W idealnym świecie w pracy zdalnej warunki wykonania zlecenia reguluje starannie spisana umowa lub kontrakt. Freelancer realizuje dzieło w terminie i zgodnie z zamówieniem, a klient równie terminowo przelewa wynagrodzenie na konto wykonawcy.
W rzeczywistości każda ze stron mierzy się z różnymi sytuacjami. Mało precyzyjny brief i wynikające z niego poprawki, opóźnienia w dostarczeniu pracy i w płatności czy zwykłe nieporozumienia wynikające z kontaktu „na odległość” to również część pracy zdalnej.
Aby zminimalizować ryzyko, zleceniodawcy i freelancerzy decydują się na dodatkowe zabezpieczenie w postaci zaliczki lub zadatku. Na czym to polega i czym oba te rozwiązania różnią się między sobą?
Zadatek i zaliczka: do czego służą?
Zadatki i zaliczki to pewna suma, której wysokość ustalają zamawiający usługę z wykonawcą jako formę potwierdzenia zamówienia i zgody na jego realizację.
Zadatki i zaliczki mogą dotyczyć zarówno sprzedaży, jak i realizacji zamówionych prac czy wykonania usług. Zwyczajowo przyjmuje się, że wpłacona kwota jest zabezpieczeniem dla wykonawcy na poczet przyszłego wynagrodzenia i jednocześnie potwierdzeniem złożonego zamówienia ze strony zleceniodawcy. Zaliczka i zadatek w tym kontekście pełnią formę swego rodzaju gwaranta.
Drugą funkcją zadatków i zaliczek jest zapewnienie wykonawcy środków na realizację zamówionej pracy, np. zakup materiałów lub narzędzi.
Zadatek a zaliczka: czym się różnią?
Zadatek i zaliczka często traktowane są jako synonimy na określenie kwoty, którą wykonawca otrzymuje przed rozpoczęciem pracy. Warto jednak wiedzieć, że dzielą je istotne różnice. Są to:
- umocowanie prawne
- zasady zwrotu w przypadku niewykonania umowy
- zasady zwrotu w przypadku odstąpienia od umowy
W zależności od tego, na jakie rozwiązanie się zdecydujecie, będziecie mieć nieco inne prawa i możliwości rozliczenia umowy.
Co to jest zadatek?
W przeciwieństwie do zaliczki, zadatek jest opisany w polskim prawie, w art 394 kodeksu cywilnego. Precyzuje on, że
zadatek to forma świadczenia pieniężnego lub rzeczowego, które jedna ze stron przekazuje drugiej stronie w momencie zawarcia umowy. Przepisy mówią, że zadatek nie powinien przekraczać 20% wartości jej przedmiotu.
Kiedy umowa zostanie wykonana, zadatek ulega zaliczeniu na poczet wynagrodzenia. W tym miejscu warto również wspomnieć, że w razie niewykonania umowy zabezpieczonej za pomocą zadatku, strony nie mają obowiązku ustalania innego terminu lub zmiany warunków, które umożliwią jej wykonanie.
Istotne jest to, co dzieje się z zadatkiem, kiedy umowa nie dojdzie do skutku. Ta różnica między zaliczką a zadatkiem sprawia, że podpisując umowy warto zadbać o precyzyjne oświadczenie, z jakiej formy korzystacie.
Co to jest zaliczka?
W przeciwieństwie do zadatku, prawo nie reguluje działania zaliczki w osobnych przepisach, dlatego stosuje się do niej przepisy kodeksu cywilnego mówiące o umowach wzajemnych.
Zaliczka jest rodzajem świadczenia pieniężnego, które jedna ze stron otrzymuje przed ukończeniem umowy i podobnie jak zadatek jest ona zaliczana na poczet wynagrodzenia, kiedy umowa dojdzie do skutku.
Kiedy obie strony zdecydują o odstąpieniu od umowy, zaliczkę należy zwrócić.
Zaliczka nie stanowi zatem zabezpieczenia ani nie daje rekompensaty w wypadku odstąpienia od zawartej umowy lub jej zerwania przez jedną ze stron. Pamiętaj o tej różnicy, kiedy szukasz zabezpieczenia przy realizacji zleceń jako freelancer.
Zadatek a zaliczka: co przepada, jeśli freelancer nie wykona umowy
Różnica między zaliczką a zadatkiem jest istotna również z punktu widzenia zleceniodawców, którzy zamawiają wykonanie określonej usługi i wypłacają określoną kwotę wykonawcy jako formę zabezpieczenia i gwarancji terminowej realizacji zamówienia.
W przypadku umowy z zadatkiem jeśli wykonawca nie zrealizuje umowy, musi zwrócić zadatek.
W takiej sytuacji jako zleceniodawca masz prawo zażądać podwójnej wysokości wpłaconego zadatku. Jeśli jednak jako klient chcesz odstąpić od umowy, zadatek przepadnie na rzecz freelancera.
Zleceniodawca nie może żądać zwrotu zadatku, jeśli obie strony odpowiadają za odstąpienie od umowy lub gdy nastąpiło ono w wyniku okoliczności, na które nie miały one wpływu.
Z kolei zaliczka w razie niewykonania umowy podlega zwrotowi tylko w tej wysokości, w jakiej została wpłacona – nie ulega przepadkowi ani nie można żądać jej zwrotu w kwocie dwukrotnie wyższej.
Odstąpienie od umowy z zaliczką lub jej zerwanie oznacza, że freelancer powinien zwrócić ją zleceniodawcy.
Co przepada: zaliczka czy zadatek?
W umowie między freelancerem a zleceniodawcą zaliczka to część zapłaty za usługę, przekazywana przed jej wykonaniem. Jeśli więc umowa nie dojdzie do skutku, freelancer zwraca otrzymaną kwotę zaliczki.
Zadatek to forma zabezpieczenia – co do zasady zadatku się nie zwraca. Kiedy umowa zostanie zerwana z winy klienta, który np. wycofa się ze współpracy bez podania istotnej przyczyny, a freelancer rozpoczął już realizację projektu, zaliczka klienta przepada i freelancer ma prawo zachować otrzymaną kwotę.
Zadatek przy odstąpieniu od umowy
Jeśli obie strony zdecydują się odstąpić od umowy albo żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności za zerwanie umowy, strona otrzymująca zadatek ma obowiązek zwrócić go w tej samej wysokości.
Jeśli do umowy nie dochodzi z winy wykonawcy, który otrzymała zadatek, musi go zwrócić, a klient może zażądać jego zwrotu w podwójnej wysokości. Z kolei kiedy do zerwania umowy dochodzi z winy zamawiającego, zadatek nie podlega zwrotowi.
Zadatek stanowi więc formę rekompensaty za utraconą korzyść. To sprawia, że zadatki chętnie są stosowane przy umowach o znacznej wartości, np. sprzedaży nieruchomości. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby korzystać z nich również w pracy freelancera.
Kiedy zaliczka przepada?
Podobnie jak zadatek, zaliczkę odejmuje się od wynagrodzenia freelancera, kiedy umowa dojdzie do skutku. Jeśli więc umawiacie się na wynagrodzenie za projekt wysokości 1000 zł netto z zaliczką 30% płatną przed rozpoczęciem pracy, po jej ukończeniu na konto freelancera wpływa pozostałe 70% ustalonego wynagrodzenia.
A jeśli projekt zostanie wykonany tylko w części? Wiele zależy od postanowień, jakie spiszecie w umowie. Jeśli nie ustalicie wyraźnie, czy przekazana kwota jest zaliczką czy zadatkiem, zgodnie z prawem suma to powinna być traktowana jako zadatek, który w przypadku zerwania umowy przez klienta przepada na rzecz freelancera.
- Jeśli umowa nie zostanie zrealizowana i nie ma w niej zapisu, co się dzieje z zaliczką, to powinna ona zostać zwrócona klientowi.
- Jeśli w umowie określicie, że zaliczka jest bezzwrotna w określonych sytuacjach – to wtedy przepadnie na rzecz freelancera.
Zaliczka i zadatek dla freelancera
Poświęcony zadatkom art 394 kodeksu cywilnego nie ogranicza przedmiotu, jakiego mogą dotyczyć umowy z taką formą zabezpieczenia. Oznacza to, że umowy z zadatkiem mogą być wykorzystywane również w pracy zdalnej wykonywanej przez freelancerów.
Chociaż zadatek dzięki swojemu umocowaniu prawnemu stanowi formę zabezpieczenia, w środowisku freelancerów wciąż spotykany jest rzadziej niż zaliczka. Wolni strzelcy decydują się zwykle na rozłożenie płatności za zlecenie na dwie lub trzy części. Popularne podziały to:
- 20% przed rozpoczęciem pracy i 80% po zaakceptowaniu gotowego projektu
- 20% przed rozpoczęciem pracy, 50% po ukończeniu głównej części projektu i 30% po akceptacji całości wraz z ewentualnymi poprawkami.
Zaliczka i zadatek dla zleceniodawcy
Warto zaznaczyć, że wśród freelancerów praktycznie nie spotyka się praktyki zwracania zaliczek, jeśli klient wycofa się z zamówienia, a wykonawca ukończy całość lub większą część zleconego projektu. Ma to pewne uzasadnienie: wpłacona suma ulega zaliczeniu na poczet wynagrodzenia.
W gorszej sytuacji znajdują się zleceniodawcy, którzy wpłacili zaliczkę, ale freelancer zrezygnował ze zlecenia lub z różnych powodów nie dostarczył ukończonej pracy w terminie. Zgodnie z przepisami dotyczącymi zaliczki, strony powinny podjąć próbę ustalenia nowego terminu lub warunków wykonania usługi, a jeśli nie dojdzie ona do skutku, freelancer zobowiązany jest oddać otrzymaną sumę.
Niewykonanie umowy niekoniecznie oznacza jednak zwrot zaliczki – często jest ona traktowana po prostu jako część należnego wynagrodzenia.
Czy można połączyć umowę o dzieło z zaliczką albo zadatkiem?
Chociaż zwyczajowo zabezpieczenie w postaci zaliczek i zadatków stosuje się przy większych zamówieniach na znaczne kwoty, postanowienia kodeksu cywilnego nie ograniczają ich użycia tylko do sprzedaży towarów.
Stosując zaliczkę lub zadatki w umowie o dzieło lub umowie zlecenia możesz napotkać na inną trudność. Ponieważ firmy zwykle rozliczają tego typu świadczenia na podstawie faktur zaliczkowych, jeśli nie prowadzisz firmy i jesteś freelancerem, musicie zdecydować się na zawarcie odpowiedniej umowy cywilnej.
Przedmiotem umowy o dzieło jest wykonanie określonej usługi lub stworzenie nowego, unikalnego produktu o autorskim charakterze. Oznacza to, że umowa o dzieło nie może być użyta do rozliczenia tylko zadatku lub zaliczki. Podobne ograniczenie dotyczy umowy zlecenia, której przedmiotem jest staranne działanie i czas poświęcony na realizację zadania.
Jeśli chcesz skorzystać z zaliczki lub zadatku w umowie cywilnoprawnej, w jej zapisie dodaj informacje, z której formy skorzystasz, jaka jest suma zaliczki lub zadatku, o który pomniejszone zostanie późniejsze wynagrodzenie freelancera oraz warunki, na jakich zostaną wypłacone. Dodaj także zapisy regulujące, co stanie się z wpłaconą kwotą na wypadek zerwania lub odstąpienia od umowy.
Faktura zaliczkowa
Kiedy zleceniodawca decyduje się na współpracę z samozatrudnionym freelancerem i rozliczenie B2B w oparciu o fakturę VAT, freelancer otrzymujący zaliczkę powinien wystawić fakturę zaliczkową na wpłaconą kwotę i zapłacić od niej podatek. Podatek należy również uwzględnić na fakturze zaliczkowej, obliczając go według wzoru
kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatku) / (100 + stawka podatku)
Jeśli faktura zaliczkowa wystawiona była na część ceny, kiedy usługa zostanie wykonana, freelancer wystawia fakturę końcową na pozostałą kwotę wraz z podatkiem.
Transakcja w Useme: alternatywa dla zaliczek i zadatków
W tej sytuacji rozwiązaniem jest rozliczenie w Useme. Polega ona na tym, że serwis zawiera umowę o dzieło online z freelancerem i na tej podstawie wystawia pro formę dla jego klienta. Otrzymawszy ją, zleceniodawca wpłaca określoną sumę na poczet wypłaty freelancera i otrzymuje od Useme fakturę VAT.
Kiedy zamówiona usługa zostanie wykonana, klient zapoznaje się z wynikami pracy i zaakceptuje ją lub zgłasza poprawki. Kiedy druga strona potwierdzi odbiór gotowego dzieła, Useme wypłaca wynagrodzenie freelancerowi i jednocześnie dopełnia wszystkich formalności związanych z podatkami i dokumentami.
W sytuacji, w której umowa nie zostanie wykonana, strony zdecydują o odstąpieniu od umowy lub wystąpią istotne różnice między zamówieniem a dostarczoną pracą, Useme dokona zwrotu pieniędzy na konto zleceniodawcy i wystawi fakturę korygującą.
Podsumowanie
Chociaż traktowane wymienne, zadatek i zaliczka różnią się między sobą przede wszystkim zasadami dotyczącymi zwrotu. Zgodnie z postępowaniem kodeksu cywilnego w przypadku zerwania umowy przez jedną ze stron otrzymany zadatek w niektórych sytuacjach należy zwrócić – bywa, że w podwójnej wysokości. Zaliczka natomiast podlega zwrotowi zawsze, niezależnie od okoliczności.
Kiedy jesteś freelancerem i szukasz zabezpieczenia w pracy zdalnej, możesz również skorzystać z gwarancji wypłaty, jaką daje Useme. Pod tym względem lepszym i pewniejszym rozwiązaniem jest rozliczenie na podstawie umowy o dzieło w Useme, które jednakowo zabezpiecza obie strony transakcji.
