Zastanawiasz się jak zatrudnić freelancera? Może o być szczególnie problematyczne, gdy Twój podwykonawca nie ma własnej firmy. Możesz oczywiście zatrudnić go w ramach umowy cywilnoprawnej (zlecenie lub o dzieło), bądź umowy o pracę, jednak będzie to generowało wobec Ciebie (jako pracodawcy) dodatkowe obowiązki. Istnieje jednak skuteczna alternatywa dla zatrudnienia, którą omówimy w poniższym artykule.
Obowiązki pracodawcy — umowa o pracę, umowa cywilnoprawna (umowa zlecenie lub o dzieło)
Zanim przejdziemy do omówienia alternatywy dla zatrudnienia, przeanalizujmy umowy, które możesz podpisać z pracownikiem oraz obowiązki, które nakładają na pracodawcę.
Umowa zlecenie
W przypadku umowy zlecenie płatnik (w tym przypadku pracodawca) musi zgłosić zleceniobiorcę do wszystkich obowiązkowych ubezpieczeń społecznych (emerytalne, wypadkowe, rentowe) w ciągu 7 dni od zawarcia umowy, a także opłacać składki na ubezpieczenie zdrowotne. Pracodawca ma również obowiązek naliczać i odprowadzać zaliczkę na podatek dochodowy, oraz wystawić zleceniobiorcy PIT-11.
Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Dotyczy to także osób fizycznych, które wykonują pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w zakładzie pracy lub wyznaczonym przez pracodawcę miejscu. Przepisy nie określają jednak, jak należy ten obowiązek spełnić — możesz więc (ale nie musisz) skierować pracownika na badania lekarskie lub szkolenie z zakresu BHP.
Umowę zlecenie charakteryzuje również to, że obie strony mają możliwość odstąpienia od umowy w dowolnym czasie. Rodzi to jednak wobec pracodawcy pewne obowiązki. W pierwszej kolejności musi zwrócić zleceniobiorcy wydatki, które poniósł w celu przygotowania się do realizacji zlecenia oraz zapłacić freelancerowi część wynagrodzenia za dotychczasową pracę.
Umowa o dzieło
Umowa o dzieło (zwana umową rezultatu) to także umowa cywilnoprawna, jednak w przeciwieństwie do umowy zlecenie, nie odprowadza się od niej składek (pod warunkiem że pracodawcę i pracownika nie łączy dodatkowo stosunek pracy). Od 2021 roku pracodawcy mają natomiast obowiązek zgłaszać do ZUS w ciągu 7 dni wszystkie zawarte umowy o dzieło. Służy temu specjalny formularz RUD. Podpisując umowę o dzieło, musisz także pamiętać o obowiązkowym rozliczeniu jej z Urzędem Skarbowym. Rozliczenie to zależne jest od kwoty brutto, na jaką opiewa umowa.
Przy umowach o dzieło obowiązuje swoboda działania, tzn. pracodawca nie może wymagać od pracownika wykonywania pracy w określonych godzinach czy danym miejscu. Taka sytuacja generuje przesłanki do zawarcia umowy o pracę i może być zgłoszona do Inspekcji Pracy. Zawierając umowę o dzieło, warto również zastanowić się, czy przedmiot umowy nie podlega pod zlecenie — pisaliśmy o tym w artykule „Umowa o dzieło czy zlecenie? Jak prawidłowo zakwalifikować pracę freelancera?”.
Umowa o pracę
W przypadku umowy o pracę przepisy kodeksu cywilnego określają, że powinna być ona zawarta na piśmie — tak samo jak każda następna zmiana warunków. Sporządzona umowa powinna określać: rodzaj pracy (np. stanowisko, funkcja), miejsce wykonywania pracy, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie oraz termin rozpoczęcia pracy. Dostępnych jest kilka rodzajów umów o pracę: na okres próbny, na czas określony, oraz na czas nieokreślony.
Zanim jednak pracodawca dopuści pracownika do pracy, musi wysłać go na badania lekarskie oraz zorganizować szkolenie BHP. Zarówno w przypadku badań, jak i szkolenia, koszt z nimi związany pokrywa pracodawca, a ich realizacja powinna odbyć się w godzinach pracy.
Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę również rodzi obowiązek pracodawcy, co do zgłoszenia zatrudnionej osoby do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego (formularz ZUS ZUA) w terminie do 7 dni od daty zatrudnienia, a także opłacania tych składek co miesiąc za pracownika. W większości przypadków pracodawca ma obowiązek także opłacać składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Umowa o pracę wiąże się także z obowiązkiem prowadzenia dokumentacji (oddzielnej dla każdego pracownika) oraz ewidencji czasu pracy, co stanowi podstawę do ustalenia wysokości wynagrodzenia.
Alternatywa dla zatrudnienia pracownika
Zarówno podpisanie umowy cywilnoprawnej (umowy zlecenia czy umowy o dzieło), jak i umowy o pracę, nakłada na przedsiębiorcę szereg obowiązków. Istnieje jednak sprawdzona alternatywa dla zatrudnienia. Useme oferuje rozwiązanie, w którym to platforma w świetle prawa obejmuje rolę pośrednika w zatrudnieniu Twojego freelancera. W ten sposób Useme bierze na siebie wszelkie formalności związane z jego rozliczeniem, w tym podpisywanie umów, klasyfikację rodzaju pracy i działanie zgodnie z obowiązującymi przepisami.
W praktyce Useme zawiera z freelancerem umowę o dzieło lub umowę zlecenie, a następnie przekazuje Ci otrzymaną pracę w ramach transakcji kupna-sprzedaży, co potwierdza wystawiona faktura VAT.
Dzięki tej platformie możesz współpracować z podwykonawcami w tak prosty sposób, jak z osobami, które posiadają działalność gospodarczą, a to wszystko bez podpisywania tradycyjnych umów. Jest to szczególnie istotne w momencie rozliczania freelancerów zagranicznych. Z Useme możesz rozliczyć pracę freelancerów np. z Włoch, czy z Grecji bez konieczności wykonywania dodatkowych zadań administracyjnych.
Rozliczenie umowy online w Useme
Wiesz już, że oferowane przez Useme rozwiązanie, to idealna alternatywa dla zatrudnienia pracownika bezpośrednio w firmie. Jak jednak przebiega rozliczenie takiej umowy online? Oto cztery proste kroki.
- Rozliczenie inicjuje freelancer, który uzupełnia formularz, podając dane klienta i szczegóły dotyczące zlecenia.
- Następnie Useme przygotowuje dla Ciebie fakturę pro forma dzięki której możesz opłacić pracę freelancera.
- Otrzymujesz od freelancera gotowe dzieło. Freelancer otrzymuje płatność w 24h.
- Useme wystawia fakturę VAT i wysyła ją do Ciebie w wiadomości mailowej.
Zalety korzystania z Useme
Zapewne już zauważyłeś/łaś, że ta alternatywa dla zatrudnienia pracownika ma swoje zalety. Dzięki Useme możesz:
- w szybki sposób znaleźć freelancerów do współpracy lub współpracować z dotychczasowymi podwykonawcami,
- współpracować z freelancerami, którzy nie prowadzą jednoosobowej działalności gospodarczej, a poniesiony wydatek zaliczyć w koszty uzyskania przychodu (pod warunkiem że spełnia on warunek celowości (pisaliśmy o tym w artykule 5 rzeczy, które możesz wrzucić w koszty, ale o tym nie wiedziałeś)
- usprawnić cały proces rozliczeń z freelancerem, w tym również studentów i zagranicznych podwykonawców,
- mieć pewność, że działasz zgodnie z przepisami,
- zaoszczędzić czas związany z wypełnianiem obowiązków pracodawcy (przygotowywania, podpisywanie i organizowanie umów) — wszystkie te zadania przejmuje na siebie Useme),
- obniżyć koszty, poprzez nieangażowanie zespołów księgowych i prawnych — wszelkimi rozliczeniami i formalnościami zajmuje się za Ciebie Useme.
Dodatkowo Twój podwykonawca otrzyma wynagrodzenie w ciągu 24 godziny.
Alternatywa dla zatrudnienia — podsumowanie
Podpisanie z pracownikiem umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej (umowa zlecenia, lub umowa o dzieło) nakłada na pracodawcę omówione powyżej obowiązki związane z zatrudnieniem pracownika. Na szczęście istnieje skuteczna alternatywa dla zatrudnienia, którą warto wybrać, jeśli chcesz oddelegować zadania, z których musi wywiązywać się pracodawca. Korzystanie z Useme pozwala usprawnić proces rozliczenia z freelancerami, oraz zwalnia przedsiębiorcę z obowiązku dbania o kwestię umów czy dodatkowych formalności.
