Alternatywa dla firmy – co zamiast działalności gospodarczej?

Założenie działalności gospodarczej to poważny i często trudny krok w życiu każdego freelancera. Formalności, podatki, składki ZUS, wystawianie faktur, prowadzenie księgowości – własna firma może przytłoczyć, zwłaszcza na początku. Na szczęście istnieją alternatywy dla własnej działalności gospodarczej.

Jak freelancer może rozliczać się z klientami bez posiadania firmy? Działalność nierejestrowana, Useme, Inkubatory przedsiębiorczości, umowy cywilnoprawne – omawiamy, jaka alternatywa dla działalności gospodarczej będzie dla Ciebie najlepsza.

Własna firma freelancera – czy musisz ją mieć?

Freelancing może pełnić w Twoim życiu różne funkcje, Może być głównym źródłem dochodów, bo nie odpowiada Ci praca w sztywnych ramach etatu. Może być źródłem pobocznym, przynoszącym dodatkowe dochody „po godzinach”. Może też być niezobowiązującym sposobem na realizowanie swoich pasji, z którymi nie jesteś związany zawodowo na co dzień, ale z których nie chcesz całkiem rezygnować.

Niezależnie od tego, jak traktujesz rolę freelancera, w pewnym momencie narodzi się w Twojej głowie pytanie – czy powinnam/powinienem mieć własną działalność gospodarczą? Odpowiedź to – możesz, nie musisz. Prowadzenie działalności gospodarczej nie jest konieczne, żeby rozliczać się z klientami jako freelancer. Na rynku istnieje kilka alternatyw dla firmy, z których swobodnie mogą korzystać freelancerzy i wykonawcy.

Jak zastąpić działalność gospodarczą?

Dlaczego w ogóle freelancerzy mają wspomniany dylemat i zastanawiają się, czy istnieją legalne i korzystne finansowo alternatywy dla własnej działalności gospodarczej?

Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma obowiązkami. To na głowie freelancera spoczywa odprowadzanie składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy, wystawianie umów i rachunków/faktur oraz prowadzenie księgowości. Oczywiście część z tych zadań można oddelegować opłacanej firmie księgowej, ale nadal ostatecznie to my ponosimy odpowiedzialność.

W związku z tym wiele osób rozważa poniższe alternatywy dla własnej działalności gospodarczej:

• umowa cywilnoprawna – umowa o dzieła lub umowa zlecenie;

• Useme – serwis do szukania zleceń i sprawnego rozliczania się z klientami;

• inkubatory przedsiębiorczości – fundacja/stowarzyszenie/organizacja pozarządowa, która pozwala na korzystanie z jej osobowości prawnej;

• działalność nierejestrowana – rozliczanie się z klientami bez posiadania firmy, obarczone limitem miesięcznych przychodów.

Którą wybrać? Pomożemy Ci podjąć decyzję, przedstawiając najważniejsze aspekty każdego z rozwiązań.

Rozliczenie bez faktury – umowy cywilnoprawne

Z punktu widzenia freelancera, zwłaszcza jeśli studiuje, umowa cywilnoprawna może być korzystna pod kątem podatków i ubezpieczenia. Zamknięcie się tylko na tę formę rozliczania może jednak pozbawić Cię rzeszy klientów – wielu z nich stroni zarówno od umów o pracę, jak i umów cywilnoprawnych. Wyjaśniamy, dlaczego tak jest.

Umowa o dzieło i zlecenia – różnice dla freelancera

Umowa o dzieło jest podpisywana, jeśli rozliczamy się za konkretny efekt naszej pracy. Ważne jest, żeby ten efekt można było zweryfikować i sprawdzić, czy nie ma wad. Od umowy o dzieło nie trzeba odprowadzać składek do ZUS-u, ale trzeba zapłacić podatek. Korzyścią z umowy o dzieło dla freelancera jest wysoki koszt uzyskania przychodu, który zmniejszy podatek – 20% lub 50%, jeśli efektem naszych prac jest nowy utwór, a wynikające z tego prawa autorskie przekazujemy klientowi.

Umowa zlecenie z kolei skupia się na starannym działaniu, a więc nie jesteśmy rozliczani za efekt, tylko za czynności wykonywane w danym czasie (zatrudnionych na umowę zlecenia zwykle rozlicza się w stawce godzinowej). Umowa zlecenie jest przy obecnych przepisach atrakcyjna głównie dla studentów do 26 roku życia, którzy nie muszą odprowadzać składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, a ponadto są zwolnieni z płacenia podatku dochodowego w ramach ulgi dla młodych (która nie obowiązuje na umowach o dzieło).

Dlaczego klienci nie chcą zawierać umów cywilnoprawnych?

To wszystko brzmi dość atrakcyjnie i mogłoby się wydawać, że umowy cywilnoprawne są dla freelancera bez firmy korzystną opcją. Problem pojawia się, kiedy zaczynamy szukać klientów skłonnych podpisać z nami taką umowę.

Brak chętnych? Powodem są często formalności i odpowiedzialność finansowa, jaką ponoszą klienci zgadzający się na takie zobowiązanie. Ponadto preferowaną formą płatności jest dla wielu z nich faktura VAT, której nie wystawiamy w ramach umowy cywilnoprawnej. Faktura VAT jest prosta do zaksięgowania i można ją „wrzucić” w koszty uzyskania przychodu. Firmom to się opłaca.

Czym zastąpić firmę – Useme

Na uwagę zasługuje ceniona przez polskich freelancerów alternatywa dla działalności gospodarczej, czyli portal Useme. Można tam po pierwsze znaleźć mnóstwo zleceń i wykonawców – to platforma i dla freelancerów, i dla zleceniodawców. Po drugie rozliczysz się tam za usługi realizowane dla Twoich klientów – zarówno tych znalezionych na tej stronie, jak i z tych spoza Useme (zleceniodawca nie musi mieć konta, żeby zapłacić Ci za wykonaną pracę).

Czy Useme się opłaca? Dla freelancera – tak, działa jak umowa o dzieło. Możesz przekazać prawa autorskie do utworu, które obniżają podatki. Nie musisz opłacać składek na ubezpieczenie społeczne od wykonywanych zleceń. Dla klienta – tak, działa jak B2B. Dzięki temu, że Useme pośredniczy w transakcji (jest płatnikiem VAT na zasadach ogólnych) za niewielką opłatę, osoba fizyczna nie musi zakładać firmy, a jej klient i tak dostanie fakturę VAT.

Kluczowe znaczenie ma to, że możesz legalnie i bezpiecznie wystawiać faktury VAT klientom bez zakładania działalności gospodarczej i załatwiania wszystkich związanych z nią formalności. Nie obowiązują Cię ograniczenia dochodów, które dotyczą działalności nierejestrowanej – tylko od Ciebie i Twojej liczby zleceń zależy, ile zarobisz. Useme odprowadzi za Ciebie zaliczkę na (pomniejszony) podatek dochodowy, a na koniec roku dostaniesz jeden zbiorczy PIT. Proste, szybkie i bezpieczne – czyli idealne dla freelancera.

Useme Plus – program, który zastępuje Twoją firmę 

Kiedy korzystasz z Useme, możesz przystąpić też do programu Useme Plus. Łączy on w sobie atrakcyjne dla klientów rozliczenia B2B na fakturę VAT bez limitu i bez dodatkowych opłat oraz benefity znane Ci z umowy o pracę: ubezpieczenie NFZ, kartę MultiSport i program MyBenefit. 

Aby dołączyć do programu wystarczy zapisać się na stronie Useme Plus. Kiedy spełnisz warunki uczestnictwa, do końca miesiąca wystawiasz faktury dla klientów bez opłaty serwisowej. Jak zawsze w Useme, nie obowiązują Cię też limity przychodu takie jak na działalności nierejestrowanej. Oprócz fakturowania bez limitu otrzymujesz też kartę MultiSport uprawniającą do korzystania z obiektów sportowych i zajęć fitness na terenie całej Polski oraz karę MyBenefit zasilone określoną kwotą, którą sfinansujesz zakupy w księgarniach, sklepach odzieżowych czy bilety na wydarzenia kulturalne.

Jeśli dodatkowo chcesz skorzystać z ubezpieczenia NFZ i mieć dostęp do publicznej służby zdrowia również w razie nagłego przypadku, Useme zawiąże z Tobą odrębną umowę zlecenia.

„Firma bez ZUS” – inkubatory przedsiębiorczości

Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości, znane również pod skrótem AIP, to organizacje, które wspierają rozwój przedsiębiorców. Są otwarte na różne formy działalności i pomysły na biznes.

Zamiast składek na ZUS freelancer opłaca comiesięczny abonament, który pozwala mu korzystać z osobowości prawnej inkubatora – bo to właśnie osobowość prawna jest tutaj istotna. Dzięki niej masz możliwość wystawiania faktur VAT bez prowadzenia działalności gospodarczej – posługujesz się wtedy danymi inkubatora, a zapłata wędruje na Twoje indywidualne subkonto.

Plusem rozliczania się w ramach inkubatora przedsiębiorczości jest na pewno wsparcie w księgowości i brak składek na ubezpieczenia. Nie masz jednak poczucia pełnej niezależności i musisz opłacać abonament, nawet jeśli akurat nie realizujesz żadnych zleceń – bo jesteś w trakcie ich poszukiwań lub po prostu odpoczywasz. Dla początkującego freelancera trudny może okazać się również wybór jednego z inkubatorów, bo mają różne zasady funkcjonowania.

Rozliczanie freelancera w przypadku działalności nierejestrowanej

Działalność nierejestrowana opiera się o ustawę Prawo przedsiębiorców. To działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której dochody nie przekraczają 75% minimalnego wynagrodzenia. Nie zobowiązuje do wpisania się do CEIDG, ani do opłacania składek ZUS i zaliczki na podatek. Na działalności nierejestrowanej konieczne jest natomiast prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży.

W ramach działalności nierejestrowanej możesz wystawiać swoim klientom faktury uproszczone (czyli nie faktury VAT), pod warunkiem że Twoje miesięczne dochody nie przekroczą odgórnie wyznaczonej kwoty – w 2025 roku limit ten wynosi 3499,50 zł. 

Próg ten dotyczy nie kwot, które faktycznie zarobisz, ale sumy, na jaką wystawisz rachunki w ramach działalności nierejestrowanej. W praktyce oznacza to, że klient może nie zapłacić Twojej faktury w danym miesiącu i nie zarobisz na transakcji, ale wliczy się ona do Twojego miesięcznego limitu. 

Od stycznia 2026 roku limit nadal będzie obowiązywał, ale będzie liczony kwartalnie, czyli nie będzie można przekroczyć 225% minimalnego wynagrodzenia w ciągu kwartału (trzech miesięcy).

Działalność nierejestrowaną można otworzyć, jeśli przez ostatnie 5 lat nie prowadziliśmy jednoosobowej działalności gospodarczej.

Przekroczenie limitu przychodów w działalności nierejestrowanej – co dalej?

Największym minusem działalności nierejestrowanej jest właśnie limit zarobków – freelancer nie może traktować tego jak źródło utrzymania, bo utrzymać się z tego raczej ciężko. Jeśli zdarzy się, że w danym miesiącu osiągniesz wyższe dochody niż wspomniany limit, musisz w ciągu 7 dni zgłosić się do CEIDG. Masz obowiązek zamienić działalność nierejestrowaną na działalność gospodarczą.

Rozliczenie bez firmy – jaka alternatywa dla firmy jest najlepsza?

Działalność gospodarcza nie jest dla każdego. Formalności i koszty, jakie się z nią wiążą, sprawiają, że freelancerzy szukają innych rozwiązań. Jeśli Ty również szukasz atrakcyjnego sposobu na realizowanie zleceń bez prowadzenia firmy, najprostszą, najbezpieczniejszą i jednocześnie bardzo luźną formą wydaje się konto na platformie Useme. Zapłacisz niższy podatek i nie odprowadzisz składek na ZUS, bo freelancerów rozlicza się na podstawie umów o dzieło. W następnym kroku pośredniczy Useme, który Twoim klientom da dokładnie to, czego potrzebują – faktury VAT.

Nie zmienia to jednak faktu, że działanie w ramach inkubatorów przedsiębiorczości, wystawianie umów cywilnoprawnych czy też prowadzenie działalności nierejestrowanej mają sporo plusów i są opcjami wartymi rozważenia. Zanim podejmiesz decyzję, sprawdź porównanie alternatywy dla firmy dla freelancerów. Niezależnie od tego, do której z nich się skłaniasz, wniosek pozostaje jeden – nie musisz zakładać działalności gospodarczej, żeby zarabiać pieniądze jako freelancer.