Zastanawiasz się, jak zatrudnić freelancera i rozplanować sobie współpracę? Nie zapomnij uwzględnić ważnych kwestii z tym związanych. W poniższym artykule opisaliśmy ważne zadania administracyjne podczas współpracy z freelancerami oraz sposoby na optymalizację tego procesu.
Umowa
Zanim przejdziesz do etapu sporządzenia umowy, musisz zdecydować jakiego typu ona będzie. Jeżeli podwykonawca posiada własną działalność, możecie rozliczyć się na podstawie wystawionej przez niego faktury, a umowę potraktować jako kontrakt zawarty pomiędzy dwiema firmami. W innym przypadku należy ustalić jaki rodzaj umowy podpisujecie i co jest jej celem (należy sobie odpowiedzieć na pytania, czy lepsza będzie umowa o dzieło czy zlecenie?).
Niezależnie jednak od rodzaju umowy, pamiętaj o uwzględnieniu w niej najważniejszych kwestii: stron umowy, okresu jej trwania, wynagrodzenia, terminów i zakresu prac. Jeśli chcesz mieć pewność, że sporządzona umowa jest odpowiednio przygotowana, skonsultuj jej treść z radcą lub działem prawnym w swojej firmie (jeśli taki dział istnieje). W ten sposób w razie ewentualnego sporu unikniesz nieprzyjemnych konsekwencji.
Rozliczenie
Kolejną kwestią jest ustalenie jak zapłacić freelancerowi. W przypadku umowy innej niż kontrakt B2B musisz wziąć pod uwagę podatki i ubezpieczenia, którym podlega zatrudniony. Szczególnie problematyczne może się okazać rozliczanie freelancerów z zagranicy. Warto więc poprosić o pomoc doświadczonego księgowego i osobę specjalizującą się w prawie pracy, aby móc w pełni wywiązać się z obowiązków pracodawcy.
Zadania administracyjne nie ominą Cię, nawet jeśli rozliczasz się z freelancerem na podstawie faktury. Musisz bowiem przypilnować, aby dokument został wystawiony na czas oraz sprawdzić, czy zadeklarowany na niej zakres prac zgadza się z tym, co faktycznie zostało zrobione. Należy więc sprawdzić, czy wystawiony protokół wykonania dzieła / zlecenia jest zgodny z rzeczywistością.
Prowadzenie dokumentacji
Zatrudniając freelancera, musisz także wziąć pod uwagę kwestię prowadzenia dokumentacji. Już na etapie rekrutacji pojawiają się pierwsze pliki (CV, zgoda na przetwarzanie danych osobowych, list motywacyjny), które należy przechowywać w odpowiedni sposób. Wraz z okresem współpracy, dokumentacji będzie przybywać, dlatego zastanów się, w jaki sposób chcesz ją organizować, tak aby w każdej chwili (w razie potrzeby) można było znaleźć odpowiednią informację.
Deadline’y
Ustalenie terminów w umowie, nie jest niestety równoznaczne z tym, że podwykonawca będzie się do nich stosował. Jako pracodawca znajdziesz się zapewne w takiej sytuacji, w której będziesz musiał egzekwować od freelancera dostarczenie zlecenia, lub wystawienia faktury. Warto jednak pamiętać, że opóźnienie nie musi od razu wynikać ze złej woli zatrudnionego, a z przyczyn niezależnych od niego.
Optymalizacja procesu współpracy z freelancerami
Kiedy już wiesz, jakie zadania administracyjne podczas współpracy z freelancerami czekają na pracodawcę, czas się przyjrzeć skutecznym sposobom na optymalizację procesu współpracy.
Przede wszystkim zacznij od otwartej komunikacji. Już podczas pierwszego kontaktu przedstaw swoje oczekiwania i zapoznaj freelancera z jego zakresem prac. Następnie ustalcie realne deadline’y oraz sposób oceniania wyników, czyli w jaki sposób skontrolujesz jakość prac i w jakim terminie, możesz spodziewać się ewentualnej korekty.
W kwestii optymalizacji procesu współpracy możesz wspomóc się także platformą Useme. Serwis odciąży Cię z wszelkich formalności i zadań administracyjnych, przejmując na siebie rolę pracodawcy. W praktyce oznacza to, że nie musisz przejmować się kwestią prawidłowego zakwalifikowania rodzaju pracy, sporządzeniem umowy, czy rozliczeniem, nawet jeśli zdecydujesz się podjąć współpracę z freelancerem z innego kraju.
Gdy podwykonawca wgra do systemu gotową pracę, która zostanie przez Ciebie zaakceptowana, w ciągu 24 godzin otrzyma swoje wynagrodzenie, a Tobie zostanie przesłana faktura VAT.
Dzięki Useme zredukujesz ilość zadań administracyjnych związanych ze współpracą z freelancerami:
- nie będziesz musiał przygotowywać ani podpisywać umów o dzieło z każdym z podwykonawców (to Useme staje w roli pracodawcy i zatrudnia Twoich freelancerów, dzięki czemu nie musisz angażować w zatrudnianie zespołów prawnych czy księgowych),
- nie będziesz musiał martwić się o prowadzenie dokumentacji, ponieważ wszystkie najważniejsze dokumenty zapisują się na Twoim koncie,
- nie będziesz musiał zastanawiać się nad płatnościami – podwykonawcom zapłacisz legalnie, za pomocą kilku kliknięć, a po zakończonej współpracy otrzymasz fakturę VAT.
Jeśli chcesz pozbyć się zadań administracyjnych związanych ze współpracą z freelancerami i zacząć rozliczać freelancerów przez Useme wystarczy, że założysz bezpłatne konto.
Zadania administracyjne podczas współpracy z freelancerami – podsumowanie
Podsumowując, zatrudnienie freelancera rodzi pewne obowiązki nie tylko prawne, ale także administracyjne. Na szczęście istnieją skuteczne sposoby, na optymalizację tych procesów, które pozwolą Ci podejmować dalsze współprace, bez obawy o formalności i kwestie prawne. W uporządkowaniu całego procesu wdrażania freelancerów może Ci pomóc również specjalnie przygotowana checklista onboardingu freelancerów, którą pobierzesz tutaj.
