Czy opłaca Ci się zatrudnienie studenta? W wielu przypadkach tak. Student zatrudniony w ramach umowy zlecenia zwykle nie płaci podatku ani składek na ubezpieczenia społeczne. A co w przypadku prac, których nie można rozliczyć na umowie zlecenia?
Wyjaśniamy, jak w praktyce wygląda zatrudnianie studentów w 2024 i 2025 roku i podpowiadamy, jaka umowa jest dla Ciebie najkorzystniejsza pod kątem formalności.
Zatrudnienie studenta, czyli kogo? Status studenta w świetle prawa
Osoba ze statusem studenta do 26 roku życia podlega pod ubezpieczenie społeczne swoich rodziców, a nie pracodawcy. Co jednak znaczy status studenta? Można nadal mieć legitymację i jeździć pociągami ze zniżką, ale nie mieć już statusu studenta i prawa do zwolnienia z ubezpieczeń społecznych.
To, czy student jest faktycznie studentem w rozumieniu ZUS-u, zależy od kilku dat. Osoba staje się studentem, kiedy rozpoczyna studia pierwszego stopnia (licencjat, inżynierka), drugiego stopnia (magister) lub jednolite studia magisterskie. Rozpoczyna, czyli zostaje przyjęta w poczet studentów uczelni i składa ślubowanie.
Status studenta dla ZUS-u traci się po ukończeniu studiów, czyli w dniu:
- zdania egzaminu dyplomowego (obrony);
- zdania ostatniego egzaminu z planu studiów (np. na kierunku lekarskim);
- zaliczenia ostatniej praktyki (na farmacji);
- skreślenia z listy studentów (np. z powodu opuszczania zajęć);
- ukończenia 26 roku życia (nawet jeśli pracownik wciąż ma prawa studenta).
Osoby na studiach podyplomowych oraz doktoranci nie są uznawani za studentów.
ZUS nie uznaje za studentów osoby, które miały już obronę. Mimo, że ich legitymacje studenckie mogą nadal obowiązywać, po egzaminie dyplomowym nie mogą korzystać ze zwolnienia z opłacania składek ZUS.
Jak sprawdzić, czy Twój pracownik jest studentem? Poproś go o zaświadczenie z dziekanatu lub oświadczenie o posiadaniu statusu studenta. Sam skan legitymacji może nie wystarczyć – dokument może być jeszcze ważny kilka miesięcy po obronie.
Zatrudnianie studentów – korzyści dla pracodawcy
Zdarza się, że w ogłoszeniu o pracę status studenta jest podany jako wymóg bądź jako „mile widziany”. Przedsiębiorcy wiedzą, że zatrudnienie studenta się opłaca (nie tylko z finansowego punktu widzenia) i zwykle wymaga dużo mniej formalności niż w przypadku innych pracowników.
Najważniejsze plusy zatrudniania studentów to:
-
- Profil pracownika – motywacja, ciekawość i ambicja to często spotykane cechy u osób na tym etapie życia. Studenci dążą do zdobycia doświadczenia i rozwijania umiejętności, dzięki czemu angażują się w swoją pracę i są chętni do nauki. Jednocześnie mogą wnieść świeże spojrzenie i perspektywę, której nie znajdziesz wśród pracowników z długim stażem.
- Wizerunek pracodawcy – jeśli zatrudniasz studentów na dobrych warunkach i tworzysz im przestrzeń do zawodowego rozwoju, budujesz pozytywny wizerunek pracodawcy. Przyciągniesz tym kolejne ambitne osoby.
- Niższe koszty i mniejsza formalności – studenci do 26 roku życia są zwolnieni zarówno ze składek ZUS, jak i z podatku dochodowego. Nie musisz więc odprowadzać żadnych kwot od ich wypłaty i przekazywać ich do urzędów.
- Elastyczność – to, że studenci nie mogą pracować w standardowych godzinach, bo mają zajęcia, jest często dużym plusem. Są wówczas chętni do brania zmian, które nie odpowiadają innym pracownikom, np. popołudniowych.
Formy zatrudnienia studenta
Możesz współpracować ze studentem na stałe i zatrudnić go na długotrwałą umowę o pracę czy zlecenia albo działać na zasadzie projektów i rozliczać się na umowie o dzieło lub fakturze. Każda z tych opcji wiąże się z innymi obowiązkami finansowymi i formalnościami. Nie każda jest tak samo korzystna i dla Ciebie, i dla zatrudnionego studenta. Prześledźmy je.
Umowa o pracę ze studentem
Pracodawca ma w tej opcji najwyższe koszty zatrudnienia. Na umowie o pracę nie ma znaczenia, ile lat ma pracownik i czy ma status studenta – składki ZUS i tak trzeba płacić (ubezpieczenia społeczne, czyli ubezpieczenie emerytalne, renowe i wypadkowe oraz ubezpieczenie zdrowotne). W przypadku zatrudnienia studenta do 26 roku życia na umowie o pracę nie musimy odliczać od jego pensji podatku – obowiązuje go tzw. ulga dla młodych.
Umowa o pracę może być atrakcyjna dla studentów uczących się weekendowo lub wieczorowo, którzy już na tym etapie życia chcą ustabilizować się zawodowo i podjąć długoterminową współpracę. Ponadto są gotowi godzić pracę z nauką.
Studenci pracujący na umowie o pracę mają pełne prawa pracownicze, takie jak urlop wypoczynkowy i macierzyński czy zwolnienie chorobowe.
Zatrudnienie studenta na podstawie umowy o pracę daje Ci możliwość pełnego zaangażowania go w działania firmy oraz perspektywę długofalowej współpracy i inwestycji w pracownika.
Umowa zlecenia ze studentem
Umowa zlecenia (czy też umowa zlecenie) to bardzo popularna forma zatrudnienia studentów do 26 roku życia. Ich wynagrodzenie netto jest wówczas takie samo jak wynagrodzenie brutto – nie płacą ani składek na ubezpieczenia, ani podatku dochodowego. Wyjątek: student nie jest zwolniony z odprowadzania składek ZUS, jeśli ma umowę zlecenie u tego samego pracodawcy, który zatrudnia go na podstawie umowy o pracę.
Na podstawie umowy zlecenia można zatrudnić studenta do pracy w różnych wymiarach czasowych, np. kilka godzin w ciągu dnia czy kilka dni w tygodniu. Umowa zlecenie może być dostosowana do potrzeb obu stron i zmieniana wraz z rozwojem wydarzeń – zarówno tych w firmie, jak i tych na uczelni, np. egzaminów czy pisania pracy dyplomowej.
Umowa o dzieło ze studentem
Obecnie (październik 2024) od umów o dzieło nie trzeba odprowadzać składek ZUS, niezależnie od tego z kim ją zawieramy – posiadanie statusu studenta nic w tym aspekcie nie zmienia.
W przeciwieństwie do umowy zlecenia i umowy o pracę od umów o dzieło trzeba natomiast zapłacić podatek dochodowy. Ulga dla młodych, czyli zwolnienie z podatku dochodowego osób do 26 roku życia, nie obowiązuje dla wynagrodzenia z umów o dzieło.
| Ulga dla młodych, czyli zwolnienie z podatku dochodowego dla osób do 26 roku życia nie obowiązuje na umowach o dzieło. |
Niemniej, podatek można obniżyć, jeśli zwiększymy koszty uzyskania przychodu do 50%. Jest to możliwe, kiedy student tworzy utwór objęty prawem autorskim, np. tekst, grafikę, oprogramowanie czy inną pracę o indywidualnym i oryginalnym charakterze.
Więcej o umowach zlecenia i o dzieło dowiesz się z biznes.gov.pl.
Faktury od studenta
Niektórzy studenci prowadzą własną działalność gospodarczą – zarejestrowaną (firmę) lub nierejestrowaną (z limitem przychodów). Wówczas mogą wystawić Ci faktury za pracę, którą im zlecisz. Jednocześnie możecie mieć też umowę, która określa ramy współpracy. Studenci z działalnością sami odprowadzają swoje podatki i składki ZUS.
Rozliczenie w Useme
Zatrudnienie studenta może być całkiem pozbawione formalności, jeśli fakturę i wypłatę uregulujecie na platformie Useme, które jest dobrą alternatywą dla tradycyjnego zatrudnienia. W praktyce wygląda to tak, że to Useme podpisuje umowę z freelancerem (o dzieło lub zlecenia), a Ty już nie musisz.
Za zleconą pracę otrzymasz fakturę VAT, co nie byłoby możliwe, gdybyście rozliczali się poza naszą platformą, a student nie miałby firmy lub miałby firmę, ale nie był zarejestrowany jako płatnik VAT.
Wyjaśniamy, jak w praktyce wygląda zatrudnienie studenta na fakturę w Useme:
- Nie musisz zgłaszać umowy do ZUS-u
Useme przejmuje formalności związane z tradycyjnymi formami zatrudnienia studenta na umowę zlecenie czy o dzieło. Jeśli robisz to na własną rękę, każdą taką umowę musisz zgłosić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, mimo że nie płaci się od niej składek. Jeśli natomiast rozliczacie się w Useme, to my jesteśmy stroną umowy, więc my zgłaszamy ją do ZUS-u.
- Nie musisz kontrolować statusu studenta
Useme przejmuje odpowiedzialność za umowę ze studentem. To oznacza, że upewniamy się, czy posiada status studenta i czy jest ubezpieczony.
- Jedno zbiorcze rozliczenie miesięcznie
Masz dostęp do kompleksowej platformy do rozliczania zewnętrznych wykonawców. To oznacza, że możesz zapłacić im wszystkim – w tym studentom – jednym przelewem i otrzymać za to jedną fakturę w miesiącu. Mniej papierologii, mniej formalności, mniej czasu i pieniędzy poświęconych na księgowość.
- Łatwo modyfikujesz ustalenia współpracy
Student zatrudniony na umowę zlecenie musi otrzymać aneks do umowy, jeśli chcecie zmienić warunki, np. wypłatę czy liczbę godzin. W Useme nie musisz zmieniać zapisów umowy, bo wszystko załatwiacie za pomocą formularza online. To tam każdorazowo wpisujecie szczegóły Waszej współpracy i ustalacie stawkę.
- Sprawna organizacja pracy
Kiedy założysz konto w Useme, dostaniesz dostęp do swojego pulpitu. To będzie centrum Twoich rozliczeń z freelancerami – znajdziesz tu wszystkie faktury, licencje i protokoły przekazania praw autorskich oraz pliki ze zleconymi pracami. Oprócz tego będziesz mieć listę wykonawców, do których łatwo napiszesz lub ponownie poprosisz o fakturę.
Więcej o tym, na czym polega rozliczenie wykonawcy w Useme, przeczytasz w naszym Help Center.
Składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne studenta
Podsumowując:
- W przypadku umowy o pracę – musisz odprowadzać składki ZUS za studenta.
- W przypadku umowy zlecenia – nie musisz odprowadzać składek ZUS tylko za studentów do 26 roku życia.
- W przypadku umowy o dzieło – nie musisz odprowadzać składek ZUS za studenta.
- W przypadku faktury VAT w Useme – nie musisz odprowadzać składek ZUS za studenta.
Czy student płaci podatek dochodowy?
W niektórych przypadkach osoby do 26 roku życia, niezależnie od tego, czy studiują, czy nie, są w Polsce zwolnione z płacenia podatku dochodowego. Ta ulga obowiązuje osoby zatrudnione na umowie o pracę i umowie zlecenia. Natomiast zatrudnienie studentów na umowie o dzieło obliguje Cię do odprowadzania podatku dochodowego od ich wynagrodzeń.
Nie dotyczy to jednak studentów, których rozliczasz w Useme. Oni, owszem, płacą podatek, ale Ty nie musisz się tym zajmować – to my odpowiadamy za umowę ze studentem, a więc także za uregulowanie jego podatków. Odprowadzamy je do jego lokalnego urzędu skarbowego.
To bardzo duże ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy mieszkają za granicą. Jeśli mieszkasz poza Polską, to Useme daje Ci dużą swobodę współpracy ze studentami, którzy w Polsce mieszkają. To nie Ty (ani nie zatrudniony student) zajmujesz się opłacaniem podatku w innym kraju.
Czy studenta obowiązuje wynagrodzenie minimalne?
Odpowiedź zależy od rodzaju umowy:
- Jeśli student ma umowę o pracę – za etat należy mu się minimum najniższa krajowa.
- Jeśli student ma umowę zlecenie – obowiązek wypłaty minimalnego wynagrodzenia ma przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, na przykład urząd. Za przedsiębiorcę uważa się tu również osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Jeśli więc masz firmę, musisz zapłacić studentowi minimum 28,10 zł brutto za godzinę (stawka w październiku 2024).
- Jeśli student ma umowę o dzieło – nie ma dolnego progu wynagrodzenia.
Student zatrudniony na umowę zlecenia musi zarabiać minimum 28,10 zł na godzinę, czyli stawkę minimalną.
Jeśli rozliczasz się ze studentem w Useme, to musisz zapłacić mu minimum najniższą stawkę godzinową, jeśli jego praca jest rozliczana godzinowo. Jeśli natomiast wynagrodzenie dotyczy efektu pracy, to nie ma dolnego limity wynagrodzenia.
Zatrudnienie studenta w pigułce – jaką umowę wybrać?
Wybierz umowę o pracę, jeśli:
- zależy Ci na długoterminowej współpracy i pełnym zaangażowaniu studenta;
- chcesz, żeby student miał pełne prawa pracownicze (np. urlop, zwolnienia chorobowe);
- student studiuje wieczorowo lub zaocznie i może pracować w pełnym wymiarze godzin.
ZUS i podatek:
- wymagane składki ZUS;
- brak podatku dochodowego dla studentów do 26 roku życia.
Wybierz umowę zlecenia, jeśli:
- potrzebujesz elastyczności czasowej, a stałe zatrudnienie studenta nie jest Ci potrzebne;
- potrzebujesz studenta do pracy o charakterze okresowym, z możliwością zmiany liczby godzin w zależności od potrzeb.
ZUS i podatek:
- niewymagane składki ZUS dla studentów do 26 roku życia;
- brak podatku dochodowego dla studentów do 26 roku życia.
Wybierz umowę o dzieło, jeśli:
- student ma wykonać konkretny projekt lub zadanie (np. stworzyć grafikę, tekst czy program);
- student ma być rozliczony za efekt pracy, a nie czas, jaki mu zajęła.
ZUS i podatek:
- niewymagane składki ZUS;
- wymagany podatek dochodowy.
Wybierz rozliczenie przez Useme, jeśli:
- chcesz ograniczyć zadania administracyjne związane z zatrudnieniem studenta do minimum
- chcesz uniknąć formalności związanych z zawieraniem umów;
- chcesz otrzymać fakturę VAT i odliczyć ją od podatku;
- wolisz elastycznie podchodzić do współprac ze studentami i chcesz rozliczać różne rodzaje prac z różnymi osobami i w różnym natężeniu;
- nie chcesz zajmować się zgłaszaniem umów do ZUS oraz odprowadzaniem składek na ubezpieczenia i podatku dochodowego od wynagrodzenia studenta;
- student pracuje zdalnie i ceni sobie niezależność.
