jest zabezpieczyć poufne informacje przed nawet nieumyślnym i niecelowym wypłynięciem.
Jeśli zależy Ci na zaufaniu poufności podczas współpracy z podwykonawcami, to wiedz, że decydując się rozliczenie podwykonawców przez platformę Useme, będziesz miał możliwość zawarcia umowy o zachowaniu poufności.
Podpisywanie umów NDA z freelancerami jest popularną praktyką, czego dowodzą przytoczone przez serwis freelancermap.com statystyki. Według wyników ankiety 74,7% badanych potwierdziło, że przed rozpoczęciem nowego projektu są proszeni przez firmy o podpisanie umowy o zachowaniu poufności.
Umowa o zachowaniu poufności (NDA) wzór do pobrania (PDF + Word)
Podaj swój adres e-mail, aby otrzymać wzór umowy o zachowaniu poufności NDA w formacie PDF, Microsoft Word i Google Docs:
Podsumowanie – umowa o zachowaniu poufności
Umowa o zachowaniu poufności pozwala firmom zabezpieczyć swoje interesy, minimalizując ryzyko sytuacji, w której druga strona udostępni poufne dane. Pamiętaj jednak umieścić w dokumencie opisane wyżej elementy, dzięki czemu zyskasz pewność, że Twoja umowa o zachowaniu poufności — wzór do pobrania powyżej — została należycie przygotowana.
Jeśli jesteś przedsiębiorcą, może Cię również zainteresować nasz wpis o tym, jak optymalizować koszty w firmie lub jak przekonać szefa do zatrudnienia freelancera.
