Od tego, jaką umowę dla tłumacza wybierzesz, zależą Twoje prawa i obowiązki. Czy wynagrodzenie tłumacza będzie wypłacane za godziny, czy za gotowy przekład? Czy będziesz mógł odstąpić od umowy? Czy część składek na ubezpieczenie społeczne tłumacza będzie na Twoich barkach? Odpowiedzi będą inne dla umowy zlecenia i inne dla umowy o dzieło czy umowy B2B.
Dzisiejszy artykuł odpowie na pytanie, która umowa z tłumaczem freelancerem przyniesie Ci najwięcej korzyści. Opiszemy cechy umowy zlecenia i umowy o dzieło oraz wskażemy Ci nowoczesny sposób na współpracę z tłumaczami.
Tłumaczenie dokumentów – freelancer czy pracownik na etat?
Elastyczność, ogromny wybór specjalistów czy zmniejszenie kosztów zatrudnienia to tylko niektóre korzyści z wybrania freelancera zamiast etatowego pracownika do wykonywania tłumaczeń. Umowa o pracę nie jest jedyną opcją – często nie jest również tą najbardziej opłacalną.
Z pomocą przychodzą wówczas alternatywy, których w polskim prawie nie brakuje – mamy umowy cywilnoprawne, takie jak umowa o dzieło, umowa zlecenia czy umowa o świadczenie usług, a także umowę współpracy, czyli B2B. Ponadto możemy również skorzystać z innowacyjnych platform do rozliczania freelancerów.
Możliwości jest sporo, więc potrzebne nam sprecyzowanie, co każda z nich nam daje. I wtedy wchodzimy my – przybliżymy Ci, jak rozliczać przekład i jaką umowę dla tłumacza freelancera wybrać.
Czym różni się umowa o dzieło od umowy zlecenia?
Zarówno umowę zlecenia, jak i umowę o dzieło nazwiemy umową cywilnoprawną. Do tej samej kategorii należy również umowa o świadczenie usług, która jest regulowania tymi samymi przepisami, co umowa zlecenie. Na umowie zlecenia lub umowie o dzieło tłumaczowi nie przysługują benefity wynikające z Kodeksu pracy takie jak płatny urlop, L4 czy urlop rodzicielski. Strony mogą jednak zawrzeć takie postanowienia w umowie z tłumaczem.
Umowa zlecenia i umowa o dzieło mają również sporo różnic. Ich zrozumienie jest potrzebne, żeby współpraca z tłumaczem była oparta o właściwy dokument, a tym samym – żeby przebiegała zgodnie z prawem.
Tłumaczenia na umowie zlecenie
Strony umowy to zleceniodawca, czyli klient tłumacza i zleceniobiorca, czyli freelancer. Umowa zlecenie na świadczenie usług w branży tłumaczeniowej polega na zobowiązaniu tłumacza do dokonania określonej czynności prawnej. Ta parafraza przepisów Kodeksu cywilnego w praktyce oznacza, że umowa zlecenie zobowiązuje zleceniodawcę do wykonania określonego zadania.
Umowa zlecenia to tzw. umowa starannego działania. Oznacza to, że tłumacz jest zobowiązany do wykonania przekładu starannie, ale nie jest odpowiedzialny za ostateczny efekt swojej pracy. Przykładem jest sytuacja, w której tłumacz pozostaje w gotowości do pracy polegającej na powtarzalnym tłumaczeniu dokumentów związanych z działalnością firmy zleceniodawcy.
Umowy zlecenia z tłumaczami są zawierane zazwyczaj na dłuższy czas, a freelancer otrzymuje zwykle stałe wynagrodzenie. Przedmiot umowy zlecenie to staranne tłumaczenie, a nie konkretny przekład, dlatego pasuje do sytuacji, w której ciężko przewidzieć efekt pracy freelancera. Co ważne, wysokość wynagrodzenia tłumacza zależy od czasu pracy – umowa zlecenie wskazuje stawkę godzinową.
Od umowy zlecenie na wykonanie tłumaczenia zawsze trzeba odprowadzić składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Składki na ubezpieczenia społeczne również należy opłacić poza kilkoma wyjątkami:
- kiedy freelancer jest uczniem lub studentem do 26. roku życia;
- kiedy freelancer ma inne umowy zlecenie i przychód z tych umów (czyli tytułów do ubezpieczenia) wynosi nie mniej niż wynagrodzenie minimalne;
- kiedy freelancer pracuje na etat u innego pracodawcy i jego wynagrodzenie wynosi nie mniej niż wynagrodzenie minimalne.
Nieco bardziej złożona jest kwestia składek ZUS u freelancerów, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą i chcą nawiązać umowę zlecenie na wykonanie tłumaczenia – obowiązujące wówczas przepisy przedstawił Poradnik Przedsiębiorcy.
Jeśli tłumacz będzie podlegał składkom od umowy zlecenia, jego zleceniodawca będzie miał obowiązek pokryć część tych składek.
Tłumaczenia na umowie o dzieło
Strony w umowie o dzieło to zamawiający i przyjmujący zamówienie, czyli tłumacz freelancer. Główną różnicą między umową zlecenia a dziełem jest jej przedmiot. Umowa o dzieło kładzie nacisk na mierzalnym, możliwym do zweryfikowania efekcie prac tłumacza. W treści umowy o dzieło trzeba opisać konkretny rezultat tak, żeby po ukończeniu przekładu można było sprawdzić, czy jest zgodny z ustaleniami.
Przedmiot umowy o dzieło determinuje wynagrodzenie tłumacza – ustala się je za opisany w dokumencie rezultat (czyli np. za przekład jednego dokumentu) i podaje termin wykonania dzieła.
Umowa o dzieło ma charakter jednorazowy, ale można ją podpisać, nawet jeśli tłumaczenia tekstów przez freelancera będą świadczone systematycznie. Wówczas każdy przekład wymaga osobnej umowy o dzieło, która dokładnie opisze, jaki ma być rezultat.
To, czy tłumaczenie może być dziełem, zostało poruszone również na sali sądowej. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 grudnia 2019 r., I UK 409/18 przytoczył prawnik-lingwista Wojciech Wołoszyk w swoim artykule Umowa o wykonanie tłumaczenia – umowa o dzieło czy umowa zlecenia: „Nie można przyjąć, że praca tłumacza może odbywać się tylko na podstawie umowy zlecenia. Tłumaczenie może być przedmiotem umowy o dzieło (art. 627 k.c.)”.
W dalszej części wyroku Sąd Najwyższy wskazał, że „Przekład z jednego języka na inny język zmierza do uzyskania określonego rezultatu. Jest to rzecz jednostkowa, wcześniej nieistniejąca, zależna wprawdzie od tekstu pierwotnego, jednak odrębna ze względu na indywidualny charakter tłumaczenia i związane z tym wartości intelektualne, wyrażona w zapisie (tekście) a nawet poprzestająca na samym tłumaczeniu”.
W przeciwieństwie do zlecenia wykonanie dzieła nie rodzi obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie zdrowotne i ubezpieczenia społeczne.
Od umowy o dzieło można odstąpić. Zdecydowanie większe pole manewru ma tutaj zamawiający tłumaczenie. Jeśli freelancer nie dotrzyma wyznaczonego terminu albo dzieło będzie niezgodne z umową, to druga strona umowy może zerwać kontrakt.
Umowa z tłumaczem – wzór
Przygotowaliśmy strony, na których znajdziesz wzór umowy z tłumaczem do pobrania:
- Umowa o dzieło dla tłumacza wzór: Gofin – umowa o dzieło z wynagrodzeniem ryczałtowym lub kosztorysem.
- Umowa zlecenie dla tłumacza wzór: Gofin – umowa zlecenia ze stawką godzinową.
Umowa z tłumaczem – umowa o dzieło czy umowa zlecenia?
To, jaka umowa dla tłumacza będzie najlepsza, zależy do przedmiotu zobowiązań między freelancerem a jego klientem. Każda umowa to zgodne oświadczenie woli obu stron, dlatego trzeba uzgodnić, jaki rodzaj współpracy je interesuje:
- Umowa zlecenie sprawdzi się, jeśli przewidujesz długotrwałą współpracę z jednym freelancerem, nie wiesz, ile dokładnie tekstu będzie zobowiązany przetłumaczyć i ile czasu mu to zajmie.
- Umowa o dzieło w przypadku tłumaczenia to wybór właściwy dla osób oczekujących wykonania przekładu zgodnie ze swoimi wytycznymi i to za taki konkretny, możliwy do zweryfikowania rezultat chcą zapłacić.
Co ważne, przepisy Kodeksu cywilnego dają nam dużą swobodę w kształtowaniu umów na wykonanie zlecenia lub dzieła. Obie umowy mają swoje cechy charakterystyczne, ale ich treść można dostosowywać do potrzeb obu stron, o ile będzie mieścić się w granicach wskazanych przez Kodeks cywilny i zasady współżycia społecznego.
Główne różnice między umową zlecenia i o dzieło
Podsumowując – najważniejsze różnice między zleceniem a dziełem dotyczą:
- przedmiotu umowy – w zleceniu chodzi o wykonanie określonego zadania z należytą starannością, a w ramach umowy o dzieło wykonawca ponosi odpowiedzialność za zgodny z umową rezultat;
- charakteru współpracy – na umowach o dzieło są wykonywane odrębne tłumaczenia według określonych standardów, a umowa zlecenie może regulować długotrwałą gotowość do starannego wykonywania tłumaczeń na rzecz zleceniodawcy;
- stawek – na umowie o dzieło ustala się stawkę za przetłumaczenie konkretnego dokumentu lub dokumentów opisanych w umowie, a na zleceniu obowiązuje stawka godzinowa i wynagrodzenie tłumacza może być stałe;
- odpowiedzialności freelancera – umowa o dzieło wskazuje cechy finalnego przekładu, dlatego tłumacz odpowiada za efekt swojej pracy, a zleceniobiorca odpowiada za dołożenie należytej staranności do wykonywania tłumaczeń, a nie za finalny przekład;
- wypowiedzenia i odstąpienia od umowy – zleceniodawca i zleceniobiorca mogą wypowiedzieć umowę (dokument może wskazywać okres wypowiedzenia), a w umowie o dzieło obowiązuje możliwość odstąpienia od umowy w określonych przypadkach;
- kosztu zatrudnienia tłumacza – zleceniodawca będzie musiał opłacać część składek ZUS tłumacza, a umowy o dzieło z tłumaczami nie są oskładkowane.
Jeśli freelancer prowadzi działalność gospodarczą, umowa cywilnoprawna może nie być dla niego najbardziej atrakcyjną opcją. Dla Ciebie współpraca z przedsiębiorcą może również okazać się korzystniejsza, bo za tłumaczenia otrzymasz fakturę, która przysłuży się do obniżenia podatku. Wyjaśniamy, jak wygląda umowa z tłumaczem mającym firmę.
B2B w branży tłumaczeniowej – umowa współpracy
Umowa współpracy z tłumaczem freelancerem to umowa nienazwana, co oznacza, że jej treść można swobodnie dopasować do wymagań obu stron. W rozumieniu Art. 353 [1] Kodeksu cywilnego strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.
Umowę B2B z tłumaczem można podpisać na długi czas lub na przekład, który ma charakter jednorazowy. Jeśli strony patrzą na współpracę dalekowzrocznie, to mogą podpisać tzw. umowę współpracy, w której każda ze stron zobowiązuje się do przestrzegania określonych w dokumencie zasad. Taka umowa z tłumaczem może wskazywać ogólne warunki współpracy, czyli być umową ramową. Przed każdorazowym wykonaniem tłumaczenia strony mogą doprecyzować postanowienia umowy ramowej w odniesieniu do konkretnego tekstu.
Za wykonane tłumaczenia freelancer wystawia przedsiębiorcy fakturę. Dokument można podpisać za jeden albo kilka przekładów – to zależy od ustaleń stron. Nie interesują nas wówczas składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne ani podatek – opłacanie ZUS-u i podatku to odpowiedzialność freelancera.
Jaka umowa dla tłumacza będzie najlepsza?
Umowy cywilnoprawne to atrakcyjne rozwiązania dla tłumaczy, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej. Szczególnie zlecenia cieszą się popularnością wśród tłumaczy mających status studenta – nie obowiązuje ich wówczas ani podatek dochodowy, ani składki na ubezpieczenie zdrowotne czy społeczne.
W umowach cywilnoprawnych jest jednak pewien haczyk. Nieprawidłowe zakwalifikowanie charakteru Twojej współpracy z freelancerem może rodzić konsekwencje podczas kontroli organów państwowych – umowy cywilnoprawne należy bowiem zgłosić ZUS-u (i zlecenie, i o dzieło też, mimo że nie odprowadza się od niej składek).
W pierwszej kolejności trzeba więc zastanowić się, czy chcemy kłaść większy nacisk na staranne wykonanie tłumaczenia (umowa zlecenie) czy na wykonanie tłumaczenia zgodnie z postawionymi wymaganiami (umowa o dzieło). Samo nazwanie dokumentu „umowa o dzieło” czy „umowa zlecenie” nie przesądza o charakterze współpracy.
Alternatywą jest umowa business to business, która wygląda atrakcyjnie na tle kosztów i obowiązków. Umowa z tłumaczem nie przewiduje wówczas odprowadzania za niego zaliczek na podatek dochodowy czy opłacania składek do ZUS-u.
Sprawy komplikują się nieco, jeśli zależy nam na przekładzie od native speakera. Dostęp do specjalistów z innych krajów jest w sieci nieograniczony, ale kwestia międzynarodowych faktur, podatków i ubezpieczenia już nie jest taka kolorowa. Równocześnie zatrudnienie lokalnego tłumacza z kraju języka docelowego może być warte tego wysiłku, jeśli zależy nam na najwyższej jakości tekstu. Czy jednak ten wysiłek zawsze jest konieczny?
Tłumaczenie od freelancera – jak ograniczyć formalności?
Tak jak wspomnieliśmy, współpraca na zasadzie B2B z tłumaczami jest dla Ciebie korzystnym rozwiązaniem. Nie musisz ponosić kosztu pracownika na umowie o pracę lub zleceniu, a jednocześnie możesz nawiązać trwałe relacje biznesowe i systematycznie zlecać przekład wybranemu freelancerowi lub freelancerom na podstawie umowy o współpracy.
Umowa z tłumaczem prowadzącym działalność nie jest jednak rozwiązaniem idealnym. Wspomniane wyżej trudności we współpracy z freelancerami zagranicznymi, papierologia i księgowość, poprawna kwalifikacja pracy tłumacza (B2B nie może mieć znamion umowy o pracę ani umowy cywilnoprawnej)…
…to formalności, których można uniknąć, współpracując w tłumaczami za pośrednictwem platformy dla freelancerów – Useme. Rozliczanie się przez taki serwis przynosi korzyści, które zostawiają umowy zlecenia, umowy o dzieło i umowy B2B w tyle. Chodzi m.in. o:
- Brak formalności – jedynym Twoim obowiązkiem jest zaksięgowanie faktury, którą otrzymasz za zamówione tłumaczenie. Odpadają kwestie zgłaszania umowy do ZUS-u i układania tradycyjnych umów.
- Brak odpowiedzialności za kwalifikację umowy – to serwis, przez który się rozliczasz z tłumaczem, jest odpowiedzialny za zawarcie z nim odpowiedniego typu umowy.
- Proste, szybkie i legalne rozliczanie – wystarczy, że freelancer wgra plik z tłumaczeniem do systemu, a Ty opłacisz fakturę proforma. Wszystko odbywa się zgodnie z prawem i jest oparte o umowy z obiema stronami transakcji. Platforma czuwa nad przestrzeganiem terminów płatności, co sprzyja satysfakcji z Waszych zawodowych relacji.
- Bezpieczeństwo – za pośrednictwem serwisu możesz podpisać umowę, dzięki której tłumacz dostanie wynagrodzenie dopiero po tym, jak zaakceptujesz jego pracę.
- Faktura VAT – freelancer, z którym współpracujesz, nie musi mieć firmy, a ty i tak dostaniesz fakturę za przekład. Dzięki temu nie musisz ograniczać się do specjalistów z działalnością, tylko do takich, którzy odpowiadają Ci swoimi umiejętnościami i doświadczeniem.
- Dostęp do tłumaczy z całego świata – współpraca z native speakerami działa w tym przypadku tak samo jak umowy z polskimi freelancerami. Nie trzeba zagłębiać się w przepisy podatkowe poszczególnych krajów. Ponadto dostęp do zagranicznych specjalistów to dużo większe pole do wyboru w zakresie stawek jak i kompetencji.
Jaką umowę podpisać z tłumaczem – podsumowanie
Oprócz umowy o pracę masz do wyboru również umowy cywilnoprawne – umowa o dzieło z tłumaczem, umowa zlecenie czy umowa o świadczenie usług, podlegająca takim przepisom jak zlecenie.
Ponadto możesz rozliczać się z freelancerem na podstawie faktury, a jednocześnie nawiązać umowę o współpracy, która nada Waszym zawodowym relacjom ramy.
Jeśli jednak chcesz uniknąć formalności związanych z wymienionymi wyżej typami umów, a ponadto mieć dostęp do tłumaczy z krajów języków docelowych, rozliczaj się z nimi za pośrednictwem Useme – platformy do współpracy z freelancerami.
Jeśli do swojego zespołu szukasz również programisty, sprawdź nasz wpis: Umowa na usługi programistyczna od A do Z – jaką umowę podpisać z programistą.
