Do specyfiki freelancingu należą sytuacje, w których po dobrym przelewie od klienta będziesz mieć ochotę na zakupowe szaleństwo. Możesz także spodziewać się takich chwil, w których będziesz musiał dobrze zastanowić się nad listą wydatków, żeby nie stracić płynności finansowej. Ta cecha pracy zdalnej nie musi oznaczać dla ciebie wady. Praca freelancera uczy odpowiedzialności nie tylko za postępy pracy i większej dyscypliny, ale również sposobów na mądre zarządzanie zarobionymi pieniędzmi.
Optymalizacja kosztów dla freelancera nie musi oznaczać wyrzeczeń i odmawiania sobie przyjemności. Ważne jest, aby prześledzić, jakie aspekty twojej działalności jako wolnego strzelca generują największe wydatki i jakie są sposoby na obniżenie kosztów, aby zarabiać więcej.
Optymalizacja kosztów dla freelancerów: subskrypcje
Subskrypcje do banków zdjęć, do profesjonalnych stocków, do blogów i magazynów branżowych, do narzędzi… lista produktów i usług, za które z twojego konta pobierana jest niewysoka opłata, potrafi być całkiem długa. Warto ją prześledzić i upewnić się, że znajdują się na niej tylko te rzeczy, z których korzystasz regularnie.
Drugim kryterium oceny powinno być na ile opłata za subskrypcję jest inwestycją w pracę, jaką wykonujesz. Czy jeśli przez kilka miesięcy nie korzystasz z zasobów, do których masz dostęp w ramach miesięcznej subskrypcji, na pewno jest ci ona potrzebna?
Optymalizacja kosztów dla freelancerów: opłaty za prąd
To jeden z tych wydatków, o których rzadko wspomina się w kontekście pracy zdalnej z domu, a które zauważalnie podnoszą wysokość opłat związanych z wykonywaniem zleceń jako freelancer. Być może po tegorocznym lockdownie zauważyłeś wyższe rachunki za energię elektryczną – to koszt, który zwykle ponosi twój pracodawca, jeśli pracujesz na etacie, lub biuro cowrkingowe, jeśli jako freelancer korzystasz z jego usług.
Jeśli prowadzisz firmę, rachunki za prąd zużyty w czasie wykonywania pracy możesz rozliczyć w ramach kosztów. Osoby fizyczne nie mogą skorzystać z takiej ulgi, dlatego jeśli nie masz własnej działalności gospodarczej, zwróć szczególną uwagę na klasę energetyczną sprzętu, oraz typ żarówek, którego używasz.
Optymalizacja kosztów dla freelancerów – koszty sprzętu
Niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę i odpisujesz VAT od podatku, czy jesteś osobą fizyczną, profesjonalny sprzęt potrafi być najbardziej kosztowną inwestycją dla freelancera. Do dobrych stron tej pracy należy to, że nie są to częste wydatki, a nawet te, które się pojawią, możesz mądrze zoptymalizować.
Rozwiązaniem jest tutaj kupno używanego sprzętu, szczególnie poleasingowego. Firmy mają często korzystniejsze warunki do zakupu sprzętu wysokiej klasy i częściej pozwalają sobie również na jego wymianę. Oznacza to, że na rynek trafiają laptopy, komputery stacjonarne i telefony o parametrach technicznych wyższych niż zwyczajny sprzęt marketowy, ale w znacznie niższych cenach.
Specjalne programy, takie jak Microsoft Registered Refurbisher, zapewniają bezpieczne usunięcie danych poprzedniego użytkownika z dysków twardych, a sprzedawcy poleasingowych komputerów nierzadko udzielają gwarancji na zakupione urządzenia.
Optymalizacja kosztów freelancera: własna firma
Prowadzenie własnej działalności, chociaż daje ci pewne korzyści (usługi tańsze o VAT dla płatników tego podatku, odliczanie kosztów), niesie ze sobą również sporo kosztów, z których ZUS jest największym – miesięczna stawka sięga nawet 1400 zł. To nie jest jedyny koszt, jaki ponosisz jako przedsiębiorca. Do stałych opłat należy doliczyć również koszty utrzymania firmy, takie jak np. opłacenie biura rachunkowego, które poprowadzi obowiązkową księgowość.
Alternatywą dla własnej działalności gospodarczej jest wystawianie faktur za pośrednictwem Useme. W polskim prawie nie ma przepisu, który wyznacza, od jakiego poziomu dochodów lub liczby klientów w miesiącu musisz zarejestrować swoją firmę. Oznacza to, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby w działalności freelancera bazować na umowach cywilnoprawnych.
Optymalizacja kosztów dla freelancerów: koszty, które możesz odpisać od podatku
Wrzucanie w koszty, czyli odpisywanie od podatku kosztów, jakie są związane z prowadzeniem własnej działalności, jest przywilejem firm. Nie wszyscy wiedzą jednak, że z podobnych ulg mogą korzystać także osoby fizyczne.
Pierwszą rzeczą, jaką możesz odpisać od podatku są… koszty uzyskania przychodu, znane z umów o dzieło. Ustawodawca ustalił ich zryczałtowaną wysokość, 20% lub 50%. Z 50% kosztu uzyskania przychodu możesz skorzystać, jeśli przekazujesz prawa autorskie do prac, które wymienione są w spisie zawartym w Ustawie o zmianie ustawy o podatku dochodowym.
Jeśli chcesz skorzystać z tych preferencyjnych warunków, a jednocześnie nie pozbawiać się majątkowych praw autorskich, rozliczając umowę w Useme wybierz licencję. Licencja daje zezwolenie klientowi na dowolne wykorzystanie dzieła, ale również zostawia ci możliwość dalszej odsprzedaży wykonanej pracy. Nawet jeśli twój klient nie wymaga przekazania praw autorskich, warto korzystać z licencji. Dla klienta nie oznacza to żadnych dodatkowych formalności, a dla ciebie jest to wyższa kwota netto.
Z kolei ulgi podatkowe i odpisy od podatku uzyskasz między innymi na darowizny i wpłaty na rzecz organizacji charytatywnych i pożytku publicznego czy na internet (przez dwa kolejne lata).
Optymalizacja kosztów dla freelancerów – oprogramowanie open source
Poważnym wydatkiem zawodowym freelancerów są licencje komercyjnych programów i narzędzi. Mogą to być zarówno programy graficzne, jak i narzędzia do optymalizacji SEO czy profesjonalnego monitoringu i zarządzania obecnością w mediach społecznościowych.
Zanim rozważysz zakup licencji, warto sprawdzić, czy dla danego rozwiązania istnieją darmowe odpowiedniki – przyda ci się do tego porównywarka dostępna pod tym adresem.
Nie deklasuj darmowych programów z powodu ilości funkcji, często mniej rozbudowanych niż w komercyjnych odpowiednikach. Freelancerzy, którzy mają klientów z sektora mikro, małych i średnich firm, rzadko wykorzystują wszystkie możliwości, jakie dają profesjonalne narzędzia dla agencji marketingowych czy software house’ów. Zanim zdecydujesz się na poważny wydatek, sprawdź na darmowym narzędziu, czego naprawdę potrzebujesz do efektywnej pracy.
Optymalizacja kosztów dla freelancerów: podsumowanie
O odliczaniu kosztów i ulgach podatkowych słyszymy najczęściej w kontekście firm. Tymczasem optymalizacja kosztów to również opcja dla tych freelancerów, którzy nie prowadzą własnej działalności gospodarczej i rozliczają się jako osoby fizyczne w oparciu o umowy cywilnoprawne.
Aby zachować kontrolę nad swoimi finansami w pracy zdalnej, warto śledzić wszystkie wydatki. Najwięcej niepotrzebnych kosztów dla freelancerów ukrywa się najczęściej w subskrypcjach – zwłaszcza tych na niewielkie kwoty, które kumulują się do znacznych wydatków – oraz licencjach na programy komercyjne, potrzebne do pracy zdalnej.
Drugi dział wydatków to te związane z utrzymaniem: koszty energii elektrycznej, sprzętu do pracy czy koniecznością opłacania składek ZUS, jeśli prowadzisz firmę. Tu również możliwe jest zmniejszenie kosztów, na przykład dzięki ulgom podatkowym.
