Czym jest outsourcing?
Outsourcing to strategia zarządzania zasobami firmy, która pozwala maksymalnie je wykorzystać. Outsourcing polega na przekazaniu firmie zewnętrznej wykonania zadań, które nie mieszczą się w głównym zakresie działania przedsiębiorstwa. Może przybierać różne formy, w zależności od potrzeb i oczekiwań danej firmy.
Dlaczego warto korzystać z usług outsourcingowych?
Przede wszystkim outsourcing pozwala firmom korzystać z doświadczenia specjalistów w danej dziedzinie, co zwiększa efektywność i redukuje koszty. Dzięki temu etatowi pracownicy mogą skupić się na głównych zadaniach, a zespół zyskuje wzmocnienie w postaci dodatkowych członków zespołu o ściśle określonych kompetencjach, potrzebnych w określonym projekcie. W ten sposób outsourcing umożliwia oszczędność czasu i środków, które możesz przeznaczyć na rozwój firmy.
Outsourcing: jakie rodzaje prac możesz zlecić?
W Polsce outsourcing kojarzy się gównie z księgowością, rachunkowością i logistyką. Zakres prac, jakie zlecisz na zewnątrz jest jednak znacznie szerszy – od outsourcingu pojedynczych usług aż do outsourcingu pracowniczego.
Ta elastyczność to właśnie największa zaleta outsourcingu. Bez podpisywania kosztownych umów i organizowania nowego stanowiska pracy możesz zlecić wykonanie niemal każdego zadania w bieżących potrzeb Twojej firmy. Co więcej, dzięki możliwości rozliczenia osób fizycznych na fakturę VAT, jaką daje Useme.com, nie jesteś już ograniczony do wyboru wykonawców tylko spośród firm.
Jedną z najczęściej wybieranych usług jest outsourcing IT. To rozwiązanie wybierane przez te firmy, które nie potrzebują pełnej opieki programistycznej, a tylko wykonania określonych prac, np. zbudowania strony w jednej z popularnych technologii lub postawienie sklepu internetowego.
Outsourcować możesz także prace z takich dziedzin, jak grafika, animacja i video, copywriting, tłumaczenia czy SEO, a więc wszystkie te prace, które wymagają specjalistycznych kompetencji i wiedzy.
Outsourcing dla biznesu: komu i dlaczego się opłaca?
Tradycyjnie outsourcing kojarzy się raczej z dużymi firmami, dla których opłacalne jest zlecanie prac na zewnątrz zamiast wykorzystać do nich umiejętności zatrudnionych pracowników.
Tymczasem outsourcing może być także ratunkiem dla małych i średnich firm, mikroprzedsiębiorstw i samozatrudnionych, a więc tych przedsiębiorców, którzy nie chcą lub nie potrzebują rekrutacji kandydatów, otwierania etatu i zatrudniania pracownika.
Coraz więcej firm decyduje się więc na delegowanie zadań związanych ze swoją działalnością. Outsourcing staje się więc złotym środkiem między optymalizacją kosztów pracodawcy związanych z zatrudnieniem a inwestycjami niezbędnymi, aby zachować swoją pozycję na rynku.
Outsourcing: jak zlecać projekty freelancerom?
Oddelegowanie prac programistycznych, graficznych lub copywriterskich zewnętrznemu współpracownikowi to przede wszystkim optymalizacja kosztów zatrudnienia, oszczędność na szkoleniu pracowników i dobieraniu najlepszych sposobów działania metodą prób i błędów.
W tym kontekście outsourcing to szansa na korzystanie z wiedzy i doświadczenia profesjonalistów bez konieczności ponoszenia dużych wydatków oraz wiązania się długoterminowymi, kosztownymi umowami.
Aby współpraca z podwykonawcą przebiegała gładko, warto odpowiednio się do niej przygotować i znać skuteczne sposoby na zarządzania podwykonawcami.
Outsourcing dla firm: określ swoje potrzeby
Zanim zaczniesz szukać freelancera do wykonania zlecenia, przemyśl, jaki rodzaj prac chcesz delegować i jakie kompetencje będą potrzebne wykonawcy.
Przygotuj podsumowanie celów, jakie chcesz osiągnąć oraz środków, jakimi możesz się posłużyć. Określ ramy czasowe projektu oraz budżet, jakim dysponujesz. Taki brief będzie dobrym początkiem poszukiwań odpowiedniego wykonawcy.
W pierwszym odruchu może ci się wydawać, że współpraca uda się tylko ze specjalistą „od wszystkiego”. W praktyce ważniejsze jest znalezienie osoby o kompetencjach, które są potrzebne do realizacji konkretnego zlecenia.
Współpraca w ramach outsourcingu to nie zatrudnienie na etat, gdzie szerokie kompetencje gwarantują, że wszechstronny pracownik sprawdzi się w różnych sytuacjach. Pracę nad tym samym projektem spróbuj kilku specjalistom, których umiejętności wzajemnie się uzupełniają.
Outsourcing usług: rekrutacja i wybór podwykonawcy
Kiedy wiesz już, jaki rodzaj prac chcesz delegować, jakich kompetencji szukasz u freelancera i jak chcesz się z nim rozliczyć, opublikuj swoje zlecenie.
Do wyboru masz komercyjne portale pośredniczące w rekrutacji pracowników oraz serwisy dla freelancerów, którzy nie szukają zajęcia na etacie. Zawróć uwagę na zabezpieczenie, jakie oferuje wybrany przez ciebie portal.
Profesjonalny serwis ze zleceniami dla freelancerów powinien:
- moderować zlecenia
- prowadzić selekcję kandydatów, aby swoje oferty zgłaszały tylko osoby o potwierdzonych umiejętności
- udostępniać portfolio freelancerów, dzięki którym ocenisz ich poziom
- gwarantować terminową realizację zlecenia
- umożliwiać szybkie rozliczenie wykonanej pracy
Aby twoje zlecenie dotarło do właściwych osób, podaj w nim maksymalnie dużo szczegółów. Dzięki temu freelancerzy nie będą musieli zwracać się do ciebie z pytaniami np. o zakres obowiązków czy termin wykonania.
Zlecenie powinno zawierać:
- dokładną listę zadań do wykonania
- termin wykonania
- widełki twojego budżetu
- element umożliwiający wycenę przez freelancera: listę policzalnych zadań lub szacowaną liczbę godzin potrzebnych na wykonanie zadania
Na co zwrócić uwagę w ofertach nadesłanych przez freelancerów? Przede wszystkim weź pod uwagę doświadczenie w realizacji podobnych projeków lub dla innych klientów z Twojej branży oraz stosunek jakości do ceny.
Zapoznaj się z portfolio freelancera – poza tym, że pokazuje ono warsztat, umiejętności i sposób rozwiązywania problemów podwykonawcy, jest ono dobrym także wyznacznikiem profesjonalizmu.
Jeśli potrzebujesz, nie wahaj się poprosić o dodatkowe referencje. Warto dowiedzieć się, jak układała się współpraca z poprzednimi klientami i jak wspominają twojego przyszłego podwykonawcę.
Przed podjęciem decyzji możesz umówić się na rozmowę lub wykonanie zadania próbnego. Przypomina to nieco proces rekrutacji, ale jest szybsze i tańsze. Możesz liczyć na to, że przeprowadzenie takiej rekrutacji zajmie do dwóch tygodni.
Outsourcing dla biznesu: jak rozliczyć pracę?
Outsourcing zakłada, że nie musisz zawierać skomplikowanych kontraktów ani kosztownych umów o pracę. Freelancer może rozliczyć się z tobą na podstawie umowy cywilnoprawnej (o dzieło, zlecenia) lub jako firma na podstawie faktury lub rachunku.
Rozliczenie B2B to dla ciebie nie tylko wygoda, ale również oszczędność kosztów rozliczenia umowy cywilnoprawnej. Dodatkowo dzięki Useme nie musisz ograniczać się do wyboru tylko tych wykonawców, którzy prowadzą działalność gospodarczą i są płatnikami VAT. Serwis umożliwia bowiem legalne wystawienie faktury VAT osobom fizycznym oraz firmom, które wystawiają rachunki.
Outsourcing IT, grafiki, copywritingu: jak zorganizować współpracę?
Dzięki rosnącej popularności pracy zdalnej i narzędzi przeznaczonych do jej usprawniania twój podwykonawca może kontaktować się z tobą z każdego miejsca na świecie, więc wyboru współpracownika nie określa już miejsce zamieszkania.
Twojego zlecenia nie musi realizować tylko jedna firma , dlatego ważne jest, aby ustalić, w jaki sposób i jak często będziecie się kontaktować lub jak często oczekujesz raportów z wykonanych zadań.
Wybierzcie także narzędzie do zarządzania projektem, które umożliwia monitorowanie postępów prac oraz przestrzeń na wymianę plików, notatek, uwag i feedbacku. Taka platforma pozwoli wam uporządkować w jednym miejscu wszystkie materiały związane z realizacją zlecenia. Ma to znaczenie szczególnie w większych projektach: szybko przekonasz się, że wygodniej jest otworzyć platformę projektową i odszukać potrzebny wątek niż zastanawiać się, czy był on poruszony w mailu czy na czacie.
Na koniec ustalcie również, po jakim czasie i w jaki sposób zmierzycie efekty pracy, szczególnie jeśli zlecasz prace związane z pozycjonowaniem, optymalizacją strony lub sklepu www lub z ustawianiem płatnych kampanii reklamowych.
Outsourcing marketingu w praktyce
Outsourcing marketingu to przekazanie działań promocyjnych, wizerunkowych lub sprzedażowych zewnętrznym specjalistom, co pozwala firmom skupić się na swojej głównej działalności. Może obejmować różne zadania, takie jak analiza słów kluczowych, prowadzenie kampanii reklamowych, tworzenie wartościowych treści czy zarządzanie mediami społecznościowymi. Dzięki temu przedsiębiorstwa zyskują dostęp do eksperckiej wiedzy i nowoczesnych narzędzi, co zwiększa skuteczność działań marketingowych. Dobrze zaplanowany outsourcing pomaga dotrzeć do nowych klientów, zwiększyć sprzedaż i budować silną markę, bez konieczności utrzymywania wewnętrznego działu marketingu.
Jak zlecić outsourcing marketingu kampanii reklamowych?
Aby skutecznie zlecić outsourcing marketingu kampanii reklamowych, kluczowe jest znalezienie agencji lub freelancera, którzy mają doświadczenie w prowadzeniu kampanii w odpowiednich kanałach – czy to Google Ads, Facebook Ads, LinkedIn Ads czy reklamy w systemach programmatic.
Nie każda firma odpowiadająca za działania marketingowe będzie odpowiednia – jeśli zależy Ci na leadach B2B, agencja od kampanii e-commerce może się nie sprawdzić. Przed rozpoczęciem współpracy warto jasno określić cele – czy chodzi o zwiększenie sprzedaży, generowanie leadów, czy poprawę rozpoznawalności marki, aby freelancer mógł zaplanować właściwe działania marketingowe.
Współpraca nie kończy się na starcie kampanii – konieczne jest bieżące monitorowanie wyników, a więc regularne raporty, dostęp do paneli analitycznych i optymalizacja działań na podstawie zebranych danych. Dobrze dobrany partner w outsourcingu kampanii reklamowych pozwala precyzyjnie dotrzeć do klientów, zoptymalizować budżet reklamowy i szybciej skalować biznes, bez potrzeby budowania wewnętrznego zespołu specjalistów.
Tworzenie strony internetowej z pomocą outsourcingu
Outsourcing tworzenia stron www sprawia, że małe firmy, które nie mają potrzeby zatrudniać na etacie specjalisty IT, korzystać z usług ekspertów w dziedzinie projektowania grafik i programowania.
Outsourcing IT to świetny sposób na rozwój firmy bez konieczności zatrudniania pełnoetatowego zespołu programistów. Umożliwia on firmom tworzenie oprogramowania lub profesjonalnej strony internetowej, która będzie atrakcyjna dla potencjalnych klientów, a jednocześnie pozwala skupić się na głównej działalności, delegując zadania związane z tworzeniem strony internetowej, pisaniem aplikacji czy rozwojem oprogramowania.
Aby zlecić takie usługi, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów. Po pierwsze, jasno określ zakres projektu, technologie i funkcjonalności, których oczekujesz – im precyzyjniejsze wymagania, tym lepszy efekt końcowy. Po drugie, sprawdź doświadczenie wykonawcy, analizując portfolio, opinie i wcześniejsze realizacje. Ważne jest także ustalenie jasnych zasad współpracy, takich jak harmonogram, sposób komunikacji oraz formy rozliczenia. Nie zapomnij o zabezpieczeniu praw do kodu – umowa powinna jednoznacznie określać, kto posiada prawa autorskie do oprogramowania. Dobrze przemyślany outsourcing IT pozwala oszczędzić czas i koszty, jednocześnie zapewniając wysoką jakość cyfrowych produktów.
Outsourcing usług SEO
Zlecanie usług SEO specjalistom to skuteczny sposób na poprawę widoczności strony w wynikach wyszukiwania na tle konkurencji. Przy wyborze wykonawcy zwróć uwagę na jego doświadczenie, wcześniejsze realizacje i podejście do strategii długoterminowej.
Kluczowe elementy, które warto omówić przed rozpoczęciem współpracy, to optymalizacja techniczna strony, tworzenie treści zgodnych z zasadami SEO, link building i analiza wyników. Upewnij się, że raportowanie efektów będzie regularne i przejrzyste, a działania będą zgodne z wytycznymi Google, aby uniknąć ryzyka kar. Dobrze dobrany specjalista SEO pozwoli Ci skupić się na biznesie, jednocześnie zwiększając Twoją obecność w internecie.
Outsourcing prowadzenia kont w mediach społecznościowych
Prowadzenie kont w mediach społecznościowych wymaga systematyczności, pomysłowości i znajomości algorytmów platform, takich jak Facebook, Instagram, LinkedIn czy TikTok. Jeśli brakuje Ci czasu lub wiedzy, outsourcing tego obszaru może być strzałem w dziesiątkę.
Wybierając specjalistę, zwróć uwagę na jego portfolio, styl komunikacji i umiejętność budowania zaangażowanej społeczności. Kluczowe kwestie do ustalenia to zakres działań (tworzenie postów, moderacja komentarzy, reklamy), ton komunikacji i KPI, które pozwolą mierzyć skuteczność działań. Dzięki zewnętrznej obsłudze social media Twoja marka będzie widoczna i profesjonalnie prowadzona, bez konieczności angażowania wewnętrznych zasobów.
Outsourcing działań video
Tworzenie treści wideo to czasochłonny proces, który wymaga sprzętu, montażu i umiejętności edytorskich. Jeśli chcesz produkować reklamy, filmy promocyjne, webinary lub animacje, outsourcing pozwoli Ci uzyskać wysoką jakość bez potrzeby inwestowania w drogi sprzęt i oprogramowanie. Przy wyborze wykonawcy warto sprawdzić jego portfolio, kreatywność i znajomość platform, na których ma być publikowany materiał (YouTube, TikTok, Instagram Reels).
Ustal, czy potrzebujesz kompleksowej obsługi, obejmującej scenariusz, nagranie, montaż i optymalizację pod algorytmy. Profesjonalne wideo przyciąga uwagę i zwiększa konwersję, dlatego warto powierzyć ten obszar specjalistom.
Outsourcing dla biznesu: podsumowanie
Outsourcing, czyli zlecanie prac zewnętrznym firmom lub freelancerom, zyskuje popularność wśród polskich przedsiębiorców – pozwala on na optymalizację kosztów w firmie i oszczędność czasu a jednocześnie zapewnia usługi na poziomie, który jest trudny do osiągnięcia dla etatowego pracownika, któremu może brakować specjalistycznej wiedzy i doświadczenia.
Outsourcować możesz zarówno pojedyncze prace, jak i całe zadania, związane zwykle z otwieraniem nowego etatu w firmie. Dobrym pomysłem, szczególnie dla tych, którzy mają mały budżet marketingowy, jest na przykład outsourcing web designu. Przedmiot zlecenia zależy tylko od twoich potrzeb: może to być każda praca od IT aż do księgowości.
Wbrew pozorom outsourcing nie jest rozwiązaniem tylko dla dużych firm. Skorzystają z niego również małe i średnie firmy, mikroprzedsiębiorstwa i samozatrudnieni freelancerzy, którzy stawiają na delegowanie zadań związanych z obszarami, w których brak im doświadczenia. Dzięki zleceniu usług mogą skoncentrować się na realizacji firmowych celów, dodatkowe prace zostawiając specjaliście.
Outsourcing nie wymaga także skomplikowanych rozwiązań prawnych. Dzięki Useme.com nie musisz ograniczać się tylko do zlecania prac firmom, z którymi rozliczenie jest łatwiejsze. W serwisie zlecisz i rozliczysz prace również osobom fizycznym, odbierając fakturę VAT za wykonane usługi.
