Każda agencja interaktywna zmaga się z tymi samymi wyzwaniami: krótkie terminy, wymagające budżety i twórcze wyzwania to codzienność wielu z nas. Jednocześnie zlecenia od klientów wymagają elastycznego rozbudowywania zespołu do realizacji bieżących zleceń. Rozwój technologii sprawia, że teraz specjalistę-freelancera można swobodnie „zamówić” online, zlecić wykonanie pracy i odebrać gotowy projekt, bez choćby jednego spotkania twarzą w twarz.
Od strony formalnej ta swoboda sprawia jednak, że utrzymanie porządku w dokumentach i fakturach związanych ze zleceniami stanowi wyzwanie dla działów księgowości i HR – każda agencja interaktywna zna to z własnego doświadczenia. Dzisiaj przedstawiamy wam platformę cyfrową, która przechowuje wszystkie dokumenty kluczowe dla współpracy wykonawcy i zleceniodawcy.
Agencja interaktywna: Twoja obecność w sieci na wyższym poziomie
Internet sprawia, że wiele czynności, które postrzegamy jako czasochłonne i wymagające – staje się łatwiejsze i szybsze. Firmy z każdego sektora rynku doceniają obecność w sieci i przyjazne, proste w obsłudze strony internetowe, pokazujące zalety marki.
Aby zachęcić klientów do odwiedzin strony www, potrzebujesz również efektywnej strategii. Zespoły marketingowców na bieżąco śledzą trendy i aktualizują strategie w oparciu o reakcje odbiorców i wymagania rynku, żeby pomóc klientom osiągnąć ten cel. Jedną z takich firm jest agencja interaktywna LTB, specjalizująca się w tworzeniu wizerunku firm, marketingu internetowym oraz tworzeniu strategii komunikacji.
Uwolnij potencjał firmy
Dobra i skuteczna strategia to efekt niekończącej się pracy specjalistów od marketingu. Firma powinna być widoczna w sieci, wyróżniać się na tle innych, budzić zaangażowanie wśród odbiorców i utrzymywać spójny wizerunek – a to tylko kilka z kluczowych punktów, które odnajdziemy w niemal każdej strategii marketingowej.
Różnorodność zadań i szerokie kompetencje, potrzebne do realizacji zadań marketingowych, czynią z freelancerów wymarzonych partnerów dla agencji. Outsourcing, czyli zlecanie usług zewnętrznym specjalistom, pozwala odciążyć etatowych pracowników agencji, ale i skorzystać z doświadczeń profesjonalistów oraz przyjąć świeżą perspektywę przy realizacji projektów.
Freelancerom możesz zlecić wykonanie takich prac, jak ustawianie kampanii reklamowych, zarządzanie mediami społecznościowymi, stworzenie identyfikacji wizualnej lub realizację mailingu. W ten sposób oszczędzasz czas i pracujesz efektywniej z doświadczonymi specjalistami w swoich dziedzinach.
Wyzwania agencji interaktywnych: rekrutowanie specjalistów i dokumentacja
Firmy korzystające z usług niezależnych wykonawców, takie jak agencje interaktywne, podpisują osobne kontrakty na każdą zlecaną pracę. Proces jest powtarzalny, jednak każdy zleceniodawca mierzy się wzywaniem zmieniających się przepisów. Musi także ocenić, jakie rozliczenie jest najbardziej korzystne.
Ze względu na różne rodzaje kontraktów, najczęściej przygotowanie dokumentów warunkujących współpracę znajduje się i w gestii wykonawcy, i agencji. To z kolei może prowadzić do braku spójności i utraty kontroli nad systemem przechowywania dokumentów – zleceniodawca nie zawsze ma do nich pełen dostęp.
Automatyzacja zamiast powtarzalności
Manager LTB, Łukasz Jaworski, odpowiedział nam o doświadczeniach ze współpracy z Useme. Największą zmianą było zastąpienie indywidualnych umów podpisywanych na każdą pracę z osobna jednym szybkim kontraktem online, podczas gdy wcześniej proces trzeba było powtarzać przy każdym zleceniu.
Dawniej podpisywaliśmy kontrakty z każdym wykonawcą na każdą pracę osobno. Teraz nie tracimy czasu na ten typ biurokracji – dlatego korzystamy z Useme. Poza tym pracując z kilkoma freelancerami faktura może zaginąć między wymienianymi mailami.
Cała procedura zlecenia pracy była też znacznie bardziej skomplikowana – wymagała od działu HR śledzenia zmian prawnych regulujących formy zatrudnienia i wprowadzania zmian. Ze względu na złożoność procesu i jego wieloetapowość rosło również prawdopodobieństwo, że kluczowe dokumenty zaginą w korespondencji między wykonawcą, działem HR a księgowością.
LTB szukało rozwiązania, które umożliwiało łatwe nawiązywanie współpracy z freelancerami przy jednoczesnym uproszczeniu rekrutacji i z gwarancją dostępu do wszystkich dokumentów online z poziomu jednego narzędzia.
Jedna platforma dla wszystkich dokumentów
Z Useme dla agencji interaktywnej cały proces rekrutacji i współpracy z wykonawcami stał się prostszy niż kiedykolwiek wcześniej. Jak wspomniał Łukasz Jaworski, łatwiej również skontaktować się z freelancerami, a zabezpieczenie płatności, jakie oferuje Useme, poprawiło także terminowość nadsyłanych prac.
Łatwiej nam teraz kontaktować się z wykonawcami i szybciej uzyskiwać potrzebne dokumenty – z każdym freelancerem i z każdą fakturą dostępną z poziomu jednej platformy. Rozwiązaliśmy też problem podpisywania każdej umowy z osobna.
Ponadto LTB zyskało dostęp do dokumentów związanych z rozliczeniami – faktur VAT, potwierdzeń, protokołów przekazania praw autorskich – z poziomu jednej platformy. Dostęp do niej mają wszyscy pracownicy odpowiedzialni za zlecanie i rozliczanie prac, bez względu na ilość zawieranych umów. Dokumenty przechowywane są na serwerach Useme, co sprawia, że nikt po stronie agencji interaktywnej ani wykonawców nie usunie ich nawet przez pomyłkę.
Zmiany na lepsze
Proces rekrutacji i zawierania współpracy oznacza czasochłonne i powtarzalne obowiązki dla zaangażowanych osób, szczególnie działu księgowości i HR. Useme upraszcza procedurę i skraca ją do niezbędnego minimum, odciążając pracowników, a jednocześnie zwiększamy opcje zatrudnienia. Dzięki opcji faktury VAT bez firmy agencja interaktywne nie musi ograniczać się tylko do freelancerów, którzy prowadzą działalność, aby rozliczenie przebiegło szybko i sprawnie, a umowy dało się zastąpić fakturami VAT.
Z Useme jako zleceniodawca zyskujesz dostęp do dokumentów online, a dzięki fakturze VAT bez firmy możesz współpracować z najlepszymi specjalistami bez ograniczeń – wszystko, czego potrzebujesz, w ramach jednej usługi.
