Wycena projektu to wyzwanie szczególnie dla mniej doświadczonych freelancerów. Jak wypośrodkować cenę projektu, aby nie odstraszyła klientów, a jednocześnie nie notować strat? Sprawdźmy, z jakich metod korzystają profesjonaliści, aby wyceniać projekt, a jednocześnie zachować równowagę między oczekiwaniami zleceniodawcy i swoimi potrzebami.
Dlaczego wycena projektu jest ważna?
Wycena projektu w oczywisty sposób wiąże się z rentownością Twojej pracy. To, jak wyceniasz dany projekt, to również informacja dla klienta, jakiej jakości, doświadczenia i terminu realizacji może się spodziewać. Cena sygnalizuje więc wyższą rozpoznawalność marki i cechy wyróżniające Twoje projekty na tle konkurencji.
Wyceniając nowy projekt pomyśl nie tylko o swoich stawkach i możliwościach finansowych klienta, ale również o tym, jak będą postrzegane twoje oferty w kontekście stawek rynkowych za podobne projekty. Zaniżanie wartości zleceń w procesie wyceny przez początkujących specjalistów to problem niemal każdej branży.
Co jest potrzebne do przygotowania wyceny?
W większości przypadków do przygotowania wyceny potrzebujesz przede wszystkim zakresu zlecenia. Kolejny ważny element dokładnej wyceny to czas twojej pracy. Nieprzypadkowo projekty „na cito”, które blokują ci dostęp do innych zleceń lub pochłonie czas wolny, są dodatkowo płatne.
Przygotowując wycenę weź także pod uwagę, jaki będzie koszt projektu – na przykład materiałów lub technologii. Ma to znaczenie w niemal każdej branży freelancingu: graficy mogą potrzebować wysokiej jakości zdjęć ze stocków, programiści specjalistycznych narzędzi, a rękodzielnicy dodatkowych materiałów. Do swojej wyceny dolicz twoje koszty utrzymania jako freelancera oraz spodziewany zysk.
Przy indywidualnej wycenie dla konkretnego klienta weź pod uwagę takie czynniki, jak:
- warunki wcześniejszej współpracy,
- znaczenie tego klienta dla ciebie
- termin oddania w stosunku do ilości pracy,
- dodatkowa wartość generowana dla firmy po stronie klienta dzięki Twojej usłudze, np. długoterminowe oszczędności.
Jak przygotować wycenę projektu – dwa podejścia
Najłatwiej dokonać wyceny projektów na podstawie kosztów realizacji usługi czy produktu wraz z kosztami potrzebnych do tego materiałów. Popularne są zwłaszcza dwa sposoby wyceny projektów:
- oparte o koszty/stawki
- oparte na marży
Ile powinna kosztować Twoja praca? Dwa modele wyceny dla freelancerów
Jak wyceniać projekt w oparciu o stawki?
Wyceny kosztu projektów najłatwiej dokonać bazując na swojej stawce. Jak ustalić swoją stawkę? Zsumuj koszty, jakie ponosisz jako freelancer i podziel je przez liczbę przepracowanych godzin w miesiącu. Odejmij od niej przynajmniej dwa dni robocze na nieprzewidziane zdarzenia lub chorobę. Więcej rad tym, jak obliczyć wartość swojej pracy znajdziesz w naszym poradniku o stawkach oraz w tym artykule Pawła Tkaczyka.
Kolejny element to czas potrzebny na realizację zadania. Jeśli prognozowany czas na realizację projektu IT wynosi 50 godzin, a godzina pracy programisty kosztuje 100 zł, to do zakończenia projektu potrzebny będzie budżet 5000 zł.
Jak wycenić projekt w oparciu o marżę?
Ten typ wycen stosowany jest głównie przez firmy, w których w realizację zlecenia zaangażowany jest cały zespół pracowników. Jeśli masz problem z wyceną czasu pracy, marża jest pewną alternatywą. Zakłada ona wyceny na podstawie nie tego, ile kosztuje cię realizacja, ale na podstawie tego, ile chcesz zarobić.
Na przykład realizujesz projekt, którego koszty bezpośrednie to 5 000 PLN. Chcesz osiągnąć marżę na poziomie 30%. Stosujesz więc następujący wzór:
5 000 / (100% – 30%) = 10 000 / 70% = 7 142 PLN
Tutaj ważne jest, aby znać swoją minimalną marżę pozwalającą na utrzymanie oraz marżę, w którą celujesz.
Wyliczenie czasu i kosztów realizacji
Szacowanie wyceny na bazie stawek niesie pewne ryzyko. Główny problem to błąd w wyliczeniu stawki godzinowej lub niedoszacowanie czasu.
Jak wycenić projekt IT
Wycena projektu IT może sprawić problem wtedy, gdy zakres projektu nie jest ściśle określony. Aby dobrze wycenić projekty IT musisz wiedzieć, jakich technologii używa klient, czy możesz korzystać z gotowych komponentów i bibliotek, czy potrzebne jest w pełni autorskie rozwiązanie, czy istnieje już kod i dokumentacja do niego, czy zaczynasz pracę od zera. Na tej podstawie będziesz mógł oszacować ilość pracy koniecznej do zakończenia projektu oraz potrzebne zasoby.
Jak wyceniać projekty graficzne
Projekty graficzne również możesz wycenić w sposób opisany powyżej. Na cenę składa się tu nie tylko rozpoznawalności Twojej marki, wielkość Twojego doświadczenia i obszerności portfolio. Weź pod uwagę również koszty programów specjalistycznych, zdjęć lub dostęp do materiałów, z których korzystasz w projekcie. Projekty niszowe, bardzo pracochłonne, wymagające cennych umiejętności, szybkiego czasu realizacji lub specjalistycznego oprogramowania powinieneś wycenić wyżej.
Jak wycenić copywriting
Opracowanie wyceny zlecenia w copywritingu warto dostosować do poziomu trudności opracowania zleconego tematu, koniecznego researchu, dostępu do informacji czy wymaganej jakości merytorycznej. Ważny jest także czas poświęcony na ewentualne usługi dodatkowe, takie jak optymalizacja SEO czy przygotowanie wpisu blogowego. Swoją ofertę sporządź także w zależności od ilości Twojego doświadczenia czy specjalizacji w danej dziedzinie.
Co powinna zawierać wycena?
W dokumencie zawierającym gotową wycenę należy umieścić kilka ważnych elementów. Przede wszystkim powinieneś zawrzeć w nim dokładny opis projektu ustalony z klientem. Da to obu stronom jasność co do zakresu projektu. Ponadto dobrze jest podać dokładną cenę za godzinę pracy lub za określoną ilość towaru, koszt ewentualnej dostawy, warunki płatności oraz datę ważności kosztorysu.
Zapytania klienta – wycena szacunkowa
Jako freelancer możesz również otrzymać zapytanie ofertowe od klienta o wycenę szacunkową. Przygotuj ją w oparciu o opisane wyżej metody, ale określ też widełki oraz zestaw czynników, które mogą wpłynąć na ostateczny koszt usługi.
W trakcie dalszych negocjacji zadaj klientom pytanie o wielkość budżetu, jakim dysponują. Nie obniżaj swoich stawek poniżej pewnego poziomu, jeśli budżet zleceniodawców nie pokrywa zakładanego kosztu twojej pracy. Zamiast tego zaoferuj mniejszy zakres usług, który spełni najważniejsze oczekiwania klientów.
Problem niedoszacowania projektów
Niestety, czasem w trakcie realizacji projektu okazuje się, że do jego zakończenia konieczne będą większe zasoby – może tu chodzić o liczbę godzin, większy zespół, dodatkowych specjalistów, kosztowniejsze technologie. Nie zawsze możesz to przewidzieć, szczególnie w dynamicznych projektach IT, gdzie często występuje problem niedoszacowania.
Ryzyko to można zminimalizować poprzez wspólne dokonanie z klientem analizy jego potrzeb, oczekiwać i możliwości oraz stosowne zmodyfikowanie zakresu projektu. Jeśli zauważysz, że mimo to w Twoim projekcie wystąpił problem niedoszacowania, masz kilka opcji:
- przedstaw klientowi informację o opóźnieniu w realizacji i sugerowane rozwiązanie,
- ustalcie, czy korzystniejsze będzie dla niego zmniejszenie wymiaru projektu czy wydłużenie terminu
- jeśli dana współpraca ma dla ciebie duże znaczenie, rozważ dokończenie zlecone zadanie, nawet jeśli oznacza dla ciebie mniejszy zysk finansowy
Wycena projektu – podsumowanie
Pytania o ceny to jedne z najtrudniejszych, na jakie odpowiadają freelancerzy. Wartość projektu dla klienta zależy od wielu czynników, ale im większe masz doświadczenie w wycenie projektów, tym większa Twoja szansa na oszacowanie kosztu tak, by przyniósł ci zysk.
W trakcie prac nad projektem zadbaj, aby nie przekraczać ustalonych terminów – opóźnienia oznaczają straty również dla Ciebie. W trzymaniu harmonogramu pomogą ci narzędzia do zarządzania. Pamiętaj również, aby w umowie uwzględnić liczbę bezpłatnych poprawek, aby klienci wiedzieli, co dokładnie wchodzi w zakres wycen, a co będzie usługą dodatkowo płatną.
