Jak zamknąć działalność gospodarczą: likwidacja firmy krok po kroku

Czasem z własną firmą po prostu nie wychodzi. Niejednego przedsiębiorcę zjadają podatki i składki, innemu brakuje niezależności freelancingu, a kolejnemu przeciwnie – stabilizacji, płatnego urlopu i sztywnych godzin pracy. Pora zamknąć ten etap i napisać nowy rozdział życia? Likwidacja działalności gospodarczej krok po kroku – w naszym poradniku!

Zamknięcie działalności gospodarczej w CEIDG

Aby zamknąć jednoosobową działalność gospodarczą, złóż do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – CEIDG-1 – wniosek o wykreślenie wpisu. Na złożenie wniosku masz 7 dni od dnia zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej, dlatego wskaż w nim rzeczywistą datę likwidacji firmy.

Gdy wyślesz taki wniosek, ZUS automatycznie wyrejestruje Cię jako płatnika składek. Dzień zamknięcia działalności powinien więc odpowiadać stanowi faktycznemu. Jeśli jeszcze się wahasz lub kończysz ostatnie projekty, zawsze możesz najpierw zawiesić firmę.

Wniosek CEIDG-1 o wyrejestrowanie działalności z CEIDG złożysz bezpłatnie:

• Online, na stronie biznes.gov.pl w zakładce „Zmień dane” w CEIDG – potwierdzisz go profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym (także e-dowodem).
• W urzędzie miasta lub gminy – weź ze sobą uzupełniony, wydrukowany i podpisany wniosek (będzie szybciej) lub pobierz i wypełnij go na miejscu.
• Pocztą – wyślij wniosek o zamknięcie działalności gospodarczej na adres właściwego urzędu miasta lub gminy. Autentyczność podpisu musi jednak poświadczyć notariusz (to dodatkowy koszt) i takie potwierdzenie koniecznie dołącz do dokumentów.

Wniosek o zamknięcie firmy może złożyć Twój pełnomocnik, którego zgłosiłeś w tej roli do CEIDG, ale zakres pełnomocnictwa musi obejmować wykreślenie wpisu.

Jeśli wniosek o zamknięcie działalności wypełnisz i złożysz poprawnie, urzędnicy wyrejestrują Twoją działalność z centralnej ewidencji najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. Dane firmy nie znikną jednak z rejestru (zostaną tylko uzupełnione o datę wykreślenia wpisu). Z CEIDG możesz pobrać zaświadczenie o zamknięciu JDG.

Spłata zaległych zobowiązań przed likwidacją firmy

Przed zamknięciem działalności gospodarczej musisz uregulować wszystkie zaległe zobowiązania finansowe, zarówno wobec instytucji publicznych, jak i klientów. Dotyczy to w szczególności:

• Nieopłaconych składek ZUS.

• Zaległych podatków (np. PIT, VAT).

• Nierozliczonych faktur i innych zobowiązań wobec klientów lub dostawców.

Złożenie wniosku o wykreślenie działalności z CEIDG nie jest uzależnione od wcześniejszej spłaty długów, jednak likwidacja firmy nie powoduje ich umorzenia. Zobowiązania powstałe w trakcie prowadzenia działalności nadal obciążają Cię także po jej zamknięciu i mogą być dochodzone na drodze postępowania egzekucyjnego.

Żeby uniknąć problemów po likwidacji działalności, warto przed złożeniem wniosku CEIDG-1:

• Sprawdzić stan rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym.

• Uregulować zaległości lub ustalić harmonogram spłaty.

• Zadbać o rozliczenie wszystkich zakończonych projektów z klientami.

Likwidacja działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej

Jeśli działasz w spółce, sprawa odrobinę się komplikuje. Żeby skutecznie zlikwidować spółkę, muszą to zrobić wszyscy wspólnicy. Każdy z nich ma też prawo samodzielnie kontynuować prowadzenie działalności.

• Gdy chcesz wyjść ze spółki i sam prowadzić działalność gospodarczą, złóż wniosek o zmianę wpisu w CEIDG (zmień formę prowadzenia firmy).
• Jeśli nie chcesz już w ogóle prowadzić działalności, także poza spółką, złóż w CEIDG wniosek o wykreślenie działalności z rejestru.

Przy zakończeniu działalności wszyscy wspólnicy powinni zaktualizować lub wykreślić swoje wpisy w CEIDG oraz zlikwidować numery identyfikacyjne spółki. Aby to zrobić, należy złożyć formularz NIP-2 do urzędu skarbowego i formularz RG-OP w GUS-ie.

Wniosek do Głównego Urzędu Statystycznego muszą podpisać wszyscy wspólnicy. Każdy z nich musi też wysłać zgłoszenie do urzędu skarbowego. We wszystkich tych sprawach może Was wyręczyć pełnomocnik.

Likwidacja spółek kapitałowych – najważniejsze różnice

Jeśli prowadzisz działalność w formie spółki kapitałowej (np. spółki z o.o. lub spółki akcyjnej), jej zamknięcie wygląda inaczej niż w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. Wykreślenie wpisu z CEIDG nie ma tu zastosowania – kluczowy jest rejestr KRS.

Proces likwidacji spółki kapitałowej obejmuje m.in.: podjęcie uchwały o rozwiązaniu spółki, powołanie likwidatorów, sporządzenie bilansu otwarcia likwidacji, uregulowanie zobowiązań spółki, przygotowanie sprawozdania likwidacyjnego, złożenie wniosku o wykreślenie spółki z KRS.

Likwidacja spółki kapitałowej jest bardziej sformalizowana i zwykle trwa dłużej niż zamknięcie jednoosobowej działalności. W praktyce często wymaga wsparcia księgowego lub prawnego, żeby prawidłowo przeprowadzić cały proces.

Wyrejestrowanie firmy z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Gdy złożysz wniosek o wyrejestrowanie firmy w CEIDG, informacja trafi do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego). ZUS/KRUS automatycznie wykreśli Cię jako płatnika składek: przygotuje za Ciebie formularz ZUS ZWPA.

Z kolei w ciągu 7 dni od zamknięcia działalności gospodarczej musisz wyrejestrować z ubezpieczenia osoby, które do niego zgłosiłeś – pracowników, członków rodziny i siebie samego. Formularze możesz od razu dołączyć do wniosku do CEIDG lub złożyć bezpośrednio w ZUS-ie (elektronicznie, osobiście, pocztą). Do wyboru masz dwa:

• ZUS ZWUA – za jego pomocą wyrejestrujesz z ubezpieczeń siebie i pracowników.
• ZUS ZCNA – pozwoli Ci wyrejestrować członków rodziny (Twojej oraz pracowników, którzy ubezpieczyli swoich bliskich).

Ostatnie składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne zapłacisz w kolejnym miesiącu – czyli już po wykreśleniu firmy z rejestru.

Wysokość składek na ubezpieczenia społeczne możesz obliczyć proporcjonalnie do czasu prowadzenia działalności (np. 50%, jeśli zamykasz firmę w połowie miesiąca), natomiast składkę na ubezpieczenie zdrowotne musisz pokryć w pełnej kwocie.

Prawo do refundacji świadczeń zdrowotnych obowiązuje zarówno Ciebie, jak i pozostałe dodane do ubezpieczenia osoby, jeszcze przez 30 dni po likwidacji działalności gospodarczej.

Komunikacja z klientami przed wykreśleniem z CEIDG

Przed zamknięciem działalności warto poinformować klientów o planowanym zakończeniu współpracy. Dzięki temu możesz spokojnie dokończyć rozpoczęte projekty, rozliczyć się za wykonane usługi i uniknąć nieporozumień.

Najlepiej przekazać taką informację przez kanały, z których korzystasz na co dzień, np.: e-mail, stronę internetową, media społecznościowe.

Jasna i z wyprzedzeniem przekazana komunikacja pomaga zachować dobre relacje biznesowe, co może mieć znaczenie w przyszłości, np. jeśli wrócisz do współpracy projektowej, freelancingu lub zmienisz formę rozliczeń.

Rozwiązanie umów z pracownikami

Jeśli zatrudniasz pracowników, przed zamknięciem działalności musisz rozwiązać wszystkie obowiązujące umowy. Dotyczy to zarówno umów o pracę, jak i umów cywilnoprawnych (zlecenie, umowa o dzieło).

Przy umowach o pracę możesz złożyć wypowiedzenie z zachowaniem właściwego okresu wypowiedzenia albo rozwiązać umowę za porozumieniem stron.

Przed zakończeniem współpracy masz obowiązek wypłacić wynagrodzenie za przepracowany okres, rozliczyć niewykorzystany urlop (w formie ekwiwalentu) oraz wydać pracownikowi świadectwo pracy i pozostałe wymagane dokumenty.

Dopiero po rozwiązaniu umów zgłaszasz zmiany w ZUS-ie. W ciągu 7 dni od ustania tytułu do ubezpieczeń musisz wyrejestrować pracowników (oraz siebie) z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, składając formularz ZUS ZWUA.

Wpływ likwidacji firmy na obowiązek podatkowy

Tak jak ZUS, informację o zamknięciu działalności automatycznie otrzyma także urząd skarbowy, GUS i rejestry działalności regulowanej (gdy firma potrzebowała koncesji, zezwoleń). Mimo to musisz dopełnić kilku obowiązków podatkowych: Są to

• wykaz składników majątku firmy
• spis z natury
• KPiR: podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Wykaz składników majątku firmy – co to jest i jak go sporządzić

Wykaz składników majątku firmy zawiera spis wszystkich składników majątkowych, które nabyłeś w związku z prowadzeniem firmy i które pozostają w firmie w momencie jej likwidacji. Wykaz powinien zawierać:

• nazwy składników majątku,
• daty ich nabycia,
• kwotę wydatków poniesionych na ich zakup (w tym te zaliczone do kosztów uzyskania przychodu) i ich wartość nabywczą,
• opis tych towarów (na stanie firmy), które nie są Twoją własnością; nie trzeba ich wyceniać, ale wskaż, do kogo należą.

Wykazu składników majątku firmy nie musisz składać w urzędzie skarbowym, ani też nikogo zawiadamiać o takim spisie – masz jednak obowiązek przechowywania dokumentu przez 5 lat i udostępnienia go na żądanie organom kontrolnym.

Zamknięcie działalności gospodarczej a spis z natury, czyli remanent likwidacyjny

Czynni podatnicy VAT lub przedsiębiorcy, którzy prowadzili KPiR, muszą jeszcze sporządzić spis z natury, zgodnie ze stanem faktycznym w dniu likwidacji firmy. Ujmuje się w nim wszystkie rzeczowe składniki majątku pozostające w firmie na dzień likwidacji działalności gospodarczej, przy których zakupie właściciel przedsiębiorstwa miał prawo odliczyć VAT.

Ujmujesz w nim wszystkie:

• towary handlowe,
• materiały (podstawowe i pomocnicze),
• wyroby gotowe i półwyroby,
• wyroby w toku produkcji,
• odpady produkcyjne i braki,
• wyposażenie firmy.

Spis z natury nie ma określonego wzoru (przykładowe znajdziesz w internecie), natomiast musi zawierać:

• datę sporządzenia remanentu,
• dane i podpis właściciela firmy,
• szczegółowe określenie (nazwy, opis) i wycenę składników z ich łączną wartością (mnożysz przez liczbę produktów ceny jednostkowe netto i sumujesz całość) oraz
• kwoty ewentualnych pomniejszeń (w związku z tzw. zatorami płatniczymi).

O łączną wartość spisu uzupełnij KPiR lub ewidencję przychodów.

Podatek za ostatni miesiąc prowadzenia działalności i sprzedaż majątku firmowego

W przypadku firm opodatkowanych podatkiem na zasadach ogólnych, ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych lub liniowo, podatek za ostatni miesiąc prowadzenia działalności gospodarczej uiszczasz zwyczajnie – tak jak do tej pory. Wyjątkiem jest tylko karta podatkowa – wówczas płacisz zaliczkę w wysokości 1/30 kwoty miesięcznej za każdy dzień do dnia zaprzestania działalności.

W dniu likwidacji działalności majątek firmowy staje się Twoim majątkiem prywatnym. Jeśli jednak nie chcesz zapłacić podatku dochodowego, możesz go sprzedać dopiero po 6 latach (okres liczy się od pierwszego dnia kolejnego miesiąca po zamknięciu firmy). Możesz również zbyć wszystkie jego składniki przed zakończeniem działalności. Od takiego przychodu zapłacisz podatek dochodowy, ale w zasadzie unikniesz sporządzania spisu z natury.

Zeznanie roczne składasz w przewidzianym na to terminie (do 30 kwietnia kolejnego roku) i regulujesz należny podatek dochodowy.

Karta podatkowa: kiedy musisz złożyć PIT-16Z

Jeśli rozliczasz się kartą podatkową, po zamknięciu działalności masz dodatkowy obowiązek wobec urzędu skarbowego. Musisz złożyć formularz PIT-16Z, czyli informację o zaprzestaniu prowadzenia działalności opodatkowanej w tej formie. PIT-16Z składasz do urzędu skarbowego właściwego według miejsca prowadzenia działalności. Formularz możesz złożyć:

• elektronicznie (np. przez e-Urząd Skarbowy),

• papierowo – osobiście lub pocztą.

Złożenie PIT-16Z jest konieczne, żeby urząd skarbowy mógł prawidłowo zakończyć Twoje rozliczenia w formie karty podatkowej. Brak zgłoszenia może skutkować dalszym naliczaniem podatku, mimo że działalność została już zamknięta.

Likwidacja działalności, jeśli nie jesteś podatnikiem VAT

Jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT, zamknięcie działalności jest prostsze pod względem formalnym. Nie musisz składać formularza VAT-Z ani sporządzać spisu z natury dla celów VAT.

Mimo to nadal masz obowiązek: rozliczyć ostatnie przychody w podatku dochodowym (PIT), uregulować należne składki ZUS, przechowywać dokumentację księgową po likwidacji działalności (zwykle przez co najmniej 5 lat).

Brak obowiązków związanych z VAT nie zwalnia Cię z pozostałych formalności związanych z zamknięciem firmy – w szczególności tych dotyczących CEIDG, ZUS i rozliczeń podatkowych.

Wyrejestrowanie kasy fiskalnej: raporty i protokoły

Jeśli w trakcie prowadzenia działalności korzystasz z kasy fiskalnej, jej likwidacja jest obowiązkowym elementem zamknięcia firmy. Nie wystarczy samo wykreślenie działalności z CEIDG.

Przed zakończeniem działalności musisz:

• Wykonać raport dobowy oraz raport miesięczny.

• Zlecić odczyt pamięci fiskalnej uprawnionemu serwisantowi.

• Sporządzić protokół odczytu pamięci fiskalnej.

Po wykonaniu odczytu masz 5 dni na przekazanie dokumentów do właściwego urzędu skarbowego. Do urzędu trafia m.in. protokół sporządzony przez serwisanta oraz raporty fiskalne.

Dokumenty związane z likwidacją kasy fiskalnej warto zachować razem z pozostałą dokumentacją księgową. Mogą być potrzebne przy końcowych rozliczeniach podatkowych lub w przypadku kontroli.

Zamknięcie działalności gospodarczej a wykreślenie firmy z rejestru VAT

Jako płatnik VAT w ciągu 7 dni od likwidacji działalności musisz zgłosić ten fakt w urzędzie skarbowym – złożyć formularz VAT-Z. Dokument składasz do urzędu skarbowego, z którym rozliczałeś się w ostatnim okresie prowadzenia firmy. Urzędnicy wykreślą Cię z rejestru podatników VAT (i VAT-UE, jeśli dotyczy). Możesz to zrobić osobiście lub elektronicznie przez portal podatkowy i aplikację e-Deklaracje. 

Następnie musisz sporządzić oddzielny spis z natury – dla celów podatku VAT. Wykazujesz w nim tylko te towary, których zakup wiązał się z prawem do odliczenia VAT-u (został udokumentowany fakturami) i które na dzień likwidacji pozostają w firmie. Ten spis powinien być bardziej szczegółowy i w stosunku do wcześniejszego obejmować jeszcze:

• precyzyjne określenie składników majątku (zawierasz jednostki miary, ilości, dokładne ceny, wartości poszczególnych składników i łączną wartość spisu),
• szczegółowe określenie towaru: nazwy i ilości, ceny nabycia, lub koszty wytworzenia, obowiązujące dla nich stawki podatku VAT i kwoty podatku należnego.

Składniki majątku musisz wycenić w ciągu 14 dni od zamknięcia działalności gospodarczej. Możesz to zrobić według cen ich zakupu lub cen zakupu podobnych produktów, jeśli te otrzymałeś np. w darowiźnie, cen nabycia (wliczasz wówczas koszty np. transportu) lub cen rynkowych, które obowiązują w dniu sporządzania wpisu, ale tylko wtedy, jeśli są niższe od cen zakupu/nabycia.

Wartość spisu z natury dla celów podatku VAT i podatku należnego możesz przekazać urzędowi skarbowemu lub dołączyć do deklaracji podatkowej za ostatni okres prowadzenia działalności gospodarczej. Wskazujesz go też na deklaracji JPK_V7M/K.

Od tego majątku zapłacisz podatek dochodowy – obowiązek zwykle powstaje w dniu zamknięcia działalności gospodarczej. Jeśli wcześniej go wyprzedasz, do ostatniej deklaracji VAT dołączasz informację, że wartość majątku firmowego wynosi 0 złotych.

Zamknięcie firmowego konta bankowego

Po zakończeniu działalności gospodarczej pamiętaj o zamknięciu firmowego rachunku bankowego. Warto zrobić to dopiero wtedy, gdy rozliczysz wszystkie zobowiązania i otrzymasz ostatnie płatności od klientów.

Przed zamknięciem konta:

• Upewnij się, że nie masz oczekujących przelewów ani zwrotów.

• Pobierz ostatnie wyciągi bankowe.

• Sprawdź, czy wszystkie opłaty i prowizje zostały naliczone.

Zamykając rachunek w banku, zadbaj o potwierdzenie zamknięcia konta. Dokumenty bankowe przechowuj razem z pozostałą dokumentacją firmy – mogą być potrzebne w razie kontroli lub do wyjaśnienia rozliczeń podatkowych po likwidacji działalności.

Przechowywanie dokumentów firmowych po likwidacji działalności

Mimo zamknięcia firmy i dopełnienia wszystkich obowiązków podatkowych większość dokumentacji księgowej musisz przechowywać jeszcze przez kilka kolejnych lat – zwykle 5 lub 10. Szczegółową listę z objaśnieniami znajdziesz m.in. na stronie biznes.gov.pl. Do takich dokumentów należą przede wszystkim:

• księga przychodów i rozchodów, 
• księgi rachunkowe, 
• rejestry VAT, 
• ewidencja środków trwałych, 
• kilometrówka, 
• spisy z natury, 
• deklaracje podatkowe, 
• dowody księgowe (faktury, noty itp.), 
• sprawozdania finansowe, 
• dokumenty zgłoszeniowe do ZUS-u i dowody potwierdzające opłacenie składek,
• dokumentacja pracownicza (listy płac/karty wynagrodzeń).

Likwidacja działalności gospodarczej – i co dalej?

Jeśli działasz jak freelancer i świadczysz usługi przedsiębiorcom, zamknięcie firmy nie musi oznaczać zakończenia działalności lub utraty klientów.

Z Useme likwidacja działalności otwiera Ci nowe możliwości działania na rynku. W Useme legalnie wystawisz fakturę VAT klientom z Polski i ze świata, jednocześnie korzystasz z zabezpieczenia płatności transakcją escrow.

Jednocześnie Useme legalnie zatrudnia Cię na umowę o dzieło lub zlecenia, zadba o Twoje rozliczenia z urzędem skarbowym i wystawi Ci PIT 11 za wszystkie wspólnie rozliczone projekty.