Outsourcing to trend zyskujący popularność nie tylko wśród dużych przedsiębiorstw, ale również w sektorze małych i średnich firm. Na czym polega i co daje stosowanie outsourcingu? Na te pytania odpowiadamy poniżej.
Outsourcing – co to jest?
Jako przedsiębiorca na pewno widzisz w firmie obszary działania, które wymagają poprawy lub generują koszty niewspółmierne do zysków. Jeśli jest coś, czego nie potrafisz zrobić lepiej, taniej i wydajniej niż inni – zleć to na zewnątrz.
Outsourcing to strategia, w której przedsiębiorstwo zleca pewne zadania innym firmom. Jest to więc korzystanie z zewnętrznych zasobów – pracowników, usług, sprzętu – do realizacji celów biznesowych.
Pojęcie outsourcingu zakłada, że procesy wspierające główną strategię firmy zostaną przekazane firmie zewnętrznej, podczas gdy przedsiębiorstwo realizuje zadania dotyczące swojego profilu zarobkowego – core’u biznesu.
Najlepszy przykład to dość popularny outsourcing księgowości, który pozwala ograniczyć ilość etatów, a jednocześnie zyskuje dostęp do usług świadczonych przez wyspecjalizowaną firmę.
Rodzaje outsourcingu
W budowaniu elastycznego zespołu i zarządzania nim zarządzasz zespołem pomocne będzie rozróżnienie typów outsourcingu.
- Outsourcing zewnętrzny polega na tym, że część procesów realizuje zewnętrzny podmiot, który ma odpowiednią wiedzę i doświadczenie w danej dziedzinie.
- Outsourcing wewnętrzny (znany też jako outsourcing kapitałowy) polega na tym, że część zadań jest realizowana przez spółkę córkę. W ten sposób firma matka usprawnia zarządzanie i optymalizuje koszty na różnych płaszczyznach, ale bez udziału podmiotów zewnętrznych.
Coraz więcej firm decyduje się właśnie na outsourcing zewnętrzny, aby część zadań biznesowych oddelegować i zaoszczędzić czas oraz pieniądze. Popularne rodzaje outsourcingu to obok outsourcingu usług outsourcing pracowników.
Outsourcing procesów biznesowych
BPO, czyli Business Process Outsourcing polega przede wszystkim za długoterminowym przenoszeniu strategicznych procesów biznesowych na zewnątrz firmy. Dotyczy to zwłaszcza działań bezpośrednio związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, ale nie dotyczących głównego filaru działalności danej firmy.
Business Process Outsourcing to przede wszystkim redukcja kosztów i zyskanie przewagi nad konkurencją poprzez lepszą jakość działań. Zyskujesz dostęp do specjalistycznej wiedzy i doświadczenia specjalistów bez konieczności ich zatrudniania.
Outsourcing wiedzy
W ramach outsourcingu firmy coraz częściej korzystają też z wiedzy i doświadczenia ośrodków badań oraz instytutów naukowych. Outsourcing wiedzy (KPO – Knowledge Process Outsourcing) to w czasach big data jeden z najgorętszych tematów, gdyż umożliwia przeanalizowanie ogromnych zasobów danych bez konieczności prowadzenia własnych badań i zatrudniania wysoko wykwalifikowanych specjalistów.
Outsourcing produkcji
Usługi to najpopularniejszy obszar oddawany do realizacji przez firmę outsourcingową. Outsourcing produkcji powierzany firmie zewnętrznej polega na tym, że marka skupia się na zasadniczych celach firmy i na funkcjach biznesowych, a produkcję opiera na know how i parkach maszynowych partnerów.
Na czym polega outsourcing pracowniczy
Outsourcing pracowniczy polega na tym, że firma pomija klasyczne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, a zamiast tego powierza rekrutację, szkolenia czy pełną obsługę HR zewnętrznej firmie. Polega również na zlecaniu realizacji zadań osobom pracującym dla agencji zatrudnienia.
Na czym polega outsourcing usług?
Outsourcing usług polega na zleceniu firmom zewnętrznym lub freelancerom realizacji określonych zadań, które nie są kluczowe dla głównej działalności przedsiębiorstwa.
Przykłady takich usług obejmują księgowość, administrację systemów informatycznych, marketing, a także obsługę klienta. Outsourcing usług it, na przykład, pozwala firmom na dostęp do najnowszych technologii i specjalistycznej wiedzy bez konieczności inwestowania w kosztowny sprzęt czy zatrudniania wysoko wykwalifikowanego personelu na stałe. W praktyce outsourcing usług to sposób na zwiększenie wydajności i elastyczności działania.
Czy outsourcing jest legalny?
Tak, outsourcing jest całkowicie legalny i szeroko stosowany w wielu branżach na całym świecie. Polega na zlecaniu firmom zewnętrznym realizacji pewnych zadań, co jest zgodne z przepisami prawa.
Ważne jest jednak, aby umowy outsourcingowe były odpowiednio sformułowane i zawierały wszystkie niezbędne klauzule dotyczące ochrony danych, poufności oraz zakresu odpowiedzialności. Przestrzeganie tych zasad przez obie strony pozwala na legalne i bezpieczne korzystanie z outsourcingu, jednocześnie umożliwiając przedsiębiorstwom optymalizację kosztów i rozwój przedsiębiorstwa.
Jak wdrożyć outsourcing usług i dostosować go do aktualnych potrzeb firmy?
Aby skutecznie korzystać z zewnętrznych źródeł w małej firmie, należy przede wszystkim:
- Przeanalizować aktualną sytuację w firmie – zwłaszcza pod kątem czasochłonności i opłacalności poszczególnych procesów.
- Określić cele i wybrać ofertę firmy outsourcingowej– gdy już wiemy, jakie zadania chcemy oddelegować, kolejny krok to wybranie odpowiedniego dostawcy – firmy lub freelancera z doświadczeniem i wiedzą w danej gałęzi biznesu. Wyboru dokonujemy w taki sposób, aby oddelegowanie części zadań w firmie sprawiło, że wzrośnie jej wartość rynkowa.
- Sporządzić odpowiednią umowę – zdecydować jakie obszary objąć umową, a także zadbać o zapis o zachowaniu tajemnic związanych z poufnymi i wrażliwymi informacjami przekazywanymi podwykonawcom.
Proces wdrażania outsourcingu wymaga również ustalenia sposobu pracy nowych członków zespołu. Freelancer lub firma mogą bowiem współdziałać z twoimi pracownikami jako konsultanci lub wsparcie zewnętrzne lub pracować niezależnie od nich, np. w godzinach dostosowanych do innej strefy czasowej.
Outsourcing w praktyce: gdzie szukać wykonawców
Jeśli poszukiwanie pracowników kojarzy ci się tylko z pisaniem ogłoszeń o pracę i firmami HR, czas skorzystać z innych narzędzi. Współpracownicy o odpowiednich kompetencjach, których chcesz pozyskać, mogą zwyczajnie… nie być zainteresowani stałą umową o pracę. W ich przypadku chodzi bardziej o rozwój zawodowy, nowe wyzwania i szansę na ciekawsze zadania niż budowanie kariery w jednym przedsiębiorstwie.
Aby znaleźć podwykonawcę z zakresu programowania, projektowania graficznego, marketingu czy innej branży cyfrowej, skoncentruj się na:
- polskich i zagranicznych portalach dla freelancerów
- portalach branżowych, które obsługują portfolio freelancerów
Dla większości freelancerów standardem jest posiadanie własnej strony domowej lub prowadzenie portfolio na takich portalach, jak Dribble, Behance czy Github.
Poproś także o rekomendacje swoich kontrahentów, wspólników lub współpracowników. Dzięki temu dowiesz się o tym, o czym rzadko mówi portfolio: jak pracuje dany freelancer, na jaki kontakt możesz liczyć, jak jest z terminowością i poprawkami.
Jak wybrać najlepszego wykonawcę w outsourcingu?
Przede wszystkim zacznij od sprecyzowania, jaki typ pracy chcesz zlecić:
- pojedyncze zlecenie lub projekt o określonych ramach
- długofalową współpracę bez określonego wymiaru czasowego
Następnie ustal, jakich kompetencji potrzebujesz najbardziej. Czy dopuszczasz, że freelancer będzie uczył się w trakcie wykonywania zlecenia, czy wolisz kogoś, kto ma już doświadczenie w danej specjalizacji?
Na ogół trudniej jest znaleźć specjalistę, który będzie jednakowo dobry we wszystkim – nietypowe zestawy kompetencji mają też odpowiednio wyższą cenę. Nie zawsze również w tej samej chwili potrzebujesz kogoś, kto np. jest jednocześnie świetnym copywriterem i postawi ci firmowy blog na WordPress.
Outsourcing to elastyczność: możesz dzielić prace na mniejsze i w zależności od potrzeb korzystać z usług kilku specjalistów o różnym poziomie zaawansowania.
Portfolio, referencje, polecenia
Kiedy zbierzesz oferty i stworzysz niewielką bazę kandydatów, sprawdź ich portfolio i referencje.
Poszukaj w nich:
- projektów podobnych do tych, jaki chcesz zlecić
- informacji o tym, co zmienił wykonany projekt (zwiększenie sprzedaży, ruchu na stronie www, widoczności w wynikach wyszukiwania itp.)
Rozliczenie outsourcingu
Wybór twojego partnera nie musi ograniczać się do firmy outsourcingowej tylko dlatego, że rozliczycie się na B2B. Outsourcing usług możesz rozliczyć na kilka sposobów:
- jako umowę o dzieło z osobą fizyczną
- jako umowę zlecenie z osobą fizyczną
- jako współpracę z firmą na podstawie faktury uproszczonej
- jako zakup usługi/produktu na podstawie faktury VAT
Prowadzenie firmy nie jest już wyznacznikiem profesjonalizmu ani jakości usług: wielu freelancerów, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie, świadomie rezygnuje z prowadzenia własnej działalności gospodarczej. Z kolei dla ciebie rozliczenie w oparciu o fakturę zawsze będzie tańsze i wygodniejsze.
Dzięki Useme możesz wybierać zasoby zewnętrzne bez ograniczeń, ponieważ osoba fizyczna również wystawi Ci fakturę VAT i rozliczy się B2B, nawet jeśli nie prowadzi swojej działalności. Useme zdejmuje z ciebie odpowiedzialność związaną z umową o dzieło i przejmuje wszystkie obowiązki związane z rozliczeniem podatków współpracownika.
Wykonawca może wystawić ci fakturę zarówno przed rozpoczęciem pracy w ramach transakcji secure payment, jak i po wykonaniu zlecenia. W ten sposób możesz zarządzać zatrudnionymi już podwykonawcami w sposób legalny i bezpieczny, a udział twojej księgowości ogranicza się tylko do zaksięgowania faktury.
Przykłady outsourcingu — jakie prace można zlecać na zewnątrz
Nie zawsze wewnętrzni pracownicy dysponują zestawem kompetencji potrzebnych do realizowania nowych celów firmy – i nie zawsze muszą je mieć. Najlepszy przykład stanowi outsourcing marketingu, który może mieć różne oblicza.
Usługi outsourcingowe – przykład agencji reklamowych
Najprostsza forma outsourcingu w marketingu to okazjonalne korzystanie z pomocy freelancerów. Będzie to na przykład przygotowanie zestawu grafik do publikacji w mediach społecznościowych lub stworzenie kilku tekstów na firmowego bloga.
W przypadku outsourcingu realizowanego przez freelancerów zdecydowanie najlepiej sprawdzają się profesjonalne portale, takie jak Useme. Useme ułatwia zarządzanie ousourcowanym projektem. Za pośrednictwem jednej strony możesz znaleźć specjalistę z odpowiednim portfolio, a przy tym jesteś zwalniany ze wszystkich formalności związanych ze współpracą z freelancerem – wystarczy wybrać wykonawcę, opłacić pro formę i odebrać fakturę VAT, a następnie odebrać ukończoną pracę.
Usługi outsourcingowe w SEO
Kolejnym popularnym przykładem outsourcingu w szeroko pojętej reklamie jest pozycjonowanie stron internetowych. W tym wypadku odpowiednia wiedza i doświadczenie wpływa na osiągane korzyści, jak i na bezpieczeństwo prowadzonych takich działań.
Pozycjonowanie niezgodne z polityką Google najczęściej kończy się spadkami w rankingach organicznych wyszukiwań, a nawet wykluczeniem domeny z wyników wyszukiwarki. W związku z tym firmy, zamiast ryzykować i pozycjonować na własną rękę lub zatrudniać pracownika od SEO, decydują się na zlecenie tego procesu na zewnątrz firmy. W praktyce to rozwiązanie to oznacza oszczędności i wymierne korzyści w postaci usług specjalistów.
Outsourcing w IT – np. administracja systemów informatycznych
Bez outsourcingu nie wyobrażamy sobie aktualnego rynku IT, gdzie programowanie oraz administracja systemami informatycznymi regularnie zlecana jest zewnętrznym firmom. Tutaj praca najczęściej opiera się na długich kontaktach, dzięki którym kompletowane są wyspecjalizowane zespoły. Dotyczy to zarówno tworzenia oprogramowania, jak i zatrudniania inżynierów mających utrzymywać duże sieci komputerowe oraz szybko reagować na ewentualne awarie.
Outside resource using w tym wypadku pozwala:
- szybko dostosowywać się do różnych technologii i wymagań klientów,
- zredukować czas tworzenia zespołów,
- zwiększyć konkurencyjność poprzez oszczędność czasu i kosztów stałych,
- prowadzić zaawansowane prace inżynieryjne bez konieczności zatrudniania na stałe wykwalifikowanych specjalistów z branży i wyposażania ich w niezbędny sprzęt.
Korzyści outsourcingu
Outsourcing oznacza przede wszystkim optymalizację kosztów prowadzenia działalności. Dzięki niemu przedsiębiorstwo zmniejsza obciążenia podatkowe, redukuje ilość koniecznych do opłacania składek ZUS, a przy tym ogranicza biurokrację związaną z umowami o pracę.
Optymalizacja kosztów to tylko jedna z zalet takiego rozwiązania. W ostatnim czasie z outsourcingiem włączy się również podnoszenie jakości świadczonych usług, a także elastyczności całego przedsiębiorstwa.
Łatwy i szybki dostęp do wysoko wykwalifikowanych pracowników sprawia, że firmy decydujące się na outsourcing specjalistyczny stają się bardziej konkurencyjne, a przy tym odporne na ewentualne kryzysy rynkowe.
Jakie są korzyści związane z outsourcingiem?
- Zmniejszenie kosztów związanych z rekrutacją pracownika i niższy poziom zatrudnienia,
- optymalizacja podatkowa i redukcja wydatków,
- łatwo dostępny wykwalifikowany personel i efektywniejsze wykorzystanie jego czasu pracy,
- możliwość zastosowania nowych technologii bez konieczności ponoszenia kosztów inwestycji w drogi sprzęt,
- oszczędność i optymalizacja czasu pozwalająca skupić się na realizowaniu przyjętej misji,
- szybsze spełnianie potrzeb klientów i lepsza jakość usługi,
- zwiększenie wydajności i konkurencyjności firmy,
- elastyczność i skalowalność usług.
Podsumowanie
Rozwój takich portali, jak Useme wskazuje, że zwiększa się liczba firm stawiających na outsourcing. Co to oznacza w praktyce? Korzystanie ze źródeł zewnętrznych pozwala skoncentrować się na nowych wyzwaniach i realizacji projektów, które wykraczają poza zakres kompetencji aktualnie zatrudnionych osób. W takiej sytuacji wiele firm popełnia błąd rekrutacji nowego pracownika, ponosząc przy tym ukryte koszty zatrudnienia. Jeśli masz podobną sytuację w swoim przedsiębiorstwie, skorzystaj z outsourcingu i elastycznie modyfikuj zespół tak, aby odpowiadał potrzebom chwili.
Dla wielu przedsiębiorców outsourcing jawi się jako opcja dla największych rynkowych graczy. W praktyce okazuje się jednak, że zamiast rozważań na temat opłacalności takiego rozwiązania bardziej zasadne będzie pytanie, czy stać nas na jego brak?
