WhitePress® stanął więc przed typowym dla rosnących marketplace’ów wyzwaniem: jak uprościć i zautomatyzować rozliczenia z freelancerami, nie obciążając zespołów finansowych i nie wyprowadzając użytkowników poza własny system.
Odpowiedzią była integracja z Useme za pomocą API. Dzięki niej cały proces – od wygenerowania faktury po wypłatę wynagrodzenia – odbywa się automatycznie, bez ręcznego obiegu dokumentów i dodatkowej administracji.
„Ta integracja nie tylko zdejmuje część pracy administracyjnej z naszych księgowych i przyspiesza procesy wewnętrzne, ale przede wszystkim ułatwia życie naszym użytkownikom” – podkreśla WhitePress®.
Sprawdź, jak automatyzacja rozliczeń może stać się realnym wsparciem w skalowaniu globalnej platformy linkbuildingowej i dlaczego integracja systemowa to coś więcej niż tylko wygoda.
O WhitePress®: globalna platforma do link buildinguw modelu pay-as-you-go
WhitePress® to globalna platforma linkbuildingowa, która wspiera budowanie widoczności marek w wyszukiwarkach, AI i LLM-ach za pomocą backlinków i wzmianek o marce. Umożliwia publikację artykułów w ponad 130 000 zweryfikowanych portalach w 34 językach, zapewniając transparentność cen, integrację z narzędziami SEO oraz monitoring widoczności nawet do 36 miesięcy.
Model działania opiera się na intuicyjnym panelu oraz rozliczeniu pay-as-you-go. Użytkownicy mogą samodzielnie zarządzać publikacjami lub korzystać ze wsparcia lokalnych zespołów ekspertów. WhitePress® łączy reklamodawców, wydawców i twórców treści – w tym copywriterów pracujących w wielu językach i na różnych rynkach.
I właśnie ta skala stała się punktem zwrotnym w kontekście rozliczeń.
Problem: freelancerzy bez firmy i rosnąca złożoność operacyjna
Twórcy realizujący zlecenia w WhitePress® to często freelancerzy bez własnej działalności gospodarczej. Z jednej strony to ogromny atut – pozwala platformie mieć szeroką bazę specjalistów, z drugiej jednak rodzi wyzwania formalne i podatkowe.
„Copywriterzy i specjaliści SEO to często wolni strzelcy, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej. Dzięki Useme mogą oni w prosty sposób wystawić fakturę swoim klientom, co jest ogromną korzyścią dla obu stron”.
Zanim WhitePress® wdrożył integrację, proces rozliczeń wymagał większego zaangażowania operacyjnego. Przy rosnącej liczbie transakcji oznaczało to:
- Ręczny obieg dokumentów, indywidualne umowy.
- Dodatkową komunikację z wykonawcami.
- Większe obciążenie zespołów finansowych.
- Wydłużony czas od realizacji zlecenia do wypłaty.
W praktyce oznaczało to nie tylko więcej pracy po stronie WhitePress®, ale także ryzyko, że ciężar rozliczeń spadnie na zleceniodawców zamawiających usługi treści.
Szczególnie istotne było to w kontekście współpracy międzynarodowej – m.in. na rynkach Rumunii, Węgier czy Bułgarii – gdzie różnice prawne i podatkowe dodatkowo komplikują procesy.
WhitePress® potrzebował rozwiązania, które:
- Ustandaryzuje rozliczenia.
- Zdejmie ciężar formalności z wewnętrznych zespołów.
- Jednocześnie nie skomplikuje doświadczenia użytkowników platformy.
Kluczowe było jedno: uprościć proces bez dodawania nowych kroków po stronie twórcy.
Rozwiązanie: integracja API z Useme – rozliczenia bez wychodzenia z panelu
WhitePress® zdecydował się na pełną integrację z Useme przez API. Celem było uproszczenie rozliczeń oraz – co ważniejsze – wbudowanie ich w istniejący ekosystem platformy tak, żeby użytkownik nie musiał zmieniać środowiska pracy ani uczyć się nowego systemu (procesu).
„Ta integracja nie tylko zdejmuje część pracy administracyjnej z naszych księgowych i przyspiesza procesy wewnętrzne, ale przede wszystkim ułatwia życie naszym użytkownikom – a na tym zależało nam najbardziej” – potwierdzają eksperci WhitePress®.
Jak działa integracja w praktyce?
Cały proces został zaprojektowany tak, żeby był naturalnym elementem pracy w panelu WhitePress®:
- Twórca realizuje zlecenie w WhitePress®.
- Z poziomu panelu generuje fakturę – bez przechodzenia do zewnętrznego systemu.
- Dane transakcji są automatycznie przesyłane przez API do Useme.
- Useme generuje umowę i przejmuje formalności podatkowe.
- Po przekazaniu środków przez WhitePress®, freelancer otrzymuje wynagrodzenie, a WhitePress® fakturę VAT dla osoby zamawiającej usługę.
„System przez API przesyła dane do Useme, które automatycznie generuje umowę, a po przelewie środków od nas wypłaca wynagrodzenie, biorąc na siebie formalności podatkowe i wystawienie PIT”.
| → Myślisz nad wdrożeniem takiego API u siebie? To umów się z nami na spotkanie. |
Efekty: automatyzacja, oszczędność czasu i lepsze doświadczenie użytkowników
Wdrożenie integracji API uporządkowało i uprościło procesy operacyjne WhitePress®. Zamiast ręcznego obiegu dokumentów i dodatkowej komunikacji z wykonawcami, rozliczenia odbywają się automatycznie – bezpośrednio z poziomu platformy.
Najważniejsze korzyści:
- Realna oszczędność czasu zespołów finansowych i operacyjnych – automatyzacja wyeliminowała powtarzalne czynności administracyjne i zmniejszyła liczbę manualnych procesów.
- Płynniejsze współprace i szybsze wypłaty – dla twórców oznacza to krótszy czas oczekiwania na wynagrodzenie i prostszy proces formalny.
- Większa satysfakcja i chęć dalszej współpracy – uproszczenie formalności wpływa bezpośrednio na doświadczenie użytkownika – a to dla WhitePress® ma kluczowe znaczenie.
- Skalowalność międzynarodowa – zautomatyzowany model rozliczeń sprawdził się również przy współpracy z freelancerami na rynkach Europy Środkowo-Wschodniej. Platforma może rosnąć bez proporcjonalnego zwiększania zasobów administracyjnych.
Co ważne, integracja z Useme zdjęła też obowiązek rozliczania freelancerów z barków samych zleceniodawców. Gdyby nie WhitePress® i Useme, to po stronie zleceniodawców leżałoby dopilnowanie umów, podatków i wypłat za wykonane zadania – dziś cały ten proces odbywa się automatycznie w tle.
Komu WhitePress® poleca takie rozwiązanie?
Integracja z Useme nie była jedynie optymalizacją wewnętrznego procesu. To element strategii skalowania platformy w sposób uporządkowany i bezpieczny prawnie.
WhitePress® rekomenduje takie rozwiązanie przede wszystkim firmom, które:
- Działają w modelu marketplace, czyli tworzą cyfrową przestrzeń łączącą co najmniej dwie niezależne grupy użytkowników.
- Regularnie współpracują z freelancerami.
- Obsługują dużą liczbę jednorazowych zleceń.
- Działają międzynarodowo i chcą ustandaryzować rozliczenia.
- Nie chcą rozbudowywać działu księgowości proporcjonalnie do skali biznesu.
„Taką integrację polecamy wszystkim platformom, marketplace’om i firmom, które regularnie współpracują z freelancerami – zwłaszcza twórcami treści, którzy często nie prowadzą własnej działalności gospodarczej” – dodają eksperci WhitePress®.
Szczególnie istotne jest to dla firm, które chcą zapewnić wykonawcom legalny, zgodny z przepisami model rozliczeń – bez wymagania od nich zakładania działalności gospodarczej.
Freelancerzy jako element strategii skalowania firmy
WhitePress® współpracuje też z własną bazą freelancerów oraz wykonawcami dostępnymi w Useme przy projektach wewnętrznych, m.in. marketingowych. Taki model pozwala elastycznie dobierać specjalistów do konkretnych zadań, szybko reagować na potrzeby biznesu i testować nowe kierunki rozwoju bez zwiększania stałych kosztów zatrudnienia.
Do rozliczania tych freelancerów WhitePress® również korzysta z Useme, co ujednolica proces finansowy po obu stronach współpracy – zarówno na samej platformie, jak i w wewnętrznych projektach firmy. Zautomatyzowany model rozliczeń sprawia, że dodatkowa elastyczność nie wiąże się z chaosem formalnym, a proces finansowy przestaje być wąskim gardłem dalszego skalowania.
Podsumowanie: integracja, która wspiera skalę
Case study WhitePress® pokazuje, że w modelu platformowym rozliczenia są równie ważne, jak technologia czy baza użytkowników. Przy rosnącej liczbie transakcji nawet niewielkie tarcia administracyjne mogą spowalniać rozwój.
Integracja API z Useme pozwoliła WhitePress®:
- Zautomatyzować proces rozliczeń.
- Odciążyć zespoły finansowe i operacyjne.
- Przyspieszyć wypłaty dla twórców.
- Poprawić doświadczenie użytkowników.
- Bezpiecznie skalować działalność międzynarodową.
Rozliczenia stały się procesem systemowym, a nie operacyjnym problemem. W efekcie WhitePress® może koncentrować się na tym, co stanowi jego core biznesu – budowaniu widoczności marek i rozwijaniu globalnej platformy linkbuildingowej – zamiast zarządzać ręcznym obiegiem dokumentów.
