Z raportu Useme dla biznesu wynika, że freelancerzy są dziś częścią zespołów projektowych w firmach każdej wielkości. W czasach niepewności rynkowej, zmian technologicznych i rosnących kosztów zatrudnienia, zdalni specjaliści dają firmom nie tylko elastyczność, ale też dostęp do unikalnych kompetencji. Co trzecia firma zleca im już ponad ¼ wszystkich zadań.
Z czego wynika ten trend? Jak firmy oceniają efekty współpracy z freelancerami? I co warto wiedzieć, zanim zaprosi się takiego specjalistę do projektu – również od strony formalnej? Poznaj najważniejsze wnioski z rynku i kilka praktycznych wskazówek.
Firmy coraz chętniej sięgają po zewnętrznych specjalistów
Współpraca z freelancerami to już nie tylko sposób na załatanie kadrowych dziur. Dla wielu firm stała się przemyślaną strategią rozwoju.
💡 Z badania Useme wynika, że aż 56% firm współpracuje z freelancerami raz w miesiącu lub częściej, a ponad 74% planuje utrzymać lub zwiększyć skalę tej współpracy w najbliższych latach.
Co ciekawe, model ten z powodzeniem wdrażają zarówno mikroprzedsiębiorstwa, jak i duże firmy. Różnica tkwi w sposobie korzystania z tej formy pracy. Mniejsze organizacje zazwyczaj zlecają więcej zadań tym samym osobom, natomiast korporacje budują bazy niezależnych specjalistów i dobierają ich pod konkretne potrzeby projektowe.
Wśród branż najchętniej sięgających po freelancerów prym wiodą:
- IT i nowe technologie (24,9%),
- marketing i reklama (24,4%),
- e-commerce (16,6%),
- media i rozrywka (14%).
Freelancerzy realizują nie tylko zadania operacyjne. Coraz częściej wspierają firmy przy wdrażaniu nowych produktów, tworzeniu treści na rynki zagraniczne, a nawet w działaniach strategicznych, np. testowaniu nowych modeli biznesowych czy skalowaniu działań marketingowych.
Co zyskują firmy dzięki współpracy z freelancerami?
Z danych zebranych przez Useme wynika, że zdecydowana większość firm dostrzega realny wpływ freelancerów na swoją kondycję biznesową. Jakie konkretnie efekty przynosi ta forma współpracy?
1. Dostęp do unikalnych kompetencji
💡 Aż 51% firm wskazuje, że freelancerzy uzupełniają kompetencje zespołu.
Aż 51% firm wskazuje, że freelancerzy uzupełniają kompetencje zespołu.
To szczególnie ważne w sytuacjach, gdy potrzebne są specjalistyczne umiejętności „na już” – np. przy kampanii reklamowej, wprowadzeniu nowego produktu czy wsparciu zagranicznego klienta.
2. Optymalizacja kosztów
Zatrudnienie specjalisty na pełen etat często nie ma sensu ekonomicznego – szczególnie jeśli potrzeba jego wsparcia tylko przez kilka tygodni. Dzięki freelancerom firmy mogą obniżyć koszty stałe i efektywnie zarządzać budżetem projektowym.
💡 29% badanych firm deklaruje, że współpraca z freelancerami zmniejszyła koszty realizacji zadań.
3. Więcej zadań zrealizowanych w krótszym czasie
💡 Freelancerzy pomagają firmom zwiększyć wolumen pracy bez zwiększania zatrudnienia – tak odpowiedziało ok. 30% firm.
Co ważne, wielu z nich pracuje w modelu zadaniowym, z jasno określonymi rezultatami. To przyspiesza realizację projektów i pozwala szybciej wprowadzać zmiany.
4. Eksperymentowanie i rozwój nowych obszarów
Firmy coraz częściej angażują freelancerów do testowania nowych kierunków działań, np. wejścia w nową niszę, stworzenia contentu w innym języku czy sprawdzenia skuteczności nowego kanału sprzedaży. Dzięki takiej współpracy można szybko zrealizować projekt pilotażowy – bez konieczności reorganizacji całego zespołu.
Jak wygląda współpraca z freelancerem od kuchni
Choć coraz więcej firm sięga po wsparcie zewnętrznych specjalistów, nie oznacza to, że ta współpraca zawsze przebiega bezproblemowo.
Z raportu wynika, że wiele organizacji obawia się aspektów nieformalnych lub zmaga się z formalnościami, które potrafią skutecznie zniechęcić do kolejnych zleceń.
Współpraca nieformalna: chaos komunikacyjny i brak struktury
Najczęściej powtarzające się problemy w tej kategorii to:
- Trudności komunikacyjne – freelancerzy nie są częścią wewnętrznego zespołu, więc dostępność i przepływ informacji bywają utrudnione.
- Nieterminowość – ponad 22% firm wskazuje, że zadania nie były oddawane na czas.
- Brak spójnego briefu – wiele organizacji przyznaje, że na początku współpracy nie precyzuje zakresu obowiązków, co prowadzi do nieporozumień.
- Niespójne oczekiwania – freelancerzy rzadziej „wchodzą w kulturę firmy”, co może utrudniać płynną współpracę przy bardziej złożonych projektach.
To wszystko sprawia, że proces współpracy może wymagać więcej czasu i energii. W efekcie firmy mogą rozważać powrót do tradycyjnych modeli – nawet jeśli są one droższe.
Współpraca formalna: rozliczenia, umowy, niejasności prawne
Drugi obszar to kwestie prawno-księgowe. Dla wielu firm to główna bariera wejścia. Wśród najczęściej wskazywanych problemów są:
- brak jednoznacznych procedur rozliczania freelancera bez działalności,
- trudności z wystawieniem faktury VAT,
- niepewność podatkowa w przypadku współpracy międzynarodowej,
- konieczność podpisywania osobnych umów o dzieło lub zlecenie,
- opóźnienia w płatnościach wynikające z niekompletnej dokumentacji.
💡 Według badania Useme, aż 30% firm ma trudności z pilnowaniem terminów formalnych, a 25% komunikacją związaną z przygotowaniem dokumentacji.
Część przedsiębiorców – zwłaszcza tych mniejszych – samodzielnie rozlicza freelancerów, co bywa czasochłonne i może powodować błędy księgowe.
Dobre praktyki we współpracy z freelancerami
Coraz więcej firm przekonuje się, że wyzwania we współpracy z freelancerami da się skutecznie uporządkować – kluczem są dobra komunikacja i sprawne formalności. Przemyślany proces pozwala zaoszczędzić czas i budować relacje, które procentują przy kolejnych projektach.
Ustal zasady współpracy z wyprzedzeniem
Największe problemy biorą się z nieporozumień, a te najczęściej wynikają z braku jasnych ustaleń na starcie. Dobrą praktyką jest:
- Przygotowanie konkretnego briefu z opisem celu i oczekiwanych rezultatów.
- Ustalenie harmonogramu, najlepiej z buforem czasowym.
- Opracowanie zasad komunikacji (np. kanały kontaktu, czas odpowiedzi, sposób przekazywania feedbacku).
- Przygotowanie onboardingu – nawet kilkuminutowe spotkanie wprowadzające daje lepszy efekt niż setka maili.
Zadbaj o jakość współpracy w trakcie, nie tylko na początku
Dobrze ustawiony start to jedno – ale równie ważne jest to, co dzieje się w trakcie realizacji. W przypadku freelancerów wiele problemów wynika z tego, że firma i wykonawca nie zawsze mają dostęp do tych samych informacji. Dlatego warto:
- umawiać się z góry na momenty feedbacku i odbioru poszczególnych etapów,
- przypisać jedną osobę po stronie firmy, która będzie „kotwicą” komunikacyjną,
- regularnie sprawdzać, czy freelancer ma wszystkie potrzebne informacje – zwłaszcza jeśli coś zmienia się po stronie projektu.
Zaproś freelancera do szerszego kontekstu
Nie każdy freelancer musi znać całą strategię firmy. Ale warto czasem pokazać mu coś więcej niż sam brief – np. cel projektu, insighty o odbiorcach, dłuższy horyzont działań.
💡 Freelancer, który wie, po co coś robi, często proponuje lepsze rozwiązania. I działa szybciej.
Nie kończ współpracy na ostatnim pliku
Firmy często myślą o współpracy z freelancerem jako o zamkniętym procesie: zlecenie, realizacja, faktura. A to błąd. Jeśli projekt poszedł dobrze, warto:
- podsumować współpracę – co działało, co można poprawić,
- zostawić jasny sygnał, że planujecie kolejne zlecenia,
- spytać, czy freelancer ma przestrzeń na nowe rzeczy w najbliższym czasie.
To nie tylko buduje relację, ale też skraca czas szukania wykonawców przy kolejnych projektach.
Zbuduj własną bazę sprawdzonych wykonawców
To najprostszy sposób na to, żeby skalować współpracę bez chaosu. Nawet jeśli nie planujesz działać z kilkoma freelancerami naraz – dobrze mieć zapisane: kto, co, jak poszło, ile trwała współpraca i czy warto wrócić.
Kilka linijek notatki w CRM-ie czy nawet prostym Excelu potrafi zaoszczędzić sporo czasu przy kolejnym zleceniu.
Jeśli dopiero zaczynasz budować taką bazę – możesz znaleźć freelancerów na Useme Jobs. To miejsce, gdzie możesz dodać zlecenie i szybko znaleźć wykonawcę z odpowiednimi kompetencjami.
Zadbaj o spójność przy większej liczbie freelancerów
Jeśli współpracujesz z więcej niż jedną osobą – np. przy większym projekcie contentowym, IT czy graficznym – warto standaryzować zasady.
To może być prosty dokument z opisem oczekiwanych formatów plików, sposobu nazywania materiałów, stylu komunikacji czy wersjonowania zadań. Nic skomplikowanego – ale wystarczy, żeby ograniczyć liczbę poprawek i niedopowiedzeń.
W firmach, które regularnie współpracują z freelancerami, dobrze sprawdzają się handbooki i checklisty projektowe – pomagają zachować ciągłość działań i ułatwiają wdrożenie nowych osób.
W dłuższej perspektywie to oszczędza czas nie tylko Tobie, ale też każdemu nowemu freelancerowi, który dołącza do projektu.
Formalności
Współpraca z freelancerem często rozbija się o jedno pytanie: jak ją rozliczyć legalnie i bezpiecznie?
Rozliczenie freelancera nie musi być skomplikowane. Zamiast umów cywilnoprawnych, możesz skorzystać z platformy Useme – rozwiązania, które uprości formalności. Freelancer przekazuje efekt pracy, a Ty otrzymujesz fakturę VAT – niezależnie od tego, czy wykonawca prowadzi działalność, czy nie. Bez zadań administracyjnych, ZUS-u i sprawdzania przepisów podatkowych w różnych krajach.
To szczególnie przydatne, gdy:
- Współpracujesz z freelancerem „na próbę”.
- Zlecasz pojedynczy projekt.
- Zatrudniasz osobę z zagranicy i nie chcesz wchodzić w rozliczenia międzynarodowe.
- Nie masz czasu na każdorazowe podpisywanie umów.
Dzięki platformie rozliczenie z freelancerem trwa ok. 3 minuty i otrzymujesz fakturę VAT – niezależnie od tego, czy wykonawca ma działalność, czy nie.
Freelancerzy na stałe w strategiach firm
Współpraca z freelancerami przestaje być rozwiązaniem tymczasowym. Dla wielu firm to stały element operacyjny – wpisany w strategię, budżet i plan rozwoju.
Zewnętrzni specjaliści wspierają zespoły w marketingu, IT, e-commerce i wielu innych obszarach. Umożliwiają szybkie działanie, testowanie nowych pomysłów i realizację projektów. Taka współpraca wymaga zaufania, jasno określonych zasad i sprawnych rozwiązań – zwłaszcza w zakresie formalności.
Coraz więcej firm upraszcza ten proces, korzystając z narzędzi, które pozwalają rozliczać freelancerów bez angażowania dodatkowych zasobów np. Useme. To realna oszczędność czasu i odciążenie zespołów z zadań administracyjnych – takich jak przygotowywanie umów, pilnowanie terminów czy wystawianie dokumentów.
