Zlecenie prac programistycznych, graficznych lub copywriterskich zewnętrznemu współpracownikowi to przede wszystkim optymalizacja kosztów zatrudnienia, oszczędność na szkoleniu pracowników i dobieraniu najlepszych sposobów działania metodą prób i błędów.
W tym kontekście outsourcing to szansa na korzystanie z wiedzy i doświadczenia profesjonalistów bez konieczności wiązania się długoterminowymi, kosztownymi umowami.
Aby współpraca z podwykonawcą przebiegała gładko, warto odpowiednio się do niej przygotować i znać skuteczne sposoby na zarządzania podwykonawcami.
Outsourcing dla firm: określ swoje potrzeby
Zanim zaczniesz szukać freelancera do wykonania zlecenia, przemyśl, jaki rodzaj prac chcesz delegować i jakie kompetencje będą potrzebne wykonawcy.
Przygotuj podsumowanie celów, jakie chcesz osiągnąć oraz środków, jakimi możesz się posłużyć. Określ ramy czasowe projektu oraz budżet, jakim dysponujesz. Taki brief będzie dobrym początkiem poszukiwań odpowiedniego wykonawcy.
W pierwszym odruchu może ci się wydawać, że współpraca uda się tylko ze specjalistą „od wszystkiego”. W praktyce ważniejsze jest znalezienie osoby o kompetencjach, które są potrzebne do realizacji konkretnego zlecenia.
Współpraca w ramach outsourcingu to nie zatrudnienie na etat, gdzie szerokie kompetencje gwarantują, że wszechstronny pracownik sprawdzi się w różnych sytuacjach. Pracę nad tym samym projektem możesz zlecić kilku specjalistom, których umiejętności wzajemnie się uzupełniają.
Outsourcing dla biznesu: jak rozliczyć pracę?
Delegowanie zadań to rozwiązanie dla mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich firm, które nie mogą pozwolić sobie na otwarcie nowego etatu lub potrzebują współpracownika do wykonania pojedynczego projektu.
Oznacza to, że nie musisz zawierać skomplikowanych kontraktów ani kosztownych umów o pracę. Freelancer może rozliczyć się z tobą na podstawie umowy cywilnoprawnej (o dzieło, zlecenia) lub jako firma na podstawie faktury lub rachunku.
Rozliczenie B2B to dla ciebie nie tylko wygoda, ale również oszczędność kosztów rozliczenia umowy cywilnoprawnej. Dodatkowo dzięki Useme nie musisz ograniczać się do wyboru tylko tych wykonawców, którzy prowadzą działalność gospodarczą i są płatnikami VAT. Serwis umożliwia bowiem legalne wystawienie faktury VAT osobom fizycznym oraz firmom, które wystawiają rachunki.
Outsourcing usług: rekrutacja i wybór podwykonawcy
Kiedy wiesz już, jaki rodzaj prac chcesz delegować, jakich kompetencji szukasz u freelancera i jak chcesz się z nim rozliczyć, opublikuj swoje zlecenie.
Do wyboru masz komercyjne portale pośredniczące w rekrutacji pracowników oraz serwisy dla freelancerów, którzy nie szukają zajęcia na etacie. Zawróć uwagę na zabezpieczenie, jakie oferuje wybrany przez ciebie portal.
Profesjonalny serwis ze zleceniami dla freelancerów powinien:
- moderować zlecenia
- prowadzić selekcję kandydatów, aby swoje oferty zgłaszały tylko osoby o potwierdzonych umiejętności
- udostępniać portfolio freelancerów, dzięki którym ocenisz ich poziom
- gwarantować terminową realizację zlecenia
- umożliwiać szybkie rozliczenie wykonanej pracy
Aby twoje zlecenie dotarło do właściwych osób, podaj w nim maksymalnie dużo szczegółów. Dzięki temu freelancerzy nie będą musieli zwracać się do ciebie z pytaniami np. o zakres obowiązków czy termin wykonania.
Zlecenie powinno zawierać:
- dokładną listę zadań do wykonania
- termin wykonania
- widełki twojego budżetu
- element umożliwiający wycenę przez freelancera: listę policzalnych zadań lub szacowaną liczbę godzin potrzebnych na wykonanie zadania
Na co zwrócić uwagę w ofertach nadesłanych przez freelancerów? Przede wszystkim weź pod uwagę doświadczenie w realizacji podobnych projektów oraz stosunek jakości do ceny.
Zapoznaj się z portfolio freelancera – poza tym, że pokazuje ono warsztat, umiejętności i sposób rozwiązywania problemów podwykonawcy, jest ono dobrym także wyznacznikiem profesjonalizmu.
Jeśli potrzebujesz, nie wahaj się poprosić o dodatkowe referencje. Warto dowiedzieć się, jak układała się współpraca z poprzednimi klientami i jak wspominają twojego przyszłego podwykonawcę.
Outsourcing IT, grafiki, copywritingu: jak zorganizować współpracę?
Współpraca z freelancerem ma również tę zaletę, że wyboru współpracownika nie określa już miejsce zamieszkania. Dzięki rosnącej popularności pracy zdalnej i narzędzi przeznaczonych do jej usprawniania twój podwykonawca może kontaktować się z tobą z każdego miejsca na świecie.
Kontakt jest tu wspomniany nieprzypadkowo: podczas pracy zdalnej masz mniejsze możliwości nadzorowania realizacji projektu. Dobrze jest na samym początku ustalić, w jaki sposób i jak często będziecie się kontaktować lub jak często oczekujesz raportów z wykonanych zadań.
Wybierzcie także narzędzie do zarządzania projektem, które umożliwia śledzenie postępów prac oraz przestrzeń na wymianę plików, notatek, uwag i feedbacku. Taka platforma pozwoli wam uporządkować w jednym miejscu wszystkie materiały związane z realizacją zlecenia. Ma to znaczenie szczególnie w większych projektach: szybko przekonasz się, że wygodniej jest otworzyć platformę projektową i odszukać potrzebny wątek niż zastanawiać się, czy był on poruszony w mailu czy na czacie.
Na koniec ustalcie również, po jakim czasie i w jaki sposób zmierzycie efekty pracy, szczególnie jeśli zlecasz prace związane z pozycjonowaniem, optymalizacją strony lub sklepu www lub z ustawianiem płatnych kampanii reklamowych.
Jak zacząć outsourcing: podsumowanie
Delegowanie prac zewnętrznym współpracownikom w zasadzie nie ma ograniczeń – możesz wybierać i wśród dziedzin, w których aktualnie potrzebujesz wykonawcy do pojedynczego projektu, i wśród freelancerów o różnych kombinacjach umiejętności i doświadczenia.
Kluczem do sukcesu jest precyzyjne określenie twoich potrzeb: ułatwi ono wybór wykonawcy oraz ograniczy koszty i czas potrzebne do finalizacji projektu. Nie musisz szukać osoby, która zna się na wszystkim. Ponieważ outsourcing nie wymaga podpisywania długoterminowych kontraktów ani umów o pracę, daje sporą elastyczność jeśli chodzi o ilość osób pracujących nad zleceniem i ich kompetencje.
Zlecając pracę weź pod uwagę portfolio i referencje freelancera. Nie obawiaj się pytać, prosić o dodatkowe prace lub kontaktować się z poprzednimi zleceniodawcami.
Weź także pod uwagę sposób rozliczenia zleconej pracy. Freelancera możesz zatrudnić zarówno w oparciu o umowę cywilnoprawną, jak i rozliczyć jako B2B, w oparciu o rachunek lub fakturę VAT. Dzięki Useme dotyczy to również osób fizycznych, które w serwisie wystawią ci fakturę VAT za wykonane zlecenie.
