Pracownicy biurowi nie zawsze wiedzą, co to jest praca zdalna i jak się do niej przygotować. Właściciele firm i start-upów z kolei obawiają się głównie tego, że pozbawiony dozoru pracownik nie wykona swoich obowiązków i będzie mniej wydajny.
Popularność pracy zdalnej na Zachodzie oraz przykłady takich firm, jak amerykański Zapier, którego pracownicy wykonują swoje obowiązki w 100% zdalnie pokazują, jak niewiele te obawy mają wspólnego z rzeczywistością. Kluczem do sukcesu jest zbudowanie zespołu, który sprawdzi się zarówno w biurze, jak i w home office.
Aby dokonać takiego przejścia, potrzeba czasu. Jednak nawet w obecnej sytuacji związanej z koronawirusem możesz wykorzystać kilka technik, które pomogą ci zbudować zespół efektywnych pracowników zdalnych.
Jak dobrze zorganizować zespół i pracę zdalną w czasie koronawirusa?
Choć to może być dla ciebie zaskoczenie, głośny dwuletni eksperyment wyraźnie wskazał, że pracownicy zdalni są bardziej produktywni, a jednocześnie mniej zestresowani.
Warto wykorzystać nadarzającą się okazję, aby przetestować, jak praca zdalna sprawdza się w twoim przypadku. Aby zbudować skuteczny, zmotywowany zespół pracujący w home office, skorzystaj z doświadczeń i rad freelancerów. Od czego zacząć?
1. Praca zdalna: jak zorganizować zespół – dobra komunikacja
Dobra komunikacja to podstawa dobrej pracy zdalnej. Ma ona dwie zasadnicze funkcje: sprawne przekazywanie informacji oraz utrzymanie poczucia wspólnoty między pracownikami.
Kiedy pracujesz z domu, trudniej jest zorganizować spotkanie, na którym omówicie najważniejsze założenia, plany i zadania na najbliższy czas. Zwyczajnie nie masz szans „wpaść” na kolegę lub koleżankę przy ekspresie i wymienić się plotkami – a to sprzyja izolacji i poczuciu osamotnienia.
Korzystajcie z wideokonferencji (możecie zorganizować je na Google Hangouts, na Skype, Slack lub na platformie takiej jak Zoom). Dzięki temu będziecie mogli przekazać sobie najważniejsze ustalenia… oraz zobaczyć się ze sobą.
Wybierzcie jeden główny kanał komunikacji bieżącej w formie chat roomu. Dzięki temu pracownicy będą mogli bezpośrednio omówić ze sobą aktualne kwestie bez angażowania całego zespołu.
2. Praca zdalna: jak zorganizować zespół – wspólna przestrzeń na dokumenty
Czy posługujecie się standardowymi dokumentami, dzielicie ze sobą pliki lub formularze? Jeśli tak, na pewno używacie jakieś formy wirtualnego dysku lub chmury, w której przechowujecie pliki.
Jeśli nie, warto wprowadzić to rozwiązanie teraz. Aby ułatwić pracę wszystkim, którzy są na home office, przenieście najpotrzebniejsze dokumenty na Dysk Google lub Dropbox Paper. Tutaj mogą trafić także pliki robocze, nad którymi pracuje kilku członków zespołu oraz agendy spotkań i wideokonferencji.
3. Praca zdalna: jak zorganizować zespół – zarządzanie zadaniami
Kiedy każdy z was pracuje z innego z domu, skontrolowanie postępów prac wymaga zapytanie każdego członka grupy z osobna o to, co już skończył, a co jeszcze mu zostało do zrobienia. Ryzykujesz również zalew maili z uaktualnianiem projektów np. w dokumentach Google.
W obecnej sytuacji, kiedy pracownicy wybierają home office lub praca zdalna jest obowiązkowa, warto skorzystać z narzędzia do zarządzania projektami. Nie musi być to kosztowny i rozbudowany program.
Na rynku jest kilka niezwykle skutecznych, przyjaznych i prostych w obsłudze narzędzi, takich jak Trello lub Asana. Zrobisz w nich listę zadań, rozdzielisz je między współpracowników i dodasz notatki lub pliki.
Oba narzędzia w działaniu wykorzystują technikę kanban, w której zadania dzieli się na „do zrobienia”, „w trakcie” i „ukończone” – ten przejrzysty system sprawia, że szybko ocenisz, czy idziecie zgodnie z planem.
4. Praca zdalna: jak zorganizować zespół – mierzenie efektów
Jaki problem mają podejrzliwi managerowi z pracą zdalną? Najgorsza wizja to copywriter, grafik lub programista, który zamiast pracować nad powierzonym zadaniem pochłania kolejne odcinki serialu na Netflix.
Kiedy pracownik jest w biurze, łatwo sprawdzisz, czy spędza czas na swoich zadaniach. Inaczej jest w przypadku pracy zdalnej. Nie ukrywajmy, brak nadzoru i większa swoboda w organizacji pracy to powody, dla których freelancerzy cenią sobie pracę z domu. I warto się z tym oswoić!
Żeby uniknąć spięć i nieporozumień, ustalcie wyraźnie, w jaki sposób mierzycie efekty. Jeśli rozliczacie się w oparciu o stawkę godzinową, ustalcie listę zadań do wykonania w danym czasie i zacznijcie mierzyć czas za pomocą takich narzędzi, jak Tickspot lub PomodoneApp. Jeśli nie, rozliczaj pracowników w oparciu o ilość wykonanych zadań i jakość pracy. Skoncentruj się na tym, ile zadań zostało wykonanych i jak dobrze, a nie w ile godzin.
5. Praca zdalna: jak zorganizować zespół – godziny pracy
Epidemia wywołana przez koronawirus i związane z nią utrudnienia w życiu codziennym dotykają nas wszystkich. Dotyczy to nie tylko firm, które zmieniają godziny pracy lub zawieszają działanie, ale również pracowników, którym często dochodzi obowiązek opieki nad dziećmi.
W tej sytuacji warto przemyśleć kwestię elastyczności godzin pracy. Rozwiązanie to ma tę zaletę, że pozwala wybrać pracownikowi godziny, w których będzie pracował najefektywniej z minimalną ilością zakłóceń. Ustalcie ramy czasowe, w których każdy powinien być online i pozwól pracownikom dopasować do nich swój plan pracy.
Praca zdalna: twój nowy zespół
Wbrew pozorom przejście na pracę zdalną i włączenie jej na stałe do twojego modelu zatrudnienia lub współpracy nie musi oznaczać rewolucyjnych zmian. Aby w pełni wykorzystać potencjał pracowników potrzebujesz zestawu sprawdzonych narzędzi oraz… drobnej zmiany sposobu myślenia.
Jesteśmy przyzwyczajeni do stereotypu, w którym produktywność mierzy się godzinami spędzonymi za biurkiem, a praca zdalna to synonim małego urlopu. Tymczasem statystyki wskazują, że praca zdalna oznacza większą produktywność i lepszy work-life balance.
Niższe koszty utrzymania biura i bardziej wydajni, zadowoleni pracownicy to tylko początek korzyści dla ciebie.
