KSeF (Krajowy System e-Faktur) – wszystko, co musisz wiedzieć

Brzmi jak kolejna biurokratyczna rewolucja, która skomplikuje życie przedsiębiorcom? Niekoniecznie. W tym artykule przeprowadzimy Cię krok po kroku przez najważniejsze zmiany.

KSeF – co to jest?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to centralna, ogólnopolska platforma informatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów. Pomyśl o niej jak o cyfrowym pośredniku, przez którego obowiązkowo przejdzie każda faktura wystawiona między przedsiębiorcami w Polsce. System ten ma za zadanie odbierać, przechowywać i udostępniać faktury w jednym, ustrukturyzowanym formacie.

→ W Useme znajdziesz freelancerów, rozliczysz ich i za całą współpracę otrzymasz fakturę VAT. A Twoje faktury trafią do KSeF automatycznie – jesteśmy zintegrowani z Krajowym Systemem e-Faktur.

Jak działa KSeF?

Wdrożenie KSeF to nie tylko technologia, ale zmiana sposobu, w jaki faktury będą funkcjonować w obrocie gospodarczym. Od 2026 roku każda faktura będzie musiała przejść przez centralną bazę Ministerstwa Finansów. Dopiero po przyjęciu jej przez system i nadaniu numeru KSeF zyska moc prawną.

Jak będzie wyglądał cały proces obowiązkowego fakturowania w KSeF?

1. Wystawienie faktury – podatnik wystawia faktury w swoim programie księgowym lub w Aplikacji Podatnika KSeF. Każda faktura zostanie wystawiona w ujednoliconym formacie XML, zgodnym ze strukturą logiczną FA.
2. Przesłanie do systemu – po wystawieniu dokument trafia do KSeF, a jego przesłanie jest potwierdzane urzędowym poświadczeniem odbioru.
3. Weryfikacja danych – w toku procesu KSeF sprawdza poprawność i kompletność informacji, takich jak stawki VAT, kwota podatku, cena jednostkowa czy łączna wartość sprzedaży. Dzięki temu ryzyko błędów formalnych znacząco spada.
4. Numer KSeF – system nadaje fakturze unikalny numer KSeF, który staje się kluczowym dowodem, że dokument istnieje w systemie. Datą wystawienia faktury w obrocie prawnym jest moment jej przyjęcia przez KSeF.
5. Udostępnianie i otrzymywanie faktur – udostępnianie faktur ustrukturyzowanych i ich odbieranie odbywa się wyłącznie przez system KSeF. Po zaakceptowaniu przez system faktura jest dostępna dla odbiorcy. Uprawnione osoby mogą odebrać faktury i dalej przetwarzać je w księgowości.
6. Archiwizacja i przechowywanie – wszystkie faktury wystawiane w KSeF są automatycznie archiwizowane w systemie przez 10 lat. Nie musisz tworzyć kopii papierowych i własnych archiwów.

KSeF – od kiedy?

Od 2026 roku wchodzi w życie obowiązek wystawiania faktur w KSeF. Dotyczy to wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce, w tym podatników VAT oraz firm korzystających ze zwolnienia z VAT.

KSeF – dla kogo?

Krajowy System e-Faktur obejmie:

• Każdą firmę, która ma siedzibę działalności gospodarczej w Polsce.
• Podatników VAT dokumentujących sprzedaż.
• Podmioty dokonujące świadczenia usług i dostaw towarów.
• Wystawców każdej faktury sprzedażowej i faktury VAT dokumentującej transakcję.

Niezależnie od wielkości firmy każdy przedsiębiorca będzie uczestniczył w procesie wystawiania faktur przez KSeF.

Rodzaje faktur w KSeF

• Faktury sprzedaży krajowe (B2B).
• Faktury eksportowe i WDT.
• Faktury korygujące.
• Inne dokumenty faktur sprzedażowych, które obejmują łączną wartość sprzedaży i muszą być rejestrowane w systemie.

Faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana to nowy, jednolity dla wszystkich przedsiębiorców format elektronicznej faktury. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml, zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(3).

Najważniejsze cechy faktury ustrukturyzowanej:

• Zawiera z góry określone pola (dane sprzedawcy, nabywcy, kwoty netto/brutto, stawki VAT).
• Jest łatwo czytelna dla systemów księgowych – można ją automatycznie importować.
• Zastępuje dotychczasowe formy: faktury papierowe i PDF wysyłane mailem.
• Otrzymuje unikalny numer KSeF, który potwierdza, że dokument został zarejestrowany w systemie i ma moc prawną.

Dla przedsiębiorców oznacza to koniec ręcznego wprowadzania danych z faktur i mniejsze ryzyko błędów. Za pośrednictwem KSeF będziesz również przechowywać faktury ustrukturyzowane w jednym miejscu.

→ Więcej o fakturze ustrukturyzowanej i jej budowie.

Faktury korygujące i szczególne przypadki

W przypadku błędu w dokumencie należy wystawić fakturę korygującą i przesłać ją przez KSeF. Każda faktura korygująca musi zostać zarejestrowana w systemie, a jej numer zostaje powiązany z fakturą pierwotną.

Niektóre transakcje podlegają dodatkowym zasadom:

• Faktury rozliczane w mechanizmie podzielonej płatności muszą być oznaczone i wystawiane przez KSeF.
• Dokumenty wystawiane w ramach procedur szczególnych rozliczania VAT (np. usługi turystyczne) również trafiają do systemu.
• System obejmuje też faktury dokumentujące czynności rozliczane w specjalnych trybach.
• Wyjątkiem są tylko transakcje obejmujące niewielkie kwoty (do 10 tys. zł/miesiącu) – i tylko do końca 2026 roku.

Faktury dla kontrahentów zagranicznych

Kontrahenci spoza Polski nie mają dostępu do KSeF. Oznacza to, że w przypadku faktur eksportowych przedsiębiorca musisz zadbać o podwójny obieg:

1. Przesłać fakturę do KSeF (obowiązek).
2. Dodatkowo wysłać ją kontrahentowi tradycyjną drogą – np. e-mailem lub pocztą.

Żeby klient mógł łatwo sprawdzić ten dokument, musisz dołączyć do niego specjalny kod QR z linkiem. Gdy go użyje, zobaczy podgląd faktury. Dzięki temu, mimo że dla urzędu skarbowego faktura jest fakturą ustrukturyzowaną, Twój klient otrzyma ją w normalnej, wizualnej formie – takiej, jakby była wygenerowana ze zwykłego programu księgowego.

Wyjątki od obowiązkowego KSeF

• Do 31 grudnia 2026 r. mikroprzedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT i w danym miesiącu mają sprzedaż do 10 tys. zł, mogą wystawiać faktury poza KSeF. Jednak w momencie, gdy choć raz przekroczą ten próg miesięczny, obowiązek korzystania z KSeF stanie się stały i będą musieli wystawiać faktury wyłącznie przez system, nawet jeśli w kolejnych miesiącach sprzedaż będzie niższa.
• Podczas okresu obowiązkowego korzystania z KSeF każdy podatnik może tymczasowo wystawić fakturę poza systemem tylko wtedy, gdy KSeF jest niedostępny, ale taka faktura i tak musi być, jak najszybciej przesłana do KSeF.

Zalety KSeF – czy to tylko nowy obowiązek?

Choć na pierwszy rzut oka KSeF wygląda jak kolejny obowiązek administracyjny, w rzeczywistości przynosi szereg korzyści, które mogą usprawnić działanie Twojej firmy. To nie tylko zmiana dla urzędów, ale także szansa na modernizację Twoich procesów biznesowych. Najważniejsze zalety:

• Automatyzacja księgowości – wszystkie faktury zakupu będą miały ten sam, ustrukturyzowany format (XML). To ogromne ułatwienie dla Ciebie i Twojej księgowości. Dane z faktur będzie można importować do systemów księgowych automatycznie, co eliminuje ryzyko błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych i znacząco przyspiesza pracę.
• Bezpieczeństwo – z KSeF znika problem zagubionych faktur. Każdy dokument jest bezpiecznie przechowywany w centralnym systemie przez 10 lat. Masz też 100% pewności, że otrzymana faktura jest autentyczna i została poprawnie wprowadzona do obiegu.
• Szybszy zwrot VAT – to konkretna korzyść finansowa. Jeśli jesteś płatnikiem VAT, standardowy termin zwrotu podatku dla faktur przetwarzanych w KSeF zostanie skrócony z 60 do zaledwie 40 dni.
• Oszczędność i ekologia – cyfrowy obieg dokumentów oznacza koniec z drukowaniem, wysyłaniem i fizycznym archiwizowaniem papierowych faktur. To nie tylko oszczędność pieniędzy, ale także działanie z korzyścią dla środowiska.

Co się stanie w razie niedostępności KSeF (tryb online, offline, offline24)?

Jeśli KSeF będzie niedostępny przez awarię systemu albo problem techniczny po Twojej stronie, będzie można wystawić fakturę offline poza KSeF. Po przywróceniu działania systemu trzeba będzie ją dosłać do KSeF.

Tryb online, offline, offline24

W KSeF rozróżniamy trzy tryby wystawiania faktur: online, offline i offline24.

1. Tryb online oznacza przesłanie faktury do KSeF w czasie rzeczywistym, bezpośrednio w dniu jej wystawienia. To standardowy sposób korzystania z systemu.
2. Tryb offline pozwala na wystawienie faktury poza KSeF, np. na wypadek awarii systemu lub problemów technicznych. Fakturę należy przesłać do KSeF w terminie 1 dzień roboczy (jeśli była to tylko czasowa niedostępność systemu) lub 7 dni roboczych (w razie awarii).
3. Tryb offline24 to stałe rozwiązanie, które umożliwia wystawienie faktury w trybie offline i przesłanie jej zbiorczo do KSeF najpóźniej do końca następnego dnia roboczego po jej wystawieniu. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi wysyłać każdej faktury pojedynczo i jest mniej uzależniony od ciągłej dostępności internetu lub systemu.

Ważne:

• Udostępnianie faktur ustrukturyzowanych i ich odbieranie będzie się odbywać dopiero po skutecznym dosłaniu do systemu (po nadaniu numeru KSeF).
• Spóźnione dosłanie dokumentów po pracy w trybie offline będzie podlegało sankcjom od 2027 r.
• Jeśli awaria dotyczy tylko Twojej firmy (np. łącze, prąd), a KSeF działa, odpowiedzialność za terminowe dosłanie również spoczywa na Tobie.

Ministerstwo będzie komunikować niedostępność KSeF – w razie wątpliwości sprawdzisz status w Aplikacji Podatnika KSeF.

Jak przygotować się na tryb offline lub awarię

• W systemie fakturowym miej szablon faktury offline zgodny ze strukturą FA.
• Ustal procedurę dosyłania „następnego dnia roboczego”.
• Przetestuj, czy po wznowieniu działania potrafisz hurtowo dosłać dokumenty (np. z identyfikatorem zbiorczym).
• Upewnij się, że księgowość wie, jak sprawdzić UPO i numer KSeF po dosłaniu.

Kary za brak zgodności z KSeF (od 2027 r.)

Do końca 2026 r. kary nie będą stosowane – to czas na dostosowanie się do nowych zasad. Sankcje zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.

Kary pieniężne będą groziły za:

• Wystawienie faktury poza KSeF (gdy już będzie obowiązek).
• Spóźnione dosłanie faktury do KSeF po pracy w trybie offline/awarii.
• Użycie niewłaściwego schematu (niezgodność ze strukturą FA).

Wysokość sankcji (górne widełki ustawowe):

• Do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze (np. gdy dokument powstanie poza KSeF).
• Gdy na fakturze nie ma VAT – do 18,7% wartości należności brutto.

Fakturę wystawioną offline trzeba będzie dosłać do KSeF w ustawowym terminie (najpóźniej następnego dnia roboczego). Przekroczenie terminu będzie sankcjonowane. Decyzję o karze wyda naczelnik właściwego urzędu skarbowego. Jej wysokość będzie ustalana indywidualnie (w granicach z ustawy) i proporcjonalnie do naruszenia.

Rok 2026 r. to bufor na wdrożenie KSeF w swojej firmie. Od 2027 r. kluczowe będzie trzymanie terminów przy offline i pilnowanie zgodności ze schematem FA(2/3), żeby uniknąć sankcji.

Useme jest gotowe na KSeF – co to dla Ciebie oznacza?

Rozliczając pracę freelancerów przez Useme, nie musisz martwić się o techniczną stronę KSeF. Bierzemy to na siebie.

Zajęliśmy się integracją naszej platformy z Krajowym Systemem e-Faktur. Zapewniamy pełną zgodność z nowymi przepisami bez żadnego wysiłku z Twojej strony.

KSeF – pytania i odpowiedzi

Wokół Krajowego Systemu e-Faktur narosło wiele pytań. Zebraliśmy te najczęstsze, żeby dać Ci konkretne i proste odpowiedzi.

Czy muszę korzystać z aplikacji rządowej?

Nie. Ministerstwo Finansów udostępnia własną Aplikację Podatnika KSeF, ale przedsiębiorcy mogą korzystać również z programów do fakturowania, o ile są one zintegrowane z KSeF.

Czym różni się KSeF 2.0 od „dotychczasowego” KSeF?

Dotychczasowy KSeF, działający od 2022 roku, był systemem dobrowolnym. Przedsiębiorcy mogli wystawiać e-faktury w formacie FA(2), ale równolegle korzystano z tradycyjnych faktur papierowych i PDF. Od 1 lutego 2026 roku wchodzi KSeF 2.0, który jest obowiązkowy dla wszystkich podatników. Najważniejszą zmianą jest wprowadzenie nowej, znacznie rozbudowanej struktury XML faktury ustrukturyzowanej FA(3). 

Nowa struktura pozwala m.in. na wpisywanie dłuższych nazw towarów i usług, dodawanie załączników do faktur oraz precyzyjniejsze określanie danych płatniczych i statusów. Zmiana ta jest istotna dla integracji z oprogramowaniem księgowym i oznacza, że system będzie bardziej funkcjonalny i dostosowany do potrzeb użytkowników.

Czy proformy też będą wysyłane do KSeF? 

Nie. Obowiązek dotyczy wyłącznie faktur w rozumieniu ustawy o VAT, w tym faktur korygujących. Dokumenty takie jak faktury pro forma, noty księgowe czy oferty handlowe pozostają poza systemem KSeF.

Co się stanie, jeśli KSeF będzie miał awarię? 

W razie niedostępności KSeF skorzystasz z trybu offline: wystawisz fakturę w dotychczasowej formie (np. PDF/XML poza systemem), a po przywróceniu działania dosyłasz ją do KSeF – co do zasady najpóźniej następnego dnia roboczego. Po przyjęciu dostaniesz UPO i numer KSeF – od tej chwili dokument ma moc w systemie. Spóźnione dosłanie po awarii może skutkować karą (od 2027 r.). Jeśli problem jest po Twojej stronie (np. brak internetu, prąd), zasada dosłania też Cię obowiązuje.

Czy faktura w KSeF będzie miała dwa numery? 

Tak. Każda faktura zachowa swój wewnętrzny numer nadany, a dodatkowo otrzyma drugi, unikalny numer identyfikacyjny przydzielony przez KSeF. 

1. Numer wewnętrzny (wystawcy) – pozostaje zgodnie z Twoją dotychczasową numeracją (np. „FV/12/2026”).
2. Numer KSeF (ID KSeF) – unikalny identyfikator nadawany automatycznie przez system w chwili przyjęcia faktury. To ID KSeF jest dowodem, że dokument został zarejestrowany w systemie; od tej chwili uznaje się go za doręczony, a prawo do odliczenia VAT powstaje z dniem otrzymania faktury w KSeF.

Gdzie zobaczysz numer KSeF?

• Numer KSeF widoczny jest w panelu użytkownika systemu KSeF, na podglądzie przesłanych dokumentów.
• W obiegu z kontrahentami zagranicznymi numer może być zaszyty w kodzie QR prowadzącym do faktury w KSeF – ułatwia weryfikację autentyczności dokumentu.

W systemach do fakturowania numer KSeF pojawi się dopiero po przesłaniu i akceptacji faktury przez KSeF. A w dokumentach wizualnych (np. PDF faktury) numer KSeF nie jest wyświetlany jako obowiązkowy element.

Struktura numeru KSeF składa się z 35 znaków, które można podzielić na kilka segmentów. Pierwsze 10 znaków to Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) sprzedawcy. Kolejnych 8 znaków to data wystawienia faktury, zapisana w formacie RRRRMMDD. 12 kolejnych znaków dzieli się na dwie techniczne części, każda po 6 znaków, generowane automatycznie. Dwa ostatnie znaki to suma kontrolna, również wyliczana automatycznie.

Czy po wdrożeniu KSeF mogę nadal prosić o wysłanie PDF-a? 

Tak. Będziesz mieć możliwość otrzymywania wizualizacji faktury w formie pliku PDF, na przykład do wglądu. Pamiętaj jednak, że od strony prawnej i księgowej moc prawną będzie miał wyłącznie plik XML znajdujący się w KSeF.

Czy wysyłanie faktury do KSeF opóźni moment jej otrzymania? 

Proces nadawania numeru w KSeF jest zaprojektowany tak, żeby był niemal natychmiastowy.

„Warto pamiętać, że od 1 stycznia 2026 roku wprowadzone zostają obowiązkowe zmiany dotyczące prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. KPiR będzie musiała być prowadzona wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych zgodnych z obowiązującymi wymogami. Oznacza to, że tradycyjne formy prowadzenia księgi, takie jak zapisy w papierowej księdze, arkuszach Excel czy dokumentach Word, nie będą już akceptowane jako zgodne z przepisami. Nowy wzór KPiR zawiera dodatkowe kolumny wymagające szczegółowych danych, między innymi identyfikatora faktury z systemu KSeF i danych kontrahenta. Po zakończeniu roku podatkowego przedsiębiorcy będą zobowiązani do przesłania księgi w formacie elektronicznym (JPK_PKPiR) do urzędu skarbowego, co wymaga dostosowania systemów księgowych do nowych standardów. Te zmiany mają na celu zwiększenie transparentności, ułatwienie kontroli podatkowej oraz ograniczenie możliwości błędów i nadużyć” – Paweł Musiałkowski, CFO w Useme.

Oceń swoje przygotowanie do KSeF – krótka checklista

Zmiany wejdą w życie już w 2026 roku, dlatego warto już teraz ocenić swoją gotowość. Zadaj sobie kilka prostych pytań, aby sprawdzić, czy jesteś przygotowany na nową, cyfrową rzeczywistość fakturowania:

✅ Czy Twój program księgowy jest gotowy na KSeF? 

Skontaktuj się z dostawcą swojego oprogramowania i upewnij się, że zapewni on integrację z Krajowym Systemem e-Faktur.

✅ Czy wiesz, jak będziesz odbierać faktury od kontrahentów? 

Zastanów się, czy będziesz korzystać bezpośrednio z rządowej Aplikacji Podatnika, czy z komercyjnego programu zintegrowanego z KSeF.

✅ Czy Twoja księgowość jest poinformowana o zmianach? 

Porozmawiaj ze swoim księgowym lub biurem rachunkowym o tym, jak zamierzacie dostosować wewnętrzny obieg dokumentów do nowych wymogów.

✅ Czy wszyscy Twoi kontrahenci będą gotowi na czas? 

Pomyśl o mniejszych partnerach biznesowych lub freelancerach, dla których wdrożenie KSeF może być technicznym wyzwaniem. Rozliczając ich przez Useme, masz pewność, że faktury od nich zawsze będą zgodne z przepisami, bez względu na ich stopień przygotowania.

Przetestuj KSeF

Teoria to jedno, ale najlepiej przekonać się o działaniu systemu w praktyce. Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko testowe, w którym możesz bez żadnych konsekwencji sprawdzić, jak działa odbieranie i wystawianie faktur ustrukturyzowanych. 

To świetny sposób, żeby oswoić się z nowym interfejsem i procesami. Możesz to zrobić, korzystając z bezpłatnej wersji demo Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, dostępnej w listopadzie 2025.

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur to obowiązkowa i nieunikniona rewolucja, która na stałe zmieni obieg dokumentów w polskich firmach. Wymaga przygotowania i dostosowania procesów, ale niesie ze sobą również wiele korzyści w postaci automatyzacji, bezpieczeństwa i oszczędności czasu.

Rozliczając zlecenia z freelancerami przez Useme, zyskujesz pewność, że cała obsługa fakturowania w kontekście KSeF jest po naszej stronie. Zapewniamy pełną zgodność z przepisami.