Outsourcing to pojęcie, które kojarzy się z oszczędnością czasu i pieniędzy, a także zwiększeniem jakości świadczonych usług. Mimo że outsourcing to przede wszystkim domena dużych przedsiębiorstw, to jest też idealnym rozwiązaniem dla małych firm, które chcą zwiększyć konkurencyjność i szybciej się rozwijać.
Czym tak naprawdę jest outsourcing, jakie są jego rodzaje i dlaczego warto z niego korzystać? Na te pytania odpowiemy w dzisiejszym poradniku. Zapraszamy!
Co to jest outsourcing?
Pojęcie outsourcingu zostało po raz pierwszy użyte w 1979 roku w kontekście kupowania zewnętrznych projektów przez brytyjski przemysł motoryzacyjny. Za ojca tej koncepcji uznany jednak został Henry Ford. To właśnie on już w 1923 roku miał stwierdzić, że jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, to nie ma sensu robić tego samemu, a zamiast tego powinniśmy zatrudnić do tej pracy kogoś, kto wykona tę pracę lepiej.
Mimo że słowa te padły prawie 100 lat temu, to wciąż idealnie opisują ideę outsourcingu, rozumianą jako możliwość wykorzystania zasobów zewnętrznych w przedsiębiorstwie. Potwierdza to sama nazwa tego procesu, stworzona z trzech angielskich słów – Outside Resource Using.
W praktyce outsourcing polega na zlecaniu innym firmom realizacji konkretnych zadań. Najczęściej poprzez zewnętrznego usługodawcę realizowane są procesy wspierające główną strategię firmy, ale niedotyczące właściwego profilu zarobkowego danego podmiotu. Idealnym przykładem będzie outsourcing księgowości pozwalający ograniczyć ilość etatów, a przy tym powierzający kwestie i związane z rachunkowością wyspecjalizowanej firmie.
Outsourcing wewnętrzny i zewnętrzny
Jeśli zarządzasz zespołem warto abyś wiedział, że outsourcing możemy podzielić na delegowanie zewnętrzne oraz wewnętrzne.
- Outsourcing zewnętrzny to klasyczne zlecenie części procesów zewnętrznemu podmiotowi, który ma odpowiednią wiedzę i doświadczenie w danej dziedzinie.
- Outsourcing wewnętrzny (zwany inaczej kapitałowym) to natomiast domena większych przedsiębiorstw, gdzie zarząd decyduje się powierzyć część działań utworzonej spółce-córce. W ten sposób firma usprawnia zarządzanie, a przy tym daje sobie szansę zoptymalizowania kosztów na wielu różnych płaszczyznach, ale bez udziału podmiotów zewnętrznych.
Rodzaje outsourcingu
Outsourcing z roku na rok rośnie w siłę i oferuje już praktycznie nieograniczone możliwości. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się więc na to, aby część zadań biznesowych oddelegować, a co za tym idzie zaoszczędzić czas i pieniądze. W ten sposób outsourcing pozwala na koncentrację sił na celach strategicznych w każdej branży. Jakie są rodzaje outsourcingu? Możemy podzielić go na pięć głównych kategorii.
Outsourcing procesów biznesowych
BPO, czyli Business Process Outsourcing polega przede wszystkim za długoterminowym przenoszeniu strategicznych procesów biznesowych na zewnątrz firmy. Mówimy tutaj o zadaniach bezpośrednio związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, ale nie dotyczących głównego filaru działalności danej firmy.
Outsourcing procesów biznesowych dzielimy na dwie grupy: back-office oraz front-office:
- Back-office: podstawowe usługi outsourcingowe, takie jak księgowość, przetwarzanie płatności, obsługa korespondencji, czy administracja systemów informatycznych.
- Front-office: wszystkie zadania obejmujące obsługę klienta, czyli marketing, pozyskiwanie klientów, czy udzielanie wsparcia technicznego.
Business Process Outsourcing to przede wszystkim redukcja kosztów, ale też szansa zmaksymalizowania procesów zarządczych i zyskanie przewagi konkurencyjnej poprzez poprawę jakości prowadzonych działań. Oddelegowanie konkretnych procesów do podmiotów specjalizujących się w danym zagadnieniu pozwala zwiększyć skuteczność i daje dostęp do wiedzy oraz doświadczenia specjalistów bez konieczności ich zatrudniania.
Outsourcing procesów wiedzy
W ramach outsourcingu firmy nie tylko zlecają wykonywanie podstawowych procesów biznesowych. Coraz częściej korzystają też z wiedzy i doświadczenia ośrodków badań oraz instytutów naukowych. Outsourcing procesów wiedzy (KPO – Knowledge Process Outsourcing) to w czasach big data jeden z najgorętszych tematów, gdyż umożliwia przeanalizowanie ogromnych zasobów danych bez konieczności prowadzenia własnych badań i zatrudniania wysoko wykwalifikowanych specjalistów.
Centra usług wspólnych
Centra usług wspólnych (SCC – Shared Services Centers) to przykład outsourcingu wewnętrznego, który realizowany jest w ramach danej firmy lub powiązanych ze sobą organizacji.
Świetnym przykładem będzie tutaj scentralizowany dział rozliczeniowy dużej linii lotniczej, który obsługuje oddziały rozrzucone po całym świecie. Dzięki temu firma minimalizuje koszty (np. lokując centrum w kraju o niższych kosztach zatrudnienia), optymalizuje ilość koniecznych do zatrudnienia pracowników, a przy tym wciąż może kontrolować wszystkie procesy.
Centra usług wspólnych wykorzystywane najczęściej są w:
- księgowości,
- IT,
- obsłudze klienta,
- działach HR i obsłudze procesu rekrutacji,
- finansach,
- logistyce.
Outsourcing procesów produkcyjnych
Usługi to zdecydowanie najbardziej popularne obszary oddawane do realizacji przez firmę outsourcingową. Należy jednak pamiętać o tym, że outsourcing to również sposób na łatwe i szybkie uzyskanie dostępu do specjalistycznej wiedzy i doświadczenia partnerów biznesowych w produkcji.
Podejmując współpracę w ramach obsługi procesu produkcji, firma outsourcingowa może zdecydować się na oddelegowanie realizacji pojedynczych zadań lub wybrać kompleksową obsługę obejmującą także projektowanie, pakowanie, czy logistykę.
Outsourcing produkcji powierzany firmie zewnętrznej to rozwiązanie znane między innymi z branży odzieżowej, gdzie marki skupiają się na funkcjach biznesowych i zasadniczych celach firmy, a produkcję opiera na know how i parkach maszynowych partnerów. W ten sposób outsourcing pozwala na obniżenie kosztów, szybsze realizowanie produkcji i dostosowanie jakości finalnie otrzymywanych produktów.
Outsourcing pracowniczy
Poprzez outsourcing pracowniczy w pierwszej kolei rozumiemy sytuację, w której dana firma pomija klasyczne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, a zamiast tego decyduje się na powierzenie realizacji zadań osobom pracującym najczęściej dla agencji zatrudnienia. W ten sposób wszystkie koszty i procesy związane z obsługą pracowników przenoszone są na agencję, a firma opłaca jedynie określoną w umowie stawkę.
Należy też pamiętać o tym, że outsourcing pracowniczy nie ogranicza się wyłącznie do podnajmowania pracowników, ale obejmować może też przeprowadzanie rekrutacji, organizowanie zastępstw, oraz prowadzenie szkoleń.
Najlepszym przykładem kompleksowego outsourcingu pracowniczego będzie sytuacja, w której firma zleca znalezienie pracowników spełniających określone wymagania. Ci jednak nie podpisują umowy ze zleceniodawcą, a zamiast tego znajdują zatrudnienie w agencji pracy. Mimo iż umowa zostanie zawarta z agencją, to pracownicy będą wykonywać zadania na rzecz firmy korzystającej z outsourcingu.
Na czym polega outsourcing usług?
Chociaż outsourcing usług to przede wszystkim domena dużych przedsiębiorstw, to równie skutecznie potrafi wpłynąć na organizację mniejszych firm, a nawet pracy freelancera.
Zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i mikrofirmy (zatrudniające od 1 do 9 pracowników) bardzo często wpadają w pułapkę stagnacji. Zamiast rozwijać się i zdobywać nowych klientów skupiają się na realizacji bieżących zadań, których jest akurat tyle, że paradoksalnie brakuje czasu na rozwój. Tutaj z pomocą przychodzi outsourcing usług.
Poza klasycznym zleceniem obsługi księgowej, czy pomocy przy zarządzaniu stroną internetową, może to być na przykład skorzystanie z pomocy wirtualnej asystentki lub oddelegowanie obsługi posprzedażowej.
Jak wdrożyć outsourcing usług i dostosować go do aktualnych potrzeb firmy?
Aby skutecznie wdrożyć outsourcing w małej firmie, należy przede wszystkim:
- Przeanalizować aktualną sytuację w firmie – zwłaszcza pod kątem czasochłonności i opłacalności poszczególnych procesów.
- Określić cele i wybrać firmę do współpracy – gdy już wiemy, jakie zadania chcemy oddelegować, wybieramy firmę (lub freelancera) z doświadczeniem i wiedzą w danej gałęzi biznesu. Wyboru dokonujemy w taki sposób, aby oddelegowanie części zadań w firmie sprawiło, że wzrośnie jej wartość rynkowa.
- Sporządzić odpowiednią umowę – zdecydować jakie obszary objąć umową, a także zadbać o zapis o zachowaniu tajemnic związanych z poufnymi i wrażliwymi informacjami przekazywanymi podwykonawcom.
Przykłady outsourcingu — jakie prace można zlecać na zewnątrz
Sposób, w jaki outsourcing zostanie wykorzystany w danej firmie, zależy przede wszystkim od rodzaju działalności oraz konkretnych potrzeb. Najlepszy przykład stanowi outsourcing marketingu, który może mieć zupełnie różne oblicza.
Usługi outsourcingowe – przykład agencji reklamowych
Najprostsza forma outsourcingu w marketingu to okazjonalne korzystanie z pomocy freelancerów. Będzie to na przykład przygotowanie zestawu grafik do opublikowania w mediach społecznościowych lub napisanie przez doświadczonego copywritera kilku tekstów na firmowego bloga.
W przypadku outsourcingu realizowanego przez freelancerów zdecydowanie najlepiej sprawdzają się profesjonalne portale, takie jak Useme. Za pośrednictwem jednej strony przedsiębiorcy mogą nie tylko znaleźć specjalistę z odpowiednim portfolio, ale też zwalniani są ze wszystkich formalności związanych ze współpracą z freelancerem – pozostaje jedynie wybrać wykonawcę, opłacić pro formę i odebrać fakturę VAT, a następnie odebrać ukończoną pracę.
Outsourcing pozycjonowania stron internetowych
Kolejnym popularnym przykładem outsourcingu w szeroko pojętej reklamie jest pozycjonowanie stron internetowych. W tym wypadku posiadanie odpowiedniej wiedzy oraz doświadczenia wpływa na osiągane korzyści, jak i na bezpieczeństwo prowadzonych takich działań.
Pozycjonowanie niezgodne z polityką Google najczęściej kończy się spadkami w rankingach organicznych wyszukiwań, a nawet wykluczeniem domeny z wyników wyszukiwarki. W związku z tym firmy, zamiast ryzykować i pozycjonować na własną rękę lub zatrudniać specjalistów od SEO, decydują się na zlecenie tego procesu na zewnątrz firmy. W praktyce to rozwiązanie okazuje się zarówno tańsze, jak i skuteczniejsze.
Outsourcing w IT – np. administracja systemów informatycznych
Bez outsourcingu nie wyobrażamy sobie aktualnego rynku IT, gdzie programowanie oraz administracja skomplikowanymi systemami informatycznymi regularnie zlecana jest zewnętrznym firmom. To tutaj praca najczęściej opiera się na długich kontaktach, dzięki którym kompletowane są wyspecjalizowane zespoły. Dotyczy to zarówno tworzenia oprogramowania, jak i zatrudniania inżynierów mających utrzymywać duże sieci komputerowe oraz szybko reagować na ewentualne awarie.
Outside resource using w tym wypadku pozwala:
- szybko dostosowywać się do różnych technologii i wymagań klientów,
- zredukować czas tworzenia zespołów,
- zwiększyć konkurencyjność poprzez oszczędność czasu i kosztów stałych,
- prowadzić zaawansowane prace inżynieryjne bez konieczności zatrudniania na stałe wykwalifikowanych specjalistów i wyposażania ich w niezbędny sprzęt.
Korzyści outsourcingu
Outsourcing ma przede wszystkim przekładać się na zoptymalizowanie kosztów prowadzenia działalności. Dzięki niemu przedsiębiorstwo zmniejsza obciążenia podatkowe, redukuje ilość koniecznych do opłacania składek do ZUS-u, a przy tym ogranicza związaną z umowami o pracę biurokrację.
Warto jednak podkreślić, że optymalizacja kosztów to tylko jedna z niezaprzeczalnych zalet takiego rozwiązania. W ostatnim czasie outsourcing wykorzystywany jest głównie w celu zwiększenia jakości świadczonych usług, a także elastyczności całego przedsiębiorstwa.
Łatwy i szybki dostęp do wysoko wykwalifikowanych pracowników sprawia, że firmy decydujące się na outsourcing specjalistyczny stają się bardziej konkurencyjne, a przy tym odporne na ewentualne kryzysy rynkowe.
Jakie daje korzyści outsourcing?
- Zmniejszenie kosztów związanych z rekrutacją i niższy poziom zatrudnienia,
- optymalizacja podatkowa, redukcja wydatków, przez co organizacja osiąga lepsze wyniki,
- łatwo dostępny wykwalifikowany personel i efektywniejsze wykorzystanie jego czasu pracy,
- możliwość zastosowania nowych technologii bez konieczności ponoszenia kosztów inwestycji w drogi sprzęt,
- oszczędność i optymalizacja czasu pozwalająca skupić się na realizowaniu przyjętej misji,
- szybsze reagowanie na potrzeby klientów,
- zwiększenie wydajności i konkurencyjności firmy,
- elastyczność, a co za tym idzie skalowalność oferowanych usług.
Podsumowanie
Dla wielu przedsiębiorców outsourcing jawi się jako opcja dla największych rynkowych graczy. W praktyce okazuje się jednak, że zamiast rozważań na temat opłacalności takiego rozwiązania bardziej zasadne będzie pytanie, czy stać nas na jego brak?
Pierwotną korzyścią płynącą z outsourcingu jest oszczędność czasu i zasobów ludzkich, a to przecież podstawowa kwestia także w małych i jednoosobowych firmach! Przemyślany dobór partnerów biznesowych i zabezpieczenie odpowiednimi umowami w przypadku pracy z wrażliwymi danymi sprawia, że to nie tylko bezpieczne rozwiązanie, ale i najlepszy sposób na zwiększenie konkurencyjności oraz rozwój firmy niezależnie od jej rozmiarów.
