Dzień dobry, dziękujemy, że zgodził się Pan poświęcić czas na wywiad z nami. Zaczynajmy! Jak Pan myśli – skąd liczne pytania naszych użytkowników o możliwość wystawiania faktur przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej?
Dzień dobry, cała przyjemność po mojej stronie. Rzeczywiście, w ostatnim czasie Useme otrzymuje sporo pytań o możliwość wystawiania faktur przez osoby fizyczne, nieprowadzące działalności gospodarczej. Aby dobrze zrozumieć, skąd wynika ta możliwość i jak działa w praktyce, musimy przyjrzeć się mechanice całego procesu z perspektywy platformy Useme.
Jak to więc możliwe, że zleceniodawcy mogą otrzymać fakturę VAT od freelancera bez firmy?
Wystawianie faktur często kojarzymy z działaniem zarezerwowanym wyłącznie dla firm. Tymczasem, w przestrzeni prawnej istnieją rozwiązania, które w legalny sposób umożliwiają osobom fizycznym, nieprowadzącym zarejestrowanej działalności gospodarczej, wystawienie faktur swoim kontrahentom. Jednym z takich rozwiązań jest właśnie Useme
Model biznesowy Useme zakłada, że efekt pracy freelancera (z którym zawierana jest umowa cywilnoprawna) zostaje odsprzedany zleceniodawcy (klientowi) przez Useme. Na tej podstawie dochodzi do transakcji kupna-sprzedaży, pomiędzy dwoma zarejestrowanymi podmiotami gospodarczymi – Useme i klientem freelancera. W rezultacie powstaje możliwość wystawienia zleceniodawcy (klientowi) faktury przez Useme. Warto zaznaczyć, że Useme jest pierwszym tego typu rozwiązaniem na rynku polskim i jednym z niewielu na świecie.
Jak Useme zapewnia zgodność rozwiązania z prawem?
Useme dokłada wielu starań, aby umożliwić swoim klientom wyłącznie rozwiązania sprawdzone i zgodne z obowiązującymi normami prawnymi.
W przypadku freelancerów krajowych Useme zgłasza każdą zawartą umowę do ZUS-u i do właściwego Urzędu Skarbowego, a także pobiera i odprowadza wynikające z przepisów zaliczki na podatek dochodowy. Oprócz tego Useme ewidencjonuje faktury wystawiane przez zleceniodawców (klientów). Ponadto wskutek poprawnie zrealizowanego zlecenia, Useme przesyła stronom zestawienia rozliczonych umów, honorowane przez banki i instytucje publiczne, a freelancerzy otrzymują dodatkowo PIT-11.
A co z rozliczeniem zagranicznych freelancerów?
Z Useme mogą korzystać zarówno firmy i freelancerzy krajowi, jak również zagraniczni. Proces rozliczania freelancerów zagranicznych różni się od procesu rozliczania freelancerów krajowych.
Za freelancerów krajowych podatki rozlicza Useme, a w przypadku freelancerów zagranicznych, Useme wypłaca freelancerowi kwotę brutto do samodzielnego rozliczenia przed organami skarbowymi w kraju właściwym dla jego rezydencji podatkowej.
Umowa zostaje zawarta digitalowo – Useme nie wymaga drukowania dokumentów, wysyłania podpisanych umów i innych biurokratycznych form. Jednak mimo to wszystko jest zgodne z prawem. Dlaczego?
Kodeks Cywilny nie zawiera szczególnych postanowień odnoszących się do zawarcia umowy o dzieło lub umowy zlecenie. W związku z tym umowa o dzieło lub umowa zlecenie nie wymagają zachowania formy szczególnej, żeby były ważne i wywoływały skutki prawne dla obu stron. Ponadto Kodeks Cywilny wskazuje wprost, że oświadczenie woli każdej ze strony może być złożone również w postaci elektronicznej. Oznacza to, że np. umowę o dzieło można zawrzeć również przez internet, drogą mailową (elektroniczną).
Jak zatem dochodzi do zawarcia takiej umowy w praktyce?
Freelancer, który chce zrealizować zlecenie, podaje wszystkie szczegóły niezbędne do zawarcia umowy w formularzu na stronie Useme. Następnie Useme weryfikuje warunki oferty. Po akceptacji warunków oferty zleceniodawca otrzymuje ofertę ze szczegółami zlecenia, a także fakturę pro forma lub fakturę VAT.
Jeśli zdecyduje się zaakceptować treść zlecenia, wymagana jest zapłata kwoty umieszczonej na fakturze. Dokonanie płatności przez zleceniodawcę oznacza akceptację warunków regulaminu i stanowi potwierdzenie zawarcia umowy. Z chwilą, gdy środki zostaną zaksięgowane po naszej stronie, freelancer dostaje zielone światło do tego, aby przystąpić do realizacji zlecenia w ustalonym terminie.
Czy w ramach realizowanego zlecenia strony mogą odwołać się do swoich ustaleń?
Tak, ponieważ komunikacja pomiędzy zleceniodawcami i freelancerami odbywa się za pośrednictwem platformy. Dzięki archiwizacji wiadomości, plików i działań w serwisie nie ma trudności ze znalezieniem dowodów potwierdzających zlecenie pracy. Zapisywane są także wiadomości systemowe wymieniane między freelancerem a zleceniodawcą oraz wykonane dzieło. Po zakończonej współpracy do użytkowników wysyłane jest potwierdzenie wykonania umowy.
Co z prawami autorskimi do dzieła?
Useme daje zleceniodawcom możliwość dobrowolnego rozporządzania majątkowymi prawami autorskimi do dzieła powstałego wskutek zrealizowanego zlecenia. Klient może poprosić freelancera o udzielenie licencji na korzystanie z dzieła lub przeniesienie majątkowych praw autorskich do dzieła. Zarówno udzielenie licencji, jak i przeniesienie majątkowych praw autorskich Udzielenie licencji na warunkach przewidzianych przez Useme nie wymaga formy pisemnej.
Od niedawna Useme oferuje uproszczony proces przeniesienia majątkowych praw autorskich (tj. niewymagający drukowania, podpisywania i skanowania dokumentów). Proces odbywa się z wykorzystaniem m.in. kwalifikowanego podpisu elektronicznego i innych rozwiązań dostępnych w przestrzeni prawa krajowego i wspólnotowego. Jako dowód udzielenia licencji lub przeniesienia praw autorskich do dzieła, Useme generuje elektroniczny protokół udzielania licencji lub przeniesienia majątkowych praw autorskich.Ponieważ Useme występuje jako strona umowy z freelancerem, a zatem uczestniczy w procesie realizacji zlecenia, prawa autorskie są w pierwszej kolejności przekazywane Useme w momencie realizacji zlecenia. Następnie są przenoszone z Useme na zleceniodawcę (klienta).
Dziękujemy za poświęcony czas!
