W tym artykule wyjaśnimy, kim jest taki podwykonawca oraz jak wygląda kwestia współpracy i rozliczenia.
Definicja i zakres działalności podwykonawcy
Podwykonawca to osoba bądź firma, która wykonuje daną pracę na zlecenie głównego wykonawcy (zleceniodawcy), na podstawie zawartej umowy. To właśnie w umowie spisany jest zakres działalności danego podwykonawcy, a także inne kwestie, takie jak np. wynagrodzenie, czy termin realizacji.
Choć w pierwszej chwili termin „podwykonawca” może kojarzyć się z branżą budowlaną lub przemysłową, to jego zastosowanie jest zdecydowanie szersze. Oto przykładowe kategorie usług, świadczone przez podwykonawców:
- programowanie i IT (aplikacje mobilne i webowe, administracja serwerami, podwykonawca stron internetowych);
- marketing (podwykonawca SEO, obsługa social media, prowadzenie kampanii reklamowych);
- design (projektowanie grafik, projektowanie stron internetowych);
- tłumaczenia (podwykonawca tłumacz);
- prace biurowe (wirtualny asystent, wprowadzanie danych, obsługa klienta).
Podwykonawca może więc odciążyć przedsiębiorcę w wykonaniu różnych zadań. Zanim jednak zdecydujesz się na taką współpracę, przeanalizujmy korzyści i zagrożenia z nią związane.
Umowa z podwykonawcą — na co zwrócić uwagę?
W przypadku współpracy z osobą posiadającą własną działalność gospodarczą najczęściej stosuje się umowę B2B. W pozostałych przypadkach zazwyczaj podpisuje się umowę zlecenie lub umowę o dzieło. O różnicach między nimi i prawidłowym zakwalifikowaniu pracy pisaliśmy w artykule: Umowa o dzieło czy zlecenie? Jak prawidłowo zakwalifikować pracę freelancera?. Niezależnie jednak od rodzaju podpisanej umowy, warto zwrócić uwagę na następujące kwestie.
Przedmiot umowy
Przedmiot umowy to inaczej określenie celu zawierania danej umowy. Przykładowo przedmiotem umowy może być stworzenie oprogramowania. Kluczowy jest jednak bardzo precyzyjny opis, tak aby w przyszłości zapobiec ewentualnym niedomówieniom i sporom pomiędzy stronami.
Prawa autorskie
Jeżeli zależy Ci na nabyciu praw autorskich do dzieła, które zamawiasz u podwykonawcy, pamiętaj o precyzyjnych zapisach w umowie. Dlaczego jest to kluczowe? Ponieważ tylko przeniesienie całości autorskich praw majątkowych pozwala Ci korzystać i rozporządzać danym dziełem. Na te elementy zwróć więc szczególną uwagę:
- podkreśl wyraźnie zapis o przeniesieniu praw autorskich — możesz to zrobić w odrębnej klauzuli w ramach danej umowy, lub w osobnej umowie,
- sporządź zapis w formie pisemnej,
- określ, jakie dokładnie dzieło jest przedmiotem przeniesienia,
- wskaż pola eksploatacji utworu, czyli inaczej sposoby korzystania z niego,
- wskaż moment przeniesienia praw autorskich — może to być m.in. moment odbioru dzieła, czy też wypłaty wynagrodzenia podwykonawcy,
- zdobądź zezwolenie na wykonywanie zależnych praw autorskich do utworów — szczególnie jeśli jako nabywca przewidujesz wprowadzanie zmian, np. tłumaczenie,
- zadbaj o umieszczenie zapisów dotyczących własności do nośników oraz w przypadku oprogramowania, przekazania kodów źródłowych,
- umieść w umowie postanowienia, które zobowiązują podwykonawcę do niewykonywania autorskich praw majątkowych względem Ciebie (jako zamawiającego),
- ureguluj kwestię wynagrodzenia, szczególnie to, czy za przeniesienie praw autorskich wypłacone zostanie odrębne wynagrodzenie.
Zabezpieczenie know — how
Jako przedsiębiorca powinieneś odpowiednio zabezpieczyć swoje interesy, dlatego w umowie z podwykonawcą określ:
- Czym są według Ciebie informacje poufne?
- Przez jaki czas podwykonawca ma obowiązek zachować poufność tych informacji?
- Jakie grożą kary za ewentualne niewywiązanie się z obowiązku zachowania poufności?
- Co podwykonawca ma zrobić z udostępnionymi mu materiałami, dokumentami, czy dostępami po zakończeniu współpracy?
Ochrona danych osobowych
Od 2018 roku wszystkie państwa członkowskie UE muszą przestrzegać postanowień ustawy o ochronie danych osobowych. W przypadku współpracy z podwykonawcą będziesz prawdopodobnie zobowiązany powierzyć mu dane osobowe, np. innych pracowników. Kluczowe jest więc odpowiednie sformułowanie zapisów w umowie, które są zgodne z RODO.
Zakres odpowiedzialności
Przedsiębiorcy zależy na terminowym i należytym wykonaniu zleconego zadania. W celu zabezpieczenia swoich interesów możesz więc zadbać o umieszczenie w umowie zapisów dotyczących, np. kar umownych w przypadku opóźnień w realizacji zamówienia. Pamiętaj, aby dogłębnie omówić temat zakresu odpowiedzialności w procesie onboardingu (wdrażania freelancerów). Gdy wdrażasz podwykonawców, pamiętaj posiłkować się specjalną checklistą dla firm, która pomoże ustrukturyzować proces onboardingu freelancerów. Pobierzesz ją tutaj.
Zalety i wady korzystania z podwykonawców
Do głównych zalet korzystania z podwykonawców możemy zaliczyć:
- zwiększenie wydajności i efektywności — w przypadku, gdy wykonanie danego zadania wymaga posiadania specjalistycznej wiedzy, czy umiejętności, podwykonawca zrealizuje je efektywniej niż działający samodzielnie przedsiębiorca,
- oszczędność czasu — outsourcing zadań pozwala przedsiębiorcy skupić się na głównej działalności swojej firmy,
- zwiększenie konkurencyjności — realizowane przez podwykonawcę zadania mają na celu podniesienie jakości oferowanych produktów/usług, a wraz z jakością przedsiębiorca może rozważyć podniesienie cen,
- możliwość zwiększenia kompetencji — współpraca z kontraktorem może być dla przedsiębiorcy okazją do zdobycia nowych umiejętności bezpośrednio od specjalisty w danej dziedzinie.
Współpraca z podwykonawcą niesie za sobą także pewne zagrożenia i wyzwania:
- konieczność sprawdzenia rzetelności kontraktora — osoba lub firma, której przedsiębiorca powierza wykonanie zlecenia, może okazać się nieuczciwa, nie wykonać prac zgodnie z oczekiwaniami, i/lub nie posiadać niezbędnej wiedzy i umiejętności,
- brak komunikacji i nieumiejętność określania oczekiwań — do efektywnej współpracy konieczna jest umiejętność przedsiębiorcy do precyzowania swoich oczekiwań oraz umiejętność obu stron do rzetelnej i otwartej komunikacji,
- kwestie formalne i rozliczenie — wyzwaniem może okazać się kwestia prawidłowego spisania umowy i rozliczenia się z podwykonawcą, za wykonane zlecenie.
Choć współpraca z podwykonawcą przynosi wiele korzyści, to należy być świadomym potencjalnych ryzyk. Przedsiębiorca może zminimalizować ich negatywne działanie, zabezpieczając się odpowiednio skonstruowanymi zapisami w umowie.
Jak wygląda współpraca z podwykonawcą?
Wybór podwykonawcy
Jeśli przedsiębiorca chce zatrudnić freelancera – podwykonawcę, w pierwszym kroku musi zdecydować, jakie zlecenie chce oddelegować i komu powierzy jego wykonanie. Na tym etapie może poprosić potencjalnych zleceniobiorców o przesłanie portfolio w celu zweryfikowania ich umiejętności i doświadczenia.
Gdzie jednak znaleźć podwykonawców? Sprawdzonym źródłem jest baza freelancerów Useme. Przedsiębiorca może w łatwy sposób dotrzeć do specjalistów posiadających konkretne umiejętności, a następnie wysłać zapytanie ofertowe. Useme pozwala także zleceniodawcom utworzyć własne ogłoszenie, na które następnie będą mogli aplikować potencjalni podwykonawcy.
Przygotowanie briefu i podpisanie umowy
Zarówno brief, jak i umowa mają na celu precyzyjne określenie oczekiwań zleceniodawcy oraz zakresu prac podwykonawcy. W ten sposób minimalizowane jest ryzyko nieodpowiedniego lub nienależytego wykonania zlecenia. Dodatkowo zapisy zawierające informacje m.in. o terminie realizacji, wynagrodzeniu, czy odpowiedzialności chronią interesy obu stron umowy.
W przypadku współprac zawieranych przez Useme przedsiębiorca nie musi martwić się o zadania administracyjne. Zadania związane ze sporządzeniem, podpisaniem oraz zadbaniem o prawidłowość umowy względem przepisów prawa, są realizowane przez platformę.
Wykonanie prac i rozliczenie. Czy podwykonawca wystawia fakturę?
Po wykonaniu prac przez podwykonawcę przedsiębiorca powinien zweryfikować zrealizowane zlecenie, czy jest ono zgodne z zakresem i oczekiwaniami określonymi w umowie. W przypadku braku uwag należy wypłacić stosowne wynagrodzenie.
Takie zlecenie można rozliczyć na kilka sposobów. Podwykonawca posiadający swoją firmę wystawia fakturę. W innym przypadku wynagrodzenie wypłacane jest na podstawie najczęściej umowy o dzieło lub zlecenie. Drugie rozwiązanie sprawia jednak, że na przedsiębiorcy zaczynają ciążyć dodatkowe obowiązki pracodawcy, takie jak np. odprowadzanie odpowiednich składek, czy odpowiednie przechowywanie dokumentacji.
Z punktu widzenia zleceniodawcy korzystniejszą formą rozliczenia z podwykonawcą jest zatem wystawienie przez kontraktora faktury. Co w sytuacji, kiedy nie posiada on jednak własnej firmy?
Czy podwykonawca bez firmy może wystawić fakturę?
Jest sposób, dzięki któremu osoba fizyczna bez firmy może wystawić fakturę. Z pomocą przychodzi Useme. Po wgraniu przez freelancera/podwykonawcę wykonanego zlecenia do systemu przedsiębiorca może z łatwością pobrać fakturę VAT (niezależnie od tego, czy freelancer posiada swoją firmę, czy nie).
Jak to działa w praktyce? Useme przejmuje obowiązki pracodawcy, tj. zajmuje się kwestią odpowiedniego i poprawnego rozliczenia, a następnie odsprzedaje Tobie końcowy efekt pracy podwykonawcy na podstawie transakcji kupna-sprzedaży. Freelancer natomiast otrzymuje swoje wynagrodzenie w ciągu 24 godzin od zakończonej współpracy. Rozliczanie się przez Useme to świetny sposób aby legalnie i bezpiecznie zapłacić freelanceorwi.
Podsumowanie
Wiesz już, kim jest podwykonawca, w jakich zadaniach może Cię wesprzeć oraz jakie szanse i zagrożenia wiążą się z taką formą współpracy. Jeśli zdecydujesz się na outsourcing zadań zewnętrznemu podwykonawcy, pamiętaj, że możesz zminimalizować ryzyko i obowiązki decydując się na współpracę przy pomocy Useme. Dzięki rozbudowanej bazie freelancerów z łatwością znajdziesz odpowiedniego specjalistę oraz zapomnisz o związanych z tym formalnościach i rozliczeniach.
