Jak obniżyć koszty – 7 wskazówek dla freelancerów

Finanse na freelansie to temat, który wymaga odpowiedzialności i dobrego planowania. Po dobrym przelewie od klienta możesz mieć ochotę na zakupowe szaleństwo, jednak dobra strategia finansowa zakłada, że panujesz nad listą wydatków. Ta cecha pracy zdalnej nie musi oznaczać dla ciebie wady.

Optymalizacja kosztów dla freelancera nie musi oznaczać wyrzeczeń. Prześledź, jakie aspekty twojej działalności wolnego strzelca generują największe wydatki i jakie są sposoby na obniżenie kosztów, aby zarabiać więcej i gromadzić środki do długoterminowych oszczędności.

Jak obniżyć koszty własne?

Dobrym rozwiązaniem na początek będzie analiza kosztów związanych z codziennym życiem. To właśnie tu w krótkim czasie pozwoli Ci zauważyć poprawę finansów.

Przeanalizuj koszty mediów i utrzymania

Dokładna analiza wydatków na utrzymanie, takich jak media i podstawowe zakupy pomaga skutecznie obniżyć koszty życia i to tu właśnie możesz znaleźć największe oszczędności.

Wprowadzenie prostych zmian, takich jak korzystanie z energooszczędnych żarówek LED i urządzeń elektrycznych potraktuj jako długoterminowe inwestycje. Nie musisz wymieniać wszystkich sprzętów, ale zwracaj uwagę na koszt eksploatacji, kiedy przymierzasz się do kupna nowego.

Dużą oszczędnością jest też gotowanie w domu zamiast jedzenia na mieście i niemarnowanie żywności. Optymalizacji możesz też poszukać w komunikacji: koszty związane z transportem przynoszą długoterminowe oszczędności.

Zidentyfikuj niepotrzebne wydatki

Na czym jeszcze warto oszczędzać? Przeanalizuj swoje miesięczne zakupy i zastanów się, które z nich są naprawdę niezbędne. Warto rozważyć zwłaszcza te niewielkie, ale regularnie wydawane kwoty – dla jednych będzie to kawa na wynos, dla innych zakupy w grach online.

Przejrzyj też usługi, za które płacisz. Czy korzystasz z nich na tyle często, że poniesione dodatkowe koszty przekładają się na wyższą jakość Twojego życia, czy raczej drenują Ci konto z oszczędności? Pamiętaj, że każda redukcja kosztów, nawet najmniejsza, przyczynia się do poprawy twojej sytuacji finansowej.

Jak obniżyć koszty w firmie?

Na czym warto oszczędzać, kiedy prowadzisz własną firmę? Jako przedsiębiorca na pewno wydajesz pieniądze na swoje szkolenia i zakup produktów lub usług potrzebnych do rozwoju biznesu.

Optymalizacja narzędzi

Subskrypcje do banków zdjęć i stocków, do magazynów branżowych, do narzędzi… lista produktów i usług, za które z twojego konta pobierana jest niewysoka opłata, potrafi być całkiem długa. Warto ją prześledzić i upewnić się, że znajdują się na niej tylko te rzeczy, z których korzystasz regularnie.

Drugim kryterium oceny powinno być na ile opłata za subskrypcję jest inwestycją w pracę, jaką wykonujesz. Czy jeśli przez kilka miesięcy nie korzystasz z zasobów, do których masz dostęp w ramach miesięcznej subskrypcji, na pewno jest ci ona potrzebna?

Kolejnym rozwiązaniem w redukcji kosztów jest sprawdzanie listy dostawców usług, z których korzystasz. Czy istnieją tańsze alternatywy, które zapewnią podobny poziom obsługi i możliwości technicznych za mniejszą cenę? Pamiętaj, że jeśli działasz w pojedynkę i nie zatrudniasz pracowników, oferty dla biznesu nie zawsze będą dla Ciebie korzystne.

Oprogramowanie open source

Poważnym wydatkiem zawodowym freelancerów są licencje komercyjnych programów i narzędzi, dlatego warto zwrócić uwagę na możliwości redukcji kosztów.

Zanim rozważysz zakup licencji, warto sprawdzić, czy dla danego rozwiązania istnieją darmowe odpowiedniki – przyda ci się do tego porównywarka dostępna pod tym adresem. Nie deklasuj darmowych programów z powodu ilości funkcji, często mniej rozbudowanych niż w komercyjnych odpowiednikach.

Freelancerzy, którzy mają klientów z sektora mikro, małych i średnich firm, rzadko wykorzystują wszystkie możliwości, jakie dają profesjonalne narzędzia dla agencji marketingowych czy software house’ów. Zanim zdecydujesz się na poważny wydatek, sprawdź na darmowym narzędziu, czego naprawdę potrzebujesz do efektywnej pracy.

Koszty sprzętu

Niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę i odpisujesz VAT od podatku, czy jesteś osobą fizyczną, profesjonalny sprzęt potrafi być kosztowną inwestycją dla freelancera.

Finansowanie inwestycji, szczególnie poprzez leasing, może być efektywną metodą pozyskiwania nowoczesnych maszyn i urządzeń, co pozwala na zmniejszenie kosztów produkcji i zwiększenie wydajności, a także elastyczność w spłacie ratalnej. Do dobrych stron tej pracy należy to, że nie są to częste wydatki, a nawet te, które się pojawią, możesz mądrze zoptymalizować.

Rozwiązaniem jest tutaj kupno używanego sprzętu, szczególnie poleasingowego. Firmy mają często korzystniejsze warunki do zakupu sprzętu wysokiej klasy i częściej pozwalają sobie również na jego wymianę. Oznacza to, że na rynek trafiają laptopy, komputery stacjonarne i telefony o parametrach technicznych wyższych niż zwyczajny sprzęt marketowy, ale w znacznie niższych cenach. Specjalne programy, takie jak Microsoft Registered Refurbisher, zapewniają bezpieczne usunięcie danych poprzedniego użytkownika z dysków twardych, a sprzedawcy poleasingowych komputerów nierzadko udzielają gwarancji na zakupione urządzenia.

Automatyzacja procesów

Automatyzacja procesów to jeden z najskuteczniejszych sposobów na zmniejszenie kosztów w firmie. Postaw na elektroniczny obieg dokumentów i zacznij korzystać z usług internetowego biura rachunkowego – to znacznie uprości zarządzanie finansami i księgowością. Automatyzacja procesów takich jak fakturowanie, zarządzanie projektami czy komunikacja z klientami pozwala na zwiększenie efektywności i redukcję kosztów operacyjnych. Warto zainwestować w narzędzia, które pomogą ci zoptymalizować codzienne zadania, co w dłuższej perspektywie przyniesie znaczące oszczędności i poprawi płynność finansową twojej firmy.

Automatyzacja procesów dotyczy też Twojej pracy: jeśli czas „pożerają” Ci konieczne, ale nisko płatne prace, rozważ outsourcing. Zamiast zatrudniania pracowników, którzy Cię odciążą, postaw na współpracę z niewielkimi dostawcami takimi, jak Ty.

Koszty, które możesz odpisać od podatku

Wrzucanie w koszty, czyli odpisywanie od podatku kosztów uzyskania przychodu, jakie są związane z prowadzeniem własnej działalności, jest przywilejem firm. Nie wszyscy wiedzą jednak, że z podobnych ulg mogą korzystać także osoby fizyczne.

Pierwszą rzeczą, jaką możesz odpisać od podatku jako osoba fizyczna są… koszty uzyskania przychodu, znane z umów o dzieło. Ustawodawca ustalił ich zryczałtowaną wysokość, 20% lub 50%. Z 50% kosztu uzyskania przychodu możesz skorzystać, jeśli przekazujesz prawa autorskie do prac, które wymienione są w spisie zawartym w Ustawie o zmianie ustawy o podatku dochodowym.

Jeśli chcesz skorzystać z tych preferencyjnych warunków, a jednocześnie nie pozbawiać się majątkowych praw autorskich, rozliczając umowę w Useme wybierz licencję. Licencja daje zezwolenie klientowi na dowolne wykorzystanie dzieła, ale również zostawia ci możliwość dalszej odsprzedaży wykonanej pracy. Nawet jeśli twój klient nie wymaga przekazania praw autorskich, warto korzystać z licencji. Dla klienta nie oznacza to żadnych dodatkowych formalności, a dla ciebie jest to wyższa kwota netto.

Z kolei ulgi podatkowe i odpisy od podatku uzyskasz między innymi na darowizny i wpłaty na rzecz organizacji charytatywnych i pożytku publicznego czy na internet (przez dwa kolejne lata). Twój podatek obniżą też takie narzędzia, jak kwota wolna od podatku i kwota zmniejszająca podatek.

Bonus: Jak obniżyć koszty: zarządzanie kosztami prowadzenia firmy

Sporym wydatkiem dla freelancerów są także… koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Chociaż firma daje pewne korzyści (usługi tańsze o VAT dla płatników tego podatku, odliczanie kosztów), niesie ze sobą również obowiązek opłacania ZUS i składki na ubezpieczenie zdrowotne – to kwoty rzędu 1500-2000 zł miesięcznie.

To nie jest jedyny koszt, jaki ponosisz jako przedsiębiorca. Do stałych opłat należy doliczyć również koszty utrzymania firmy, takie jak np. opłacenie biura rachunkowego, które poprowadzi obowiązkową księgowość. Zarządzanie kosztami jest kluczowe dla rentowności firmy, dlatego również rozważyć strategie, które mogą obniżyć koszty prowadzenia firmy, koncentrując się na analizie wydatków i ich ewidencji.

Alternatywą dla własnej działalności gospodarczej jest wystawianie faktur za pośrednictwem Useme. W polskim prawie nie ma przepisu, który wyznacza, od jakiego poziomu dochodów lub liczby klientów w miesiącu musisz zarejestrować swoją firmę. Oznacza to, że jako freelancer możesz bazować na umowach cywilnoprawnych. Pamiętaj, że każda zaoszczędzona złotówka to krok w stronę skutecznego obniżenia kosztów prowadzenia firmy.

Jak obniżyć koszty dla freelancerów: podsumowanie i zarządzanie kosztami

O optymalizacji kosztów mówi się zwykle w kontekście wyzwań, z jakimi mierzy się przedsiębiorca zatrudniający pracowników. Tymczasem zmniejszenie wydatków jest kluczowe dla utrzymania zdrowych finansów, zwłaszcza w kontekście samozatrudnionych i freelancerów, którzy nie prowadzą własnej działalności gospodarczej i rozliczają się jako osoby fizyczne w oparciu o umowy cywilnoprawne.

Aby zachować kontrolę nad swoimi finansami w pracy zdalnej, warto śledzić ruch na swoim koncie. Najwięcej niepotrzebnych kosztów dla freelancerów ukrywa się najczęściej w subskrypcjach – zwłaszcza tych na niewielkie kwoty, które kumulują się do znacznych wydatków – oraz licencjach na programy komercyjne, potrzebne do pracy.

Drugi dział wydatków to te związane z utrzymaniem: koszty energii elektrycznej, sprzętu do pracy czy koniecznością opłacania składek ZUS, jeśli prowadzisz firmę. Tu również możliwe jest zmniejszenie kosztów, na przykład dzięki ulgom podatkowym lub rezygnacji z prowadzenia biznesu w ramach JDG na rzecz freelancingu z Useme.