Efektywne działania to klucz do osiągnięcia sukcesu w biznesie. Z tego względu optymalizacja kosztów w firmie to coś, do czego dąży wielu przedsiębiorców – szczególnie tych, którzy dopiero zaczynają i napotkali na swojej drodze już pierwsze trudności. Najważniejszą kwestią przy próbie redukcji kosztów firmowych jest… zrobienie tego w przemyślany sposób.
Postaw na automatyzację
Przy rosnącej popularności sztucznej inteligencji i nowych możliwościach technologicznych marnotrawstwem byłoby nie dać szansy rozwiązaniom do automatyzacji działań. Zacznij od eliminacji zbędnych formalności i przeniesienia powtarzalnych, przyziemnych zadań administracyjnych do chmury. Zastanów się nad narzędziami do automatyzacji powtarzalnych czynności. Zamień dokumenty papierowe tymi cyfrowymi, dzięki czemu łatwiej (i taniej) będzie Ci zyskać do nich dostęp, edytować je, czy powielać.
Nie zapomnij o tym, że automatyzacja będzie przydatna również w obszarze obsługi klienta. Prowadząc biznes z pewnością zależy Ci na tym, aby klienci mieli nieustanne wsparcie w przypadku pytań czy problemów związanych z Twoim produktem, czy usługą. Doskonałym pomysłem na zmniejszenie wydatków związanych z obsługą klienta jest wdrożenie czatbota. Na czym polega optymalizacja kosztów w firmie w tym wypadku? Stawiając na automatyczne oprogramowanie, masz szansę zaoszczędzić na kosztach związanych z zatrudnieniem personelu. Poza tym czatbot może pracować 24h/na dobę, co daje Ci dodatkową przewagę.
Kolejny pomysł na wykorzystanie automatyzacji: dobrze zaplanowana i oparta o automatyzację kampania mailingowa, która segmentuje odbiorców i serwuje im dedykowaną komunikację zależną od ich profilu. To rozwiązanie pozwoli Ci zaoszczędzić zasoby na ręcznym wysyłaniu niespersonalizowanych wiadomości i w konsekwencji może przyczynić się do dużych oszczędności i wzrostu przychodów.
…ale pozostań ludzki
Być może zabrzmi to sztampowo, ale sukces Twojej firmy w dużej mierze zależy od Twojego całościowego podejścia do biznesu i otaczającego Cię świata. Dlatego śledź trendy i statystyki biznesowe, ale pozostań autentyczny i zgodny ze swoimi wartościami. Bycie ludzkim, profesjonalnym i przyjaznym opłaca się w perspektywie długoterminowej. Sztuczna inteligencja nie nauczyła się jeszcze jak być empatycznym, ale Ty to wiesz, więc czemu tego nie wykorzystać? Optymalizacja kosztów w firmie w połączeniu z ludzkim podejściem to klucz do osiągania dobrych wyników.
Współpracuj z freelancerami
Jak zaoszczędzić na kosztach wynajmu biura, kosztach administracyjnych, kursach pracowniczych, czy płatnych urlopach? Poprzez współpracę z podwykonawcami. Optymalizacja kosztów w firmie idzie w parze z zatrudnieniem freelancerów. Dlaczego? Freelancerowi płacisz jedynie za pracę, której w danym momencie potrzebujesz.
Zastanów się, czy na pewno potrzebujesz pełnoetatowych pracowników do takich zadań jak copywriting, tłumaczenia czy księgowość. Jeśli nie – outsourcuj zadania zaufanym specjalistom zdalnym. Dobrym pomysłem jest na przykład outsourcing web designu, szczególnie wtedy, gdy masz mały budżet marketingowy. Bez względu na to, czy masz już kogoś, komu mógłbyś zlecić pracę, czy dopiero szukasz freelancera – pewne jest jedno: freelancer to lepszy wybór, jeśli optymalizacja kosztów w firmie to coś, na czym Ci zależy.
Platformy do rozliczania pracy zdalnej takie jak Useme umożliwią Ci rozliczenie pracy z Twoimi podwykonawcami. Jeśli posiadasz już zaufane kontakty biznesowe, taka platforma pomoże Ci w legalnym opłaceniu pracy. Panel zleceniodawcy w Useme umożliwi Ci uporządkowanie dokumentacji i da Ci dostęp do historycznych projektów czy faktur. Tak, faktur – poprzez współpracę z freelancerami za pośrednictwem Useme zyskujesz kolejny benefit: po zakończeniu współpracy otrzymujesz fakturę VAT, a to oznacza, że w niektórych przypadkach taką pracę możesz wrzucić w koszty uzyskania przychodu (tym samym, zaoszczędzić na prowadzeniu działalności).
Współpraca z freelancerami za pośrednictwem Useme eliminuje obowiązek podpisywania umów z freelancerami. Zyskuje nie tylko zleceniodawca, który oszczędza czas i pieniądze, ale także freelancer, którego wypłata w tym wypadku będzie wyższa.
Spójrzmy na przykład poniżej.
Ania jest graficzką, która chce współpracować z Va-Va-VoomX – polskim startup’em, który potrzebuje bieżącego wsparcia w zakresie tworzenia grafik. Firma bierze pod uwagę 3 opcje współpracy z Anią:
- Umowę o pracę
- Umowę B2B
- Useme
Budżetem wyjściowym dla Va-Va-VoomX jest kwota 10 000 PLN. Jeśli wybiorą opcję A. – będą musieli pokryć ubezpieczenie społeczne Ani, zwiększając koszty firmy o dodatkowe 2 048 PLN. Po opłaceniu wszystkich niezbędnych składek i kosztów zatrudnienia, Anna otrzyma za swoją pracę 7 147 PLN.
W przypadku opcji B. to Anna pokrywa składki, opłaca podatki, a także bierze na siebie koszty księgowe i koszty prowadzenia działalności. Jej finalna wypłata wyniesie 7 000 PLN.
Jeśli Ania i Va-Va-VoomX zdecydują się na rozliczenie za pośrednictwem Useme, to dodatkowe koszty Anny wyniosą tylko 600 zł, a koszty księgowe pozostaną takie same jak w sytuacji B2B – 200 zł. Jej wypłata będzie najwyższa ze wszystkich trzech opcji i wyniesie 9 200 PLN. Tym samym Va-Va-VoomX nie poniesie żadnych dodatkowych kosztów.
Jeśli nie posiadasz zaufanego podwykonawcy, możesz poszukać go na internetowych platformach, które dają Ci dostęp do wykwalifikowanych freelancerów. Specjaliści zdalni Useme oferują konkurencyjne stawki w stosunku do pracowników etatowych i sprawią, że optymalizacja kosztów w firmie będzie przebiegała sprawnie.
Jeśli zdecydujesz się skorzystać z Useme, po zakończonej współpracy Twoja firma otrzyma fakturę VAT. Jak to działa? Freelacer zawiera z Useme umowę, a po zakończonej pracy Useme przekazuje Ci gotowe dzieło w ramach transakcji kupna/sprzedaży, co skutkuje otrzymaniem przez Ciebie faktury.
Jeśli chcesz współpracować z freelancerami za pośrednictwem Useme, wystarczy, że zaprosisz ich do rozliczenia pracy poprzez wysłanie prośby o wystawienie faktury. Twój freelancer nie musi posiadać firmy.
Optymalizacja kosztów w firmie nie jest możliwa bez analityki
W obecnych czasach możemy mierzyć niemal wszystko: aktywność i zaangażowanie użytkowników, retencje i odpływ klientów, średnią wartość zakupów i wiele więcej. Analityka i wyciąganie wniosków to doskonały sposób na optymalizację kosztów w firmie.
Na początku być może będziesz musiał zainwestować w odpowiednie narzędzia analityczne, choć na rynku istnieją również te darmowe wersje.
Jakie korzyści daje analityka w praktyce? Pozwala np. zauważyć, do kogo nie docierają Twoje komunikaty w poszczególnych kanałach przekazu. Pozwala zrozumieć, dlaczego tak się dzieje i pozwala zdecydować, gdzie warto zainwestować więcej zasobów. Dobre narzędzie analityczne zobrazuje, skąd pochodzą najbardziej wartościowi klienci i wskaże, z których kanałów nie masz żadnego zwrotu z inwestycji. Innymi słowy, analityka to doskonały sposób na to, by zauważyć, gdzie niepotrzebnie wydajesz pieniądze i gdzie warto byłoby je ulokować w zamian.
Zawsze (re)negocjuj
Nie dopuszczaj do siebie myśli, że określony typ wydatków jest stały i niezmienny. Pozostań w kontakcie ze swoimi dostawcami i kontrahentami. Wyrób w sobie nawyk regularnego rozglądania się za bardziej opłacalnymi rozwiązaniami i wykorzystuj zdobytą wiedzę do tego, aby renegocjować umowy z partnerami. Optymalizacja kosztów w firmie bez renegocjacji stawek jest niemożliwa.
Zrób to sam!
Nie zapominaj, że niektóre zadania związane z Twoim biznesem możesz wykonać samodzielnie i w konsekwencji – nie wydać ani złotówki. Nawet jeśli nie masz (jeszcze) wiedzy w konkretnej dziedzinie, nic nie stoi na przeszkodzie, aby ją zdobyć. Dla przykładu, bloga czy stronę internetową możesz postawić z pomocą oprogramowania typu open-source. W internecie znajdziesz wiele poradników w tym temacie. Jeśli dopiero zaczynasz przygodę ze swoją firmą, to na ten moment inne, bardziej skomplikowane działania nie będą konieczne.
Innym przykładem zadań, które możesz wykonać osobiście, jest tworzenie grafik na potrzeby mediów społecznościowych, czy kampanii reklamowych. Istnieje szereg bezpłatnych narzędzi online typu Canva, które nie tylko umożliwiają amatorom intuicyjne tworzenie projektów graficznych, ale oferują również estetyczne szablony graficzne, z których możesz korzystać wtedy, gdy nie masz umiejętności technicznych czy zmysłu artystycznego.
Jeśli jest taka możliwości – po prostu zrób to sam! Kto inny tak bardzo rozumie Twoje potrzeby i Twój biznes?
