Faktury ustrukturyzowane – od kiedy, jak i gdzie je wystawiać?

Ministerstwo Finansów zapowiada, że znikną faktury papierowe. Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF będziemy wystawiać faktury ustrukturyzowane, czyli e-faktury. Już wkrótce staną się jedyną dopuszczalną formą wystawiania faktur VAT wśród większości przedsiębiorców.

Przyjrzyjmy się więc zmianom, jakie wprowadzają faktury ustrukturyzowane – od kiedy będą obowiązkowe, jak wyglądają i jak je wystawić.

Czym jest faktura ustrukturyzowana w skrócie?

Faktura ustrukturyzowana to faktura elektroniczna w specjalnym formacie XML, która jest wysyłana i odbierana przez Krajowy System e-Faktur (KSeF).
W skrócie:

• Ma ujednolicony, cyfrowy format – nie jest to PDF ani skan.
• Przechodzi przez system KSeF, który nadaje jej numer i potwierdza odbiór.
• Ułatwia rozliczenia i kontrole, bo dane z faktury trafiają bezpośrednio do urzędu skarbowego.
• Od 2026 roku stanie się obowiązkowa dla większości firm w Polsce.

Krajowy System e-Faktur w pigułce

💡 Sprawdź naszą checklistę: Jak przygotować się do KSeF?

Faktury ustrukturyzowane i Krajowy System e-Faktur to pojęcia, które zawsze idą w parze. Co warto wiedzieć o tym systemie na start?

KSeF to system teleinformatyczny, w którym będziemy wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane. Obejmie wszystkie czynności, które wcześniej wymagały faktury zgodnej z ustawą o VAT.

• KSeF dotyczy transakcji opodatkowanych VAT w Polsce, czyli: krajowych dostaw towarów, świadczenia usług między firmami (B2B), sprzedaży na rzecz organów publicznych.
• „Ustrukturyzowane” oznacza, że każda faktura ma być wystawiania i odbierana za pomocą jednego systemu.
• KSeF jest dla każdego przedsiębiorcy, który sprzedaje lub kupuje towary i usługi w Polsce. Docelowo KSeF będzie jedyną dopuszczalną formą fakturowania VAT w naszym kraju.
• Większość przedsiębiorców musi wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
• Wystawianie faktur elektronicznych będzie bezpłatne.
• Będziemy mogli wystawiać je za pomocą bezpłatnych narzędzi rządowych lub komercyjnych platform, jeśli będą zintegrowane z KSeF.

💡Współpracujesz z podwykonawcami bez firmy? Możesz otrzymać faktury za ich usługi – wystarczy, że rozliczycie się przez Useme. Twoje faktury trafią do KSeF automatycznie – jesteśmy zintegrowani z Krajowym Systemem e-Faktur.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – jednolity, centralny rejestr faktur elektronicznych

Od 1 lutego 2026 r. pierwsza grupa przedsiębiorców będzie mieć obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Czyli będą mieć obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Celem KSeF jest centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym. Innymi słowy – będzie jeden system, przez który będzie przechodzić każda faktura. Co więcej – będzie jednolity format i struktura takiej faktury, którą opiszemy w tym artykule.

Szczegółowe informacje o wprowadzeniu KSeF znajdziesz w artykule „KSeF (Krajowy System e-Faktur) – wszystko, co musisz wiedzieć”.

💡„Środy z KSeF” to cykl bezpłatnych spotkań online i stacjonarnych, które przybliżają KSeF wszystkim chętnym. Potrwają do grudnia 2025. Sprawdź harmonogram i nagrania z poprzednich spotkań.

Jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną?

W praktyce wystawienie e-faktury to po prostu wpisanie szczegółów transakcji i jej stron do odpowiednich pól w przeznaczonym do tego programie. Te dane trafiają następnie do pliku XML, który jest przesyłany do KSeF.

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia, które pozwalają korzystać z KSeF, wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane oraz zarządzać uprawnieniami:

• Aplikacja Podatnika KSeF – umożliwia korzystanie z systemu przez podatników i upoważnione podmioty. Pozwala zarządzać uprawnieniami, wystawiać i odbierać e-faktury, przeglądać je i pobierać, sprawdzać status wysyłki oraz pobierać UPO KSeF (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
• Aplikacja mobilna KSeF – pozwala szybko i wygodnie wystawiać faktury ustrukturyzowane, odbierać je w czasie rzeczywistym i zarządzać nimi z telefonu lub tabletu.
• E-mikrofirma – zaktualizowany moduł umożliwia połączenie konta z KSeF, wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności przepisywania danych ręcznie.

Korzystanie z tych rządowych narzędzi nie jest obowiązkowe. Możesz nadal bez zmian używać swojej platformy do wystawiania faktur, o ile jest zintegrowana z KSeF za pomocą API.

💡Zadbamy o poprawność Twoich faktur kosztowych! Wypróbuj Useme do rozliczania prac zlecanych podwykonawcom. Masz spokojną głowę, bo wszystko jest zgodne z obowiązującymi przepisami.

Kto może mieć dostęp do KSeF?

Dostęp do systemu ma nie tylko przedsiębiorca, ale również podmiot uprawniony, np. osoba zajmująca się księgowością w Twojej firmie lub biuro rachunkowe, które Cię rozlicza. Żeby nadać takie uprawnienie, musisz zgłosić ten podmiot w urzędzie skarbowym. Można to zrobić online.

Faktury ustrukturyzowane – od kiedy wchodzą?

Kiedy znikną faktury papierowe? Krajowy System e-Faktur (KSeF) został udostępniony już 1 stycznia 2022 i już wtedy można było testować wersję demo. Ale dopiero w przyszłym będzie trzeba zacząć używać go w praktyce.

Obowiązek korzystania z KSeF to też obowiązek korzystania z e-faktur. To, od kiedy Twoja firma musi zacząć z tego korzystać, zależy, w jakiej grupie przedsiębiorców się znajdujesz.

• Od 1 lutego 2026 – KSeF obowiązkowy dla firm, których obrót brutto ze sprzedaży w 2024 r. przekroczył 200 mln zł.

• Od 1 kwietnia 2026 – KSeF obowiązkowy dla wszystkich film oprócz mikroprzedsiębiorców. 

• Od 1 stycznia 2027 – KSeF obowiązkowy również dla mikroprzedsiębiorców, którzy do 31.12.26 r. nie muszą wystawiać faktur ustrukturyzowanych, jeśli łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. 

ℹ️ Ważne: Niezależnie, w której grupie przedsiębiorców jesteś, masz obowiązek odbierać faktury w KSeF już od 1 lutego 2026. 

Dobrowolne korzystanie z KSeF

Nawet w okresie przejściowym (czyli zanim KSeF będzie obowiązkowy również dla Ciebie) możesz wystawiać faktury w KSeF dobrowolnie. Pamiętaj jednak, że Twój kontrahent może nie wyrazić zgody na otrzymywanie faktur wystawianych w KSeF w swoim okresie przejściowym. W takim przypadku należy dostarczyć mu dokument w inny, uzgodniony z nim sposób.

KSeF – faktury ustrukturyzowane vs. faktury „tradycyjne”

Faktury ustrukturyzowane pełnią te same funkcje, co ich poprzedniczki – dokumentują sprzedaż i są podstawą do rozliczeń podatkowych. Zawierają podobne informacje, czyli dane sprzedawcy i nabywcy, opis towary lub usługi, kwoty i stawki VAT i daty.

Co więc wyróżnia faktury ustrukturyzowane?

• Format XML – faktura ustrukturyzowana jest zapisana w formacie XML, który jest „zrozumiały” dla KSeF. Pozwala systemowi odczytywać faktury automatycznie, weryfikować dane (np. kwoty, NIP daty) i przechowywać je w sposób jednolity dla wszystkich firm.
• Obowiązkowe pola – faktury ustrukturyzowane mają ściśle określony szablon XML (tzw. schemę XSD), który definiuje, jakie pola muszą się znaleźć na fakturze i w jakiej kolejności. Program do wystawiania faktur ustrukturyzowanych zazwyczaj sam pilnuje poprawności i nie pozwoli zapisać dokumentu z błędami lub brakami.
• Numer KSeF – unikalny ciąg cyfr i liter nadawany automatycznie przez KSeF w momencie, gdy faktura zostanie poprawnie przesłana i przyjęta przez system. Numer KSeF potwierdza istnienie dokumentu w systemie. Są w nim zakodowane m.in. elementy identyfikujące wystawcę faktury i moment jej przesłania.

Faktury elektroniczne w KSeF – od wystawienia do archiwizacji

„Życie faktury” wystawionej za pośrednictwem KSeF składa się z kilku etapów:

1. Wystawiasz e-fakturę – robisz to za pomocą narzędzia udostępnionego przez rząd lub własnej platformy do księgowości.
2. Przesyłasz e-fakturę do KSeF – dla każdej prawidłowo przyjętej e‑faktury system generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
3. Weryfikacja danych – Krajowy System e-Faktur sprawdza poprawność i kompletność informacji, takich jak stawki VAT, kwota podatku, cena jednostkowa czy łączna wartość sprzedaży.
4. E-faktura dostaje numer KSeF – po weryfikacji system nadaje fakturze unikalny numer, który jest dowodem jej wystawienia i odebrania.
5. Odebranie faktury – uprawniona osoba odbiera fakturę również za pośrednictwem narzędzi do KSeF i księguje ją.
6. Archiwizacja – faktury wystawiane w KSeF są automatycznie archiwizowane w systemie przez 10 lat, więc nie musisz robić kopii papierowych i własnych archiwów.

Zalety wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur

Przejście z tradycyjnych faktur sprzedażowych na faktury ustrukturyzowane niesie za sobą wiele korzyści dla przedsiębiorstw. W skrócie –  KSeF ułatwia obieg dokumentów księgowych. Ujednolicony format faktur ustrukturyzowanych to łatwiejsze porównywanie i przechowywanie dokumentów sprzedażowych.

Jeden krajowy system e-faktur, wspólny dla wszystkich przedsiębiorców, to też większa kontrola. Transakcje VAT będą bardziej przejrzyste i łatwiej dostępne dla organów skarbowych.

Dodatkowo:

• Może skrócić się Twój czas oczekiwania na zwrot VAT z 60 do 40 dni.
• Ujednolicony format XML to większa automatyzacja księgowania i mniejsze ryzyko błędów.
• Przeniesienie się do KSeF to niższe koszty administracyjne związane z archiwizowaniem faktur.

Struktura logiczna FA(3)

• • Od 1 września 2023 r. do 31 stycznia 2026 r. obowiązuje struktura logiczna w wersji FA(2) 

• Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje struktura logiczna w wersji FA(3).

Struktura FA(3) ma kilka części:

• nagłówek – dane techniczne dotyczące przesyłanej faktury;
• dane stron faktury (sprzedawcy i nabywcy) – informacje o wszystkich stronach faktury, np. sprzedawcy, nabywcy, faktorze, jednostce samorządu terytorialnego czy komorniku;
• szczegółowe dane faktury – wartości, stawki podatku, adnotacje, a także dane o płatności i transporcie;
• stopka – miejsce na dodatkowe informacje;
• (opcjonalnie) załącznik – żeby go dodać, musisz mieć zgodę od e-Urzędu Skarbowego; możesz wysłać go osobno.

💡Sprawdż Broszurę informacyjną dotycząca struktury logicznej FA(3) z oficjalnej strony rządowej. Znajdziesz tam dokładnie opisane pola i elementy faktury ustrukturyzowanej.

Pola na fakturze ustrukturyzowanej

Plik XML w strukturze FA(3) może mieć trzy rodzaje pól:

• Obligatoryjne – np. numer NIP w części Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne. Wynikają bezpośrednio z przepisów i zawsze trzeba je wypełnić.
• Opcjonalne (warunkowe) – np. pole P_11A w części Fa/FaWiersz. Trzeba je wypełnić tylko wtedy, gdy spełniony jest określony warunek z ustawy. Brak opcjonalnego pola nie jest błędem i jego dodanie to Twoja odpowiedzialność.
• Fakultatywne (dodatkowe) – np. pole PKWiU w części Fa/FaWiersz. Nie są wymagane ani przez ustawę, ani przez strukturę FA(3). Mogą być jednak potrzebne z innych powodów, np. wynikających z odrębnych przepisów.

Przy analizowaniu, czy dane pole w strukturze FA(3) jest obowiązkowe, trzeba też sprawdzić, czy obowiązkowy jest cały element, w którym to pole się znajduje. Niektóre pola są obowiązkowe tylko wtedy, gdy wypełniasz ich „element-rodzic”.

Pola obligatoryjne

• oznaczenie „FAKTURA”,
• Twój numer faktury (nie mylić z numerem KSeF),
• data wystawienia i sprzedaży,
• dane sprzedawcy (nazwa, adres, NIP),
• dane nabywcy (nazwa, adres, NIP),
• nazwa towaru lub usługi,
• ilość i jednostka miary,
• cena jednostkowa netto,
• wartość netto,
• stawka i kwota podatku VAT,
• wartość brutto

Pola opcjonalne

• mechanizm podzielonej płatności (przy towarach wrażliwych powyżej 15 000 zł),
• odwrotne obciążenie,
• samofakturowanie (gdy nabywca wystawia fakturę za Ciebie),
• inne oznaczenia wynikające z przepisów VAT

Pola fakultatywne

Wszystko, czego nie wymieniono w ustawie, a chcesz to zawrzeć na fakturze np. 

• link do plików, 
• uwagi dla klienta,
• numer zamówienia,
• namiary na osobę kontaktową,
• informacje o dostawie

Inne struktury logiczne obsługiwane przez KSeF

Oprócz struktury FA(3) można używać także struktur:

• PEF – struktura zgodna z europejską normą e-fakturowania. Służy do wystawiania faktur w ramach zamówień publicznych, koncesji lub partnerstw publiczno-prywatnych. Po przesłaniu do KSeF takie faktury są traktowane jako faktury ustrukturyzowane.  Faktury w strukturze PEF można wysyłać do KSeF tylko przez programy zintegrowane z API KSeF 2.0.  Nie da się tego zrobić przez Aplikację Podatnika KSeF, aplikację mobilną KSeF ani e-mikrofirmę.
• FA_RR (1) – struktura do wystawiania faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA.  Mogą z niej korzystać czynni podatnicy VAT, którzy kupują produkty rolne od rolników ryczałtowych. Rozwiązanie będzie dobrowolne i dostępne od 1 kwietnia 2026 r.

Potwierdzenie transakcji

To dokument, który sprzedawca może przekazać nabywcy, jeśli faktura została wystawiona w trybie online, ale nie ma jeszcze numeru KSeF, albo w trybie offline bez połączenia z systemem. Nabywca dostaje dwa kody QR, które potwierdzają, że transakcja się odbyła, zanim faktura trafi do KSeF.

Wydanie potwierdzenia transakcji nie jest obowiązkowe, ale dobrowolne – zależy od potrzeb stron. Dokument nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. 

Faktury dla i od podmiotów zagranicznych

Firmy spoza Polski nie mają dostępu do KSeF, ale faktury dla nich i tak muszą trafić do systemu. Będzie trzeba najpierw wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, później pobrać z systemu e-fakturę z kodami QR i tradycyjnie dostarczyć kontrahentowi mailem lub pocztą. Dzięki kodom QR można łatwo zweryfikować autentyczność faktury i zobaczyć ją w KSeF.

Jeśli chodzi o faktury od zagranicznych firm, to nie musisz ich wprowadzać ręcznie do KSeF. Księgujesz je tak jak dotychczas.

Kiedy nie trzeba wystawiać faktur ustrukturyzowanych w KSeF?

Obowiązek KSeF nie dotyczy:

• podatników, którzy nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce,
• podatników, którzy mają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale to miejsce nie jest związane z daną dostawą lub usługą,
• podatników korzystających z procedur szczególnych, takich jak:
  • firmy spoza Unii Europejskiej, które świadczą usługi dla konsumentów z UE i są zarejestrowane w Polsce dla tzw. procedury nieunijnej VAT,
  • firmy zagraniczne rozliczające VAT w ramach międzynarodowego okazjonalnego przewozu osób,
  • firmy zagraniczne korzystające z procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych,
• faktur wystawianych osobom prywatnym (B2C), które nie prowadzą działalności gospodarczej,
• dostaw i usług, dla których rozporządzenie Ministra Finansów określa, że nie trzeba wystawiać faktur w KSeF.

Jakich faktur nie dotyczy KSeF?

Jest kilka wyjątków od obowiązku wystawiania e-faktur.

W KSeF nie można wystawiać:

• (do 31 grudnia 2026) paragonów z NIP, czyli faktur uproszczonych (Od 1 stycznia 2027 nie będzie można wystawić faktury uproszczonej w postaci paragonu z kasy fiskalnej. Sprzedawcy będą musieli wystawić e-fakturę dla każdej transakcji z podmiotem gospodarczym),
• faktur w procedurach OSS i IOSS,
• dokumentów przewozowych (biletów komunikacji miejskiej i kolejowych, przejazdów autostradami płatnymi) traktowanych jak faktury.

W KSeF nie trzeba wystawiać:

• faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C).

Faktury ustrukturyzowane – numer KSeF

KSeF będzie automatycznie nadawał fakturom numer, który będzie funkcjonował obok Twojej firmowej numeracji faktury (np. FV/03/2025). To właśnie numer KSeF jest dowodem, że faktura weszła do obiegu gospodarczego.

Numeru KSeF będziesz używać:

• na fakturach korygujących,
• w tytule przelewu za fakturę od podatnika VAT (od 1 stycznia 2027),
• w Jednolitym Pliku Kontrolnym JPK_V7 (od 1 sierpnia 2026).

Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej

Z zasady data wystawienia faktury ustrukturyzowanej to data wysłania jej do KSeF, ale są wyjątki (awaria KSeF). Nie będzie można wystawiać faktur z opóźnieniem, czyli wpisać wcześniejszej daty wystawienia.

Fakturę ustrukturyzowaną będzie można wystawić do 15 dnia miesiąca po miesiącu świadczenia usług lub sprzedaży towarów. Po wprowadzeniu KSeF nadal będzie więc widoczna zarówno data wystawienia faktury, jak i data sprzedaży.

Faktury wystawione w trakcie awarii KSeF

Co, jeśli nie można wysłać faktury ustrukturyzowanej do KSeF, bo system albo Twój dostęp do sieci przestał działać? Nadal możesz ją wystawić. Mimo że data faktycznego wysłania dokumentu do KSeF nie pokryje się z datą wystawienia, to data wystawienia się nie opóźni.

Przykładowo: Wystawiasz fakturę 15 grudnia, ale z powodu awarii systemu dokument trafia do KSeF 16 grudnia. Datą wystawienia nadal pozostaje 15 grudnia.

Jeśli wystąpi awaria KSeF (ogłoszona w Biuletynie Informacji Publicznej Ministra Finansów i oprogramowaniu KSeF), to musisz przesłać fakturę do systemu w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.

Tryb offline vs. tryb offline24

Tryb offline jest uruchamiany w czasie awarii przy oficjalnym ogłoszeniu od Ministerstwa Finansów. 

Jest jeszcze tryb offline24, który pełni inną funkcję. Możesz z niego korzystać, kiedy chcesz, np. gdy nie masz dostępu do internetu, masz problemy z oprogramowaniem księgowym albo KSeF działa, ale z opóźnieniem.  Co więcej, ten tryb pozwala wysłać do systemu wielu faktur w jednej paczce.

Jeśli skorzystasz z trybu offline, to musisz dosłać fakturę ustrukturyzowaną do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. 

Data otrzymania faktury ustrukturyzowanej

Data otrzymania faktury przez nabywcę to data przydzielenia w systemie numeru identyfikującego tę fakturę, czyli numeru KSeF – niezależnie do tego, czy odbiorca zobaczy ją w systemie lub ją z niego pobierze.

Data otrzymania faktury może różnić się od daty wysłania faktury do KSeF/wystawienia faktury. Wynika to z faktu, że numer KSeF może być nadany przez system później. 

Dlaczego to jest ważne? Data otrzymania faktury liczy się do odliczenia VAT i kosztów podatkowych. Od daty otrzymania biegnie też termin płatności. Wyjątek: w trakcie awarii lub dla nabywcy bez NIP liczy się data faktycznego otrzymania poza KSeF.

KSeF nie będzie powiadamiał Cię o nowych fakturach. Będzie trzeba samodzielnie monitorować system lub polegać na programie, który automatycznie pobiera faktury (wspomniane wyżej połączenie API).

Faktury korygujące i anulowanie e-faktur

Faktury wystawiane w KSeF można korygować bez limitu. Co więcej – faktury korygujące zastąpią noty korygujące – w przeciwieństwie do stosowanych dziś zasad faktur „papierowych” nie będzie można stosować not korygujących do e-faktur.

E-faktura korygująca musi zawierać numer KSeF faktury, którą koryguje, chyba że ta błędna faktura nie ma numeru KSeF (np. na skutek awarii).

Dużą zmianą jest też to, że nie będzie można anulować faktury ustrukturyzowanej. Jeśli np. wystawisz fakturę przez pomyłkę lub transakcja ostatecznie nie dojdzie do skutku, możesz zrobić korektę do zera.

ℹ️ Ważne: Dokładnie sprawdź wszystkie podane informacje przed wysłaniem faktury do KSeF – nie można jej anulować.

Faktury ustrukturyzowane – FAQ

Kiedy znikną faktury papierowe?

Większość przedsiębiorców musi przenieść się na KSeF między lutym a kwietniem 2026 roku.

Tradycyjne faktury papierowe czy w PDF nie znikną jednak całkowicie. Faktur dla osób fizycznych bez działalności nie trzeba wprowadzać do KSeF (ale można). Tak samo z fakturami od firm zagranicznych.

Kiedy wchodzi obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?

Najważniejsze daty to:

• 1 lutego 2026 – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla dużych podatników (wartość sprzedaży za 2024 r. >200 mln zł z podatkiem).
• 1 kwietnia 2026 – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców, wyłączają najmniejszych podatników (miesięczna wartość sprzedaży > 10 tys. zł).

💡Zobacz plan wdrożenia KSeF na stronie gov.

Jak wystawiać faktury ustrukturyzowane?

Faktury elektroniczne możesz wystawić w jednym z programów udostępnionych przez Ministerstwo Finansów  lub przez komercyjny program księgowy, jeśli jest zintegrowany z KSeF za pomocą API.

Czy można anulować fakturę ustrukturyzowaną?

Nie – faktury wystawiane w KSeF nie będą mogły być anulowane po wysłaniu do systemu.

Co jeśli KSeF nie będzie działać?

W trakcie awarii KSeF nadal wystawiasz faktury elektroniczne w strukturze FA(3) i przekazujesz je nabywcy we własnym zakresie. Kiedy KSeF zacznie działać, masz 7 dni na wprowadzenie ich do systemu. Fakturom zostaną wtedy nadane numery KSeF.

Minister Finansów będzie zamieszczał w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii KSeF. Informacja pojawi się też w rządowych programach do wystawiania e-faktur.

Czy mogę wystawić e-fakturę w obcej walucie?

Tak – kwoty netto i brutto mogą być w obcej walucie, ale podatek VAT zawsze musi być przeliczony na złotówki. Zastosuj kurs z pierwszego dnia roboczego przed dniem wystawienia faktury.

Przez jaki czas KSeF archiwizuje faktury ustrukturyzowane?

Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat po przesłaniu ich do systemu (liczonych od końca roku, w którym zostały wystawione).

Siedziba mojej firmy jest poza Polską – czy muszę wystawiać e-faktury w KSeF?

Nie. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy tym podatników, którzy nie mają działalności gospodarczej w kraju.

Czy można korygować faktury wystawiane w KSeF?

Tak, faktury korygujące zastąpią również noty korygujące.

Jaka data wystawienia faktury w KSeF?

W większości przypadków data wystawienia faktury ustrukturyzowanej to data wysłania jej do KSeF. Różnice będą pojawiać się m.in. w przypadku awarii czy braku dostępu do sieci.

Gdzie znajdę wzór faktury ustrukturyzowanej?

Wzór możesz znaleźć w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE).