Gdy termin płatności mija, a Twój klient wciąż nie płaci faktury, zaczynasz się zastanawiać – co dalej? Spóźnione płatności mogą spowodować zatory płatnicze i utrudniać regulowanie własnych zobowiązań. Dodatkowo nie masz pewności, czy w ogóle otrzymasz płatność. Co zrobić, kiedy klient nie płaci i jak radzić sobie z problemem niezapłaconych faktur?
Jak zapobiec nieopłaconym projektom?
Najlepszą opcją radzenia sobie z przekraczaniem terminu płatności jest zapobieganie. Pierwszym krokiem, zanim podejmiesz współpracę, jest weryfikacja kontrahenta. Służą do tego takie narzędzia, jak wywiadownia gospodarcza czy krajowy rejestr sądowy. Często informacje o nieuczciwych kontrahentach znajdziesz również na grupach tematycznych w mediach społecznościowych.
Nawet po pozytywnej weryfikacji musisz zawrzeć z klientem umowę o dzieło lub umowę zlecenia zawierającą zakres zlecenia, cenę, sposób płatności i jej termin. Umowa będzie dla Ciebie podstawą do ewentualnego dochodzenia swoich należności. Również na fakturze koniecznie umieść termin zapłaty.
Możesz również zmotywować klienta do płatności w terminie już od samego początku, np. poprzez udzielanie rabatów za wcześniejszą zapłatę czy zapewnienie możliwości płatności w ratach.
Transakcje escrow
Jeśli nie masz zaufania do kontrahenta i obawiasz się niezapłaconej faktury, w transakcjach handlowych możesz użyć transakcji escrow.
Rachunek escrow zabezpiecza pieniądze pomiędzy stronami transakcji aż do czasu spełnienia określonych warunków, dając gwarancję, że umowa zostanie zrealizowana terminowo i zgodnie z ustaleniami. W ten sposób można zmniejszyć ryzyko zarówno nieopłaconej faktury, jak i nieodpowiedniego wykonania umowy.
Transakcja chroniona w Useme
Transakcja chroniona w Useme wykorzystuje właśnie rozliczenie escrow. Polega na tym, że freelancer i jego klient zawierają umowę online w serwisie. Na tej podstawie zleceniodawca wpłaca depozyt na wynagrodzenie freelancera, który serwis wypłaca dopiero, kiedy specjalista dostarczy wymagane dzieło, a klient je zaakceptuje.
Umowa zawarta online zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego jest tak samo skuteczna, jak umowa w wersji papierowej. Jednocześnie za dokonaną wpłatę depozytu zleceniodawca otrzymuje fakturę VAT. Useme przejmuje także obowiązki klienta dotyczące rozliczenia umowy: odprowadza podatek dochodowy i wystawia PIT 11 dla freelancera.
Regularnie przypominaj o terminie zapłaty
Jeśli klient zwleka z płatnościami, a data terminu płatności już minęła – pierwszy krok to upomnienie się o nieopłacone faktury. Być może brak zapłaty wynika z przeoczenia lub trudności technicznych. Jeśli nie przynosi to skutku, regularnie przypominaj o minionym terminie zapłaty – telefonicznie, poprzez e-mail lub w liście poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Kiedy klient nie płaci: jak napisać przypomnienie o terminie płatności
Przypomnienie o terminie zapłaty możesz wysyłać już nawet na samym początku problemów z płatnościami, na przykład dzień przed minięciem terminu płatności, a także po jego upływie. Dobrze jest sporządzić harmonogram przypomnień dla kontrahentów. Wiadomość ponaglająca do klienta, który nie opłacił faktury, powinna zawierać takie elementy, jak:
- zakres zlecenia,
- numer faktury i data jej wystawienia,
- kwota zaległej należności,
- forma i termin płatności.
Wyślij wezwanie do zapłaty należności
Jeśli polubowne przypomnienia o terminie płatności nie dają skutku, spróbuj kolejnego kroku – wysłanie wezwania do zapłaty. Możesz to zrobić samodzielnie lub skorzystać z usług biura księgowego czy prawnika, gdyż takie wezwanie powinno spełniać określone wymogi formalne.
Kiedy klient nie płaci: jak napisać przedsądowe wezwanie do zapłaty?
Przedsądowe wezwanie do zapłaty musi zawierać dokładne dane dotyczące zadłużenia, takie jak:
- datę i miejsce jego sporządzenia,
- dane dłużnika i wierzyciela,
- kwotę długu wraz z numerem faktury i terminem płatności,
- termin zapłaty i formę płatności,
- podstawę prawną (numer umowy i nieopłaconej faktury),
- podpis osoby sporządzającej dokument,
- informacje o konsekwencjach grożących z braku zapłaty.
Jeśli planujesz wysłać wezwanie, pamiętaj, by naliczyć odsetki, wyliczając ich wysokość w sposób określony w regulaminie lub umowie. Przepisy prawne określają maksymalną wysokość odsetek ustawowych. Wezwanie do zapłaty powinno zostać wysłane listem poleconym z potwierdzeniem odbioru.
Zleć windykację
Innym sposobem dochodzenia nieopłaconych faktur jest zlecenie windykacji firmie wyspecjalizowanej w dochodzeniu należności.
W pierwszej kolejności możemy spróbować skorzystania z usług windykacyjnych polubownie. Doświadczeni windykatorzy używają specjalistycznej wiedzy i narzędzi, dzięki czemu mają większą szansę na to, by uzyskać dobrowolne uregulowanie długu i odzyskać pieniądze.
Jeśli działania windykacyjne nie doprowadzą do pożądanego skutku, czyli podpisania przez klienta ugody z windykatorem i jej realizowania, trzeba pomyśleć nad skierowaniem sprawy do sądu.
Dochodź należności na drodze prawnej
Dochodzenie należności poprzez drogę sądową jest kolejnym etapem, jeśli poprzednie kroki nie przyniosły skutku i klient w dalszym ciągu nie płaci.
Jeśli nie mamy doświadczenia w dochodzeniu długów, warto skorzystać z pomocy adwokata. Być może uda się zawrzeć ugodę, czyli porozumienie z dłużnikiem określające warunki spłaty długu.
Innym sposobem przymusowego odzyskania długu jest to, by zablokować konto bankowe dłużnika lub skorzystać z pomocy komornika sądowego.
Jak złożyć pozew do sądu o niezapłaconą fakturę
Rozpoczęcie dochodzenia na drodze sądowej jest dobrym wyjściem wtedy, gdy po podjęciu innych kroków nadal klient nie płaci. Minusem tego rozwiązania są opłaty sądowe, które należy wnieść, a także często długotrwałość procesu. Jeśli sprawa zostanie wygrana, ostatecznie to dłużnik będzie musiał zapłacić koszty sprawy sądowej, dostanie także nakaz zapłaty długu.
Jak złożyć pozew do sądu o niezapłacone faktury? Najlepiej zrobić to w kilku krokach:
- zbierz dowody świadczące o zaistnieniu długu (niezapłacona faktura, umowy, wezwania do zapłaty i potwierdzenia odbioru),
- ustal wysokość długu – jest to istotne o tyle, że sprawy do 75 tysięcy zł rozpatrują sądy rejonowe, natomiast powyżej tej kwoty – sądy okręgowe,
- ustal właściwy sąd, do którego należy złożyć pozew – najczęściej jest to sąd właściwy dla miejsca rejestracji firmy czy zamieszkania pozwanego,
- wnieś opłatę sądową od pozwu na rachunek bankowy właściwego sądu – opłata ta wynosi 5% wartości dochodzonej kwoty,
- przygotuj pozew i złóż go do właściwego sądu.
Szczególnie w ostatnim kroku dobrze jest skorzystać z profesjonalnej pomocy prawnika lub poprosić go o sprawdzenie napisanego dokumentu, jako że musi on spełnić szereg formalnych warunków.
Pozew musi zawierać dane strony powodowej oraz pozwanej, kwotę długu wraz z wysokością ustawowych odsetek, kwotę rekompensaty odzyskiwania należności oraz właściwe uzasadnienie pozwu wraz z okolicznościami powstania zobowiązania i zasadności roszczenia. Należy również przedstawić zebrane dowody na istnienie długu.
Sprzedaj wierzytelność
Czasem konieczne jest szybkie uzyskanie środków, gdy faktura jest wystawiona, ale klient nie płaci – a my potrzebujemy płynności finansowej w celu uregulowania własnych zobowiązań. Wyjście w takiej sytuacji to sprzedaż wierzytelności.
Kupnem nieopłaconych faktur zajmują się firmy świadczące usługi faktoringowe. Faktoring polega sprzedaży wierzytelności zewnętrznej firmie, dzięki czemu nie czekamy na płatność od klienta aż do terminu zapłaty faktury – dostajemy ją prawie od razu.
Należność, którą klient ureguluje, trafia do firmy faktoringowej. Jeśli nie dojdzie do zapłaty za fakturę w terminie – odsetki również należą się firmie faktoringowej. Z takich rozwiązań korzystają głównie przedsiębiorcy, którzy oferują klientom bardzo długie terminy zapłaty.
Podsumowanie
Choć freelancerzy generalnie rzadko skarżą się na brak zapłaty w przewidzianym czasie, każdemu specjaliście może przytrafić się klient, który nie płaci faktury. Opóźnienia w płatnościach zwykle wynikają z przeoczeń, a nie ze złej woli, jednak niezapłacona faktura to stres i kłopot dla każdego niezależnego specjalisty.
Aby uzyskać należną zapłatę za usługi, możesz skorzystać z rozwiązań prawnych i komercyjnych, które zmobilizują kontrahenta do zapłaty za fakturę. Największe bezpieczeństwo daje jednak zapobieganie opóźnieniom poprzez transakcje escrow, takie jak umowa online w Useme.
