Własna działalność gospodarcza – co się opłaca? Przewodnik po korzyściach i kosztach

Wahasz się przed założeniem jednoosobowej działalności gospodarczej? To zrozumiałe – taka decyzja jest wiążąca i często kosztowna. Tylko w pierwszych miesiącach prowadzenia firmy możesz skorzystać z ewentualnej ulgi w ZUS, dlatego moment rejestracji firmy trzeba dobrze przemyśleć.

Jakie koszty generuje działalność gospodarcza? Co się opłaca, jeśli masz małe przychody? Czy freelancer ma jakieś alternatywy oprócz tradycyjnych umów? Przeczytaj przed założeniem własnej firmy!

Koszty prowadzenia własnej działalności gospodarczej

Samo założenie działalności gospodarczej jest darmowe (jeśli nie liczyć pomocy księgowej, z której przyszły przedsiębiorca często korzysta już na tym etapie). Możesz to zrobić online na stronie biznes.gov.pl – składasz tam wniosek do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Nawet jeśli nie masz żadnego dochodu do opodatkowania i masz ulgę na start w ZUS, to i tak ponosisz koszty już od pierwszego miesiąca prowadzenia firmy. Płacisz składkę zdrowotną i prawdopodobnie również wynagrodzenie księgowej lub abonament w jednej z aplikacji do księgowości.

A jak zarabiać bez stałych kosztów i księgowej? Sprawdź, czy Tobie opłaca się freelancing zamiast własnej firmy! Porównaj zarobki przedsiębiorcy z firmą i freelancera bez stałych kosztów i zobowiązań. Pobierz darmowy e-book: Czy własna firma naprawdę Ci się opłaca?

Poniżej przedstawiamy koszty, jakie trzeba odliczyć sobie od wynagrodzenia na działalności gospodarczej.

Składki ZUS

Każdy, kto prowadzi własną działalność gospodarczą, musi samodzielnego odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne. Składają się na to ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe.

Opcjonalnie można płacić też składkę na ubezpieczenie chorobowe, które pozwala na płatne zwolnienie lekarskie.  Firmy o stażu powyżej 5 lat oprócz tych składek opłacają jeszcze składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy. 

Składki ZUS musisz odprowadzić nawet przy odnotowaniu straty lub braku dochodu. To stały koszt, który będzie rósł wraz z upływem czasu. Dla początkujących przedsiębiorców przewidziano ulgi:

1. Ulga na start – jeśli zgłosisz się do ulgi na start, nie musisz płacić wyżej wymienionych składek przez pierwsze sześć miesięcy prowadzenie działalności gospodarczej (ale musisz płacić składkę zdrowotną). 
2. Mały ZUS – przez kolejne dwa lata po uldze na start można korzystać z obniżonych, czyli preferencyjnych składek ZUS, które są obliczane od podstawy 30% minimalnego wynagrodzenia.
3. Mały ZUS Plus – po małym ZUS-ie masz jeszcze szansę na kolejną ulgę, ale tylko jeśli łączne roczne przychody Twojej firmy nie przekraczają 120 000 zł.

A co potem? Pełne składki ZUS dla przedsiębiorców w 2025 roku oblicza się na podstawie 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Składka zdrowotna

Jak wspomnieliśmy, składkę na ubezpieczenie zdrowotne opłacasz od pierwszego miesiąca prowadzenia firmy. Jej wysokość zależy od formy opodatkowania, którą wybierzesz dla swojej firmy (są trzy do wyboru, wyjaśniamy to niżej).

Przez pierwsze pół roku prowadzenia działalności Twoja składka wynosi ok. 315 zł niezależnie od dochodów. Po tym okresie jej wysokość zależy od tego, ile zarobisz.

Podatek dochodowy

Właściciele jednoosobowej działalności gospodarczej mają do wyboru trzy formy opodatkowania. Decyzję trzeba podjąć w momencie rejestracji firmy i zaznaczyć odpowiednią opcję na wniosku do CEIDG. Później można to zmienić, ale tylko raz w roku. 

Formy opodatkowania jednoosobowej działalności gospodarczej:

1. Opodatkowanie na zasadach ogólnych

Możesz znać ten sposób naliczania podatku z zatrudnienia na podstawie stosunku pracy (na umowie o pracę). Opiera się na tzw. progach podatkowych 12% i 32%. Oznacza to, że stawka podatku to 12% dla dochodu do 120 tys. zł rocznie i 32% dla dochodu przekraczającego tę sumę.

2. Podatek liniowy

Stawka podatku wynosi 19% niezależnie od wysokości dochodów. 

3. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Stawka podatku jest zależna od rodzaju działalności, jaki wykonujesz. Przykładowo,  księgowi i niektórzy prawnicy mogą płacić podatek wysokości 17%, 15% zapłacą fotografowie, a część zawodów związanych z programowaniem i usługami IT płaci podatek wysokości 12%.

Księgowość

Samodzielne prowadzenie księgowości jest jak najbardziej dozwolone, ale mało początkujących przedsiębiorców się na to decyduje. I jest to całkowicie zrozumiałe – własny biznes to zobowiązania wobec urzędu skarbowego i ZUS, które wiążą się z często skomplikowaną papierologią.

W praktyce prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się więc z wydatkiem na usługi księgowego lub księgowej. Taka osoba w Twoim imieniu:

• prowadzi księgowość, czyli rejestruje przychody, koszty i operacje finansowe Twojej firmy,
• przygotowuje deklaracje podatkowe PIT i VAT oraz roczne zeznanie podatkowe,
• oblicza comiesięczną wysokość podatku do zapłacenia i składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne,
• tworzy i wysyła odpowiednie dokumenty do urzędu skarbowego i ZUS-u.

Inne koszty

Wydatki zwykle nie kończą się na opłacaniu składek ZUS czy podatków. Od wynajmu biura, przez zakup sprzętu, aż po inwestycje w marketing czy szkolenia – koszty mogą być zróżnicowane i często zależą od specyfiki prowadzonej działalności. Mogą obejmować:

• wynajem biura lub przestrzeni do pracy,
• sprzęt i materiały,
• marketing i reklamę,
• ubezpieczenia,
• szkolenia i rozwój zawodowy,
• transport i logistykę,
• media,
• podwykonawców.

Więcej o kosztach i zyskach z prowadzenia działalności gospodarczej przeczytasz w naszym poradniku: Czy własna firma naprawdę Ci się opłaca?

Koszty prowadzenia działalności – nie zawsze możesz je odliczyć

Czym jest to słynne wrzucanie w koszty na działalności gospodarczej? Wyżej wymienione koszty można odjąć od przychodu i tym sposobem zmniejszyć podstawę opodatkowania. Innymi słowy – im więcej kosztów, tym mniejszy podatek zapłacisz.

Ponadto, jeśli jesteś VAT-owcem, dodatkowo odliczasz podatek VAT od zakupów. Oprócz obniżenia podstawy opodatkowania zyskujesz na zwrocie VAT od urzędu skarbowego.

Jednak wrzucanie wydatków w koszty i obniżanie tym samym podstawy opodatkowania jest niemożliwe dla ryczałtowców.

Działalność gospodarcza – lepsza niż praca na etacie?

Często na B2B można zarobić więcej niż na umowie o pracę, wykonując podobne lub  te same usługi. Wynika to z tego, że koszty zatrudnienia pracownika na etat są większe niż współpraca z przedsiębiorcą prowadzącym własną firmę.

Taki „pracownik” pracuje na własny rachunek i sam opłaca wszystkie składki, dlatego kwota, która w przypadku pracy na etacie zostałaby przeznaczona na ZUS, może trafić do kieszeni przedsiębiorcy w formie wyższego wynagrodzenia.

To zdecydowanie jedna z najważniejszych korzyści, dla której wiele osób zamienia umowę o pracę na własną działalność gospodarczą. Rezygnują przy tym z takich przywilejów jak stabilność zatrudnienia, płatny urlop czy spokój –  etatowcy nie ponoszą ryzyka gospodarczego związanego z prowadzeniem firmy.

Od jakiej kwoty opłaca się własna firma?

Ciężko odpowiedzieć na to pytanie jednoznacznie, bo to zależy też od Twoich zarobkowych oczekiwań. Na pewno im niższe miesięczne zarobki, tym stosunek Twoich kosztów do pensji będzie gorszy. Ubezpieczenie społeczne i zdrowotne to stałe wydatki, które nie znikają nawet przy zerowym przychodzie. 

Ponadto musisz rozważyć najlepszą formę opodatkowania. Jeśli zarabiasz sporo i nie masz co uwzględniać w kosztach, to może od skali lepszy będzie ryczałt? To zależy też od tego, w jakiej branży działasz i jaka stawka ryczałtu Ci przysługuje. Sprawdź kalkulator stawki ryczałtu.

Te czynniki mogą pomóc Ci obliczyć, czy założenie firmy się opłaca:

• Liczba klientów – jeśli masz niewielu klientów i dopiero budujesz ich bazę, własna firma to finansowe obciążenie. Nawet jeśli nie zarabiasz, musisz opłacać stałe składki.
• Stosunek do ZUS – jak ważne są dla Ciebie państwowe ubezpieczenia społeczne? Czy oferowane świadczenia odpowiadają Twoim potrzebom i chcesz płacić na nie comiesięczne składki?
• Składka zdrowotna – jeśli chcesz mieć dostęp do publicznej służby zdrowia, firma lub etat to nie jedyne rozwiązania. Możesz zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia lub korzystać z ubezpieczenia małżonka(-i).
• Koszty stałe – jeśli nie masz dużych wydatków, które pozwoliłyby Ci zmniejszyć podatek, może bardziej opłacać Ci się umowa o dzieło, umowa zlecenia czy umowa o świadczenie usług?
• Branża – znasz rynek i wiesz, że na Twoje usługi jest popyt? Jeśli nie, to może lepiej przetestować biznes na inne sposoby, np. prowadząc działalność nierejestrowaną czy wystawiając faktury przez Useme.
• Faktura VAT – jedynym powodem, dla którego przymierzasz się do prowadzenia działalności gospodarczej, jest to, że Twój klient chce fakturę VAT? Nie musisz mieć firmy, żeby mu ją wystawić – wystarczy Ci konto w Useme (sprawdź, jak to działa).

Co zamiast działalności gospodarczej?

Jak wspomnieliśmy, samo wystawianie faktur klientom nie musi przesądzać o założeniu firmy. Masz do wyboru szereg opcji, wśród których na wyróżnienie zasługuje Useme – platforma do wystawiania faktur bez firmy.

Useme wysyła do Twojego klienta fakturę proforma, a po jej opłaceniu automatycznie zawieramy z Tobą umowę o dzieło. Jednak wszystko dzieje się online i ani Ty, ani Twój klient nie musicie drukować żadnych dokumentów. Podatek dochodowy rozliczamy za Ciebie, a pieniądze trafiają na Twoje konto w ciągu 24 godzin.