Jak rozliczyć freelancera z Ukrainy

Zatrudnianie freelancera z Ukrainy to świetna okazja do wzbogacenia Twojego zespołu o nowe talenty, jednak wiąże się to z koniecznością zrozumienia pewnych kluczowych aspektów prawnych i podatkowych.

Pracownicy a freelancerzy na Ukrainie 

Zgodnie z ukraińskim Kodeksem Pracy, ważna jest rozróżnienie pomiędzy pracownikiem a freelancerem. Najważniejsza różnica polega na tym, że pracownicy podlegają przepisom prawa pracy, podczas gdy freelancerzy – przepisom prawa cywilnego.

Kim jest pracownik na Ukrainie?

Na Ukrainie firmy zatrudniają osoby na podstawie umowy o pracę lub kontraktu. Wszyscy ukraińscy pracownicy muszą posiadać książeczkę pracy oraz dokument rejestrujący ich historię zatrudnienia. Jeżeli praca wykonywana jest na terenie Ukrainy, stosuje się do niej ukraińskie prawo pracy, chyba że międzynarodowa umowa stanowi inaczej.

Istnieją określone prawa przysługujące pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Należą do nich:

• wynagrodzenie minimum w wysokości 6700 hrywien miesięcznie (około 677 złotych);
• 24 dni urlopu wypoczynkowego rocznie oraz 5 dni zwolnienia chorobowego;
• równe traktowanie w pracy (ochrona przed dyskryminacją);
• odszkodowanie w przypadku zwolnienia z pracy;
• ograniczenie długości okresu próbnego.

Kim jest freelancer na Ukrainie?

Z kolei freelancer jest zatrudniany w celu osiągnięcia konkretnych rezultatów, określonych w umowie zlecenia. Ma on też dużo większą swobodę w sposobie realizacji tych zadań.

Ukraińscy freelancerzy różnią się od pracowników, ponieważ:

• sami decydują, kiedy, gdzie i jak pracują, z minimalną kontrolą ze strony zleceniodawcy.
• sami ustalają swój grafik i miejsce pracy.
• zapewniają własny sprzęt.
• są zatrudniani do konkretnych projektów i kończą współpracę po ich ukończeniu.
• nie są włączani do struktury organizacyjnej firmy.
• otrzymują wynagrodzenie za projekt, a nie stałą pensję.
• mogą odmówić zadań wykraczających poza zakres umowy.
• nie mają gwarancji minimalnej ilości pracy ani minimalnej stawki.

Rezydencja podatkowa na Ukrainie

Do określenia uzyskania rezydencji podatkowej na Ukrainie wymagane jest zrozumienia konkretnych kryteriów, które decydują, czy osoba fizyczna lub prawna kwalifikuje się jako rezydent podatkowy Ukrainy. W przypadku osób fizycznych kluczowe czynniki obejmują zazwyczaj:

• Stałe miejsce zamieszkania – posiadanie domu na Ukrainie może sprawić, że freelancer będzie rezydentem podatkowym.
• Centrum interesów życiowych – brane są pod uwagę najważniejsze powiązania osobiste i gospodarcze, takie jak rodzina, praca czy nieruchomości.
• Czas pobytu – przebywanie na Ukrainie przez więcej niż określoną liczbę dni w ciągu roku podatkowego (często 183 dni) może sprawić, że freelancer będzie rezydentem podatkowym, nawet jeśli jego główny dom znajduje się w innym miejscu.

Dla osób prawnych rezydencja podatkowa może być oparta na miejscu rejestracji firmy lub miejscu prowadzenia jej głównej działalności gospodarczej.

Bycie rezydentem podatkowym na Ukrainie oznacza obowiązek płacenia podatków od dochodów z każdego miejsca, gdzie się pracuje, a nie tylko od zarobków na Ukrainie. Nierezydenci opodatkowani są jedynie od dochodów uzyskanych na Ukrainie.

Tak jak inne kraje, Ukraina ma umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z różnymi państwami. Te umowy mają na celu zapobieganie sytuacji, w której osoby fizyczne i przedsiębiorcy płacą podatki dwa razy od tego samego dochodu w więcej niż jednym kraju.

Określają one także, które państwo ma prawo opodatkować różne rodzaje dochodów i na jakich zasadach. Dlatego warto uniknąć podwójnego opodatkowania, korzystając ze znajomości tych przepisów.

Jaki rodzaj umowy wybrać, zatrudniając freelancerów z Ukrainy?

Gdy planujesz zatrudnić freelancerów z Ukrainy, ważne jest określenie najlepszego typu umowy. Przyjrzyjmy się dostępnym opcjom.

Przedsiębiorca fizyczny (FOP)

Ten rodzaj działalności, zwany również jednoosobową działalnością gospodarczą, jest popularnym wyborem wśród freelancerów na Ukrainie.

Freelancerzy mają swobodę działania w różnych branżach i usługach, a także mogą zatrudniać swoich pracowników – zarówno lokalnych, jak i zagranicznych. Jednocześnie ponoszą pełną odpowiedzialność za swoje działania. 

Jeśli chodzi o podatki, sami zajmują się rozliczenie przychodów uzyskanych ze swojej pracy i płatnościami. Mają do wyboru system podatku dochodowego od osób prawnych (18% od rocznego zysku) lub system podatku od przychodów (5% od kwartalnego dochodu).

Freelancerzy prowadzący działalność gospodarczą muszą uzyskać ukraiński numer identyfikacji podatkowej i zarejestrować się w rejestrze przedsiębiorstw Ukrainy.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Freelancerzy mają również możliwość założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. 

Na Ukrainie najpopularniejsze to: Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością (LLC) – pierwszy wybór – oraz Przedsiębiorstwo Prywatne (zwane również „Privatne pidpriyemstvo” lub PP), podobne do prowadzenia własnej ramach działalności gospodarczej, ale z prawną ochroną.

Spółka akcyjna

Ten wybór dotyczy osób planujących większe przedsięwzięcie, wymagające szerszej bazy kapitałowej i zgody Państwowej Komisji Papierów Wartościowych i Giełd – ukraińskiego nadzoru finansowego.

Umowa o pracę

Jeśli chcesz zatrudnić kogoś na pełny etat, a nie jako freelancera, będzie on pracować na podstawie umowy o pracę. W takim przypadku to Ty, jako pracodawca, musisz zająć się prawnymi, podatkowymi i księgowymi obowiązkami pracownika.

Umowy o dzieło (świadczenie usług)

Oprócz regularnych umów o pracę, firmy na Ukrainie często korzystają z umów cywilnoprawnych, szczególnie w przypadku rozliczenia zadań typowych dla freelancerów lub usług IT.

Są to formalne umowy, w ramach których podwykonawca zgadza się dostarczyć konkretne usługi lub pracę na zlecenie klienta.

W przeciwieństwie do tradycyjnego zatrudnienia, w tym ustawieniu freelancer korzysta z własnych narzędzi i pracuje na własne ryzyko, bez bezpośredniej kontroli ze strony klienta.

Jest jednak haczyk: tego typu umowy nie oferują takiej samej ochrony prawnej jak umowy o pracę. Dodatkowo wszystko komplikuje zarządzanie umowami z zagranicy.

Dlatego warto zadbać o odpowiednie zarządzanie podatkami, żeby uniknąć tzw. pozornego zatrudnienia i kontroli urzędu skarbowego. Termin ten odnosi się do sytuacji, która wygląda jak freelancing, ale może być prawnie uznana za ukryte zatrudnienie. Takie sytuacje mogą prowadzić do problemów prawnych.

Ze względu na te zawiłości wiele firm potrzebuje pomocy w kwestiach administracyjnych. Platforma Useme oferuje uproszczony proces, który ułatwia zatrudnienie freelancera.

Useme odpowiada za aspekty prawne oraz zadania administracyjne związane z rozliczaniem freelancerów. Zapewnia bezpieczny i zgodny z przepisami sposób współpracy z freelancerami z Ukrainy oraz innych krajów.

Składki zdrowotne i ubezpieczenia

Przy zatrudnianiu freelancerów z Ukrainy ważne jest również zrozumienie lokalnego prawa pracy oraz zasad dotyczących składek i ubezpieczeń. Aspekty te mają istotny wpływ na finansowe, podatkowe i prawne aspekty współpracy.

Składki zdrowotne i społeczne dla ukraińskich freelancerów

Przyjrzyjmy się składkom na ubezpieczenia społeczne. Na Ukrainie, podobnie jak w wielu krajach, obowiązują szczegółowe zasady dotyczące odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Jednak freelancerzy, w przeciwieństwie do zwykłych pracowników, mają więcej swobody.

• Freelancerzy sami odpowiadają za odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
• Dla Ciebie, jako zleceniodawcy, oznacza to mniej obowiązków. Nie musisz odprowadzać składek za Twojego freelancera czy opłaty do Urzędu Skarbowego. To zmniejsza ilość dokumentów i formalności po Twojej stronie.
• Mimo wszystko, warto jednak sprawdzić, czy Twój freelancer wywiązuje się ze swoich obowiązków dotyczących ubezpieczenia społecznego.

Warto również zwrócić uwagę, że w przypadku zwykłych pracowników pracodawca musi odprowadzać dodatkową składkę w wysokości 22% wynagrodzenia pracownika do funduszu Jednolitej Składki Socjalnej (USC). Koszt ten nie jest potrącany z wynagrodzenia pracownika, ale jest dodatkowym wydatkiem dla pracodawcy.

Ubezpieczenia dla freelancerów

Przejdźmy do ubezpieczeń. Ubezpieczenia dotyczą ochrony – zarówno dla Ciebie, jak i dla freelancera.

• Freelancerzy powinni sami ubezpieczyć się na wypadek choroby, utraty zdolności do pracy czy błędów zawodowych.
• Ubezpieczenie od błędów zawodowych, są szczególnie ważne, gdy pomyłki mogą prowadzić do poważnych problemów finansowych lub prawnych.
• Ważna jest rozmowa z freelancerem na temat ubezpieczenia, żeby obie strony były odpowiednio zabezpieczone przed nieprzewidzianymi okolicznościami.

Jasne ustalenie kwestii ubezpieczenia na samym początku współpracy pozwala uniknąć nieporozumień.

Podatek dochodowy na Ukrainie

Zatrudnianie freelancerów z Ukrainy to proces, który wymaga nie tylko zrozumienia specyfiki ich pracy, ale również znajomości lokalnych przepisów i ulg podatkowych. Żeby zapewnić legalność i efektywność rozliczenie takiej umowy, musisz dokładnie zaplanować budżet oraz zapewnienie zgodności z ukraińskim systemem podatkowym.

Podstawy płacenia podatku dochodowego dla pracowników etatowych

• Rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym – zaczyna się 1 stycznia, a kończy 31 grudnia.
• Na Ukrainie standardowa stawka podatku dochodowego od osób fizycznych dla większości pracujących wynosi 18%.
• Jako pracodawca, Ty potrącasz ten podatek bezpośrednio z wynagrodzenia pracowników. Dodatkowo musisz składać kwartalne raporty i szczegółowo je opisać.

Freelancerzy samodzielnie muszą zapłacić podatek i rozliczyć przychody. Mają czas do 30 kwietnia na złożenie zeznania podatkowego za poprzedni rok, a wszystkie podatki muszą uregulować do 31 lipca.

Przepisy podatkowe na Ukrainie dla freelancerów

W zależności od wybranej formy opodatkowania, stawki podatku dla freelancera mogą się różnić:

Ogólny System Podatkowy

• Freelancerzy odprowadzają standardowe 18% swojego dochodu.
• Płacą również 22% podatku od zabezpieczenia społecznego od swoich zarobków.

Uproszczony System Podatkowy

• W tym systemie od kontrahentów pobierany jest jednolity „Podatek Jednolity”, zależny od ich dochodu, rodzaju działalności i wielkości zespołu.
• Stawka ta, w zależności od sytuacji, może sięgać nawet 20%.
• Każdy, kto pracuje w ramach tego systemu, musi prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów, oficjalnie uznawaną przez organy podatkowe.

Dobra znajomość szczegółów podatkowych sprawia, że zarówno Ty, jako pracodawca, jak i Twoi freelancerzy, macie taką samą wiedzę na temat podatków. Freelancer dokładnie wie wjakiej wysokości zapłacić podatek. To pomaga uniknąć niespodzianek podczas rozliczeń skarbowych.

Jak płacić freelancerom z Ukrainy?

Płacenie freelancerom z Ukrainy może wydawać się skomplikowane, ale nie musi tak być. Wystarczy, że poznasz kilka sprawdzonych sposobów, dzięki którym ten proces będzie szybki i wygodny zarówno dla Ciebie, jak i dla Twoich wykonawców.

Wybór metody płatności

Istnieje wiele różnych usług przelewów bankowych i transferów pieniężnych, ale wybranie takiego, który zapewnia równowagę między wygodą a opłacalnością dla płatności międzynarodowych, jest istotne.

• Przelewy bankowe to powszechna metoda, ale mogą wiązać się z wyższymi opłatami i dłuższym czasem przetwarzania, co może nie być idealne do płacenia międzynarodowym kontraktorom.
• Platformy płatności online, takie jak PayPal, Payoneer czy Wise, oferują równowagę między wygodą a niższymi opłatami. Są popularne wśród freelancerów ze względu na łatwość użytkowania i szybkie przetwarzanie.

Wymiana walut i płatności

Radzenie sobie z wymianą walut obcych i opłatami transakcyjnymi może być skomplikowane, ale istnieje sposób, żeby ułatwić ten proces.

Kluczem jest bycie transparentnym w kwestii pokrywania opłat transakcyjnych. Standardem jest, że zleceniodawca opłaca te koszty, ale warto na samym początku współpracy ustalić jasne zasady.

Porozmawiaj z freelancerem o preferowanych walutach. Niektórzy mogą woleć płatności w USD lub EUR, podczas gdy inni preferują otrzymywanie płatności w ukraińskich hrywnach (UAH).

Warunki płatności

Kluczowym elementem w budowaniu dobrych relacji z freelancerami jest upewnienie się, że płatności są dokonywane zgodnie z przepisami prawnymi i zawsze na czas.

• Jasne warunki płatności w umowie – umowa powinna zawierać szczegółowe informacje o harmonogramie płatności, stawkach oraz zasadach dotyczących dodatkowej pracy.
• Dokumentacja płatności – przechowuj wszystkie faktury i dowody wpłat. Są one ważne zarówno do celów podatkowych, jak i na wypadek ewentualnych sporów.
• Terminowość – regularne i terminowe płatności okazują szacunek dla pracy freelancera i pomagają budować silną, opartą na zaufaniu współpracę.

Uczciwa wypłata środków dla freelancerów z Ukrainy opiera się na dobrej komunikacji, wyborze odpowiedniej platformy płatniczej oraz uwzględnieniu kwestii opłat i przepisów prawnych.

Jak szybko i legalnie rozliczyć freelancera z Ukrainy?

Chcesz zatrudnić freelancera z Ukrainy bez zbędnych formalności? Oto krótki przewodnik, jak zrobić to łatwo i legalnie.

Skorzystaj z Useme

Useme oferuje alternatywę dla zatrudnienia, która upraszcza cały proces, od zatrudnienia po płatność, jednocześnie zapewniając zgodność z przepisami prawnymi.

• Pomiń papierkową robotę – Useme zajmuje się umowami i kwestiami prawnymi, więc nie musisz tego robić.
• Bezpieczne płatności – płatności za pośrednictwem Useme są bezpieczne, a środki są przekazywane freelancerom tylko po zaakceptowaniu pracy.
• Zachowaj legalność – Useme zapewnia, że Twoja współpraca jest w pełni zgodna z prawem, oferując spokój ducha.

Jak działa Useme?

Zapraszając swoich freelancerów do Useme, ułatwiasz im start dzięki prostemu formularzowi, który dla nich przygotowaliśmy. Po dokonaniu płatności za projekt, przejmujemy na siebie całą biurokrację. Ty zyskujesz gotową pracę i fakturę, a my gwarantujemy, że freelancer otrzyma wynagrodzenie w ciągu 24 godzin. Dzięki Useme, współpraca z freelancerami staje się łatwa i efektywna.

Jak znaleźć freelancera przez Useme?

Jeśli nie masz jeszcze freelancera, zatrudnienie freelancera z Ukrainy za pośrednictwem Useme obejmuje kilka prostych kroków:

• Opublikuj swoje zlecenie – jasno opisz swój projekt, wymagane umiejętności i terminy.
  lub
  
• Wybierz swojego freelancera – przejrzyj propozycje od utalentowanych freelancerów i wybierz najlepszego dla swojego projektu.
• Uzgodnij warunki – określ zakres projektu, warunki płatności i terminy.
• Zabezpiecz płatność – Twoje pieniądze są bezpieczne na naszym koncie i przekazane freelancerowi po zaakceptowaniu wykonanej pracy.

Postępując zgodnie z tymi krokami i skorzystaj z Useme do rozliczenia zagranicznych zarobków i zatrudnienia freelancera z Ukrainy. Cały proces współpracy stanie się łatwiejszy, ale również bezpieczniejsze i zgodne z prawem.