Aby sprawnie i skutecznie współpracować z freelancerami, warto poznać pewne kluczowe aspekty zarządzania. Zastanawiasz się, jak zarządzać freelancerami? Zapraszamy do zapoznania się z tym artykułem! Dzięki naszym poradom, współpraca z podwykonawcami stanie się jeszcze bardziej efektywna niż dotychczas.
1. Optymalizuj czas spędzony na przygotowywaniu umów
Przygotowywanie umów dotyczących pracy z freelancerami może być wymagającym i czasochłonnym zajęciem, ale istnieją sposoby, aby ten proces zoptymalizować.
Oto nasze rady:
- Rozważ stworzenie szablonów umów, które możesz w razie potrzeb dostosować do potrzeb danego projektu. Dzięki temu zaoszczędzisz czas na konstruowaniu ich od podstaw za każdym razem. Pamiętaj jednak, że każda współpraca jest inna. Jeśli chcesz mieć pewność, że zawierane przez Ciebie umowy są zgodne z prawem i zabezpieczają Twoje interesy, pozostań w stałym kontakcie z prawnikiem, aby upewnić się, że umowa jest kompleksowa i chroni obie strony. Prawnik może również pomóc w dostosowaniu umowy do specyficznych potrzeb projektu.
- Postaw na innowacyjne rozwiązania. Jednym z nich jest popularna platforma do rozliczania freelancerów – Useme.com, która bierze na siebie formalności tj. przygotowywanie umów, prawidłową klasyfikację pracy, działanie w zgodzie z przepisami, czy odprowadzanie podatków i składek. Współpracując z freelancerami za pośrednictwem tej platformy nie musisz angażować działów prawnych, czy księgowych i masz pewność, że działasz legalnie. Możesz tym samym zamienić swoje dotychczasowe umowy o dzieło na jedną fakturę VAT. Wystarczy, że zaprosisz swojego freelancera do Useme. Dostanie on do wypełnienia krótki formularz. Gdy opłacisz pracę, a podwykonawca prześle Ci projekt zgodny z Twoimi wytycznymi, będziesz mógł pobrać fakturę VAT.
2. Komunikuj w jasny sposób
Jako pracodawca musisz zdawać sobie sprawę z tego, że komunikacja jest kluczowa jeśli chodzi o to, jak zarządzać freelancerami. Ważne, byś już na początku współpracy jasno określił swoje wymagania, oczekiwania i oczekiwany termin realizacji prac. Doskonałym narzędziem jest dobrze stworzony brief dla freelancera.
Pamiętaj, że regularny kontakt pozwala na śledzenie postępu projektu, rozwiązywanie ewentualnych problemów na bieżąco i utrzymanie dobrych relacji. Na wszelkie pytania odpowiadaj systematycznie i zadbaj o ty, by udzielane przez Ciebie odpowiedzi były konstruktywne i rzeczowe.
Pamiętaj korzystać z nowoczesnych technologii. W komunikacji z freelancerami mogą Ci pomóc narzędzia AI.
3. Buduj długoterminowe relacje
Jeśli styl pracy osób, z którymi współpracujesz, Ci odpowiada, rozważ możliwość długoterminowej współpracy.
Zespół freelancerów, który z góry zna specyfikę pracy i jej najważniejsze zasady, może stanowić dla Twojej firmy bardzo cenny nabytek. Dzięki temu nie będziesz musiał tracić czasu za każdym razem, kiedy zatrudniasz freelancera do realizacji nowego projektu.
4. Monitoruj postępy
Jeśli zastanawiasz się, jak zarządzać freelancerami, pamiętaj o tym, że istotnym elementem całego procesu jest kontrola. Użyj narzędzi do monitorowania postępu projektu, jeśli takowymi dysponujesz. Dzięki nim będziesz mógł sprawdzić, czy praca freelancerów idzie zgodnie z planem i określić ewentualne opóźnienia.
Większe projekty warto podzielić na etapy – pozwoli Ci to zachować większą kontrolę nad przebiegiem prac, a przy okazji – da wrażenie, że całość wciąż posuwa się do przodu.
5. Zrozum specyfikę pracy freelancerów
Musisz pamiętać, że wielu pracodawców zdaje sobie sprawę z tego, że freelancer to lepszy wybór niż agencja i wie, jakie są przewagi freelancera nad pracownikiem etatowym. Dlatego najlepsi freelancerzy rzadko narzekają na niedobór zleceń – wręcz przeciwnie – mają różne projekty i zobowiązania. Jeśli zajdzie taka potrzeba, bądź gotowy do pójścia na kompromis, choćby dotyczący tego, ile zapłacić freelancerowi. Z drugiej strony – pamiętaj, że umowa obowiązuje obie strony. Tak, jak freelancer musi wywiązać się z jej założeń, tak samo powinieneś i Ty.
Pomimo tego że zatrudnienie freelancera z reguły wiąże się z niższymi kosztami niż współpraca z osobą na etacie, nie warto zaniżać stawek rynkowych. Kiepskie wynagrodzenie z reguły równa się pracy nie najlepszej jakości. Chcesz otrzymać solidne, warte uwagi efekty? Musisz za to zapłacić!
6. Oceniaj wyniki
Regularnie oceniaj wyniki pracy freelancerów i systematycznie kieruj do nich feedback. To pomoże w ciągłym doskonaleniu współpracy i podnoszeniu jakości projektów. Twoje uwagi powinny być jasne, zrozumiałe i konstruktywne. Unikaj osobistych uwag, skup się na profesjonalnym podejściu.
Ocenianie wyników jest szczególnie ważne w kontekście budowania stałego zespołu freelancerów. Zwracanie uwagi na popełniane błędy pozwala całkowicie wyeliminować je w przyszłości, dzięki czemu zarówno freelancer, jak i Ty, oszczędzacie cenny czas, który możecie przeznaczyć na coś innego.
7. Dbaj o bezpieczne i legalne płatności
Bezpieczne płatności są kluczowe w zarządzaniu freelancerami. Jednym z narzędzi, które może pomóc w tym zakresie, jest usługa Escrow od Useme.
Usługa Escrow to innowacyjny i nowoczesny mechanizm, który zapewnia bezpieczeństwo zarówno zleceniodawcy, jak i freelancerowi.
- ustalasz warunki płatności – pracodawca i freelancer ustalają warunki płatności za projekt;
- wpłacasz środki – jako pracodawca dokonujesz wpłaty na platformie Useme, ale środki nie zostaną przekazane freelancerowi od razu;
- czekasz na realizację zamówienia – freelancer rozpoczyna pracę nad projektem i dostarcza efekty swojej pracy;
- zatwierdzasz projekt – zatwierdzasz efekt pracy freelancera. Po zatwierdzeniu środki zostaną mu wypłacone.
Dzięki temu rozwiązaniu obie strony mają pewność, że warunki umowy zostaną spełnione, a płatności zostaną zrealizowane zgodnie z uzgodnieniami. Nie musisz martwić się koniecznością przypominania freelancerowi o terminie dostarczenia pracy, ponieważ freelancer wie, że jeśli nie wgra jej na czas – umowa zostanie rozwiązana z jego winy.
Jak zarządzać freelancerami – podsumowanie
Praca z wolnymi strzelcami może być skuteczna i efektywna, jeśli zastosujesz odpowiednie narzędzia i strategie. Optymalizacja procesu przygotowywania umów, dbanie o bezpieczne płatności za pomocą usługi oraz właściwe zarządzanie pracą to tylko niektóre z kluczowych elementów udanej współpracy z freelancerem. Jeśli interesuje Cię ten temat przygotowaliśmy również specjalną checklistę dla firm, która pomoże im przeprowadzić efektywny proces onboardingu freelancerów – kliknij tutaj, aby ją pobrać.
Mamy nadzieję, że już znasz korzyści związane ze współpracą z freelancerami i wiesz, jak nimi zarządzać. Kolejny krok to dowiedzieć się, jak przekonać szefa do zatrudnienia freelancera, o czym przeczytasz w naszym wpisie blogowym.
Jeśli jesteś zainteresowany współpracą z podwykonawcami, mamy dla Ciebie e-book: Współpraca z freelancerem. Wszystko co powinieneś wiedzieć o zlecaniu pracy podwykonawcom – kliknij tutaj, aby go pobrać.
