Samozatrudnienie: co to jest i kiedy się opłaca?

Samozatrudnienie to jedno z tych pojęć, z którymi jako freelancer zetkniesz się prędzej lub później. Możesz bowiem wykonywać zlecenia od klientów jako osoba fizyczna, zawierając umowy cywilnoprawne, lub zdecydować się na samozatrudnienie – sytuację, w której sam wypełniasz wobec siebie obowiązki pracodawcy.

O samozatrudnieniu najczęściej mówimy w kontekście świadczenia usług dla swojego byłego pracodawcy. Często staje się on jedynym – lub najważniejszym – klientem dawnego pracownika. Nie wyczerpuje to jednak wszystkich możliwości, jakie łączą się z tą formą współpracy.

Dlaczego zleceniobiorcy decydują się na samozatrudnienie? Jakie są jego wady i zalety oraz czy rzeczywiście jest korzystne dla freelancerów? Aby odpowiedzieć na te pytania, przeanalizujemy wszystkie wady i zalety własnej działalności gospodarczej w kontekście samozatrudnienia – zwłaszcza po wprowadzeniu Polskiego Ładu.

Co to jest samozatrudnienie?

Samozatrudnienie oznacza właśnie prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, najczęściej bez zatrudniania pracowników. Według definicji Głównego Urzędu Statystycznego samozatrudnieniem określamy więc najprostszą formę zarobkowej działalności wytwórczej, budowlanej, handlowej lub usługowej, prowadzonej przez osobę fizyczną. Może dotyczyć zarówno o drobnych przedsiębiorców, jak i osób świadczących usługi swojemu „pracodawcy” z pominięciem klasycznego zatrudnienia i zastąpienia umowy o pracę umowami B2B.

Samozatrudnienie a działalność gospodarcza

Samozatrudnienie to najłatwiejszy sposób na otworzenie własnej firmy. Przedsiębiorca prowadzący działalność jest osobą fizyczną i rozlicza się z klientami w modelu B2B. W przypadku samozatrudnienia nie musisz wnosić kapitału zakładowego, a Twoja księgowość może być uproszczona. Zasady samozatrudnienia określone zostały w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej. Wykonawcy, którzy decydują się na samozatrudnienie w praktyce prowadzą firmę jako jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG).

Żeby otworzyć swoją działalność, wystarczy złożyć wniosek w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – listownie, przez internet albo osobiście w urzędzie (miasta, gminy lub dzielnicowym w przypadku Warszawy).

Samozatrudnienie – skąd bierze się jego popularność?

Według statystyk w Polsce w ostatnim kwartale 2021 roku samozatrudnienie wybrało 1,6 miliona osób pracujących na własny rachunek – głównie w sektorze usług. Badania Eurostatu pokazują, że pod względem liczby samozatrudnionych Polska zajmuje trzecie miejsce w Europie!

Nie wszyscy samozatrudnieni to freelancerzy zajmujący się pracą zdalną w branżach cyfrowych, jednak stabilny wzrost rynku zleceń online pozwala spodziewać się, że samozatrudnienie nie straci szybko na popularności.

Aby odpowiedzieć na pytanie, kiedy i dla kogo opłacalne jest samozatrudnienie, należy wziąć pod uwagę kilka zmiennych, w tym stosunki łączące samozatrudnionego prowadzącego działalność gospodarczą z jego zleceniodawcą.

Na wzrost liczby samozatrudnionych w Polsce mają wpływ… pracodawcy, którzy namawiają na rozliczenia B2B. W ten sposób pracodawca może przerzucić część swoich obowiązków podatkowych wynikających z umowy o pracę na wykonawcę.

Z punktu widzenia zleceniodawcy taka współpraca praktycznie w każdym aspekcie będzie bardziej opłacalna. Współpraca z samozatrudnionym nie tylko jest tańsza niż zawarcie umowy o pracę, ale również ogranicza obowiązki pracodawcy określone przepisami Kodeksu Pracy.

Czy B2B się opłaca? Koszty samozatrudnienia dla freelancera

Przejście na umowę B2B oznacza między innymi brak konieczności udzielania urlopu wypoczynkowego czy ponoszenia kosztów ubezpieczenia społecznego. W ten sposób w kieszeni pracodawcy zostaje znaczna część wynagrodzenia, którą normalnie musiałby przeznaczyć na obsługę umów o pracę. Umowy z samozatrudnionymi to także brak konieczności stosowania okresów ochronnych przed wypowiedzeniem umowy, co zapewnia dużo większą elastyczność zatrudnienia.

Oszczędności pracodawcy to niejedyny czynnik sukcesywnie zwiększający ilość osób samozatrudnionych. W ramach własnej działalności rozliczają się przecież również drobni przedsiębiorcy i freelancerzy – między innymi fotografowie, programiści, czy graficy komputerowi – którzy szukają sposobu na efektywną obsługę wielu klientów.

Czym różni się samozatrudnienie od etatu?

Osoby samozatrudnione często wykonują pracę na rzecz tylko jednego zleceniodawcy, a podstawą takiej współpracy są umowy B2B. Takie sytuacje nie należą do rzadkości również wśród freelancerów, którzy na stałe współpracują z kilkoma klientami.
Czym różni się zatem różni się świadczenie usług w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej od tego, co wykonuje pracownik etatowy?

Najważniejszą różnicą jest to, że samozatrudnienie to w praktyce prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej. Mówimy tu zatem o całym pakiecie obowiązków podatkowych i rozliczeniowych, z którymi samozatrudniony musi uporać się sam, lub zlecić ich obsługę księgowemu. Oznacza to, że kwota na fakturze, jaka trafia co miesiąc na konto zatrudnionego, zostanie uszczuplona o zaliczki na podatek dochodowy, ubezpieczenie (społeczne i zdrowotne), a w wielu wypadkach zostanie jeszcze do rozliczenia podatek VAT. Pracownicy etatowi takich problemów nie mają – kwota wypłaty zostaje już wcześniej opodatkowana i oskładkowana.

Obowiązki samozatrudnionego

Teoretycznie samozatrudnienie daje więcej swobody w kwestii dysponowania czasem i nawiązywaniu współpracy z wieloma klientami. Kuszące mogą wydawać się również stawki, szczególnie przed obliczeniem należności dla fiskusa.

Nie można jednak zapominać o obowiązkach przedsiębiorcy, szczególnie w kontekście częstych zmian podatkowych i przepisów prawnych regulujących prowadzenie działalności gospodarczej. Jakie pułapki czekają na samozatrudnionych?

Świadczenie usług na działalności a podatek dochodowy

Przede wszystkim samozatrudniony przedsiębiorca musi rozliczyć we własnym zakresie rozliczyć podatki od odchodu. Wysokość zaliczki na PIT uzależniona będzie od wybranej formy opodatkowania. Wyłączając kartę podatkową, niedostępną dla nowych firm, przedsiębiorcy mają do wyboru trzy opcje – podatek według skali (progresywny), liniowy i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

To sporo, biorąc pod uwagę, że dla osób fizycznych przewidziana jest tylko jedna (opodatkowanie według skali, czyli podatek progresywny), dlatego zanim jeszcze zaczniesz stawiać pierwsze kroki na samozatrudnieniu warto przemyśleć, jaka opcja jest dla Ciebie najlepsza.

W przypadku zasad ogólnych i podatku liniowego Urząd Skarbowy pozwala obniżyć wysokości należnych zaliczek poprzez rozliczanie kosztów uzyskania dochodu. Mogą to być na przykład koszty związane z abonamentem w sieci komórkowej, paliwem, częścią kosztów mieszkaniowych, reklamą, czy zakupem sprzętu i oprogramowania potrzebnego do pracy. Takiej możliwości natomiast nie daje podatnikom ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Wysokość stawki podatku dochodowego na samozatrudnieniu:

• Zasady ogólne – Skala podatkowa to podstawowa forma rozliczania się z fiskusem. Podstawę jej działania stanowią dwa progi podatkowe ze stawkami w wysokości 12% i 32%. Pierwszy próg obowiązuje do osiągnięcia 120 000 złotych dochodu, a po jego przekroczeniu podatnik zostaje objęty stawką 32% naliczanych od pomniejszonych o koszty przychodów.
• Podatek liniowy – Podatek liniowy cechuje się jedną, stałą stawką podatkową, która niezmiennie wynosi 19%. Z tej formy opodatkowania korzystają przede wszystkim osoby osiągające przychody kwalifikujące się już do drugiego progu podatkowego, co w skali roku przynosi zauważalne oszczędności. Trzeba jednak pamiętać, że liniowcy zostali wyłączeni z wielu preferencji podatkowych, jak na przykład ulgi dla klasy średniej.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – Tutaj wysokość stawki podatkowej uzależniona jest od rodzaju wykonywanej działalności, a te dokładnie opisuje katalog Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Przykładowo dla osób samozatrudnionych świadczących usługi związane z programowaniem będzie to 12% podatku dochodowego, ale w przypadku usługi zdalnej pomocy technicznej ustawodawca przyjął już stawkę 8,5%.

Informację o wybranej formie opodatkowania zawiera się w swoim zgłoszeniu do ewidencji działalności gospodarczej. Podatek opłaca się w formie miesięcznej lub kwartalnej zaliczki.

Samozatrudnienie a ZUS: jakie składki zapłacisz?

Samozatrudnienie daje przedsiębiorcy prawo do skorzystania z ulgi na start – przez pierwsze 6 miesięcy nie płaci składek na ubezpieczenia społeczne, jeśli:

• jest to jego pierwsza działalność gospodarcza;

• jest to jego ponowna działalność gospodarcza, ale od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia minęło co najmniej 5 lat;

• nie wykonuje działalności na rzecz pracodawcy, u którego w bieżącym lub poprzednim roku pracował na etacie, wykonując te same czynności, które teraz wykonuje w ramach działalności gospodarczej.

Po pół roku pracy na własny rachunek z Ulgą na start osoby samozatrudnione mogą przejść na tzw. Mały ZUS i płacić preferencyjne składki przez kolejne 2 lata. Prowadzenie działalności gospodarczej nie może jednak przynosić przychodów większych niż 120 tys. zł (a dodatkowo trzeba spełniać trzy warunki dotyczące Ulgi na start). Mały ZUS obejmuje składki na ubezpieczenia społeczne, natomiast składkę na ubezpieczenie zdrowotne trzeba opłacić w całości.

Następnie przedsiębiorca przechodzi Duży ZUS, czyli składki odprowadzane od 60% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za pracę. Duży ZUS obejmuje składkę emerytalną, wypadkową i rentową, wpłatę na fundusz pracy i opcjonalnie składkę chorobową.

Samozatrudnienie a składka zdrowotna

Samozatrudniony również ma prawo do publicznej opieki zdrowotnej. Wysokość jego składki na ubezpieczenie zdrowotne zależy od formy opodatkowania. W przypadku skali podatkowej i podatku liniowego jest naliczania od dochodu.

Na zasadach ogólnych wysokość miesięcznej składki zdrowotnej wynosi 9% dochodu za miesiąc poprzedni (ale nigdy nie schodzi poniżej 9% minimalnego wynagrodzenia). Na podatku liniowym wynosi 4,9% dochodu. Z kolei na ryczałcie zależy od rocznego przychodu, a podstawa, od której odliczamy składkę, jest tym większa, im większy jest roczny przychód.

Samozatrudnienie – dodatkowe obowiązki i koszty

Podsumowując – samozatrudnienie w praktyce wiąże się z następującymi obowiązkami:

• dokonanie wpisu do CEIDG;

• odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy;

• opłacanie składek do ZUS-u;

• prowadzenie księgowości.

Z ostatnim punktem wiąże się dodatkowy koszt dla osób samozatrudnionych – korzystanie z usług księgowych. Choć nie jest to wymóg i możemy wszystkie formalności załatwiać samodzielnie, to w praktyce dla wielu osób jest to zbyt trudne i czasochłonne. Koszt usług księgowych może zależeć od ilości dokumentów, jakie generuje samozatrudnienie, która z kolei wiąże się z ilością klientów i zleceń.

Samozatrudnienie a etat – wady i zalety

Wymieniliśmy powyżej wszystkie obowiązki, jakie niesie za sobą dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczych. Sam fakt ich istnienia nie oznacza, że samozatrudnienie w każdym wypadku będzie mniej opłacalną formą świadczenia usług. Zanim zdecydujesz się na samozatrudnienie, rozważ dobre i złe strony tego rozwiązania.

Wady samozatrudnienia

1. Obowiązki podatkowe – Pierwsza i najważniejsza kwestia związana z przejściem na samozatrudnienie to ilość obowiązków u osób prowadzących własną działalność. Będzie to między innymi wyliczanie należnych podatków czy prowadzenie dokumentacji firmowej – samodzielnie lub z pomocą księgowego. W przypadku pracy na etacie wszystkie te kwestie leżą po stronie pracodawcy.
2. Brak benefitów pracownika – Kolejnym minusem względem pracy na etacie jest brak przywilejów gwarantowanych przez Kodeks Pracy, z których najważniejsze to urlopy wypoczynkowe i chorobowe. Samozatrudniony musi zadbać o te kwestie we własnym zakresie – na przykład uzgadniając wolne dni w harmonogramie zleceń i gromadząc oszczędności na faktycznie bezpłatny urlop.
3. Stałość zatrudnienia – W przeciwieństwie do umowy o pracę, prowadzenie działalności gospodarczej nie gwarantuje stabilności finansowej. O ile pracownika etatowego chronią okresy wypowiedzenia umowy, tak przy JDG wystarczy nie zlecić kolejnych dziań, aby osoba samozatrudniona została bez źródła dochodu.
4. Dodatkowe koszty – Nie można też zapominać o wspomnianych wcześniej comiesięcznych zobowiązaniach, z którymi wiąże się prowadzenie firmy, takich jak księgowość i stałe opłaty ZUS.
5. Odpowiedzialność majątkowa – Decydując się na prowadzenie własnej firmy przejmujesz za nią współodpowiedzialność majątkową. Jeśli zatem nie wykonasz usługi, a kontrakt przewiduje kary umowne przewyższające aktualne możliwości finansowe firmy, za zobowiązanie odpowiadasz całym posiadanym majątkiem.

Zalety samozatrudnienia

1. Wyższe zarobki – Ponieważ wybór samozatrudnienia znacznie ogranicza koszty w firmie, często pozwala pracodawcom zaproponować samozatrudnionemu wyższe wynagrodzenie. Widać to chociażby po rynku pracy, gdzie widełki wynagrodzeń dla współpracy na podstawie umowy B2B są znacznie wyższe, niż w przypadku etatu. Zanim dasz się skusić wyższej stawce, oblicz swoje rzeczywiste netto, po odjęciu wszystkich zobowiązań poprzednio regulowanych przez Twojego pracodawcę.
2. Odliczenia i korzyści podatkowe – Wspomniane obowiązki podatkowe potrafią przestraszyć młodych przedsiębiorców, ale na szczęście istnieją ulgi podatkowe, które pozwalają zaoszczędzić i zmaksymalizować wypłatę na samozatrudnieniu. Comiesięczne koszty uzyskania przychodu regularnie zmniejszają wysokość podatku dochodowego, a od 2022 roku obowiązuje między innymi ulga dla klasy średniej.
3. Większe możliwości i swoboda działania – W teorii samozatrudnienie daje szansę rozwinięcia skrzydeł i pozyskania nowych klientów przy jednoczesnym świadczeniu usług na rzecz pracodawcy. Tutaj jednak należy dokładnie zapoznać się z zaproponowaną umową B2B, gdyż często znajdują się w niej zapisy o wyłączności na zlecenia z danej branży.
4. Budowanie własnej marki – Praca we własnym imieniu pod szyldem własnej działalności gospodarczej wprost zmusza do budowania własnej marki. W dłuższej perspektywie może przeobrazić się ona w dobrze prosperującą firmę – na przykład od programisty do agencji interaktywnej.

Kiedy umowa B2B staje się umową o pracę?

Umowa B2B to kontrakt zawarty między dwiema firmami. W kontekście samozatrudnienia z jednej strony występować będzie jednoosobowa działalność gospodarcza, a z drugiej firma zlecająca wykonanie konkretnych usług. Należy jednak zdawać sobie sprawę z tego, że w pewnych sytuacjach taka umowa może zostać zakwestionowana i uznana za standardowy stosunek pracy. Konsekwencje są dotkliwe dla obu stron.  Jakie są konsekwencje uznania umowy B2B za umowę o pracę?

Dla zleceniodawcy uznanie umowy B2B za umowę o pracę oznacza obowiązek zapłaty składek ZUS za pracownika aż do 5 lat wstecz. Wiąże się to też z uprawnieniem osoby samozatrudnionej do ubiegania się o bieżący i zaległy urlop wypoczynkowy.

Niestety negatywne konsekwencje dotykają także osoby samozatrudnionej. Zakładając, że przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą rozliczał się liniowo, a jego dochód przekroczył próg podatkowy, zobowiązany on będzie do wyrównania zaliczek na PIT.

Kiedy można zakwestionować współpracę B2B?

Do zakwestionowania prowadzenia działalności gospodarczej konieczne będzie spełnienie trzech warunków opisanych w art. 5b Ustawy o podatku dochodowych od osób fizycznych, czyli wtedy, gdy:

• odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat tych czynności oraz ich wykonywanie, z wyłączeniem odpowiedzialności za popełnienie czynów niedozwolonych, ponosi zlecający wykonanie tych czynności;
• są one wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonych przez zlecającego te czynności;
• wykonujący te czynności nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością.

Ostateczna decyzja należy natomiast do sądu. Orzecznictwo Sądu Najwyższego wskazywało już, że świadczenie usług tylko dla jednego podmiotu nie wyklucza zasadności prowadzenia firmy, jednak usługi muszą być realizowane we własnym imieniu i na własne ryzyko.

Samozatrudnienie a freelancing

Praca zdalna na własny rachunek kusi wielu specjalistów, przede wszystkim w branżach związanych z IT oraz szeroko pojętym marketingiem. Należy jednak pamiętać, że samozatrudnienie nie jest jedyną opcją dla osób, które chciałby spróbować innej formy zarobkowania niż etat. Zanim rzucisz stałe zatrudnienie, żeby założyć firmę, skorzystaj z alternatywy, jaką jest praca zdalna dla freelancerów.

Freelancing od samozatrudnienia różni forma prawna i związane z nią obowiązki. Inaczej niż w przypadku samozatrudnienia na freelancingu nie zmienia się Twój status prawny. Pozostajesz osobą fizyczną i rozliczasz wykonywane usługi na podstawie umów cywilnoprawnych – o dzieło i zlecenia. W praktyce oznacza to, że nie musisz dokonywać wpisu do ewidencji działalności gospodarczej i odpada Ci skomplikowana obsługa podatków i ubezpieczeń.

Kolejna korzyść to fakt, iż w przypadku oferowania usług na podstawie umowy o dzieło lub zlecenia w miesiącu bez przychodu po prostu nie płacimy podatku dochodowego i nie mamy innych zobowiązań, czyli wynagrodzenia dla biura prowadzącego księgowość, czy opłat do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

A co z kosztami? Freelancerzy również mogą z nich korzystać, jednak na nieco innych zasadach niż samozatrudnieni wykonawcy. Ci mogą odliczać od podatku koszty faktycznie poniesione przy uzyskaniu zarobku. Na samozatrudnieniu mogą zdarzyć Ci się więc miesiące z bardzo wysokimi kosztami, np. zakupu licencji do programów specjalistycznych czy potrzebnego sprzętu, obok miesięcy, gdzie Twoim jedynym kosztem będzie rachunek za telefon.

Tymczasem rozliczając się w oparciu o umowę o dzieło z przekazaniem praw autorskich w większości umów uzyskasz aż połowę kosztów uzyskania przychodu. Oznacza to, że z podatku zwolnione będzie 50% Twojego wynagrodzenia! Dowiedz się więcej o alternatywach dla prowadzenia firmy.

Freelancer, klient i faktura VAT: alternatywy dla samozatrudnienia

Co zrobić, jeśli nie chcesz decydować się na samozatrudnienie, ale zleceniodawca wymaga wystawienia faktury VAT? Tutaj z pomocą przychodzą platformy dla freelancerów, takie jak Useme.

W Useme każdy może wystawić fakturę dla polskiego lub zagranicznego klienta w kilka minut i to bez konieczności posiadania firmy. To nie tylko szybsze i prostsze rozwiązanie, ale też korzystniejsze pod kątem ilości pieniędzy trafiających na nasze konto. Useme bazuje na rozliczaniu umów o dzieło, a dzięki temu zyskujesz 50% KUP i wystawiasz fakturę jak firma, zachowując swobodę osoby fizycznej, bez konieczności opłacania wysokich składek ZUS.

Samozatrudnienie: kiedy się opłaca?

Zanim podejmiesz decyzję o rezygnacji z etatu, aby realizować komercyjne zlecenie, zastanów się, jaki jest Twój główny cel i co chcesz osiągnąć. W sytuacji, w której kontrakt B2B proponuje Ci Twój pracodawca, przelicz, czy wyższa stawka pokryje i obowiązkowe ubezpieczenia społeczne, i koszty bezpłatnego urlopu oraz utratę innych benefitów. Dopilnuj także, aby kontrakt dawał Ci możliwość świadczenia usług dla innych klientów, poza byłym pracodawcą.

Jeśli dopiero zastanawiasz się nad zmianą formy zatrudnienia, nie zakładaj firmy i nie rezygnuj z etatu. Stanowi on dla Ciebie dobre zaplecze finansowe i zabezpieczenie na okres budowania swojej marki i tworzenia bazy stałych klientów. Własna firma nie jest Ci potrzebna do rozliczeń – faktury bez działalności wystawisz w Useme.

Samozatrudnienie nie jest Ci potrzebne do tego, aby działać jako freelancer. W Polsce połączenie freelancingu z etatem lub jego częścią jest jednym z popularniejszych rozwiązań. Nie musisz także obawiać się kwestii formalnych. Dla zleceniodawcy, który nie może lub nie chce zawiązać z Tobą umowy, ponieważ potrzebuje faktury VAT za wykonaną usługę, wystawisz odpowiedni dokument w Useme.

Alternatywy dla samozatrudnienia – co zamiast firmy?

Załóżmy, że jako freelancer nie prowadzisz własnej działalności, a Twój klient chce rozliczyć się z Tobą przez wystawienie faktury VAT. Czas przejść na samozatrudnienie? Prowadzenie działalności gospodarczej nie jest jedyną opcją – można rozważyć również:

• działalność nierejestrowaną – można wystawiać faktury bez zakładania firmy, pod warunkiem że przychód z działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty aktualnego minimalnego wynagrodzenia i że freelancer nie prowadził działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 5 lat;

• platformy dla freelancerów bez własnej działalności – faktury dla polskich lub zagranicznych klientów możesz wystawić m.in. za pośrednictwem portalu Useme, który bierze na siebie wszystkie formalności, łącznie z przekazaniem dokumentu klientowi i odprowadzeniem podatku dochodowego. Ponadto pozwala na odliczenie 50-procentowych kosztów uzyskania przychodu dzięki bazowaniu na umowach o dzieło.

Czy prowadzenie działalności gospodarczej to coś dla Ciebie? Wszystko sprowadza się do kalkulacji zarobków i określenia Twoich priorytetów, dlatego nie ma jednej odpowiedzi. Choć wielu samozatrudnionych przeraża ilość formalności, które trzeba załatwiać we własnym imieniu, to z pomocą księgowego i z odpowiednią dawką wiedzy jest o wiele łatwiej.

Jeśli na rynku pracy szukasz niezależności i różnorodności i gdy nie widzisz siebie jako pracownik etatowy, samozatrudnienie na pewno jest atrakcyjną opcją wartą rozważenia!