Umowa z zaliczką to popularna forma zabezpieczenia współpracy między freelancerami a ich klientami. Rozwiązanie wydaje się proste: klient wypłaca freelancerowi część wynagrodzenia przed rozpoczęciem pracy jako formę zabezpieczenia i zapewnienie, że po ukończeniu projektu freelancer otrzyma całość zapłaty.
Co umowa z zaliczką daje freelancerowi?
Zaliczka sprawia, że nawet w przypadku zerwania umowy, niewykonania całego projektu lub kiedy klient wycofa się ze współpracy freelancer zostaje z częścią zapłaty. To najważniejsza zaleta tego rozwiązania dla wykonawców.
Z prawnego punktu widzenia zaliczka – jeśli nie zostało to wyraźnie zaznaczone – podlega zwrotowi, jeśli to freelancer zerwie umowę. Zaliczkę zwraca się jednak tylko do tej wysokości, w jakiej została wpłacona.
To, co różni zaliczkę od zadatku to właśnie kwestia zwrotu wpłaconych środków. Jeśli chodzi o zadatek, klient może zażądać zwrotu w podwójnej wysokości. Ta różnica sprawia, że to właśnie zaliczki są bardziej popularne w środowisku wolnych strzelców.
Co umowa z zaliczką oznacza dla klienta?
Z punktu widzenia zleceniodawcy zaliczka jest rozwiązaniem problematycznym.
Przede wszystkim umowa z zaliczką nie daje pełnej gwarancji, że projekt zostanie wykonany zgodnie z zamówieniem i w określonym terminie. W najgorszym wypadku firma pozostanie ze stratą wypłaconej części wynagrodzenia i bez ukończonej pracy.
Zaliczka jest także trudniejsza do rozliczenia, jeśli wykonawca nie prowadzi własnej firmy. Kiedy freelancer ma działalność gospodarczą, może wystawić fakturę zaliczkową. Jeśli jednak jest osobą fizyczną i nie ma firmy, pojawia się kwestia, w jaki sposób i na podstawie jakiej umowy zaksięgować taki wydatek.
Co zamiast umowy z zaliczką?
Dla komfortu pracy obu stron przed rozpoczęciem wspólnego projektu freelancer i zleceniodawca powinni przemyśleć kwestię zabezpieczenia. Niedopuszczalna jest praca bez umowy – umowę o dzieło można zawiązać nawet w formie ustnej.
W przypadku dłuższych i bardziej złożonych projektów zaliczka jest uzasadniona. Zapewnia bowiem freelancerowi część wynagrodzenia, kiedy nie ma możliwości zarabiania dzięki innym zleceniom. Zaliczkę można również wypłacić, jeśli freelancer do wykonania projektu musi dokonać zakupu materiałów lub narzędzi i ma możliwość rozliczenia faktury zaliczkowej.
Zaliczka nie jest jednak idealną formą zabezpieczenia. Dla firmy zaliczka może oznaczać straty, a dla freelancera nie jest gwarancją otrzymania pełnej płatności.
Rozliczenia escrow
Rozliczenie escrow to inaczej rozliczenie z zabezpieczeniem w rękach strony trzeciej działające na zasadzie depozytu.
Usługa ta powstała w USA aby usprawnić obrót nieruchomościami i zwiększyć bezpieczeństwo transakcji. Operowała głównie rachunkami powierniczymi, na których partnerzy handlowi gromadzili środki i dokonywali transakcji.
Obecnie usługi escrow stosowane są również w innych gałęziach handlu i usług. Jednocześnie cyfryzacja i rozwój usług bankowych sprawiają, że zabezpieczenia escrow nie ograniczają się tylko do banków. Przykładem usługi escrow jest popularny PayPal, który zabezpiecza transakcje internetowe i daje możliwość wstrzymania płatności, jeśli zamówiony towar nie spełnia wymagań klienta.
Escrow w Polsce – Useme
Inną formą rozliczenia escrow proponuje Useme. Koncentrujemy się na sprzedaży usług i rozliczaniu projektów wykonywanych przez freelancerów dla klientów polskich i zagranicznych.
Transakcja chroniona w Useme daje lepsze zabezpieczenie dla obu stron umowy niż zaliczka lub zadatek.
Klient wpłaca całość wynagrodzenia na konto Useme, a my potwierdzamy wpłatę fakturą VAT i zawiązujemy z wykonawcą stosowną umowę.
Wynagrodzenie wypłacamy freelancerowi dopiero, kiedy klient potwierdzi odbiór ukończonego projektu. Jednocześnie przejmujemy wszystkie obowiązki zleceniodawcy związane z obsługą umowy i wynikających z niej podatków.
Jeśli z jakichś przyczyn freelancer zerwie umowę lub nie dostarczy w terminie projektu zgodnego z zamówieniem, Useme zwróci wpłaconą sumę i wystawi fakturę korygującą.
Umowa z zaliczką w Useme – jak ją rozliczyć?
W Useme specjalizujemy się w rozliczaniu umów o dzieło i umów zlecenia, dlatego nie możemy rozliczyć umowy, w wyniku której nie zostaje wykonana żadna praca.
Jeśli zatem chcesz legalnie i zgodnie z prawem rozliczyć umowę, którą rozpocznie wpłacenie zaliczki, podziel cały projekt na mniejsze etapy. Nie musi to być standardowy podział zlecenia na 20% i 80% pracy (zaliczka i właściwe wynagrodzenie) – od Ciebie zależy, na ile etapów i o jakim zakresie podzielisz projekt.
Część, za którą chcesz uregulować pierwszą część zapłaty, powinna obejmować niewielki zakres, na przykład prace wstępne lub przygotowanie planu działania w przypadku długoterminowych projektów.
Kiedy freelancer odbierze zaliczkę, sukcesywnie rozliczcie kolejne etapy prac w nowych umowach.
Pamiętaj, że Useme zabezpieczy główną część wynagrodzenia rozliczeniem escrow. Dzięki temu możesz zrezygnować z zaliczki jako formy zabezpieczenia, a korzystać z niej tylko jako formy zapłaty “z góry” za pierwszą część projektu.
