Faktura pro forma: co to jest i po co się ją wystawia?

·

24 sierpnia 2022
Co to jest faktura pro forma? Jakie funkcje pełni, co odróżnia proformę od faktury VAT i czy pro forma może ją zastąpić? Przedstawiamy, jaką rolę pro formy pełnią w obrocie gospodarczym i wyjaśniamy, dlaczego stosujemy je w Useme.

Jesteśmy przyzwyczajeni do wielu dokumentów księgowych: faktur VAT i zwolnionych z VAT faktur zagranicznych, faktur uproszczonych, rachunków i paragonów fiskalnych, ale nie każdy wie, czym jest pro forma i dlaczego pojawia się ona w transakcjach.

Tymczasem ten dokument cieszy się coraz większą popularnością w obrocie gospodarczym. Faktura pro forma jest wygodnym narzędziem ułatwiającym przeprowadzenie transakcji i komunikację z kontrahentami, choć nie pełni tych samych funkcji co regularne faktury VAT.

Czym zatem jest faktura proforma, kiedy i w jakim celu się ją wystawia oraz co daje przedsiębiorcom?

Faktura pro forma – co to jest?

Znacznie łatwiej jest odpowiedzieć na to pytanie mówiąc, czym faktura pro forma nie jest: nie jest to faktura VAT, chociaż jest do niej podobna i zawiera te same informacje dotyczące stron transakcji oraz jej przedmiotu.

Rządowy serwis informacyjny dla przedsiębiorców podaje, że faktura pro forma może być więc uznana za swego rodzaju ofertę handlową dla potencjalnego kontrahenta i informację, jak będzie wyglądała faktura właściwa: jakie znajdą się na niej dane i co będzie przedmiotem transakcji.

Można spotkać się z nią zarówno w transakcjach między firmą a osobą fizyczną, jak i między firmami. W handlu detalicznym stanowi ona potwierdzenie zawarcia transakcji, jednak bez wynikających z niej obowiązków podatkowych i księgowych.

Między firmami pro forma stanowi ofertę zawarcia transakcji w przyszłości. Faktura pro forma daje możliwość doprecyzowania oferty lub jej modyfikacji przed wystawieniem faktury właściwej, bez konieczności sporządzania not korygujących lub korekt faktury.

Faktura proforma – czy to dokument księgowy?

Zgodnie z przepisami polskiego prawa pro forma nie jest dokumentem księgowym. Oznacza to, że jej wystawienie nie niesie ze sobą obowiązku podatkowego ani konieczności ewidencjonowania jej w księgach rachunkowych. Wystawienie faktury pro forma nie generuje również konieczności uiszczenia zapłaty.

Faktura pro forma nie stanowi dowodu księgowego, nie daje więc podstawy do odliczenia podatku VAT ani do ujęcia kosztów lub przychodów.

Po co wystawia się fakturę pro forma?

Jeśli faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym nie posiada walorów faktury VAT, dlaczego jest stosowana w obiegu gospodarczym? W transakcjach między firmami lub między firmą a osobą fizyczną pro forma może pełnić kilka funkcji.

Pro forma jako oferta handlowa

W takiej funkcji pro formę wysyła się jako część oferty handlowej, która przedstawia sposób prezentacji danych, wskazuje przedmiot transakcji oraz informuje o cenie oferowanych produktów lub usług.
Pro forma pozwala więc na ostateczne sformułowanie lub doprecyzowanie szczegółów transakcji. Jeśli jedna ze stron zrezygnuje z oferty, pozostaje to bez konsekwencji księgowych, takich jak korygowanie już wystawionych dokumentów czy przeliczanie podatku.

To rozwiązanie popularne jest szczególnie w transakcjach detalicznych, ponieważ w przeciwieństwie do faktur VAT pro formy nie niosą ze sobą obowiązku uiszczenia opłaty. Kupujący otrzyma potwierdzenie zakupu w formie zwyczajnej faktury dopiero po zaksięgowaniu płatności.

Pro forma jako prezentacja faktury zwyczajnej

Ponieważ pro forma powinna zawierać te same dane, jak faktura właściwa, traktuje się ją jako formę prezentacji danych kontrahentów. Jest to rozwiązanie o tyle wygodne, że pozwala na dowolne edytowanie danych i wprowadzanie poprawek.

Ponieważ pro forma nie jest dokumentem księgowym, poprawki można wprowadzać bez konieczności wystawiania not korygujących lub faktur korygujących.

Pro forma jako oświadczenie woli

Tak jak zwyczajna faktura, pro forma może stanowić potwierdzenie zajścia transakcji, i w myśl kodeksu cywilnego może być uznana za oświadczenie woli.

Jeśli na pro formie znajdują się miejsca na podpisy obu stron i zostaną one złożone, a dokument zostanie zaakceptowany, pro forma może stanowić dowód zawarcia umowy. Potwierdza bowiem, że kontrahent zobowiązał się do zapłacenia określonej kwoty w zamian za określoną usługę lub towar.

Pro forma jako zapowiedź faktury VAT i informacja o kosztach

W transakcjach między firmami wystawienie faktury pro forma może stanowić zapowiedź wystawienia właściwego dokumentu księgowego. Jest to wygodne rozwiązanie zwłaszcza przypadku większych kwot. Daje to możliwość kontrahentowi przygotowania właściwej sumy i uniknięcia opóźnień w płatności właściwej faktury.

Warto przypomnieć, że nieopłacona faktura VAT nie zwalnia z obowiązku rozliczenia się z urzędem skarbowym z podatku dochodowego i podatku od towarów i usług. Pro forma pomaga zatem zachować płynność finansową i uniknąć opłacania podatków od kwot, które nie wpłynęły na konto firmy w terminie.

Pro forma nie jest dokumentem księgowym, więc wystawiająca ją firma nie ma obowiązku uwzględniania jej w swojej ewidencji księgowej, a na jej podstawie nie powstaje obowiązek podatkowy.

Pro forma jako wezwanie do zapłaty

Pro forma funkcjonuje również jako przypomnienie o przeterminowanej fakturze lub przedsądowe wezwanie do zapłaty należności.

Pro forma jako faktura zaliczkowa

Pro forma może także zastępować fakturę zaliczkową. W takiej sytuacji pro formę wystawia się na kwotę zaliczki lub przedpłaty, a zwykłą fakturę VAT po otrzymaniu całości zapłaty uwzględnionej na pro formie.

Kiedy warto wystawić fakturę proforma?

Faktury pro forma nie istnieją w polskiej rzeczywistości prawnej, dlatego nie ma przepisów, które jednoznacznie by wskazywały, kiedy taki dokument należy wystawić, a kiedy nie jest to możliwe.

Fakturę pro forma można wysłać kontrahentowi w dowolnym momencie: na etapie ustalania warunków współpracy lub transakcji, na krótko przed wystawieniem końcowej faktury lub po jej przeterminowaniu.

W tej dowolności istnieje tylko jedno ograniczenie. W momencie uiszczenia przez kontrahenta zaliczki lub zaksięgowania płatności za zamówioną usługę lub towar, druga strona ma obowiązek wystawienia faktury właściwej. Musi ona zostać wystawiona do 15. dnia miesiąca następującego po dacie zrealizowania usługi lub dostarczenia towaru.

Jeśli kontrahent opłacił zaliczkę, obowiązek podatkowy pojawia się już w momencie zaksięgowania płatności. Faktura zaliczkowa lub faktura potwierdzająca sprzedaż również muszą zostać wystawione do 15. dnia kolejnego miesiąca po otrzymaniu zaliczki.

Pro forma w Useme – dlaczego z niej korzystamy?

W Useme umożliwiamy szybkie i bezpieczne rozliczenie pracy za pomocą legalnie wystawianej faktury VAT. Rozliczenie inicjuje freelancer, który wypełnia formularz – rozliczenia gotowej pracy, którą klient już zatwierdził („Wystaw fakturę”) lub zabezpieczenia pracy, którą dopiero chce wykonać dla klienta („Podpisz umowę”). W obu wypadkach zanim wystawimy dokumenty księgowe, wysyłamy do klienta pro formę.

Dzięki temu zleceniodawca może upewnić się, że na regularnej fakturze VAT nazwa zamówionej usługi, jej wartość brutto i dane firmy będą poprawne oraz że opłaca zamówienie, które rzeczywiście złożył. W ten sposób zapobiegamy sytuacji, w której freelancer wystawia fakturę za usługę, której klient nie zamówił i unikamy czasochłonnych korekt dokumentów księgowych. Pro forma w Useme pełni zatem funkcję oferty handlowej, zapowiedzi faktury VAT oraz prezentacji, jak wygląda faktura od Useme.

Pro forma i faktura VAT - czym się różnią?

Pro forma i faktura VAT: różnice

W przypadku błędów na pro formie wystarczy mailowo skontaktować się z Biurem Obsługi Klienta Useme i zgłosić elementy wymagające poprawki, a my przygotujemy nową. Kiedy dane na pro formie zgadzają się z ustaleniami, zleceniodawca opłaca ją i natychmiast po zaksięgowaniu płatności na koncie Useme otrzyma fakturę VAT w odrębnym e-mailu.

Co musi zawierać pro forma?

Pro forma może zostać przesłana zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Co ważne, należy zachować szczegóły, które pozwolą bez wątpliwości zidentyfikować ten dokument – zazwyczaj w nazwie lub numerze dokumentu dodaje się dopisek „faktura pro forma” lub „proforma”.

Chociaż nie jest dokumentem księgowym, faktura proforma ma za zadanie prezentować końcową wersję regularnej faktury, dlatego muszą się na niej znaleźć właściwe informacje.

Wystawiona prawidłowo faktura pro forma zawiera:

  • numer zamówienia i nazwę (z dopiskiem pro forma lub innym umożliwiającym identyfikację dokumentu)
  • dane sprzedawcy i dane klienta
  • nazwę usługi lub towaru
  • ilość dostarczonych towarów lub wykonanych usług
  • cenę jednostkową netto
  • stawkę VAT
  • wartość brutto, netto i podatku VAT
  • miejsce wystawienia i datę wystawienia

Pro forma może zawierać również takie elementy, jak formę zapłaty, termin płatności, termin wykonania usługi czy termin wystawienia właściwej faktury.

Wystawienie faktury pro forma – jakie ma skutki?

Chociaż faktura pro forma zawiera wszystkie elementy, które musi zawierać również faktura VAT, nie można uznać jej za dokument księgowy. Jej wystawienie nie powoduje zatem ani powstania obowiązku zapłaty należności, ani obowiązku zapłaty wykazanego na niej podatku VAT, nie ma też obowiązku uwzględniania jej w ewidencji księgowej.

Proforma pełni więc raczej funkcję informacyjną, stanowi ofertę wysłaną przed zamówieniem i wykonaniem usługi, wreszcie może też mieć formę wezwania do zapłaty. Na jej podstawie odbiorca może dokonać płatności, a sprzedawca usługi lub towaru dopiero po zaksięgowaniu płatności będzie miał obowiązek wystawienia faktury.

Także na blogu

Outsourcing — co to jest i jakie korzyści daje firmie?

Outsourcing — co to jest i jakie korzyści daje firmie?

Outsourcing to nie tylko rozwiązanie dla największych firm! Zlecanie zadań zespołom podwykonawców lub freelancerom specjalizującym się w określonej dziedzinie to szansa na współpracę z najlepszymi przy jednoczesnej redukcji kosztów – również dla małych i średnich firm.

Dobre praktyki Useme: jak korzystać z serwisu?

Dobre praktyki Useme: jak korzystać z serwisu?

W mailach do naszego biura obsługi często zadajecie podobne pytania: jak działa Useme? Czy Useme jest legalne? Czy rozliczanie umów w Useme jest bezpieczne? Rozliczenie, jakie proponujemy w Useme, to usługa, której nie znajdziecie nigdzie indziej.