Podatki dla freelancerów – jak się rozliczyć?

Podatki nie bez przyczyny kojarzą się z dziesiątkami formularzy i skomplikowanym prawem – a podatki dla freelancerów nie są tu wyjątkiem. Freelancer, który wykonuje zlecenia dla indywidualnych klientów, zawiera różne typy umów na zamówione prace i nierzadko jest też odpowiedzialny również za odprowadzenie podatków. Dotyczy to i freelancerów prowadzących własną działalność gospodarczą, jak i freelancerów koncentrujących się na działalności osobistej bez firmy.

Jak nie zabłądzić w gąszczu przepisów i mieć pewność, że wpłacisz do urzędu skarbowego właściwą kwotę, kiedy nie prowadzisz działalności gospodarczej i nie korzystasz z pomocy księgowej?

Podatek dochodowy i freelancing

W kontekście naszych zarobków przepisy są bezlitosne: niemal od każdej zarobionej sumy należy odprowadzić podatek dochodowy. Wykonawcy często nawet się nad tym nie zastanawiają. Kiedy freelancer podjął się wykonania zlecenia, obowiązek odprowadzenia podatku w jego imieniu leży na firmie, zamawiającej pracę. Dzięki temu freelancer zwykle otrzymuje swoje wynagrodzenie w kwocie netto.

Nieco inaczej wygląda sytuacja, kiedy freelancer zawiera umowę z klientem, który nie prowadzi firmy (z osobą fizyczną). Zarobioną sumę uznaje się za tzw. dochód uzyskany bez pośrednictwa płatników, a to oznacza, że wykonawca jest odpowiedzialny za samodzielne rozliczenie z fiskusem.

Kwota wolna od podatku

Chociaż teoretycznie każdy uzyskany przez Ciebie przychód podlega opodatkowaniu, w polskim prawie podatkowym istnieje kwota dochodu wolnego od podatku, popularnie nazywana kwotą wolną.

Dotyczy ona i samozatrudnionych freelancerów, i tych, którzy łączą zlecenia wykonywane dla indywidualnych klientów z pracą na etacie. Jeśli jako freelancer jesteś osobą fizyczną bazujesz na tzw. działalności wykonywanej osobiście w oparciu o umowy o dzieło lub zlecenia, Twoje przychody również wliczone do kwoty wolnej od podatku.

Uldze tej nie podlegają jedynie:

• przychody, które uzyskujesz z najmu, zarówno przestrzeni fizycznej (studia fotograficznego, nagraniowego itp.), jak i cyfrowej (wpis sponsorowany na blogu, afiliacja, reklama na stronie www)
• przychody do 200 zł brutto z umów cywilnoprawnych (o dzieło, zlecenia).

Wysokość kwoty wolnej jest co roku aktualizowana – w 2021 roku wynosi ona 8001,49 gr. Oznacza to, że jeśli w ciągu roku wszystkie Twoje przychody nie przekroczą tej sumy, nie zapłacisz od nich żadnego podatku. Z kolei im więcej zarabiasz, tym bardziej maleje nieopodatkowana kwota, do której masz prawo.

Dobra wiadomość? Jako freelancer nie musisz znać wszystkich przedziałów kwoty wolnej – ich wyliczenie możesz spokojnie pozostawić po stronie urzędników fiskusa.

Jakie są podatki dla freelancerów?

Prawo podatkowe w Polsce nie zalicza się do najbardziej przejrzystych w Europie. I tak samozatrudnieni freelancerzy, działający w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej, mogą wybrać jedną z aż czterech form opodatkowania. Są to podatek według skali, liniowy, zryczałtowany i według karty podatkowej. W niektórych wypadkach, jak na przykład przy karcie podatkowej, przepisy są na tyle skomplikowane, że nieodzowna staje się pomoc zewnętrznej księgowości.

Ponadto freelancerzy, którzy prowadzą działalność gospodarczą, oprócz podatku dochodowego (podatku PIT) są zobowiązani ponieść dodatkowe koszty. Dla osób prowadzących własną działalność, są to między innymi składki na ubezpieczenie społeczne i składkę zdrowotną.

Podatek dochodowy dla freelancerów bez działalności gospodarczej

Pod tym względem rozliczenie podatków dla freelancerów-osób fizycznych jest znacznie łatwiejsze: w podatku dochodowym obowiązuje rozliczenie według skali. Liczy sobie ona tylko dwa progi podatkowe: 17% i 32%. Drugi próg osiągasz, kiedy suma Twoich przychodów osiąganych w ciągu roku przekroczy 85 528 zł.

W tym opracowaniu zajmiemy się podatkami, jakie dotyczą osób prywatnych. Coraz więcej freelancerów rezygnuje bowiem z prowadzenia własnej działalności gospodarczej na rzecz bardziej elastycznych rozliczeń w Useme. Useme upraszcza kwestie prawne i podatkowe, jednoczesne dając freelancerowi możliwość wystawiania faktury VAT dla polskich bez konieczności zakładania firmy oraz możliwość rozliczania umów z klientem zagranicznym bez ograniczeń.

Sprawdź, co opłaca Ci się bardziej: własna firma, umowa o dzieło czy rozliczenie w Useme

Z jakich umów korzystają freelancerzy?

W rozliczeniach z klientami freelancerzy, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej, najczęściej korzystają z dwóch rodzajów umów cywilnoprawnych: umowy o dzieło i umowy zlecenia. Prace, jakie wykonasz na podstawie umów tego typu, różnią się charakterem.

Umowa o dzieło ma charakter jednorazowego zlecenia. Przedmiotem Twojej pracy jest wykonanie określonego produktu, stworzenie nowej rzeczy. To sprawia, że idealnie nadaje się do rozliczania sług wykonywanych przez freelancerów: tworzenia stron www i dedykowanych rozwiązań IT, projektowania grafik, pisania tekstów, wykonywania tłumaczeń i wielu innych. W tym typie umowy możesz również skorzystać z przeniesienia praw majątkowych.

Z kolei umowa zlecenia stosowana jest, kiedy świadczenie usług ma charakter ciągły i kiedy ważniejszy jest czas i staranie włożone w wykonanie zlecenia niż sam jego efekt. To sprawia, że stosują się ją do rozliczania takich prac, jak administracja stron www, stała opieka nad mediami społecznościowymi, moderacja blogów czy wreszcie sprzedaż lub pozyskiwanie klientów.

Freelancerzy, którzy dysponują przestrzenią do wynajęcia – czy to fizyczną, czy cyfrową – mogą również korzystać z umów najmu, aby rozliczyć takie usługi, jak udostępnienie studia, hosting czy reklamę w sieci.

Podatek i koszty uzyskania przychodu w umowie o dzieło

Umowa o dzieło swoją popularność zawdzięcza nie tylko szerokiemu zakresowi prac, które mogą być jej przedmiotem. Jest lubiana przez freelancerów również z powodu… podatków. Wszystko za sprawą kosztów uzyskania przychodu.

Standardowo stawka podatku dochodowego dla umów o dzieło wynosi 12% lub 32%, jeśli przekroczyłeś drugi próg podatkowy. W przypadku umów powyżej 200 zł brutto nie płaci się go jednak od całości zarobionej kwoty.

Umowa o dzieło przewiduje bowiem, że część Twojego wynagrodzenia jest zwolniona z podatku w zamian za koszty, z jakimi wiązało się dla Ciebie stworzenie zamówionego produktu. Ta kwota to koszty uzyskania przychodu. Standardowo wynosi on 20%, jednak wraz z przeniesieniem praw autorskich koszt uzyskania przychodu rośnie do 50%, obniżając o połowę wartość podatku. Takie same skutki ma również udzielenie licencji.

Prawa autorskie można przenieść tylko do prac o autorskim, unikalnym charakterze, pod warunkiem, że ustawodawca przewidział taką możliwość.

Dla umów o dzieło o wartości poniżej 200 zł brutto bez przekazania praw majątkowych do utworu nie stosuje się kosztów uzyskania przychodu, a podatek liczy się od całości kwoty.

Warto pamiętać, że istnieje limit wartości umów, w których uzyskasz wyższy KUP. Wynosi on tyle, co limit drugiego progu podatkowego – 120 000 zł. Oznacza to, że jeśli w wyniku przenoszenia praw autorskich zaoszczędzisz kwoty powyżej tej sumy, dalsze przenoszenie praw majątkowych lub udzielenia licencji sprawią, że odliczysz tylko faktycznie poniesione koszty.

Podatek w umowie zlecenia

Pod względem podatkowym umowa zlecenia jest nieco bardziej skomplikowana niż umowa o dzieło. Stawka podatkowa również wynosi 17% lub 32% po przekroczeniu drugiego progu. Ustawodawca również i tu przewidział, że wykonując zlecenie możesz ponieść pewne koszty, jednak są one stałe – na poziomie 20%. Oznacza to, że Twój podatek jest liczony od 80% wartości zlecenia, a pozostałe 20% jest z niego zwolnione.

Sytuację komplikuje jednak to, że od umów zlecenia odprowadza się składki na ubezpieczenia społeczne, a ich wysokość w oczywisty sposób wpływa na wysokość Twojej kwoty netto.

Jeśli umowa zlecenie, jaką zawierasz z klientem, jest Twoim jedynym tytułem do ubezpieczenia, zleceniodawca jest zobowiązany do odprowadzenia za Ciebie składek w pełnym wymiarze. Jeśli jednak masz już ubezpieczenie – np. z tytułu innej umowy zlecenia, umowy o pracę lub korzystasz z ubezpieczenia współmałżonka, od Twojego wynagrodzenia zostanie potrącona tylko składka na Fundusz Zdrowia.

Składają się na nie dwie części: pierwsza wynosi 9% i odprowadza się ją od kwoty brutto freelancera, a druga wynosi 7,75%. Ponieważ w całości odlicza się ją od podatku freelancera, nie wypływa ona na dalsze pomniejszenie kwoty netto.

Podatek od najmu

Jeśli jako freelancer uzyskałeś przychód wynajmując przestrzeń fizyczną lub cyfrową, obliczasz podatek dochodowy tylko według zryczałtowanej stawki. Wynosi on 8,5%, ale nie możesz odliczyć od niego żadnych kosztów uzyskania przychodu.

Jak rozliczyć podatek?

Skoro już wiesz, jakiej wysokości podatki płaci freelancer bez własnej działalności w najpopularniejszych typach umów stosowanych w pracy zdalnej, zajmijmy się tym, kto odprowadza podatki w poszczególnych umowach? Kiedy freelancer sam musi zapłacić swoje podatki?

Umowy z firmami

Kiedy współpracujesz z firmą, rozliczenie jest dla Ciebie stosunkowo proste: klient zawiązuje z Tobą umowę i bierze na siebie wszystkie obowiązki zleceniodawcy. Oznacza to, że ma obowiązek obliczyć wysokość Twojego podatku, odprowadzić zaliczkę do odpowiedniego urzędu skarbowego, a na koniec roku wystawić Ci PIT 11, który potwierdza wysokość wpłaconych kwot oraz Twoich zarobków.

Dotyczy to umów o dzieło i zlecenia, w przypadku umów najmu rozliczenie podatku leży po Twojej stronie.

Umowy z osobami fizycznymi

Freelancerzy wykonują również prace dla klientów, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej. Takie rozliczenie zdecydowanie różni się od współpracy z firmami, ponieważ nakłada na freelancera pewne obowiązki, niezależnie od tego, z jakiego źródła przychodów korzystał.

W umowie o dzieło jesteś zobowiązany samodzielnie obliczyć podatek i rozliczyć się z niego z urzędem skarbowym, wpłacając sumę na swój mikrorachunek podatkowy. Na koniec roku nie otrzymasz PIT 11 od klienta, dlatego warto zachować dowód wpłaty i – jeśli na koniec roku składasz deklarację podatkową – uwzględnić w nim wpłaconą kwotę.

Podobne obowiązki spadają na Ciebie w przypadku umowy zlecenia, w której zleceniodawcą jest osoba fizyczna, jednak tu odpowiadasz tylko za uiszczenie podatku. Nie masz obowiązku płacenia ZUS u – to zobowiązanie leży po stronie Twojego zleceniodawcy.

Analogicznie w przypadku umów najmu, w których udostępniasz przestrzeń cyfrową lub fizyczną osobie, która nie ma własnej firmy, rozliczenie podatku również należy do Ciebie.

Rozliczenia pracy zdalnej w Useme

Nie wszyscy freelancerzy decydują się na własny biznes. Działalność gospodarcza to obowiązek prowadzenia księgowości i koszty związane z utrzymaniem firmy – a to nie bez powodu odstrasza wolnych strzelców. Z drugiej strony jako freelancer-osoba fizyczna potrzebujesz wystawić niektórym klientom faktury VAT.

Rozwiązaniem w takiej sytuacji jest Useme. Kiedy wystawiasz fakturę dla swojego klienta w Useme, serwis zawiera z Tobą właściwą umowę online i na tej podstawie przejmuje wszystkie obowiązki zleceniodawcy.

W praktyce oznacza to, że Twój klient nie musi wykonywać żadnych dodatkowych czynności, aby sfinalizować waszą współpracę. Z kolei Twoje podatki są uregulowane tak, jak w przypadku współpracy z każdym innym zleceniodawcą.

Po zakończeniu umowy otrzymasz z Useme przelew z wynagrodzeniem netto wraz z potwierdzeniem wykonania umowy. Na początku kolejnego roku kalendarzowego Useme wyśle do Ciebie PIT 11 z zestawieniem wszystkich rozliczonych w ten sposób umów. Dzięki temu nie musisz zakładać własnej firmy, aby wystawiać faktury, a jednocześnie nie tracisz wygody, jaką daje łatwe rozliczenie podatków w przypadku osób fizycznych.

Jak rozliczyć zagraniczne przychody freelancera?

Freelancerzy nie ograniczają się już tylko do polskich klientów – wolni strzelcy szukają nowych wyzwań i nowych szans, jakie dają zagraniczne zlecenia. Wolny strzelec staje tu przed kwestią jaką umowę zawrzeć i w jaki sposób rozliczyć podatki od zagranicznych umów?

Przede wszystkim pamiętaj, że mieszkając w Polsce podlegasz nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu – niezależnie od tego, z jakiego kraju otrzymujesz wynagrodzenie, musisz opodatkować je w Polsce. Warto o tym pamiętać, aby uniknąć podwójnego opodatkowania, jeśli masz również prawo do rozliczania się z zagranicznym fiskusem.

W rozliczeniu kluczowe znaczenie będzie miało miejsce wykonywania zlecenia oraz rezydencja podatkowa. Jeśli jesteś na stałe zameldowany w Polsce i tu płacisz podatki, co do zasady z zagranicznym klientem powinieneś się rozliczyć na podstawie umowy, która odpowiada zakresem umowie o dzieło lub zlecenia. W takiej sytuacji w rozliczeniu z klientem zagranicznym jesteś odpowiedzialny za samodzielnie odprowadzenie podatku analogicznie do rozliczenia między osobami fizycznymi. Sprawdź co napisaliśmy o umowach z firmami zagranicznymi.

Formalności związane z samodzielnym odprowadzeniem podatku nie muszą Cię zniechęcać do współpracy z firmami z zagranicy. Alternatywą jest w tym przypadku rozliczenie przez Useme: serwis wystawi dla Twojego klienta międzynarodową fakturę bez VAT (z VATem odwróconym, faktura reverse charge) i zajmie się formalnościami podatkowymi w Twoim imieniu.

Freelancer przed 26 rokiem życia

Freelancerzy, którzy nie ukończyli 26 roku życia, mogą skorzystać z ulgi podatkowej. Tzw. zerowy PIT dla młodych uprawnia do zawierania umów zlecenia i umów o pracę, od których urząd skarbowy nie pobierze podatku.

Twój zleceniodawca nie będzie odprowadzał podatku, a nawet jeśli z jakiegoś powodu wpłaci daninę, urząd skarbowy zwróci Ci nadpłatę w momencie rozliczania zeznań podatkowych (nie musisz składać deklaracji).

Zerowy PIT dla młodych nie obowiązuje jednak w przypadku umów o dzieło. Od zleceń, na które zawiązujesz takie umowy, Twój klient odprowadzi za Ciebie podatek według normalnej stawki 17%.

Drugi próg podatkowy przy umowie o dzieło

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyróżnia wspomniane już dwa progi podatkowe, 12% i 32%. Ten drugi próg przekroczysz, jeśli w ciągu roku Twoje zarobisz więcej niż 120 000 zł – to 10 000 zł na miesiąc. Co się wtedy dzieje?

Jeśli przekroczysz próg w ciągu roku i nie zdajesz sobie z tego sprawy, skarbówka upomni się o brakującą wpłatę przy okazji rozliczania Twojego zeznania podatkowego – w takiej sytuacji musisz liczyć się z dopłatą do podatku. Z kolei jeśli wiesz, że przekroczyłeś próg, zgłoś to klientowi. Umowy zawierane po osiągnięciu progu powinny być opodatkowane według wyższej stawki, aby uniknąć późniejszych dopłat.

W kontekście drugiego progu podatkowego pamiętaj o dwóch rzeczach.

Po pierwsze, stawka podatku w II progu dotyczy tylko sum powyżej 120 000 zł. Oznacza to, że podatkiem wysokości 32% obłożone są tylko Twoje zarobki powyżej tej kwoty, a nie całość osiągniętych przychodów.

Po drugie, do obliczania progów podatkowych przyjmuje się nie wartość umów, ale podstawę opodatkowania. W przypadku umowy o dzieło i zlecenia podstawę opodatkowania obniża wspomniany już KUP o 20%. Dla umów o dzieło przekazanie praw autorskich obniża podstawę do 50%.

Co freelancer odpisze od podatku?

Od kilu lat podatnicy nie mają już obowiązku składania deklaracji podatkowych PIT, ponieważ wszystkich obliczeń dokonuje w ich imieniu urząd skarbowy. Warto jednak zadać sobie trochę trudu i wypełnić deklarację samodzielnie, ponieważ wraz z nią zyskujesz możliwość odliczenia od podatku niektórych wydatków i skorzystania z ulg.

Freelancerzy powinni zwrócić uwagę szczególnie na kilka możliwości obniżenia podstawy wymiaru podatku i skorzystania z następujących ulg:

• ulgę na zapłacone w danym roku składki ZUS, jeśli korzystasz z dobrowolnego ubezpieczenia w ZUS
• ulgę na wpłaty na Indywidualne Konto Zabezpieczenia Emerytalnego
• ulgę internetową przyznawane z tytułu korzystania z sieci internetowej
• ulgę na darowizny charytatywne i na organizacje pożytku publicznego

Jak obliczyć podatek w umowie o dzieło?

Przede wszystkim oblicz wysokość swojego podatku: możesz skorzystać w tym celu z kalkulatorów wynagrodzeń lub posłużyć się następującym wzorem

pełna kwota przychodu brutto x KUP – będzie to 20% dla umów bez przekazania praw autorskich lub do prac copywriterskich niezależnie od praw autorskich oraz 50% dla prac z przekazaniem praw autorskich lub udzieleniem licencji
500 zł x 50% KUP = 250 zł

pełna kwota przychodu brutto – kwota zwolniona z podatku
500 zł – 250 zł = 250 zł

kwota brutto z wyłączeniem części zwolnionej z podatku x 12%
250 zł x 17% = 30 zł.

Uzyskaną sumę zaokrąglij do pełnych złotych i wpłać na swój mikrorachunek podatkowy.
Analogicznie postąpisz w przypadku umowy zlecenia – pamiętaj, że w tym przypadku Twój koszt wynosi zawsze 20%.
W umowie najmu oblicz tylko 12% lub 8,5% podatku, ponieważ ten typ umów nie przewiduje ulg związanych z kosztami uzyskania przychodu.

Kiedy zapłacić podatek dochodowy?

Podatek w umowach o dzieło, zlecenia i najmu należy zapłacić do 20. dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego. Zapłacisz go za pomocą podatkowego przelewu bankowego lub przekazu pocztowego „Podatki”.

• Dla podatków z umów o dzieło i umów zlecenia kod podatku to PIT-37.
• Dla zryczałtowanego podatku z umów najmu na 8,5% kod podatku to PPE.

Mikrorachunek: jak go uzyskać?

Obecnie podatki wpłaca się na indywidualne mikrorachunki podatkowe, a nie – jak do niedawna – na numer konta urzędu. Aby uzyskać swój numer, skorzystaj z rządowego generatora mikrorachunków podatkowych https://www.podatki.gov.pl/generator-mikrorachunku-podatkowego. Na stronie wystarczy podać swój numer PESEL lub NIP.

Jaki PIT wypełnia freelancer i kiedy?

Jak pisaliśmy wyżej, jeśli pracujesz tylko z firmami, które odprowadzają za Ciebie podatki, nie masz obowiązku składania deklaracji podatkowej – US dopilnuje wszystkich formalności w Twoim imieniu. Jednocześnie utracisz możliwość odliczenia od podatku niektórych kosztów, skorzystania z ulg i zadecydowania, na jaki cel przekażesz 1% swojego podatku.

Jaki PIT powinien wypełnić freelancer bez firmy w zeznaniu rocznym? Dla osób fizycznych właściwy będzie PIT-36 lub PIT-37.

Przyjmijmy, że w ciągu roku pracowałeś tylko dla polskich firm i nie miałeś potrzeby ani razu odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy od umów zwartych z osobami fizycznymi, z umów z firmami zagranicznymi czy z umów najmu rozliczanych według skali. W takiej sytuacji wypełniasz tylko PIT-37.

PIT-36 mogą wypełniają z kolei ci freelancerzy, którzy mieli zagranicznych klientów, klientów wśród osób fizycznych, z którymi zawarli umowy oraz ci, którzy zawierali umowy najmu rozliczanego według skali. W podatkowym żargonie PIT ten przeznaczony jest dla osób, które uzyskały przychody bez pośrednictwa płatników – to znaczy, że same musiały samodzielnie odprowadzić podatki od działalności wykonywanej osobiście.

Warto pamiętać, że do PIT-36 możesz także dodać załączniki, w tym PIT/O, który wyszczególnia odliczenia od dochodu lub PIT/ZG dla dochodów, które uzyskałeś ze współpracy z zagranicznymi klientami.

Jeśli część Twoich przychodów pochodziła z umów zawartych z firmami z Polski, a część z umów zagranicznych, najmu lub współpracy z osobami fizycznymi, wypełnij tylko deklarację PIT-36.