Przewodnik: Zatrudnianie freelancerów zagranicznych

Zatrudniasz zagranicznych freelancerów?

Zlecasz pracę podwykonawcom z różnych państw świata? Sprawdź, czy działasz zgodnie z wymogami konkretnych państw. W tym przewodniku pokażemy Ci nie tylko jak działać w zgodzie z przepisami, ale również jak maksymalnie uprościć sobie współpracę z zagranicznymi freelancerami.

W środku znajdziesz informację o:

• prawidłowej klasyfikacji pracownika, która jest niezbędna do legalnego zatrudnienia podwykonawcy i uniknięcia sankcji,
• przepisach, umowach, składkach i podatkach specyficznych dla danego kraju,
• alternatywie, dzięki której możesz płacić freelanerom szybko i bez podpisywania skomplikowanych umów.

 

Dlaczego warto zatrudnić freelancera z zagranicy?

Dzięki powszechnemu dostępowi do technologii firmy mogą z łatwością dotrzeć do freelancerów z całego świata i podejmować z nimi współpracę. Tym samym, rozliczanie freelancerów z zagranicy staje się ważnym aspektem nad którym przedsiębiorcy coraz częściej się zastanawiają. Wróćmy jednak jeszcze do pytania dlaczego warto zdecydować się na taką współpracę? Oto kilka argumentów:

• Nie jesteś ograniczony do podwykonawców ze swojego kraju. Zyskujesz dostęp do większego grona specjalistów, niezależnie od tego, gdzie obecnie się znajdują. 
• Freelancerzy zagraniczni wnoszą do firmy inną perspektywę. Doświadczenie związane z życiem w innym kraju, pozwala podwykonawcom spojrzeć na niektóre z Twoich działań pod innym kątem, co może zaowocować znalezieniem korzystnego rozwiązania. 
• Freelancer z zagranicy wie, jak dotrzeć do potencjalnych klientów z danego kraju. Rozwój firmy na konkretnym rynku jest możliwy tylko jeśli spełni się oczekiwania i odpowie na przyzwyczajenia tamtejszych konsumentów. 

To tylko część z zalet wynikających z zatrudnienia podwykonawców z innego kraju. Mimo wynikających z tego korzyści może towarzyszyć Ci obawa o to, jak wygląda legalne rozliczanie freelancerów z zagranicy. W rzeczywistości wystarczy zadbać o kilka formalności, które opisujemy poniżej.

5 rzeczy, o których musisz pamiętać jeśli chodzi o rozliczanie freelancerów z zagranicy

Jeśli wiesz już jak zatrudnić freelancera z Polski, ale zastanawiasz się, jak wygląda rozliczanie freelancerów z zagranicy – musisz wiedzieć, że zatrudnienie podwykonawcy z innego kraju wymaga od zleceniodawcy rozważenia następujących kwestii.

Rezydencja podatkowa

Najprościej mówiąc, rezydencja podatkowa to miejsce, w którym podatnik ma opodatkowane wszystkie swoje przychody. W zależności od kraju, warunki określające rezydencję podatkową mogą się różnić. W niektórych państwach czynnikiem jest np. to czy podatnik ma miejsce zamieszkania w ich kraju, lub czy przebywał w nim dłużej niż przez określony ustawowo czas (np. w Niemczech jest to sześć miesięcy, w Polsce 183 dni).

Rezydencja podatkowa jest ważna, ponieważ wpływa na sposób rozliczenia dzieła z podwykonawcą, a także pozwala płacić odpowiednie podatki w terminie i uniknąć podwójnego opodatkowania. Rozliczanie freelancerów z zagranicy będzie więc nieco różnić się w zależności od ich rezydencji podatkowej. 

Przykładowo w Chorwacji czy Ukrainie możesz rozliczyć każdą usługę z freelancerem za pomocą umowy o dzieło, umowy z przekazaniem praw autorskich czy umowy z artystą. Natomiast w niektórych krajach, np. w Rumunii i Francji freelancer ma obowiązek założenia własnej działalności gospodarczej, dlatego rozliczenie z nim będzie bazować na wystawionej przez podwykonawcę fakturze. Jeszcze inaczej wygląda sytuacja jeśli chcesz zapłacić freelancerom z Meksyku, czy zatrudnić freelancera z Argentyny.

Stawki podatkowe

Stawki podatkowe będą się różnić w zależności od rezydencji podatkowej freelancera. Poniżej omawiamy stawki podatkowe dla freelancerów w trzech wybranych krajach:

• Stany Zjednoczone – stawki podatkowe freelancerów zależą od ich dochodów i statusu podatkowego. Federalny system podatku dochodowego w US jest progresywny, co oznacza, że wraz ze wzrostem dochodów, wzrasta stawka opodatkowania. Stawki oscylują w granicach 10%-37%.
• Kanada – stawki podatkowe zależą od dochodów i prowincji. System podatkowy w Kanadzie również jest progresywny, a stawki wynoszą od 15% do 33%. 
• Wielka Brytania – stawki podatkowe są uzależnione od dochodu i lokalizacji freelancera – przykładowo stawki w Szkocji mogą się różnić od tych obowiązujących w Anglii, Walii, czy Irlandii Północnej. 

Wymiana walut

Rozliczanie freelancerów z zagranicy wymaga rozważenia również kwestii waluty, w której będzie wypłacane wynagrodzenie. Jeśli podwykonawca będzie otrzymywał zapłatę w innej walucie, niż tej obowiązującej w Twoim kraju, będziesz musiał ją wymienić. Możesz to zrobić za pośrednictwem banku lub serwisu wymiany walut. Pamiętaj jednak, że kurs wymiany będzie się różnił w zależności od aktualnych warunków rynkowych oraz samej waluty.

Warunki płatności

Warunki płatności, to określenie z freelancerem nie tylko, w jakiej walucie ma być wypłacane wynagrodzenie, ale również kwotę i termin płatności. Spisanie tego typu ustaleń pozwoli Ci uniknąć niepotrzebnych sporów w przyszłości. Decydując się na współpracę z freelancerem z zagranicy, musisz wziąć pod uwagę ewentualne opłaty, które może naliczyć bank za wykonywanie przelewów międzynarodowych oraz aktualny kurs wymiany, który może być w niektórych dniach dla Ciebie niekorzystny. 

Prowadzenie dokumentacji

Ostatnim elementem powiązanym z rozliczeniem freelancerów z zagranicy, jest prowadzenie dokumentacji związanej z tą współpracą. Rejestruj wszystkie płatności i ustalenia, które mogą być kluczowe do celów podatkowych. Ewidencja tego typu dokumentów pozwoli Ci także lepiej kontrolować swój budżet i przeprowadzić analizę, czy zainwestowane w ten sposób pieniądze przynoszą oczekiwane rezultaty. 

Jak rozliczać zespół z zagranicy? 

Kiedy zarządzasz zespołem rozproszonym, musisz zadbać o to, aby z każdym zawrzeć legalną współpracę, tj. podpisać odpowiednią umowę, dopilnować wielu obowiązków, zapoznać się z podatkami obowiązującymi w danym kraju, a to wszystko studiując przepisy prawne i podatkowe danego państwa.

Zaniedbanie tego typu kwestii może być dla Ciebie bardzo nieopłacalne. Nielegalne zatrudnianie podwykonawców niesie za sobą poważne konsekwencje, w tym wysokie kary/grzywny finansowe, utrata lub zawieszenie zezwolenia na prowadzenie działalności, zmiana kierownictwa, czy nadszarpnięta reputacja. 

 

Płać zagranicznym podwykonawcom szybciej, bez zawiłości prawnych

Kwestię rozliczania freelancerów z zagranicy ułatwia Useme. Za pomocą kilku kliknięć poprowadzisz współpracę międzynarodową, bez konieczności każdorazowego przygotowywania umów o dzieło, gromadzenia dokumentacji i kontaktowania się z księgowym, w celu ustalenia warunków rozliczenia podwykonawcy. 

Useme to sposób na szybkie i legalne zapłacenie freelancerom zagranicznym bez podpisywania tradycyjnych umów i dbania o związane z tym zawiłości prawne o których pisaliśmy wyżej.

Wystarczy, że zaprosisz freelancerów do Useme, gdzie uzupełnią krótki formularz. Gdy Twój podwykonawca wgra gotową pracę do systemu, Ty możesz ją zaakceptować, a freelancer otrzyma Twoją wpłatę do 48h od akceptacji pracy. Jeśli twój zespół z zagranicy składa się z większej liczby osób, możesz także opłacić pracę freelancerów zbiorczo. Każdy podwykonawca otrzyma wynagrodzenie w ciągu 48 godzin, a Tobie zostanie przesłana faktura VAT, którą możesz wrzucić w koszty. 

Dlaczego firmy powinny rozważyć korzystanie z Useme jeśli chodzi o rozliczanie freelancerów w zagranicy? Ponieważ w tym rozwiązaniu wszystkie formalności są po stronie serwisu. Nie musisz więc martwić się kwestią legalnego i prawidłowego rozliczenia freelancerów.

Wykorzystaj potencjał specjalistów zdalnych z całego świata. Dotrzyj do pracowników, którzy swoim doświadczeniem i odmiennym spojrzeniem pozwolą Ci rozwijać Twoją firmę. A kwestie związane z ich legalnym zatrudnieniem i rozliczeniem pozostaw nam.

A jeśli interesuje Cię temat zatrudniania freelancerów i chcesz wiedzieć więcej np. jak zatrudnić grafika  lub jak zatrudnić freelancera z Włoch, sprawdź nasz blog.