O firmie
Animalhotels to aplikacja typu „Airbnb dla zwierzaków”. Łączy właścicieli zwierząt z hotelami i opiekunami. Użytkownik w kilka minut wybiera miejsce, wpisuje daty, a aplikacja wysyła powiadomienia do petsitterów w okolicy – obie strony dopasowują się jak na Tinderze lub Uberze.
W ciągu ostatniego roku liczba użytkowników wzrosła sześciokrotnie, a obecnie wynosi około 66 tys. osób. Animalhotels współpracuje z ponad 16 tys. zaufanych opiekunów. Firma powstała w Polsce, ale działa globalnie i jest obecna w ponad 150 krajach.
Startup zdobywa również uznanie branżowe. Otrzymał nagrody, m.in. na Executive Summit, Startup Pitch Challenge, Network IQ Alliance, oraz Startups powered by Invest in Łódź.
Firma mocno stawia na promocję aplikacji. W kampaniach korzysta z influencerów, którzy prezentują usługę swoim odbiorcom. Taki model dotarcia pozwala szybko budować świadomość marki i zainteresować nowych użytkowników.
Posłuchajcie co na ten temat mówi Łukasz Klab, CEO Animalhotels:
Odwiedź Animalhotels na ich YouTubie.
Wyzwania
Animalhotels w kampaniach promujących aplikację współpracowało z influencerami. Rozliczenia odbywały się przez umowy zlecenia lub o dzieło.
Każda umowa wiązała się z miesięcznym kosztem za osobę, niezależnie od tego, czy influencer przygotował jedną, czy kilka publikacji. Do tego dochodził tydzień pracy księgowości i działu marketingu przy kompletowaniu dokumentów.
„Podpisywaliśmy umowy zlecenie i o dzieło. To było piekielnie trudne. Trzeba było prosić księgowość o formularz, później czekać, aż influencer go wypełni. Już na tym etapie często był zator” – wspomina Łukasz Klab, CEO Animalhotels.
Problemy pojawiały się także na etapie wysyłki PIT-ów.
„Czasami nie było wiadomo, czy PIT w ogóle dotarł. Dokumenty wracały, bo ktoś zmienił adres. A my jako spółka mieliśmy obowiązek to wszystko poprawić”.
Dodatkowym utrudnieniem był brak pewności, że praca zostanie wykonana. Firma płaciła często z góry, a materiały pojawiały się z opóźnieniem lub wcale.
„Były sytuacje, że umawialiśmy się na trzy rolki, a dostawaliśmy jedną. I to po kilku miesiącach”.
Koordynacja zewnętrznej księgowości również spowalniała proces. Księgowość musiała ustalać, jaki typ umowy jest właściwy, co powodowało kolejne opóźnienia.
Firma potrzebowała więc prostego, skalowalnego rozwiązania, które pozwoli:
- Skrócić czas rozliczeń.
- Obniżyć koszty.
- Powiązać płatność z realnym wykonaniem zlecenia.
- Całkowicie odciążyć dział księgowości od pracy przy umowach jednorazowych.
Rozwiązanie
Rekomendacja przyszła od Natalii, która w Animalhotels odpowiadała za formalności. Zrobiła research narzędzi i znalazła Useme.
„Natalia cały czas narzekała, że jest z tym masa pracy. Powiedziałem: znajdźmy prosty, skalowalny sposób. Ktoś polecił Useme, sprawdziliśmy i okazało się, że to działa od razu, bez porównania lepiej niż inne opcje”. – mówi Łukasz Klab, CEO.
W ciągu dwóch lat firma rozliczyła przez Useme ponad 50 umów z influencerami. Proces skrócił się z tygodnia do kilku minut:
- Influencer wgrywa materiały wideo.
- Firma je akceptuje i realizuje płatność.
- Useme wystawia fakturę za influencera i przekazuje mu wynagrodzenie.
„Nie musieliśmy wysyłać dokumentów, czekać na podpisy, zgłaszać do ZUS-u. Wszystko działo się tu i teraz. Influencerzy byli zachwyceni, nawet ci, którzy nigdy nie wystawiali faktur”.
Najważniejsze dla zespołu było to, że dział księgowości został wyłączony z procesu.
„Dzięki Useme księgowość praktycznie zniknęła z rozliczeń. Jako CEO nigdy nie musiałem kontaktować się z supportem – wszystko działało out of the box”.
Efekty biznesowe
Wdrożenie Useme przyniosło Animalhotels:
- Skrócenie czasu rozliczeń z tygodnia do kilku minut.
- Ponad 50 umów rozliczonych w ciągu 2 lat, bez angażowania księgowości.
- Oszczędności – brak stałych miesięcznych opłat za każdą umowę.
- Większą kontrolę w płatnościach – tylko po dostarczeniu materiałów.
- Pełną automatyzację – bez umów, PIT-ów i przypominania influencerom o odesłaniu dokumentów.
„To pewność, że proces się zadzieje. Wcześniej zdarzało się, że dokumenty nie wracały, a umowa wygasała. Teraz to niemożliwe” – podkreśla Łukasz Klab.
Firma planuje wykorzystać Useme także w rozliczeniach międzynarodowych.
„Kiedy ruszymy z kampaniami za granicą, Useme pomoże nam przy krótkich, jednorazowych zleceniach – niezależnie od kraju wykonawcy”.
Case Animalhotels pokazuje, że nawet przy niewielkiej liczbie współprac, manualne procesy potrafią blokować zespół i generować zbędne koszty. Wdrożenie Useme wyeliminowało papierologię, przyspieszyło wypłaty i zapewniło większą kontrolę nad realizacją zleceń.
Najważniejsze wnioski
- Automatyzacja procesów skraca czas rozliczeń z tygodnia do kilku minut.
- Brak stałych opłat księgowych obniża koszty kampanii.
- Płatność po dostarczeniu materiału daje pewność wykonania.
- Prosta obsługa ułatwia współpracę nawet z osobami bez doświadczenia w wystawianiu fakturach.
