Najważniejszą kwestią, jaką powinieneś ustalić, zanim zlecisz dodatkową pracę freelancerowi, jest sposób rozliczenia. Przedsiębiorcy, którzy zarządzają freelancerami korzystają na ogół z dwóch rozwiązań: umowy o dzieło lub innej umowy cywilnoprawnej lub rozliczenia B2B na podstawie rachunku lub faktury.
Umowy cywilnoprawne i faktury w pracy zdalnej
Umowa o dzieło jest najczęściej stosowanym rozwiązaniem, jednak niesie ze sobą pewne ograniczenia. Jej przedmiotem może być tylko konkretna praca, stworzona w odpowiedzi na złożone zamówienie.
W oparciu o umowę o dzieło nie rozliczymy zatem prac, które mają powtarzalny charakter i w których liczy się czas wykonania, np. moderowanie sklepu internetowego lub obsługa klienta. Z drugiej strony są one o tyle korzystne dla samych freelancerów, że dzięki kosztom uzyskania przychodu odprowadza się od nich najniższy możliwy podatek dochodowy.
Takich ograniczeń nie ma w przypadku rozliczenia B2B, gdzie tylko od waszej umowy – i PKD freelancera – zależy, jakie prace może wykonać w ramach jednego zamówienia. Ze względu na wysokie koszty prowadzenia firmy nie wszyscy freelancerzy decydują się na założenie własnej działalności gospodarczej, a jeśli nawet – nie wszyscy są płatnikami VAT.
Umowa o dzieło czy faktura VAT – co jest lepsze dla przedsiębiorcy?
Wiemy już, że umowa o dzieło finansowo jest dla freelancera bardziej opłacalna, a prowadzenie firmy wiąże się dla niego z comiesięcznymi kosztami, które sprawiają, że nie wszyscy freelancery rejestrują działalność gospodarczą. A jak wygląda to od strony zleceniodawcy np. managera, który zarządza zespołem?
Dla Ciebie zawarcie umowy o dzieło łączy się przede wszystkim z formalnościami. Zgodnie z polskim prawem umowa o dzieło nie wymaga określonej formy, co oznacza, że obowiązuje nawet zawarta ustnie. Nie wszyscy wiedzą jednak, jak zarchiwizować ustalenia z wykonawcą, aby w razie nieporozumienia dochodzić swoich praw. Zleceniodawcy decydują się więc na spisywanie umów i przechowywanie ich w wersjach papierowych.
Kolejne utrudnienie dotyczy samego rozliczenia wykonanej pracy: jako zleceniodawca masz obowiązek odprowadzenia za freelancera zaliczki na PIT do Urzędu Skarbowego i wysłania mu PITu 11 w początku nowego roku kalendarzowego.
Jeśli jesteś VATowcem, w porównaniu do faktury umowa o dzieło ma dla Ciebie jeszcze jeden minus. Nie możesz wrzucić jej w koszty prowadzenia działalności tak łatwo, jak faktury VAT na usługę potrzebną firmie. Faktura VAT nie wymaga również żadnych dodatkowych formalności. Usługi, na które została wystawiona, rozliczysz tak, jak wszystkie inne firmowe zakupy.
Kiedy freelancer nie prowadzi działalności gospodarczej: faktura VAT bez firmy
Przedsiębiorcy znajdują się czasem w sytuacji, kiedy freelancer o idealnych kompetencjach i doświadczeniu nie prowadzi własnej działalności gospodarczej lub nie jest płatnikiem VAT i wystawia tylko rachunki. Jest to dodatkowe utrudnienie, które wpływa na decyzję o podjęciu współpracy.
W ostatnich latach pojawiło się kilka rozwiązań, które umożliwiają osobom fizycznym wystawianie faktur bez prowadzenia firmy – jednym z pierwszych była właśnie platforma pracy zdalnej Useme.com.
W Useme bazujemy na korzystnych dla freelancerów umowach o dzieło, które zawieramy z wykonawcami w formie elektronicznej. Pracę wykonaną w oparciu o tę umowę przekazujemy następnie zleceniodawcy na podstawie faktury VAT.
Freelancer wystawi dla Ciebie fakturę na każdym etapie pracy: przed jej rozpoczęciem, w trakcie lub kiedy zobaczysz już ukończone dzieło.
W praktyce takie rozwiązanie oznacza, że swobodnie zlecisz prace freelancerom bez ograniczeń związanych z ich statusem prawnym. Useme zdejmuje z Ciebie odpowiedzialność za właściwe zaklasyfikowanie pracy (umowa o dzieło lub inna umowa cywilnoprawna) i bierze na siebie wszystkie obowiązki związane z rozliczeniem. Za każdą pracę zrealizowaną z Useme otrzymasz fakturę VAT, którą wygodnie rozliczysz w ramach prostej księgowości.
Praca zdalna: bezpieczeństwo i gwarancje
Zamawianie prac łączy się z pewnym ryzykiem dla obu stron. Niezależnie od poziomu uczciwości i rzetelności, zamówiona praca może zostać zrealizowana po terminie lub niezgodnie z zamówieniem równie często, jak płatność może wpłynąć na konto freelancera z opóźnieniem.
Aby unikać takich nieporozumień i niepotrzebnego stresu, skorzystaj z systemu transakcji chronionej Useme.
Freelancer wystawia Ci w nim fakturę przed rozpoczęciem pracy, a Ty zabezpieczasz środki na jego wynagrodzenie na koncie Useme. Wpłaconą kwotę „zamrażamy” do momentu, aż freelancer prześle do serwisu plik z ukończonym dziełem. Kolejny krok należy do Ciebie: zapoznajesz się z gotową pracą i potwierdzasz jej odbiór lub, jeśli według Ciebie nie została wykonana zgodnie z zamówieniem, zgłaszasz poprawki. Kiedy przyjmiesz pracę, Useme w ciągu 24 godzin wypłaci wynagrodzenie freelancerowi i zadba o wszystkie kwestie podatkowe.
Dzięki takiemu rozwiązaniu obie strony otrzymują gwarancję tego, co liczy się dla nich najbardziej: dla Ciebie jest to terminowy odbiór pracy zgodnej z ustaleniami, a dla freelancera terminowa płatność za wykonane zlecenie.
Stała współpraca i faktury VAT
Transakcja chroniona i faktura VAT bez firmy w Useme to rozwiązania nie tylko dla tych przedsiębiorców, którzy korzystają z usług freelancerów.
Jeśli regularnie współpracujesz z osobami, które zatrudniasz na podstawie umowy o dzieło, wszystkie je możesz rozliczyć za pośrednictwem Useme. Dla freelancera nie oznacza to żadnych zmian: podstawą nadal będzie korzystnie opodatkowana umowa o dzieło.
Dla Ciebie zmiana oznacza mniej formalności i biurokracji oraz możliwość odliczania VATu za wykonane usługi. Aby jeszcze bardziej oszczędzać Twój czas, Useme dla zleceniodawców umożliwia dokonywanie płatności zbiorczych, generowanie zbiorczych faktur oraz integrację za pomocą API. Napisz do nas na info@useme.com, aby dowiedzieć się więcej.
Umowa o dzieło czy faktura VAT w Useme – podsumowanie
Rozliczenie zamówionych prac na podstawie umowy o dzieło to jedna z najbardziej popularnych form współpracy dla freelancerów. Ze względu na uciążliwe formalności prawne i podatkowe trudno jednak uznać ją za najwygodniejszą dla zleceniodawców. Pod tym względem firmy chętniej korzystają z rozliczenia na podstawie faktury VAT, które jest mniej czasochłonne i tańsze niż umowa cywilnoprawna.
Kiedy szukasz freelancera nie musisz już ograniczać się tylko do tych, którzy mają zarejestrowane firmy. Dzięki Useme osoby fizyczne rozliczą się z Tobą na podstawie faktury, a my zdejmiemy z Ciebie odpowiedzialność i obowiązki zleceniodawcy. Dodatkowo obydwoje zyskacie gwarancję bezpieczeństwa dzięki systemowi transakcji chronionej Useme.
Nie ma znaczenia, czy korzystasz z usług freelancerów raz na kilka tygodni czy regularnie współpracujesz z zespołem stworzonym z wolnych strzelców. Dzięki Useme w każdej sytuacji możesz otrzymać fakturę VAT za zamówione prace niezależnie od statusu prawnego freelancera.
