Zalety outsourcingu i o tym, jak przekonać szefa do zatrudnienia freelancera

Jeśli jesteś managerem i wiesz jak zarządzać zespołem, domyślasz się zapewne, że zatrudnienie podwykonawców niesie ze sobą szereg korzyści dla przedsiębiorstwa, które omówimy poniżej. Przeczytaj nasz artykuł aby dowiedzieć się, jakie są zalety outsourcingu i jak przekonać szefa do zatrudnienia freelancera.

Freelancer czy pracownik etatowy

Alternatywnym rozwiązaniem do współpracy z freelancerem jest zatrudnienie pracownika na cały etat. Przedsiębiorstwa wybierają tę opcję, ponieważ jest im ona dobrze znana. Ale czy to oznacza, że jest też najkorzystniejsza? Twój szef prawdopodobnie wierzy, że tak, a jako dowód usłyszysz poniższe argumenty:

1. “Pracownik etatowy zostanie z firmą na dłużej.”
2. “Pracownik etatowy lepiej zrozumie misję, wizję i wartości firmy.”
3. “Pracownik etatowy jest dostępny przez cały czas.”
4. “Freelancer może nie traktować zleconych mu zadań priorytetowo.”
5. “Zatrudnienie freelancera jest trudne, ponieważ nie wiadomo, gdzie go znaleźć.”
6. “Zatrudnienie freelancera to więcej papierkowej pracy.”

Zatem jak przedstawić zalety outsourcingu, aby przekonać szefa do zatrudnienia freelancera?

Najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie kontrargumentów, które skłonią go do refleksji i pozwolą zrozumieć, jakie są przewagi freelancera nad pracownikiem etatowym. 

“Pracownik etatowy zostanie z firmą na dłużej”

Według raportu Global Talent Trends Report 2023 firmy Deloitte, globalny wskaźnik rotacji pracowników w 2023 roku wynosi 18%. Dla porównania w roku poprzednim było to 15%. Statystyki potwierdzają więc, że zatrudnienie pracownika etatowego nie oznacza od razu, że jego lojalność do firmy będzie większa niż freelancera. 

Aby zmniejszyć rotację, pracodawcy muszą podjąć szereg działań, które zniechęcą zatrudnionych do rezygnacji z pracy. Popularnymi sposobami, które generują dodatkowe koszty w firmie są, m.in.: oferowanie benefitów pozapłacowych (karta sportowa, ubezpieczenie zdrowotne), premie, możliwość awansu, czy budżet na szkolenia i kursy. 

Freelancerzy cenią sobie długoterminowe współprace, ponieważ w czasie, kiedy musieliby szukać nowych zleceń, mogą realizować projekty i realnie zarabiać. Firmy nie muszą zatem ponosić kosztów związanych z zatrzymaniem pracownika w organizacji. 

“Pracownik etatowy lepiej zrozumie misję, wizję i wartości firmy”

Misja, wizja i wartości firmy to elementy, które określają cele i tożsamość przedsiębiorstwa. Nie są to jednak synonimy, ponieważ występują między nimi kluczowe różnice. Misja to krótkie i zwięzłe wytłumaczenie tego, dlaczego firma istnieje. Wizja określa natomiast to, do czego przedsiębiorstwo dąży i jakie są jego plany na przyszłość. Wartości to zasady kierujące działalnością firmy, które stanowią podstawę kultury organizacyjnej.

Zrozumienie bądź niezrozumienie misji, wizji i wartości firmy nie jest zależne od formy zatrudnienia lecz od tego, czy firma je w ogóle określiła i przekazała swoim pracownikom. Zapoznanie zatrudnionych z tymi założeniami powinno odbyć się na etapie onboardingu lub nawet podczas rekrutacji. Jeżeli natomiast określenie tych elementów stanowi problem nawet dla pracodawcy, to tym bardziej nie zrozumieją ich pracownicy.

“Pracownik etatowy jest dostępny przez cały czas”

Pracownikowi etatowemu w wielu krajach przysługuje prawo do płatnego/bezpłatnego urlopu, możliwość przejścia na zwolnienie lekarskie lub urlop macierzyński, tacierzyński, czy też wychowawczy, itp. Oznacza to więc, że zatrudnieni nie pracują cały czas, a ich dyspozycyjność może być różna i czasami nieprzewidywalna, np. kiedy niespodziewanie muszą pójść na zwolnienie chorobowe z powodu problemów zdrowotnych. 

Oczywiście freelancerzy również chorują i potrzebują urlopu, jednak dzięki elastycznym godzinom pracy, pracodawcy mogą tego nawet nie odczuć. Zleceniobiorcy potrafią bowiem organizować swój czas w taki sposób, aby zachować work-life balance. 

W kwestii dostępności pracownika przez cały czas, łatwiej jest znaleźć pilnie freelancera, niż zatrudnić pracownika etatowego. W drugim przypadku proces rekrutacji może trwać nawet kilka tygodni, w przeciwieństwie do znalezienia i zatrudnienia podwykonawców, którzy są gotowi do pracy od zaraz (nie dotyczy ich, np. okres wypowiedzenia u innego pracodawcy). 

“Freelancer może nie traktować zleconych mu zadań priorytetowo”

Freelancerzy są nauczeni organizować swoją pracę tak, aby wykonać i dostarczyć zlecenia w terminie. Mają więc doświadczenie w kwestii priorytetyzacji swoich zadań i organizacji czasu pracy.  Dodatkowo, niektóre platformy do współpracy z freelancerami takie jak Useme dokładnie regulują termin dostarczenia pracy i od tego uzależniają wypłatę wynagrodzenia dla freelancera. Innymi słowy – masz pewność, że w interesie freelancera jest  terminowe dostarczenie pracy. W przypadku pracowników etatowych umiejętność pracy pod presją czasu może nie być aż tak rozwinięta.

Umiejętność priorytetyzacji zadań jest bardzo cenna i powinien ją posiadać również sam pracodawca. To on bowiem zleca konkretne zadania i ma obowiązek jasno zakomunikować, na czym zatrudniony ma skupić się w pierwszej kolejności. Pracodawca musi zatem rozwijać swoje umiejętności komunikacyjne oraz formułować oczekiwania w jasny i precyzyjny sposób. 

Zatrudnienie freelancera wiąże się także z obawą, że potraktuje zlecenia od innych firm bardziej priorytetowo. Ponownie można temu zapobiec, stawiając na otwartą komunikację, w której zostanie określony priorytet oraz czas realizacji zadania. Dzięki temu pracodawca zyska pewność, że zostanie ono wykonane w terminie. Warto o tym pamiętać, gdy będziesz zastanawiał się, jak przekonać szefa do zatrudnienia freelancera. 

“Zatrudnienie freelancera jest trudne, ponieważ nie wiadomo, gdzie go znaleźć”

Obecnie rekruterzy mierzą się z brakiem specjalistów na rynku. Najlepsze talenty pracują już dla innych firm, dlatego znalezienie odpowiednich kandydatów jest czasochłonne. Pracodawca musi więc ponieść koszty związane z rekrutacją, a także z utrzymaniem takiego pracownika, którego zapewne będą chciały zatrudnić również inne przedsiębiorstwa. 

Freelancerzy są natomiast dostępni od zaraz. Platforma useme.com to marketplace (innymi słowy – giełda zleceń), który łączy ponad 107 tys. podwykonawców ze zleceniodawcami. Dzięki temu, pracodawca może dotrzeć do ogłaszających się freelancerów, lub stworzyć ofertę, na którą będą aplikować kandydaci. W przeciwieństwie do ogłoszeń umieszczanych na portalach o pracę, publikowanie ofert w Useme jest całkowicie darmowe, a liczba i prędkość, z jaką freelancerzy zgłaszają swoją kandydaturę, jest o wiele większa niż na innych witrynach.

“Zatrudnienie freelancera to więcej papierkowej pracy”

Aby rozliczyć pracownika etatowego należy: zatrudnić specjalistę ds. kadr i płac, który będzie prowadził dokumenty pracownicze, rozliczał pracownika ze zwolnień lekarskich i urlopów, oraz prowadził ewidencję czasu pracy i naliczał na tej podstawie wynagrodzenie. Następnie wynagrodzenie to musi zostać odpowiednio zaksięgowane, co wymaga zatrudnienia kolejnego specjalisty. 

Decydując się na zatrudnienie freelancera i przeniesienie rozliczenia do useme.com, pracodawca czy manager może zaoszczędzić sporo czasu na formalnościach. Platforma przejmuje bowiem obowiązki związane z przygotowywaniem umowy, klasyfikacją pracy, dbaniem o deadline’y i dokumenty, kontaktem z freelancerem oraz odprowadzaniem podatków.  Portal oferuje również możliwość płatności zbiorczych, przez co pracodawca nie musi wykonywać wielu oddzielnych przelewów dla każdego z podwykonawców. Warto mieć to na uwadze, gdy będziesz zastanawiał się, jak przekonać szefa do zatrudnienia freelancera.

Aby rozliczyć freelancera za pośrednictwem Useme wystarczy, że klikniesz w poniższy przycisk. Zostaniesz przeniesiony na stronę, która umożliwi Ci poproszenie freelancera o wystawienie faktury. Twój freelancer może to zrobić bez względu na to, czy posiada firmę. Nie musicie podpisywać umów, aby rozliczyć się legalnie.

Zagrożenia związane z zatrudnieniem pracownika etatowego

Powyższe kontrargumenty ujawniły szereg wad związanych z zatrudnieniem pracowników etatowych. Podsumujmy je według przejrzystych punktów, tak abyś mógł je przekazać swojemu szefowi. Następnie odpowiemy sobie na pytanie jak przekonać szefa do zatrudnienia freelancera.

• Zatrudnienie pracownika etatowego jest kosztowne. Wydatki obejmują koszty związane z: procesem rekrutacji (wynagrodzenie dla rekrutera, opłaty za publikację ogłoszeń o pracę), wynagrodzeniem specjalistów ds. kadr i płac, BHP, RODO oraz księgowości, wynagrodzeniem zasadniczym pracownika oraz benefitami pozapłacowymi.
• Zatrudnienie pracownika etatowego jest czasochłonne. Średni czas rekrutacji na całym świecie wynosi 42 dni (według wspomnianego już raportu Global Recruiting Trends 2023). Tak długi okres związany jest, m.in. z brakiem specjalistów na rynku w danej branży, czy też złożonymi procesami rekrutacyjnymi w firmach.
• Zatrudnienie pracownika etatowego generuje więcej obowiązków. W zależności od kraju freelancera i kraju zleceniodawcy pracodawca przed podpisaniem umowy musi zgromadzić niezbędną dokumentację, w tym kwestionariusz osobowy, certyfikaty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, czy świadectwa pracy. Kolejne formalności mogą dotyczyć  m.in. sporządzenia treści umowy, wymiaru czasu pracy i wynagrodzenia, wydania skierowania na badania pracownicze, przeprowadzenia szkolenia z zakresu BHP i RODO, założenia i prowadzenia akt osobowych, zgłoszenia pracownika do stosownych ubezpieczeń, itp. 
• Zatrudnienie pracownika etatowego to większa odpowiedzialność. Zagrożenie to wiąże się bezpośrednio z poprzednim punktem. Niedopilnowanie obowiązków wynikających z przepisów prawa może rodzić poważne konsekwencje wobec pracodawcy. Mogą one skutkować kontrolą odpowiednich organów oraz nałożeniem kar pieniężnych. Utrzymanie zgodności z przepisami i monitorowanie zmian w tym zakresie jest natomiast trudnym zadaniem i wymaga posiadania specjalistycznej wiedzy. 

Oprócz uświadomienia sobie wad pracowników etatowych, warto poszukać również bezpośrednich argumentów, które przemawiają za zleceniem pracy podwykonawcom. Jak przekonać szefa do zatrudnienia freelancera, bazując na korzyściach jakie może wnieść do firmy freelancer? Przeczytaj kolejny akapit.

Zalety outsourcingu 

Jak przekonać szefa do zatrudnienia freelancera? Najlepiej wymieniając mu korzyści, które mają realny wpływ na funkcjonowanie i rozwój przedsiębiorstwa. Poniżej opisujemy najważniejsze zalety outsourcingu

• Niższe koszty. Freelancerzy nie oczekują od firmy takich benefitów, jak np. budżet na kursy, ubezpieczenie zdrowotne, czy opieka medyczna. Są to ważne zalety outsourcingu. Jedynym kosztem pracodawcy jest więc wynagrodzenie za wykonaną pracę. Co ważne, z usług podwykonawcy można korzystać wtedy, kiedy jest on potrzebny, dzięki czemu w czasie postoju lub mniejszej liczby projektów nie trzeba wypłacać pensji. 
• Dostęp do specjalistów. Zatrudnienie specjalistów-freelancerów jest łatwiejsze, gdyż pracodawca nie jest ograniczony do jednej lokalizacji czy kraju. Zlecenie pojedynczych projektów jest także łatwiejsze, ponieważ nawet osoby zatrudnione w innej organizacji, mogą przyjmować dodatkowe zadania, które zrealizują po godzinach.
• Praca wysokiej jakości. Zlecając projekt specjaliście, pracodawca zyskuje pewność, że zadanie zostanie wykonane z należytą starannością, w oparciu o najnowszą wiedzę branżową i doświadczenie freelancera. 
• Elastyczność. Dostępność freelancerów jest większa, ponieważ nie mają oni normowanego czasu pracy. Jeśli pracodawca potrzebuje zlecić komuś priorytetowe zadanie, powinien rozważyć zatrudnienie podwykonawcy, który nie będzie czekał do kolejnego dnia roboczego, tylko od razu przystąpi do wykonania projektu.
• Wyższa produktywność. Zatrudnienie freelancerów do konkretnych projektów odciąża pracowników etatowych i pracodawców w wykonywaniu zadań, które są czasochłonne lub wymagają specjalistycznej wiedzy. Dzięki temu mogą skupić się na pracach związanych z rozwojem organizacji. 

Zatrudnienie freelancera, tak jak każde rozwiązanie, ma swoje zalety i wady. Pracodawca czy lider zespołu ma mniej obowiązków niż w przypadku współpracy z pracownikiem etatowym, lecz wciąż musi dbać o to, aby postępować zgodnie z przepisami, tj. dopełniać formalności związane z podatkami, ubezpieczeniami i rozliczeniami. Warto więc przekazać część obowiązków firmie, która posiada doświadczenie we współpracy z freelancerami. 

Useme dla firm, to idealne rozwiązanie dla tych przedsiębiorców, którzy chcą zaoszczędzić swój czas i przeznaczyć go na rozwój swojej firmy. Platforma zawiera bowiem umowę z freelancerami w imieniu pracodawcy, tym samym przejmując na siebie obowiązki związane z prowadzeniem formalności. Po udanej współpracy, właściciel firmy rozlicza się z Useme i otrzymuje fakturę VAT.

Jak przekonać szefa do zatrudnienia freelancera? Podsumowanie

Podsumujmy powyższy tekst do 5 konkretnych argumentów, które odpowiedzą na pytanie jak przekonać szefa do zatrudnienia freelancera i jak przedstawić mu zalety outsourcingu:

1. Zatrudnienie freelancera jest tańsze, ponieważ z jego usług można korzystać tylko wtedy, kiedy jest to konieczne oraz nie oczekuje on benefitów pozapłacowych.
2. Freelancerzy są bardziej elastyczni, ponieważ nie mają sztywnych godzin pracy, a zlecone zadania realizują w wyznaczonym terminie.
3. Freelancerzy to często specjaliści w danej branży, posiadający doświadczenie zawodowe oraz budują wizerunek własnej marki osobistej, dlatego wykonane przez nich zadania są wysokiej jakości.
4. Freelancerzy odciążają pracowników firmy z obowiązków, które są czasochłonne lub wymagają specjalistycznej wiedzy, tym samym przyczyniając się do zwiększenia produktywności. 
5. Zatrudnienie freelancera to mniej obowiązków dla pracodawcy – a te formalności, o które musiałby zadbać może zlecić Useme.

Mamy nadzieję, że wiesz już jakie są zalety outsourcingu. A jeśli wiesz już jak przekonać szefa do zatrudnienia freelancera upewnij się, że wiesz też jak zarządzać freelancerami. Powodzenia!